Manual de instrucciones

🔌 Channel manager

Aprende a conectar portales a tu cuenta de Octorate, solicitar conexiones, configurar el mapeo y publicar tus anuncios.

  • Oportunidades y notificaciones importantes para tus anuncios de Airbnb

    Probablemente hayas notado que en tu cuenta, en la parte superior a la derecha, hay un icono con una bombilla: Esta bombilla muestra si hay acciones necesarias para perfeccionar tus anuncios o entender si hay problemas que puedan afectar tu visualización en las OTAs. En relación con esto, Airbnb nos envía una serie de informaciones específicas que puedes ver de esta manera: Encontrarás las sugerencias más importantes marcadas en rojo y las notificaciones secundarias en azul. Puedes elegir si ver la notificación con el consejo, posponer el recordatorio o ignorarlo y eliminarlo: ¿Por qué es crucial mejorar la calidad de tu anuncio en Airbnb? Impacto directo en los ingresos: cada revisión de 5 estrellas puede dar lugar a un crecimiento medio del 3,2% en el GBV y un aumento del 4,6% en las reservas en el año siguiente. Construcción de confianza: Las opiniones positivas crean confianza, que fomenta más reservas. Mejora continua: Los comentarios de los huéspedes ofrecen oportunidades para identificar y corregir problemas. Mayor visibilidad: los anuncios de calidad obtienen una mejor posición en los resultados de búsqueda. Prevención de problemas: Abordar proactivamente los problemas de calidad previene situaciones negativas. Crucial para los nuevos anuncios: una sola revisión de 5 estrellas tiene un mayor impacto en los ingresos por nuevos anuncios. Acciones clave: Pedir opiniones a los invitados Analizar valoraciones y reseñas Centrarse en los comentarios recurrentes Responder constructivamente a las opiniones Actualizar el anuncio regularmente Invertir en la calidad de tu alojamiento es una estrategia esencial para el éxito a largo plazo en Airbnb. Las oportunidades también se mostrarán en el tablero de octorate bajo "calidad del anuncio"

  • ¡Cómo vincular una nueva habitación/tarifa con Octorate!

    ¿Has creado una nueva habitación/tarifa en uno de tus portales y ahora quieres vincularla con el channel manager? ¡Te explicamos cómo hacerlo! Si has creado una nueva habitación/tarifa en un portal y quieres importarla y mapearla con Octorate, primero tendrás que verificar que sea en formato XML. Octorate solo podrá importar habitaciones/tarifas creadas en ese formato. ¿Cómo comprobar si una tarifa está en XML en Booking? Las tarifas no xml están claramente marcadas con la etiqueta "no xml" en la sección de calendario de la extranet del portal: También es necesario que en el apartado "planes tarifarios" aparezcan con "mapeado en octorate" y no con la regla de precio puesta en Booking. Si no sabes cómo cambiar tus tarifas en los portales para ponerlas en XML, ponte directamente en contacto con la asistencia del portal. Una vez que hayas verificado que las tarifas están en XML, puedes importarlas a Octorate. Dale a channel manager y haz clic en el enchufe del potal que quieres actualizar. Haz clic en el botón con la nube en la parte superior derecha: Recarga la página La nueva habitación/tarifa importada aparecerá escrita en verde en el lado derecho de la página: Una vez que hayas identificado la tarifa, tendrás que mapearla ¡Ya casi lo hemos hecho todo! Por último, no olvides enviar una sincronización con el portal (te recomendamos lanzarla durante un año) y comprobar si la extranet del portal se ha actualizado correctamente. ¡ Hasta pronto! 🐙

  • ¡Importa imágenes de Airbnb, Booking y Expedia!

    Si acabas de conectar Aribnb, Booking o Expedia y aún NO has insertado ninguna foto en los detalles de tus habitaciones en Octorate, puedes decidir importarlas directamente desde el portal. ¡Veamos cómo hacerlo! Accede a la sección Habitaciones > mostrar > modificar y accede a la página de gestión de contenido Selecciona el portal de tu interés y luego haz clic en "descargar información del portal" ⚠️ este botón será disponible para Airbnb, Booking.com, Expedia Todas las imágenes de la sección de Fotos del portal en cuestión se descargarán automáticamente en el detalle de tu habitación, ¡listas para mostrarlas también en tu Motor de Reservas! ⚠️ ATENCIÓN: ¡solo puedes elegir un portal desde el cual descargar fotos! ⚠️ ATENCIÓN: Una vez importadas las imágenes a Octorate, estas sobrescribirán las fotos ya presentes en cualquier otro portal al que se realizará un push/envío de contenidos. ¡Hasta pronto! 🐙

  • Stop Sales o porcentaje de disponibilidad por período

    ¿Quieres cerrar o cambiar el porcentaje de unidades a la venta en ciertos portales solo por períodos específicos? ¡Veamos cómo hacerlo juntos! Accede a la sección Channel Manager, haz clic en el botón con el lápiz correspondiente al portal de tu interés y ubica la sección Disponibilidad La primera parte te permite establecer un porcentaje de disponibilidad sin límite de tiempo. Para utilizar la disponibilidad por períodos, en cambio, haz clic en el botón [+] Luego inserta las fechas de inicio y finalización para esta nueva configuración de disponibilidad. Puedes decidir si establecer un valor en porcentaje o si activar el paro de ventas, haciendo clic en el icono del calendario y así llevar automáticamente la disponibilidad a 0%. ¡Podrás establecer más de una regla! Simplemente haz clic en [+] y establece un nuevo período con el porcentaje relativo. ATENCIÓN: antes de guardar en la parte inferior de la página, no olvides activar el elemento Activar sincronización ahora RECUERDA - siempre nos referimos a la cantidad correspondiente a una tipología de habitación específica, no a la disponibilidad puesta en el calendario. Ejemplo: Tengo el tipo de habitación "Habitación doble" con 30 cantidades, decido poner un 50% de disponibilidad en Booking. Esto significa que Booking podrá vender un máximo de 15 habitaciones de ese tipo. Estas son las situaciones que pueden ocurrir: - Si la disponibilidad en tu calendario es de 30 unidades, Booking mostrará 15. - Si la disponibilidad puesta en su calendario es 14, Booking mostrará 14 disponibilidades ya que el valor es menor/igual al 50% del total. - Si mientras tanto has recibido 2 reservas de Booking, el portal mostrará una disponibilidad de 13, teniendo en cuenta las reservas ya realizadas. Actualización de disponibilidad ⚖️ Recuerda que esta herramienta tiene como objetivo el de asegurar un porcentaje específico de habitaciones a un portal determinado. Por eso, el número de habitaciones a la venta en ese portal específico solo se actualizará si vana entrar reservas desde el mismo. Ejemplo: tengo 15 habitaciones en mi hotel y en Booking decido poner el 50% (= 7) Entra una reserva de Expedia, en mi calendario Octorate la disponibilidad baja a 14, en Booking.com sigue siendo 7. Entra otra desde el Motor de Reservas, la disponibilidad en el calendario baja a 13, en Booking.com sigue siendo 7. Finalmente entra una reserva desde Booking.com, la disponibilidad en el calendario baja a 12, en Booking.com baja a 6. ¿Qué pasa si decides abrir un número inferior de unidades a la venta en el calendario, es decir pasar de 12 a 4? Evidentemente, las unidades a la venta en el portal, en este caso Booking.com, también se reducirían automáticamente a 4. --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¡Envía descuentos a los portales conectados!

    Si ya estás conectado con Booking.com, Expedia, Airbnb o VRBO, puedes acceder a la sección Booking Engine EVO > Descuentos para crear un descuento y enviárselo a uno o más de los portales mencionados. Primero tendrás que crear el descuento y guardarlo, luego verás aparecer la sección Channel manager, que te permitirá enviar el descuento a los portales. Échale un vistazo al artículo dedicado a la creación de un descuento en Octorate: ¡Crea descuentos y cupones online para tu Motor de Reservas EVO! Veamos los requisitos que se deben cumplir para poder enviar un descuento a los distintos portales o secciones a tener en cuenta: El porcentaje de descuento tiene que ser un valor entre 10 y 75 El número de días de antelación para el descuento tiene que ser inferior a 365 ¡Échale un vistazo al artículo dedicado! El porcentaje de descuento tiene que ser un valor entre 10 y 75 La estancia mínima tiene que ser un valor entre 1 y 28 El número de días de antelación para el descuento tiene que ser inferior a 365 ¡Échale un vistazo al artículo dedicado! Consulta el artículo dedicado para leer el listado completo de requisitos que se deben cumplir: Envía descuentos a Aribnb desde Octorate - Descuentos por período ⚠️ N. B. Los Descuentos para Airbnb creados por el Motor de Reservas EVO> Sección Descuentos también se denominan Descuentos por Período. Sin embargo, también hay descuentos que se pueden crear desde la página de gestión del anuncio: ¡échale un vistazo al artículo dedicado! No hay requisitos específicos para este portal, sin embargo es necesario tener en cuenta que los descuentos para VRBO son acumulativos. --- Una vez configurados todos los campos, activa la opción que te permitirá enviar el descuento al portal o portales de tu interés y ¡dale a guardar en la parte inferior de la página! ⚠️ N. B. - Recuerda que no es posible crear cupones de Octorate para realizar descuentos en los portales mencionados. --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Proceso de conexión básico

    A menos que no haya indicaciones específicas reportadas en los artículos dedicados o directamente por el Equipo de Soporte 💁 estos son los pasos básicos del proceso de conexión que todas las OTA integradas con Octorate tienen en común 🚀 En cuanto hayas guardado Octorate como Channel Manager en la configuración del portal, accede a la sección Channel Manager de la plataforma Octorate y haz clic en + Conectar nueva página Busca el portal de tu interés en la lista. Puedes filtrar los resultados tecleando el nombre en la casilla y luego haciendo clic en la lupa. Una vez ubicado, dale a [+ Conectar] Inserta los datos requeridos para la conexión (generalmente credenciales e ID del hotel) en las casillas dedicadas, luego guárdalos en la parte inferior de la página usando el botón [Conectar] Ahora podrás hacer clic en [Importar habitaciones] y completar el Mapeo Si tienes cualquier duda acerca de cómo completar el mapping para la conexión de portales externos, consulta el video dedicado: ¿Cómo completar el mapping? Una vez terminado, ¡contáctanos para activar la conexión! --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Corregir precio

    ¿Cómo subir o bajar el precio de una OTA? La herramienta CORREGIR PRECIO te ajustar el precio del Calendario de Octorate (en porcentaje o valor fijo) antes de enviárselo a una OTA en concreto. Ejemplo: el precio en el calendario es de 100 euros. Sin embargo, quieres vender las habitaciones a 115 euros en Booking.com - Configura una corrección de precio del 15% o de +15 euros ¿Cómo puedo hacerlo? 1)Haz clic en Channel Manager > Modificar 2) Determina el porcentaje de incremento con respeto al precio del Calendario >>> Para configurar un porcentaje de descuento, el valor tiene que ser negativo ...en alternativa, puedes configurar un valor fijo 🔺¡MUY IMPORTANTE! ¡Antes de salir de la página, deja Sincroniza ahora en [SI] y dale a Guardar! ⚠️ La sincro afectará los 365 días siguientes al día corriente. Para realizar una sincro para un período más largo, sigue las instrucciones en el artículo dedicado ¡dale AQUÍ 👈 !

  • Poner a la venta un porcentaje de tus habitaciones

    ¿Sabes que es posible decidir un porcentaje de habitaciones a poner a la venta en los portales en línea? 🌀 Por ejemplo, si tienes 2 habitaciones dobles pero solo quieres vender una de ellas, accede a la sección Channel Manager, dale al botón naranja con el lápiz en correspondencia del portal de tu interés y configura el 50% en Disponibilidad (1) También puedes cerrar o cambiar el porcentaje de unidades a la venta en ciertos portales solo por períodos específicos Échale un vistazo al artículo dedicado --- deja en ON la entrada Sincronizar ahora (2) y ¡dale a Guardar! 👇 No olvides que ⚠️ la sincro afectará los 365 días siguientes al día corriente. Para realizar una sincro para un período más largo, sigue las instrucciones en el artículo dedicado ¡dale AQUÍ 👈 ! ⚠️RECUERDA - siempre nos referimos a la cantidad correspondiente a una tipología de habitación específica, no a la disponibilidad puesta en el calendario. Ejemplo: Tengo el tipo de habitación "Habitación doble" con 30 cantidades, decido poner un 50% de disponibilidad en Booking. Esto significa que Booking podrá vender un máximo de 15 habitaciones de ese tipo. Estas son las situaciones que pueden ocurrir: - Si la disponibilidad en tu calendario es de 30 unidades, Booking mostrará 15. - Si la disponibilidad puesta en su calendario es 14, Booking mostrará 14 disponibilidades ya que el valor es menor/igual al 50% del total. - Si mientras tanto has recibido 2 reservas de Booking, el portal mostrará una disponibilidad de 13, teniendo en cuenta las reservas ya realizadas. --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¿Quieres desactivar la conexión con un portal?

    Primero de solicitar la desconexión de un portal de la lista de portales conectados en Octorate, tienes que asegurarte que has eliminado desde extranet del portal la conexión con el Channel Manager de Octorate. Al igual que la conexión al Channel Manager se solicita tanto desde el portal como desde Octorate, la eliminación del mismo tiene que solicitarse desde las dos plataformas. Por lo general, la mayor parte de las OTAs te permiten de desactivar autonomamente el Channel Manager desde los distintos portales. Veamos juntos las más frecuentes: Booking.com Desde la sección [Account] > [Channel Manager] , desactiva la conexión con un solo clic: Expedia Desde [Configuración ] > [Conexión] Airbnb Desde tu cuenta , haz clic en el icono de la foto, selecciona [Cuenta] > [Aplicaciones conectadas], y elimina Octorate de la lista de las aplicaciones: HRS En la sección Hotel Self Administration (HSA) haz clic sobre Entrar en la HSA. En caso de dudas, también en relación con otras OTAs, te aconsejamos que contactes la asistencia del cliente de los distintos portales para pedirles que eliminen la conexión con Octorate. En caso de dudas, también en relación con otras OTAs, te aconsejamos que contactes la asistencia del cliente de los distintos portales para pedirles que eliminen la conexión con Octorate. --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Página de modificación/creación de contenidos

    Desde Octorate, es posible gestionar el contenido de los anuncios de Booking.com, Airbnb Expedia, VRBO (HomeAway), Holidu y Agoda - ¡A ver cómo! 1- accede al mapping del portal que te interesa, para averiguar cuáles son las tarifas conectadas. 2- desde la sección Habitaciones/Apartamentos, dale a [Modificar] en correspondencia de la tarifa conectada con el portal y selecciona este enlace👇 en la sección Channel Manager, en la parte izquierda de la pantalla. 3- selecciona el icono del portal /de los portales a actualizar 4- modifica las secciones o los campos, según tus necesidades＊ 5- cuando estés listo, dale a [Guardar] al fondo de la página y a [Enviar a los Portales] --- ＊Solamente para Airbnb, antes de hacer cualquier tipo de modificación, tendrás de darle a Descargar la información desde el portal, una entrada que va a aparecer al lado del logo y del nombre del portal en cuanto lo selecciones. --- Este artículo podría interesarte: 👉 ¡Cómo copiar los detalles de una habitación/apartamento fácilmente! --- ¡Hasta pronto! 🐙

💻 El motor de reservas

Configura tu sitio web para empezar a recibir reservas directas, aprende a crear un motor de reservas para conectar a tu sitio personalizado o crea un Octosite directamente desde tu cuenta.

  • Cómo configurar PayPal como método de pago en el Booking Engine

    Aceptar pagos a través de PayPal en tu Booking Engine es sencillo y solo requiere unos pocos pasos. Esta guía explica cómo obtener las credenciales necesarias de PayPal y cómo introducirlas en tu cuenta de Octorate. Paso 1 — Obtén tus credenciales de PayPal (Client ID y Client Secret) Las credenciales se obtienen directamente desde el panel de desarrolladores de PayPal. Así es como hacerlo: Ve a developer.paypal.com y haz clic en Log in to Dashboard. Inicia sesión con tu cuenta de PayPal o crea una nueva. Configura tu cuenta en modo Live. En el menú, selecciona Apps & Credentials. En la sección REST API apps encontrarás una aplicación predeterminada llamada Default Application. Si prefieres crear un proyecto dedicado, haz clic en Create App y asígnale un nombre. Abre la aplicación y copia el Client ID y el Client Secret. Tenlos a mano para el siguiente paso. Paso 2 — Introduce las credenciales en Octorate Una vez que tengas tus datos de PayPal: Inicia sesión en tu cuenta de Octorate. Desde el menú principal, ve a Booking Engine → Configuración de pagos. Selecciona PayPal como método de pago. Pega el Client ID y el Client Secret en los campos correspondientes. Guarda la configuración. A partir de este momento, tus huéspedes podrán elegir PayPal como método de pago directamente desde tu Booking Engine. ⚠️ Atención: Cuando tus clientes estén realizando una reserva desde tu sitio web y elijan PayPal como método de pago, dispondrán de 30 minutos para completar el pago. Transcurrido este tiempo, el sistema cancelará automáticamente la reserva. 🐙

  • Gestiona el orden de los extras

    En la página de configuración de los extras (Configuración > Extras), ahora está disponible una nueva función que te permite personalizar el orden de visualización de los servicios adicionales de tu propiedad. El orden que establezcas se reflejará automáticamente también en tu motor de reservas, permitiéndote dar mayor visibilidad a los extras que son más importantes para tu negocio. Cómo cambiar el orden Ve a Configuración > Extras Haz clic en Editar orden En la página siguiente, arrastra y suelta los extras en la posición deseada Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar para confirmar los cambios Durante el proceso de reserva, los huéspedes verán los extras en tu motor de reservas exactamente en el orden que hayas establecido. 🐙

  • Precios para niños: cómo elegir la configuración más adecuada para tus necesidades

    Si necesitas configurar tarifas para niños en tu alojamiento, en este artículo te mostraremos diferentes tipos de configuración según tus necesidades. Para entender cuál configuración se adapta mejor a tu caso, primero debes responder a las siguientes preguntas: - ¿Quieres que los resultados de tu motor de reservas coincidan exactamente con el número de huéspedes que se introducen en la búsqueda? Si te interesa esta opción, deberás activarla en Motor de reservas Evo > Configuración general. Ejemplo: Si tienes una habitación triple configurada solo para 3 adultos y un huésped busca en tu motor de reservas 2 adultos y 1 niño, si esta opción está activa, ese huésped no encontrará disponibilidad. Si decides activar esta función, será necesario crear tarifas derivadas para cada nivel de ocupación. - ¿Quieres que los resultados de tu motor de reservas también muestren ocupaciones mayores que las indicadas en la búsqueda? Si te interesa esta opción, deberás activarla en Motor de reservas Evo > Configuración general. Ejemplo: Si tienes una habitación triple configurada solo para 3 adultos y un huésped busca 2 adultos y 1 niño, si esta opción está activa, el huésped sí encontrará disponibilidad y se le ofrecerá la tarifa para 3 adultos, sobre la cual se aplicarán las franjas de edad que tú configures. Si activas esta función, no será necesario crear tarifas derivadas, pero debes tener en cuenta que los huéspedes no verán una única tarifa como resultado de su búsqueda, sino que también verán todas las demás tarifas con mayor ocupación. Deberás elegir una de estas dos opciones, luego podrás continuar con la configuración más adecuada para ti: Caso 1: Precio fijo por niño que se suma al precio de la habitación para adultos Si tienes activada la opción mostrar también ocupación mayor: No será necesario crear tarifas derivadas para los niños.La franja de edad debe crearse de esta forma: Si tienes activada la opción "coincidencia exacta Niños en los resultados del Motor de Reservas": Deberás crear tarifas derivadas para todas las combinaciones posibles de adultos y niños. Cada tarifa derivada para niños deberás partir de la tarifa base con el mismo número de adultos. Ejemplo: La franja de edad debe configurarse de esta manera: Caso 2: Precio en porcentaje por niño que se suma al precio de la habitación para adultos Si tienes activada la opción coincidencia exacta niños en los resultados del Motor de Reservas: Deberás crear tarifas derivadas para todas las combinaciones de adultos y niños. Cada tarifa derivada para niños deberá partir de la tarifa base con el mismo número de adultos. Ejemplo: La franja de edad debe configurarse de esta manera: Ejemplo: Si configuras una franja para niños con un suplemento del 50%, el cálculo se hará así: precio total de la habitación : número de adultos + el 50% calculado sobre el coste de un solo adulto. Caso 3: Precio para niño con descuento respecto al coste de un adulto Si tienes activada la opción "mostrar también ocupación mayor": No será necesario crear tarifas derivadas para los niños. La franja debe configurarse de esta manera: ⚠️ ATENCIÓN: No es posible aplicar franjas de precios con descuento para niños en las tarifas derivadas. 🐙

  • Nuestro nuevo Octosite

    Desde hoy está disponible nuestro nuevo Octosite, una versión actualizada con nuevas plantillas SEA friendly que pueden ayudarte también a mejorar tu posicionamiento en los principales buscadores. Si tienes una propriedad o un grupo de propiedades puedes configurar tu sitio directamente en Octorate para comenzar a recibir tus reservas directas. En la sección Marketing > Octosite puedes elegir el tema que prefieras y comenzar a personalizar tu layout. Hemos creado temas específicos para alquileres vacacionales y otros específicos para hoteles. Para obtener una vista previa de los temas y elegir el que más le guste, simplemente haga clic en la vista previa del sitio: Se abrirá la vista previa del sitio y podrás ver cómo aparece en las diferentes versiones: Ordenador, móvil y tableta. En la sección de configuración podrás configurar tu dominio. Si no has comprado un dominio personalizado, puedes seleccionar el elemento "No he comprado un nombre de sitio (dominio)" e ingresar el nombre del dominio a usar: Si compraste un dominio personalizado, deberías seleccionar la opción "Uso un dominio personalizado" y seguir las instrucciones para actualizar tu DNS. En tu proveedor de dominio deberás configurar: Record CNAME con Host www y apuntando a s.eu-multiscreensite.com Primer Record A con Host/Alias ​​​​'@' y Target/Destination '52.59.120.70' Otro Record A con Host/Alias ​​​​'@' y Target/Destination '18.197.248.23' Para verificar que los valores estén correctamente introducidos puedes utilizar este servicio gratuito: https://www.nslookup.io/ Si al introducir el nombre de tu sitio aparece el mensaje "record not found", significa que los valores no han sido configurados correctamente: En caso de que encuentres dificultades para introducir estos valores en la interfaz de gestión de tu dominio, te invitamos a enviar un mensaje a tu gestor de dominio enviándole las 3 líneas de instrucciones mencionadas arriba. Si lees una dirección IP, significa que todo está bien, si no logras ver correctamente tu octosite te pedimos que nos lo comuniques vía chat para permitirnos realizar las debidas verificaciones. Si no has adquirido un dominio personalizado, podrás seleccionar la opción "no he adquirido un nombre sitio (dominio)" y podrás elegir uno a tu gusto. ATENCIÓN: Si decides no utilizar un dominio personalizado, no puede haber puntos en el nombre del sitio, por ejemplo no es posible tener un dominio como "octorate.sito" sino que será necesario configurar el dominio con el nombre "octoratesito". En la sección Textos podrás configurar tus textos personalizados, podrás ver en las vistas previas del tema donde se muestran tus textos. Los contenidos ingresados ​​en los detalles de tu cuenta de Octorate se mostrarán en el octosite. Las fotos se tomarán desde Motor de reservas > imágenes. Para alquileres vacacionales Si tiene varios apartamentos en diferentes ciudades o ubicaciones, estos serán visibles en la página de inicio de su octositio de esta manera: Las ciudades o localidades de esta lista se tomarán de la sección configuración > propiedad Se mostrará el primer campo completado en esta sección, por lo que, si se ingresa la localidad, se mostrará este, como en el caso del ejemplo, vemos la ubicación Piazza di Spagna. Para hoteles La lista de tipos de habitaciones de tu propiedad se mostrará con las fotos y la información ingresada desde la sección de habitaciones de tu cuenta de Octorate. En ambos casos Después de realizar los cambios, puedes hacer clic en guardar y abrir el sitio para ver la vista previa: Si necesitas realizar cambios personalizados en el tema de Octosite que has elegido, puedes comunicarte con tu representante de ventas y comprar el paquete de editor avanzado y modificar tu Octosite incluso con la ayuda de tu web master. Siempre tendrás la oportunidad de restaurar el modelo original haciendo clic en Restablecer sitio. ATENCIÓN: el botón GUARDAR publica su sitio en la web. Para otras preguntas, ¡no dude en contactarnos! 🐙

  • Crea descuentos personalizados con cupones

    ¿Tienes clientes habituales a los que quieres dar un descuento personalizado? Quieres ofrecer cupones de regalo para tus invitados? 🤑🍀 ¡Puedes hacerlo creando cupones! Accede a la sección booking engine > descuentos y haz clic en crear nuevo descuento. Elige el nombre de tu oferta e indica CUPÓN como tipología: Podrás decidir si considerar este descuento como acumulativo o no Si esta opción se pone en SI, el cupón se sumará a cualquier otra oferta ya prevista por tu establecimiento. Si se pone en NO, la opción más ventajosa para el huésped se mostrará teniendo en cuenta el cupón y otros descuentos presentes. ¿Cómo se acumulará el descuento? Suponiendo de tener un cupón del 10% y una oferta del 20%, se sumará el coeficiente de descuento y luego se aplicará el 30%. En el caso de un cupón de valor fijo, por ejemplo de 10 euros, se aplicará el descuento y luego se restarán los 10 euros del cupón. 💥 Los descuentos, tanto acumulados como no acumulados, podrán alcanzar el importe total de la reserva y hacer posible también una reserva con importe 0 El cupón podrá tener un valor fijo o porcentual: Para crear el cupón, se te pedirá que crees un código personalizado que los huéspedes deberán introducir durante la reserva. También puedes decidir el número máximo de cupones disponibles y tener en cuenta el número de cupones que ya has usado. Tus huéspedes encontrarán en tu motor de reservas la sección de cupones donde introducir el código de descuento: En la sección de textos, puedes introducir un título (asunto) para el descuento y una descripción que se mostrará en el motor de reservas: También puedes decidir si enviar directamente tu promoción por correo electrónico: O emprimir el el PDF del cupón: ¡Hasta pronto! 🐙

  • Pon tus habitaciones a la venta solo en tu Motor de Reservas

    Si necesitas poner cierres en tu calendario que sean válidos solo para portales, esta es la guía para ti. Hay varias formas de cerrar la disponibilidad en los portales, veámoslas juntas: - Quieres cerrar todas las habitaciones, tarifas y todas las fechas de venta en un portal específico: En este caso puedes poner el valor 0% a la disponibilidad de ese portal específico. Haz clic AQUÍ para leer la guía completa. - Quieres cerrar todas las habitaciones y todas las tarifas de un portal de venta pero en un periodo determinado: En este caso puedes poner el valor 0% a la disponibilidad de ese portal, indicando el período específico. Haz clic AQUÍ para leer la guía completa - Quieres cerrar una tarifa/habitación específica para la venta en todos los portales: En este caso tendrás que configurar los cierres de venta (stop sale) y si no quieres que tu motor de reservas tenga en cuenta estos cierres, deberás ir a motor de reservas > configuración general y desactivar esta opción: - Quieres cerrar una tarifa para ventas en un portal específico en algunas fechas specíficas En este caso la configuración a realizar requiere un poco más de pasos. 1) Crear una tarifa derivada para ese portal y asegúrese de que también esté creada en el portal y configurada para ser administrada por el channel manager. 2) Mapear esa tarifa con ese portal --> Hacer el mapeo. 3) Pon el cierre de ventas en esta tarifa. 4) Ocultar la tarifa derivada creada para el portal por el motor de reservas. ⚠️ ATENCIÓN la disponibilidad se cerrará en los portales solo si la habitación/tarifa a cerrar está correctamente mapeada con el portal de referencia. Si después de configurar estas restricciones aún ve la tarifa disponible en la extranet del portal, controla el mapeo.

  • Personaliza tu widget

    ¿Estás configurando tu motor de reservas y necesitas instalar el widget en tu web? ¡Descubre cómo personalizarlo! En el artículo que encuentras AQUÍ puedes ver cómo guardar el widget y cómo descargar el código fuente o el complemento para instalarlo en tu web. En este artículo, vemos juntos algunas funciones avanzadas que te permitirán personalizar de forma independiente la configuración de tu widget. Si no encuentras la configuración que necesitas en nuestra configuración, siempre puedes solicitar a tu web master que realice cambios adicionales con los códigos CSS o HTML que se pueden insertar en la sección correspondiente. Sitekey: El Sitekey es un código alfanumérico que identifica de forma única tu widget. Puedes dejar la clave del sitio que el sistema le proporciona automáticamente. Nombre: Introduce un nombre para personalizar tu widget. El nombre puede ser útil para identificar el widget de origen de tu reserva una vez que se haya completado la exportación de la ficha de las reservas. Para obtener más información, consulte el artículo dedicado: Cómo averiguar desde qué Widget llegan tus reservas Mostrar encabezamiento: En la sección Motor de reservas > textos > widget puedes configurar textos personalizados para tu widget, entre estos puedes decidir qué escribir en la cabecera de tu widget Número de huéspedes: Puedes decidir si mostrar o no la selección para invitados adultos/niños Pregunta el número de niños: Si tienes tarifas especiales para niños y quieres que el huésped los incluya en los filtros de búsqueda, puedes seleccionar esta opción. Si no sabes cómo configurar las tarifas para niños, puedes ver la guía que encuentras AQUÍ Layout: Elije el layout de tu widget, compruébelo en la vista previa del widget. Posición: Elije dónde aparecerá el widget en la página de la web. Abrir la página: Elije cómo debe abrirse la página de tu motor de reservas 💣 OCTO-TIP! Cuando hayas instalado el widget en tu sitio, tus invitados podrán acceder a tu sitio y, a través del widget, acceder a la página del motor de reservas que tendrá el enlace book.octorate.com. Si quieres evitar este cambio de enlace y mantener tu dominio fijo, tendrás que configurar la opción de página personalizada en el campo de apertura de página en la configuración de su widget: En este campo tendrás que introducir el enlace de la página, ya existente en tu web, a la que quieres redirigir tu widget. Después de seguir estos pasos, recuerda utilizar el segundo enlace que se encuentra en el campo del código fuente: Tema: Elije el color y la apariencia de tu widget Fuente: Elije el tipo de letra de tu widget Idioma: Elije el idioma predeterminado del widget. Seleccionando "Automático" se configurará el idioma según el navegador del cliente. Tipología de calendario: Elije si dar la opción de seleccionar fechas concretas o hacer reservas mensuales: Valores por defecto Mostrar Valores vacíos: Ponlo en NO si quieres que los campos sean explícitos Días de antelación, estancia mínima, huèspedes Pon los valores de su interés en los campos a continuación: días de anticipación a la fecha de llegada, duración de la estadía y número de huéspedes. Al cliente se le mostrarán por defecto las casillas que contengan datos que respeten los valores introducidos. Ejemplo es el 22 de octubre y guardo la configuración como sigue: El widget mostrará las fechas de esta manera: ATENCIÓN - de todas formas, el cliente podrá modificar las fechas. De hecho, este tipo de configuración no quiere decir que se haya configurado una estancia mínima para realizar la reserva o días de CutOff. Para activar estas dos opciones, te dejamos aquí los enlaces dedicados: Estancia Mínima y Máxima · Minimum y Maximum Stay Evita las reservas Last Minute

  • Seguimiento avanzado de conversiones 📊 Descubre el nuevo Google Analitycs 4

    ATENCIÓN: Proporcionamos esta guía para facilitar la configuración de Google Analytics 4. Sin embargo, no podemos ofrecer asistencia directa en caso de mal funcionamiento o problemas con los códigos. Para cualquier inconveniente técnico, te invitamos a contactar directamente al soporte de Google. Google ha comunicado la migración de la analítica universal al nuevo Google Analytics 4 para el seguimiento de las conversiones que se producen dentro de su sitio web. Para realizar un seguimiento de las conversiones del nuevo GA4 con tu motor de reservas, tienes que seguir los pasos que encontrarás en este artículo. Veamos juntos cómo establecer estos valores. Ve a la sección Motor de reservas > add ons En la sección HTML Head tendrás que poner estos valores: <script async src="https://www.googletagmanager.com/gtag/js?id='G-XXXXXXXXX" <script> window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-XXXXXXXXX', { 'groups': 'GA4' });// Google Analytics 4 property </script> 👉 Recuerda reemplazar el valor G-XXXXXXXXX con tu ID de Analitycs 4 En la sección Página de conversión tienes que poner los valores siguientes: <script async src="https://www.googletagmanager.com/gtag/js?id=G-XXXXXXXXX"></script> <script> window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-XXXXXXXXX', { 'groups': 'GA4' }); // Google Analytics 4 property }); </script> Siempre en la misma sección de la página de conversión, deberá insertar un segundo script, separado del anterior: <script type="text/javascript"> gtag('event', 'purchase', { send_to: ['G-XXXXXXXXX'], transaction_id: octorateReservation.refer, value: octorateReservation.total, currency: octorateReservation.currency, items: [{ item_id: octorateReservation.rooms[0].id, item_name: octorateReservation.rooms[0].name, price: octorateReservation.rooms[0].total, quantity: octorateReservation.rooms[0].quantity }] }); </script> Si tu "evento" se nombró con un nombre diferente a "purchase", tendrás que reemplazar la palabra "purchase" con el nombre del evento que has creado. Medir el comercio electrónico Si ha seguido todos los pasos correctamente, ahora podrá consultar todos los detalles de las transacciones recibidas directamente en Google Analytics 4. Para ello, abre GA4 y sigue la ruta Informes > Monetización Dentro de la sección Resumen podrás monitorear todos los ingresos totales recibidos, los ingresos promedio generados por las compras por usuario y el número total de usuarios que han reservado en un período de tiempo determinado. Si quieres investigar los datos con más detalles, baja un elemento y selecciona la sección Compras de comercio electrónico. Aquí, puedes monitorear en detalle todos los tipos de habitaciones vendidas, la cantidad y cuánto han generado esas habitaciones en términos de facturación. De esta manera, tendrás una perspectiva más clara de cómo se está desempeñando tu negocio. ¿Buscas estos ajustes para tu motor de reservas OTA? ¡HAZ CLIC AQUÍ!

  • ¡Conecta tu web a Civitatis!

    Ofrece tours, visitas guiadas y experiencias extra para tus invitados gracias a Civitatis. ¡Civitatis es la plataforma que te permite ofrecer a tus huéspedes experiencias y servicios para personalizar su estancia! Si quieres activar una cuenta en Civitatis puedes registrarte en el enlace 👇 https://www.civitatis.com/es/alojamientos/registro/?cmp=Octorate Una vez que hayas creado tu cuenta en la plataforma, finalmente podrás informar a tus huéspedes sobre la posibilidad de reservar experiencias y otros servicios enviándoles un enlace a través de una plantilla de correo electrónico. Para generar un enlace, en tu cuenta de Civitatis deberás hacer clic en 'Enlaces y recursos' (1) > y luego en 'Enlaces' (2) Además, puedes generar un widget para mostrar directamente la venta comercial desde su sitio web. Para hacerlo deberás configurar el widget en tu cuenta de Civitatis. Si estás utilizando un Octosite, simplemente haz clic en 'Generar widget'. Si, por el contrario, estás utilizando tu propio sitio web externo, deberás hacer clic en 'Copiar código' y entregar el código a tu webmaster, quien instalará este widget en tu sitio. A continuación puedes encontrar los pasos a seguir en la plataforma de Civitatis para configurar tu Widget personalizado: Aquí están los pasos: Elige el idioma y el destino; Elige el número de actividades a mostrar. Sugerimos un mínimo de 6 y un máximo de 9. Seleccione el diseño del widget. Sin embargo, le sugerimos que utilice el estándar. Elige el estilo de fuente. Elige el color del widget. Para más información, no dude en contactarnos! 🐙

  • ¡Crea tu motor de reservas con Octorate!

    ¡Si necesitas crear el motor de reservas para tu propiedad, ¡este artículo es para tí! Lo primero que tienes que hacer es subir las fotos de tu propiedad desde la sección Configuración > Imágenes. Desde esta sección puedes cargar el logo de tu propiedad, una imagen de fondo para el motor de reservas y fotos generales para mostrar en la galería general de tu estructura. El logo se mostrará en la home page: Mientras que las fotos de la galería general se mostrarán en la sección "sobre el hotel": Esta sección de vista previa mostrará hasta un máximo de 20 fotos. En segundo lugar, accede a la sección de Habitaciones/Apartamentos para cargar las imágenes específicas de cada habitación/apartamento. En esta sección también podrás introducir la descripción de cada habitación/apartamento: En la sección donde has introducido la descripción de la habitación/apartamento, también podrás modificar el nombre del tipo de habitación y/o el nombre de la tarifa. El nombre de la habitación/apartamento y tarifa que escribas como Nombre Tipología y Nombre Habitación/Apartamento será el nombre que se mostrará en la página publica de tu motor de reservas. En tercer lugar, tienes que rellenar/actualizar, según las condiciones de tu propiedad, todos los elementos que hay en el menú desplegable bajo Motor de reservas evo: Configuración general: Toda la información general de tu propiedad. Hora de llegada, hora de salida y otras configuraciones avanzadas cómo el horario de cierre automatico (1) y la corrección de precio (2) esta te permite ajustar el precio del Calendario de Octorate (en porcentaje o valor fijo) que quieres mostrar en tu pagina web (aumentar disminuir el precio que se muestra en tu motor de reservas en comparación con el precio que introduces en el calendario de Octorate) Configuración de pagos: Configura los métodos de pago que deseas tener activos en tu pagina web. Descuentos: Desde aquí puedes crear descuentos o códigos de cupones, puedes elegir si activarlos solo en tu motor de reservas o enviarlos a portales. Niños: esta sección te ayuda a crear tarifas específicas para niños, con sus respectivos grupos de edad. Add-ons-Design: desde aquí puedes realizar cambios de layout y seleccionar las componentes visibles en tu motor de reservas. Textos: Puedes escribir aquí tus textos personalizados. Notificaciones: Puedes mostrar mensajes emergentes a tus huéspedes directamente en la página principal de tu Motor de Reservas. Para hacerlo, solo tienes que hacer clic en el botón “+ Crear una nueva notificación”. - A la izquierda, puedes seleccionar las fechas de visualización y establecer cuánto tiempo permanecerá visible el banner. - A la derecha, puedes escribir el texto del mensaje que quieres mostrar. ¡Es una herramienta muy útil para destacar ofertas especiales, descuentos o avisos importantes! Widget: Con la ayuda de tu web master, deberás configurar el widget en tu web; la instalación del widget hará posible la comunicación entre Octorate y su sitio directo. ATENCIÓN: si tienes un multiaccount, tendrás que crear el widget solo en tu cuenta madre (mientras que toda las demás informaciones deben completarse en todas las cuentas hijas), si aún no tiene tu propia web y deseas crear un octosite, puedes ignorar este último punto. También recomendamos ver nuestro webinar sobre este tema. ¡ Hasta pronto! 🐙

🏨 Habitaciones y tarifas

Aprende a configurar las habitaciones de tu establecimiento o tus apartamentos, decide qué tarifas poner en venta, crea tarifas derivadas y define los detalles de tus planes tarifarios.

  • Crea las tarifas derivadas en pocos clics

    ¿Necesitas crear tarifas derivadas para tu establecimiento? ¡Ahora es posible crear múltiples derivadas juntas en pocos clics simples! Desde la lista de tus habitaciones haz clic en Otras acciones > crear tarifas derivadas Aquí podrás elegir los tipos de tarifas a crear: Tarifas derivadas por plan tarifario Tarifas derivadas por estancia mínima Tarifas derivadas por ocupación Creación de tarifas derivadas por plan tarifario En primer lugar deberás verificar que en tu ID estén creados todos los planes tarifarios que necesitas. Accede a la sección Crear tarifas derivadas y selecciona Tarifa derivada por plan tarifario En la nueva ventana que se abre, selecciona las habitaciones desde las que quieras partir. Si quieres crear una derivada para vincular a todas tus tarifas principales, deberás hacer clic en Seleccionar todas las habitaciones base, alternativamente, podrás hacer clic en la tarifa desde la que pretendes partir para crear la derivación. Después de haber seleccionado las habitaciones, podrás establecer los valores que formarán tus derivadas: Regla de precio Plan tarifario Cerrar a las ventas: si quieres que eventuales stop sale insertados en la tarifa de partida sean copiados en la nueva derivada. Las restricciones y la estancia mínima serán automáticamente copiadas de la tarifa de origen. Si quieres crear más reglas diferentes deberás hacer clic en +Añadir y agregar una segunda regla. Por ejemplo: Quiero crear una tarifa no reembolsable, para mi habitación Doble quiero establecer una diferencia de precio del -10% pero para mi habitación Deluxe quiero establecer una diferencia de precio del -20%. En este caso podré crear dos reglas diferentes. Las nuevas derivadas que se crearán tendrán el nombre de la habitación base + el nombre del plan tarifario. Crea tarifa derivada por estancia mínima Después de haber seleccionado las tarifas desde las que quieras partir deberás establecer el valor de estancia mínima a aplicar a tu nueva tarifa y la regla de precio a aplicar: La nueva derivada que se creará tendrá el nombre de la habitación base + el número de noches + la palabra DAYS En el calendario se aplicará automáticamente el valor de la estancia mínima elegida: Crea tarifa derivada por ocupación También en este caso deberás elegir la tarifa desde la que partir. Imaginemos tener una habitación/apartamento con una tarifa base para 2 personas y querer crear tarifas derivadas para 1, para 3 y para 4 personas (que es la ocupación máxima de nuestra unidad). Después de haber seleccionado la tarifa de origen deberás indicar el número mínimo y número máximo de huéspedes que prevés tener para esa tarifa (en nuestro caso de 1 a 4) Se te pedirá luego indicar la regla de precio para todos esos niveles de ocupación: Las nuevas derivadas que se crearán tendrán el nombre de la tarifa base + número de ocupantes + PAX. Cuando hagas clic en confirmar se te mostrará el resumen de las tarifas que estás creando con las características principales. Si todo está bien, podrás hacer clic en Guardar y ver tus tarifas derivadas en la lista de habitaciones y en tu calendario. 🐙

  • ¿Cómo configurar tarifas de temporada alta y baja?

    La configuración de temporada alta y baja depende de tus necesidades. Si simplemente quieres aplicar precios diferentes entre temporada alta y baja, no necesitas hacer nada especial - solo ingresa los precios directamente en el calendario. Si en cambio quieres aplicar reglas de cancelación diferentes según el período (por ejemplo: más flexibles en temporada baja, más estrictas en temporada alta), debes seguir estos pasos: Crea las políticas de cancelación Ve a: Configuración → Pagos automáticos y condiciones de venta Configura las diferentes políticas Haz clic AQUÍ para leer el artículo completo sobre la configuración de políticas de cancelación Crea los planes tarifarios Ve a: Habitaciones/apartamentos → Planes tarifarios Crea un plan para cada temporada Lee nuestra guía para ver cómo crear planes tarifarios. Conecta todo junto En cada plan tarifario, asocia la política de cancelación correspondiente Especifica el rango de fechas para esa temporada Considera el "rate plan cross" Considera si activarlo para permitir reservas que comienzan en una temporada y terminan en otra Haz clic aquí para leer el artículo completo. Para cualquier otra duda, ¡no dudes en contactarnos! 🐙

  • Crear una nueva tipología de habitación/apartamento en un ID existente

    Si necesitas añadir una nueva tipología de habitación/apartamento en un ID existente, simplemente podrás hacer clic en el botón “Crear” que encontrarás en la sección habitaciones/apartamentos. Desde la página de configuración de la habitación, podrás crear tu nueva tipología. Una vez que la nueva tipología de habitación esté creada en Octorate, el siguiente paso dependerá de tus necesidades: - ¿Quieres que esta tipología sea visible también en los portales? - ¿Ya has creado esta habitación/anuncio en los portales que te interesan? Nada más crearla, tu habitación será visible en tu motor de reservas. Si la habitación/anuncio ya está creada en los portales, deberás vincularla a Octorate actualizando el mapping. Si la habitación/anuncio aún no está presente en los portales, podrás hacer un push a los portales: - Push de una habitación en Booking.com - Push de un anuncio en Airbnb - Push y conexión con VRBO - Push y conexión con Holidu - Push y conexión con Hometogo - Push y conexión con Marriott - Push de una habitación con Agoda Como alternativa, o si el portal que te interesa no está entre los mencionados, podrás crear tu nueva unidad directamente en la extranet de los portales y luego actualizar el mapping. IMPORTANTE: Si el nuevo anuncio o la nueva habitación que necesitas crear es similar a una tipología que ya tienes, también puedes optar por copiarla en el ID actual o en un nuevo ID, sin tener que configurarla desde cero. 🐙

  • ¿Debo crear una nueva unidad, qué debo hacer?

    Primero debemos aclarar qué es lo que realmente necesitas. ¿Necesitas tener un nuevo ID de Octorate o necesitas crear una nueva tipología de habitación/apartamento dentro de un ID ya existente? Si la nueva unidad que debes agregar posee aunque sea una de estas características: Diferente encabezado para la facturación Diferente ID para la conexión a Booking.com (u otro portal) Diferentes códigos/credenciales para la conexión al Ministerio del Interior Entonces deberás crear una nueva cuenta ID, podrás contactar a tu referente comercial. En todos los otros casos, puedes elegir cómo proceder según tus necesidades. Crear una nueva tipología de habitación/apartamento en un ID existente Crear un nuevo ID 🐙

  • ¿Necesitas tener un nuevo ID de Octorate?

    Si la nueva unidad que debes agregar posee aunque sea una de estas características: Diferente encabezado para la facturación Diferente ID para la conexión a Booking.com (u otro portal) Diferentes códigos/credenciales para la conexión al Ministerio del Interior Entonces deberás crear una nueva cuenta ID, podrás contactar a tu referente comercial y verificar si en tu plan de suscripción ya está incluida la posibilidad de agregar una nueva unidad. Si el nuevo anuncio no está presente aún en los portales y eres un Vacation Rental, podrás proceder con total autonomía siguiendo el proceso guiado de nuestro wizard. Si en cambio tu nueva unidad ya está presente en los portales podrás seguir los siguientes pasos: Después de haber creado la nueva unidad, un miembro de nuestro staff te comunicará el código de tu nuevo ID, podrás encontrarlo en tu network. Accede al ID comunicado y comienza a configurar las configuraciones básicas Configuraciones > Propiedad: Establece la dirección, el mapa y toda la información general de la estructura. Configuraciones > Propiedad > Tasa turística: Configura el valor de la tasa turística como prevista por tu municipio Configuraciones > encabezados factura: Verifica si el encabezado para la facturación es correcto o si necesitas insertar uno específico para este ID Configuraciones > cobros automáticos y condiciones de venta > Impuestos: Configura el valor del IVA Si la habitación/apartamento ya está presente en Booking.com, podrás solicitar la conexión a este portal, en el momento en que solicites la conexión, si tu cuenta aún está vacía, el sistema será capaz de copiar las habitaciones y las tarifas presentes en Booking, directamente en tu cuenta. Tanto si has creado el nuevo ID a través del wizard como desde cero, deberás proceder con los siguientes pasos: Solicita las conexiones a los portales que te interesan Verifica las configuraciones avanzadas de tu nuevo id: Verifica que tus habitaciones y tarifas estén configuradas correctamente, en particular controla las reglas de derivación. Establece la conexión al Ministerio del interior Asegúrate de que tu nueva unidad esté conectada a todos los portales externos que te interesan (incluidas eventuales integraciones api) Si tienes un Booking engine OTA, asegúrate de que tu nueva unidad esté agregada en la OTA de referencia. 🐙

  • Cómo gestionar los niveles de ocupación

    Si quieres saber cómo gestionar correctamente los niveles de ocupación de tus habitaciones o apartamentos, este artículo te será útil. Lo primero que debes aclarar es cómo quieres que se muestren los resultados de búsqueda en tu motor de reservas. Veamos algunos ejemplos: Ejemplo 1: Precio fijo independientemente del número de huéspedes (hasta un máximo) Si el apartamento tiene una capacidad máxima (por ejemplo, 4 personas) y el precio no cambia según el número de huéspedes (de 1 a 4), basta con crear una sola tarifa para la ocupación máxima (por ejemplo, 4 personas). Para que los huéspedes encuentren disponibilidad aunque busquen para un número menor de personas (por ejemplo, 2), tienes que activar la opción "Muestra también ocupación mayor" en la sección "Motor de Reservas Evo > Configuración general". Ejemplo 2: Precio variable según el número de huéspedes (o con suplementos) Si el precio cambia según la ocupación (por ejemplo, el precio para 1-2 personas es X, a partir del tercer huésped se añade un suplemento, o hay un precio diferente para cada nivel), se recomienda crear tarifas derivadas para cada nivel de ocupación. Así aseguras que los huéspedes encuentren disponibilidad incluso si buscan para menos personas, y puedes gestionar las variaciones de precio por nivel. Si quieres configurar tarifas para niños, te recomendamos leer nuestro artículo específico. Ahora que ya sabes cómo configurar los niveles de ocupación en tu web directa, veamos qué hay que hacer para configurarlos también en los portales. Booking.com: Para gestionar las tarifas por ocupación en Booking.com, puedes consultar este artículo. Expedia: Debes solicitar a Expedia que active la opción de precios por ocupación en tu cuenta. En este artículo encontrarás todos los detalles. Agoda: Si quieres gestionar los niveles de ocupación en este portal, debes crear todas las tarifas derivadas en Octorate. Luego, contáctanos por chat y nosotros nos encargaremos de importar las tarifas. Bedandbreakfast.it: Para este portal, el procedimiento es el mismo: crea las tarifas derivadas en Octorate y luego contáctanos por chat indicando también las diferencias de precio que quieras establecer para cada nivel. Todos los portales que funcionan por anuncio, como Airbnb, Vrbo, Hometogo, Marriott o Holidu, requieren una configuración distinta. Puedes consultar todos los detalles en este artículo. Si tienes alguna duda, no dudes en escribirnos. ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¿Cómo crear tarifas derivadas por ocupación?

    ¿Quieres gestionar en Octorate las tarifas para todos los niveles de ocupación? ¡Veamos juntos cómo hacerlo! 🔍 Este artículo explica cómo crear una tarifa derivada individual. Si necesitas crear varias tarifas derivadas al mismo tiempo, utiliza nuestra función avanzada: haz clic AQUÍ. Primero, accede a la sección Habitaciones/apartamentos > Mostrar > Otras acciones > Manejar tarifas. Supongamos que tu tarifa base es para 2 huéspedes, pero quieres gestionar todos los niveles de ocupación hasta un máximo de 4 personas. Partiendo de la tarifa base, haz clic en el + rojo: Se abrirá una nueva ventana: Introduce toda la información necesaria: Nueva tarifa: borra la palabra "Derived" que aparece por defecto y escribe el nombre de la tarifa por ocupación. Ejemplo. Quiero crear la tarifa de uso individual, la llamaré “Habitación verde 1 pax”. Huéspedes: elige el número de personas. En este caso, borra el 2 e introduce 1. Selecciona los Planes tarifarios a los que aplicar la nueva tarifa. Diferencia de precio: introduce una regla de precio. El icono de la cadenita rota desvincula los precios, permitiéndote después fijar manualmente el precio desde el calendario directamente en la tarifa derivada. Las flechitas permiten establecer un valor fijo. El símbolo % sirve para establecer un valor en porcentaje. Si seleccionas el símbolo con las flechas y dejas la casilla en 0, la tarifa derivada tendrá el mismo precio que la principal. Selecciona las demás reglas de derivación: disponibilidad, estancia mínima, restricciones y paro de ventas (stop sale). Si marcas estas restricciones, se copiarán automáticamente de la tarifa principal. Ejemplo: Si configuras una estancia mínima de 2 noches en la tarifa base, y has activado la opción “Duración de la estancia” en la tarifa derivada, entonces esta heredará la misma regla de 2 noches mínimas, igual que la principal. Una vez completado, verás la tarifa derivada que acabas de crear en color blanco: Repite este procedimiento para cada nivel de ocupación que quieras crear. 👉Consulta también nuestro breve tutorial sobre cómo crear una tarifa derivada. ⚠️ Nota: Si no creas todos los niveles de ocupación, estos no estarán disponibles para reservar en tu Booking Engine, a menos que actives la opción Mostrar habitaciones con mayor ocupación en la Configuración general del Motor de Reservas. --- ¿Quieres configurar Airbnb con tarifas que varíen según el número de ocupantes? Haz clic 👉 AQUÍ, encontrarás un artículo con toda la información. 🐙

  • ¡Utiliza nuestro Wizard para la creación de tus anuncios!

    Si eres un gestor de propiedades y tienes un grupo de apartamentos, probablemente ya sabes que añadir una nueva lista requiere tiempo y una serie de precauciones para poder cumplir con los requisitos mínimos exigidos para el push a las distintas OTA. Por este motivo hemos desarrollado una nueva función que te guiará paso a paso en la creación de tu nuevo anuncio, dándote ya las pautas para que sea apto para su publicación en los portales. En la sección de apartamentos de tu cuenta principal podrás ver esta nueva función: Al hacer clic en este botón podrás acceder al proceso guiado para la creación de tu anuncio: Paso 1 Información general: Elije el nombre de tu anuncio, será el mismo que verás para el ID de Octorate que se creará al final del proceso. Se requiere un mínimo de 8 caracteres. Puedes elegir entre crear un anuncio desde cero o copiar la información de otro anuncio en tu network: Si decides copiar, toda la información de los pasos siguientes (excepto las fotos) será pre-compilada, podrás verificarla y hacer cualquier cambio en el futuro. En la parte inferior, el botón de guardar borrador le permite guardar la información introducida hasta ese momento. También puedes completar tu anuncio en varias etapas, siempre volviendo al punto donde lo dejaste. Selecciona el tipo de anuncio (Vacation rental) Introduce tus contactos: Introduce la dirección de tu establecimiento y comprueba que la geolocalización es correcta: Paso2 detalles del anuncio: Pon el número de huéspedes para tu anuncio. Este será el número de huéspedes de tu tarifa principal, desde donde podrás crear tus tarifas derivadas. Si quieres gestionar tu anuncio en Occupancy en portales como Airbnb o Vrbo, deberás introducir la ocupación que consideres con tu precio de base, al cual añadirás el precio por cada huésped extra. Si tienes alguna duda sobre tu configuración de ocupación en los portales, te recomendamos que leas este artículo. Introduce los horarios de entrada y salida previstos para tu anuncio. La hora de inicio y fin del check-in debe tener un plazo mínimo de 2 horas: Indica la información estructural de tu anuncio: metros cuadrados, habitaciones, baños. Paso 3: Descripciones Escribe una descripción. En esta página ya te pedimos que escribas una descripción que cumpla con los requisitos de Airbnb y otros portales. El campo de descripción y el campo de vista del barrio deben tener un mínimo de 175 palabras juntos, y el campo de descripciones debe tener un máximo de 500 caracteres. Inserta las fotos para su anuncio, se le pedirá un mínimo de 15 fotos: Selecciona los servicios (mínimo 5), puedes decidir si filtrar solo los más utilizados o si verlos todos: Paso 5: Precios Indica el precio mínimo para tu anuncio. El precio mínimo no se establecerá en tu calendario ni se enviará a los portales. Si tienes un precio más bajo en el calendario, se te avisará con una alerta. Configura un extra para la limpieza final, encontrará este extra configurado en la sección configuración > extra al final de la creación de su anuncio. Elije el nombre y el tratamiento del plan tarifario que quieres asociar a tu tarifa principal, también puedes decidir si utilizar uno ya presente en tu cuenta máster Paso 5: Información legal Configura el valor del impuesto turístico Indica el porcentaje de IVA Resumen Aquí podrás ver el resumen de tu anuncio con toda la información que has introducido. Si necesitas corregir algo, simplemente haz clic en el enlace del paso de referencia, corrige la información que necesites y sigue adelante. Introduce el CIN de tu establecimiento. Si aún no lo tienes, puedes ir directamente a la siguiente página. También podrás introducirlo en un momento posterior accediendo al detalle de la habitación. Cuando hayas comprobado tu información, puedes hacer clic en completar. Tu anuncio estará listo y podrás proceder a las conexiones con los portales Encontrarás tu nuevo anuncio en un nuevo ID hijo de Octorate, ya incluido en tu network: 🐙

  • Búsqueda rápida de habitación real

    ¿Tienes un hotel con muchas habitaciones? Desde hoy dispones de una nueva herramienta que te permitirá buscar rápidamente invitados en tu casa, con solo escribir el número de tus habitaciones reales. Si no sabes qué es una habitación real o aún no has configurado tu tableau, ¡te recomendamos seguir los pasos que encontrarás en nuestra OctoPill! Una vez que hayas creado tus habitaciones reales, puedes escribir el número de la habitación que te interesa buscar en la barra de arriba a la derecha: El sistema le mostrará como primer resultado la reserva en casa para esa habitación. Si el huésped llega a recepción diciendo solo su número de habitación, podrás encontrar la reserva en tan solo unos segundos y responder a sus necesidades con prontitud. 🐙

  • Copia tus habitaciones/apartamentos a tu ID o a un nuevo ID

    ¿Necesitas crear una nueva habitación o apartamento? ¡Desde hoy tenemos una nueva herramienta que te permitirá ahorrar un tiempo valioso! En la sección Habitaciones/Apartamentos > Mostrar > Otras acciones, encontrarás dos funciones que te permitirán copiar tu habitación/apartamento en una de tus estructuras o en un nuevo ID que se incluirá automáticamente en tu red. ¡Veamos las dos funciones en detalle! 🔍 1) Copiar habitaciones en una estructura existente: Desde la sección Habitaciones/Apartamentos, selecciona el botón Otras acciones y haz clic en Copiar habitaciones en una estructura existente. En el campo Habitaciones seleccionadas, deberás elegir una o más habitaciones que desees copiar desde el menú desplegable: También puedes decidir si copiarla en la estructura actual o en otra estructura presente en tu red: Una vez guardado, se generará una nueva habitación que aparecerá con el nombre de la habitación original + copy. 2) Copiar habitaciones en una nueva estructura Este segundo botón te permitirá crear un nuevo ID en el momento en que copies tu habitación/apartamento. La nueva estructura que se generará se añadirá automáticamente a tu multi-cuenta. Al hacer clic para copiar la habitación, deberás seleccionar qué habitación(es) copiar al nuevo ID, y luego completar la información general del nuevo ID: ¿Qué información se copiará? Tarifas derivadas y reglas de derivación La habitación real para tu tableau Planes tarifarios asociados a la habitación original Cobros automáticos y políticas de cancelación Extras asociados a la habitación original Descripciones de la habitación Características generales Amenities Personal de check-in/check-out y limpieza configurados como predeterminados en la habitación original ⚠️ ATENCIÓN: Las imágenes no se copiarán. Si decides copiar una habitación a un nuevo ID, ten en cuenta que no se añadirá automáticamente a la red del motor de reservas. Si usas un motor de reservas único para tus estructuras, recuerda añadir este nuevo ID a tu red del BE y/o en tu Booking Engine OTA. 🐙

📆 Calendario

Aprende a gestionar tu calendario, modifica la disponibilidad y los precios para empezar a recibir reservas.

  • Abrir para los próximos días

    Si necesitas configurar una apertura automática para tus habitaciones o apartamentos, puedes usar la función "abrir para los próximos días". Veámoslo en detalle. En la sección Habitaciones/Apartamentos > Mostrar, podrás acceder al detalle de la habitación o tarifa que te interesa y verás el campo Abrir para los próximos días. Si quieres usar esta función, deberás establecer un Cierre de ventas en tu calendario. El sistema eliminará automáticamente el stop de ventas cada día, según los días de apertura que hayas configurado. Por ejemplo, si configuras ese valor en 2, el stop de ventas en el calendario se eliminará para hoy y mañana. Esta función es útil tanto para tener tarifas que vender de última hora como para programar la apertura gradual de tu establecimiento. Ejemplo: ¿quieres abrir gradualmente las disponibilidades de tu establecimiento con 6 meses de antelación? Deberás configurar los precios en el calendario, insertar el stop sale y establecer la opción "abrir para los próximos días" a 180. De esta manera el sistema abrirá gradualmente las disponibilidades en tu calendario. ATENCIÓN: El valor máximo que se puede introducir en este campo es 720 días. Si en cambio buscas una función que te permita cerrar la disponibilidad para los próximos días, puedes ver cómo hacerlo leyendo este artículo. 🐙

  • Elimina los ID que ya no necesitas de forma completamente independiente

    Si tienes varias propiedades unidas en una red y necesitas eliminar un ID, ahora puedes hacerlo por tu cuenta. Ve a la sección de configuración > propiedad del establecimiento que quieres eliminar y haz clic en el botón eliminar cuenta que encontrarás en la parte inferior derecha. El sistema te pedirá que confirmes tu elección escribiendo manualmente la palabra DELETE en el campo correspondiente. Al confirmar, el sistema realizará las siguientes acciones: Desactivar las conexiones con los portales para esa propiedad Eliminar la propiedad del backend OTA (si está presente) Eliminar la propiedad de la red del motor de reservas (si está presente) Desactivar los usuarios en ajustes > usuarios Eliminar la propiedad del sistema de gestión para el property manager (octoblu) Desactivar los servicios de suscripción Recuerda que siempre es mejor crear una nueva propiedad desde cero en lugar de reutilizar un ID antiguo para configurar una nueva. Esto te ayudará a evitar posibles problemas y confusiones en el sistema. Gracias a esta nueva función, ahora es posible gestionar de forma completamente autónoma la eliminación de los ID de Octorate que ya no necesitas.

  • Comparte tu calendario con enlaces ICS

    ¿Necesitas compartir información sobre tu calendario con un colaborador de trabajo pero no quieres darle acceso a su cuenta de Octorate? Puedes compartir los calendarios ICS que encuentras en los detalles de tus habitaciones, en la sección de enlaces útiles Habitaciones > Mostrar > Modificar (a lado de la habitación de tu interés) > Enlaces útiles Puedes proporcionar estos enlaces a sus colaboradores, quienes luego pueden cargarlos en sus calendarios (calendario de Google, por ejemplo). Con el primer enlace sólo podrás ver los cierres del calendario y por tanto cuando una habitación está reservada o no disponible, sin más información. Con el segundo enlace, Enlace Calendario ICS (Reservas), también verás la información principal de la reserva: Nombre del huésped Fechas de la reserva El total de la reserva ¡Hasta Pronto! 🐙

  • ¿Cómo funciona un multiaccount?

    Si administras más de una propiedad, es muy probable que ya tengas una multicuenta. ¡Veámoslo juntos! Un grupo de propiedades puede organizarse, por razones prácticas, en un multiaccount. Una cuenta múltiple consiste en una cuenta madre (o cuenta master) y las cuentas hijas. La cuenta master solo actúa como un contenedor: la necesitars para ver todas tus habitaciones juntas en una sola página. La cuenta master no tiene habitaciones propias ni conexiones, las habitaciones y las conexiones con las OTAs siempre deben crearse en la cuenta hija de referencia. Hacemos un ejemplo práctico: Imaginemos que tenemos 3 propiedades unidas en un multiaccount. Al hacer clic en la parte superior izquierda, puedes ver el nombre de tu cuenta madre (1) y la lista de todas las estructuras (2) Para acceder a cada cuenta hija, simplemente haz clic en el nombre que encuentre en la lista (2) . En la cuenta Master podrás ver el calendario de todas tus habitaciones. Verás el nombre de la habitación en negro (1) y el nombre de la estructura a la que pertenece en gris (2): Siempre puedes ver en qué estructura te encuentras, el nombre y su código ID se muestran en la parte superior izquierda (¡importante en caso de informes a nuestro departamento técnico!) FAQ sobre el multiaccount: Me gustaría iniciar sesión en Octorate y acceder a mi cuenta master directamente, ¿cómo puedo hacer esto? En este caso, tienes que crear tu usuario en tu cuenta master. Accede a tu cuenta Master y crea tu nuevo usuario, inicia sesión con tus nuevas credenciales e inmediatamente estarás en tu cuenta master. ¿Cómo sé si necesito un multiaccount y cuántas cuentas hijas necesito? Esto depende de múltiples factores. 1. Es necesario tener en cuenta que un ID de Octorate solo se puede vincular a un ID de cuenta de Booking: necesitarás tener tantas cuentas hijas de Octorate cuanto son tus ID de Booking. 2. En cada cuenta hija de Octorate, es posible poner un solo encabezado de facturación: tendrás que tener tantas cuentas hijas de Octorate cuantas son tus razones sociales. ¿Cómo puedo crear usuarios que solo puedan ver algunas de las propiedades que forman parte de mi multiaccount? Podrás crear un usuario desde tu cuenta Master y podrás limitar el acceso solo a determinadas estructuras desde la sección Network, directamente en el detalle del usuario que estás creando. ¡Consulte el artículo dedicado para obtener más información! ¿Puedo poner informaciónes en mi cuenta principal y copiarlas en todas mis cuentas hijas? Sí, es posible. ¡Descubre cómo en el artículo dedicado! ¿Puedo crear una sola pagina web para mostrar todas las propiedades de mi network? ¡Por supuesto, en nuestro artículo encontrarás toda la información que necesitas para configurar tu sitio web para tu cuenta múltiple! ¿Puedo mover una reserva de una cuenta hija a otra? Sí, si el paquete PMS también está activo en tu cuenta, puedes usar la función Split. Soy un Property Manager/Administrador de propiedades y necesito poder gestionar propiedades que pertenecen a propietarios diferentes, calculando las comisiones por cada una de las propiedades, puedo calcular las comisiones a través de Octorate? Octorate también tiene una sección para agencias y afiliados. Puedes encontrar nuestro seminario web aquí. ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¿Cómo quitar el cierre a las ventas?

    Si no ves la disponibilidad de tus habitaciones y tu calendario aparece con los precios en rojo así 👇 Significa que has aplicado un cierre a las ventas (stop sale). ¡Veamos juntos cómo quitarlo! Si necesitas desactivar el Stop Sale, en el menu Calendario > Vista, haz doble clic en la casilla de precio en correspondencia de la fecha y de la tarifa que te interesa. En la ventana que se abrirá, modifica las fechas (si es necesario) y luego dale a Configuración Avanzada: en correspondencia de Paro de Ventas, haz clic en No y guarda tus modificaciones 😉 La casilla roja en el calendario se pondrá blanca para indicar la disponibilidad de la tarifa 🍾 También es posible eliminar el paro de venta utilizando el editor avanzado. Selecciona el periodo de tu interés (1) y haz doble clic en la casilla ST, tendrás que verlo en verde (2): Si tienes tarifas derivadas, dale al [ - ] cerca del nombre de tu habitación y selecciona la casilla de las tarifas donde quieres quitar el cierre de ventas. ¡Dale a guardar y tus habitaciones ya volverán a aparecer disponibles! ¡Hasta luego! 🐙

  • Fuera de servicio (out of order)

    ¿Tienes una habitación cerrada para el mantenimiento? ¡Descubre cómo ponerla fuera de servicio! 🚧 Dale a Calendario > Tablón y haz doble click en una de las casillas de la habitación que deseas cerrar. En la nueva ventana que se abrirá dale a Fuera de servicio En seguida, selecciona las fechas y guarda! Automáticamente se seleccionará la opción "Administrar disponibilidad automáticamente" y por lo tanto se disminuirá automáticamente la disponibilidad para esas fechas, en ese tipo de habitación. En el calendario y en el cuadro, verá la habitación fuera de servicio marcada así: También es posible poner el fuera de servicio para varias habitaciones juntas. Seleccione las habitaciones que le interesan aquí: y guardarlos todos con un clic en la siguiente pantalla: ¡Dale un vistazo también a nuestro artículo sobre limpieza y mantenimiento para descubrir cómo comunicar los fallos de tus habitaciones a tus colaboradores! 🐙

  • ¡Personaliza tu cuenta con una foto de perfil!

    Accede a la sección Configuración > Usuarios y dale a Modificar en correspondencia del perfil a personalizar. En la sección Información general, haz clic en [+ Elegir] para seleccionar la imagen desde el ordenador Dale a Guardar en la parte inferior de la pantalla y actualiza la página, verás la foto aparecer en la parte superior de la pantalla a la derecha, junto con tu nombre de usuario. ¡Hasta pronto! 🐙 ¡Haz clic aquí para ver el artículo sobre cómo crear un nuevo usuario!

  • ¡Copia la configuración del Master a las cuentas hijas!

    ¿Cómo te sientes cada vez que necesitas acceder a cada propiedad individual para establecer exactamente la misma configuración en cada cuenta de tu Multi-Propiedad? Pero, ¿sabías que hay una manera de copiar la configuración directamente desde la cuenta madre a todas las hijas? Accede a Motor de Reservas EVO> Configuración general de la cuenta madre, desliza hacia abajo y dale al botón [Copia en el Network] a la izquierda Las opciones disponibles son las siguientes: BE | Configuración principal 🗺️ Copia en las cuentas hijas la configuración presente en Motor de Reservas EVO> Configuración general, como hora de llegada, gastos de limpieza, etc. Además, también se copiarán detalles como la zona horaria, el PIN para visualizar tarjetas de crédito y el orden de los iconos inteligentes en el calendario. Pay| Perfil de pago 💵 Copia la configuración contenida en Motor de Reservas EVO > Configuración de pagos con respecto a los métodos de pago, incluso la configuración de Reserva instantánea, la configuración de Depósito en la sección Motor de Reservas EVO > Configuración de pagos. Pay.Proc | Payment Gateway 💳 Copia la configuración presente en Configuración > Cobros y condiciones de venta con respecto a las pasarelas de pago (incluido el PIN para ver las tarjetas de crédito) We.C | Web Concierge 🗝️ Copia la configuración en la sección Marketing> Web Concierge, incluida la eventual activación del servicio de restaurante a través de OctoTable. In. S | Configuración de facturas ⚙️ Copia las opciones de personalización de facturas de PMS> Contabilidad> Facturas> botón con el engranaje Además de la conexión con PA Digitale para el envío de Facturas Electrónicas y con la Agenzia delle Entrate para el envío de Recibos Telemáticos. También se copiarán los datos de la sección Configuración> Encabezado de factura, tanto para las facturas relacionadas con las renovaciones de Octorate como para las de tus clientes. Cnt | Contactos 👩‍👧‍👧 Copia los detalles contenidos en Configuración> Propiedad (correo electrónico, idioma predefinido y idioma de estructura, nombre del administrador) ¡Simplemente selecciona las casillas relacionadas con las secciones que quieras copiar en correspondencia con la propiedad (o las propiedades) a la que transferir la configuración, y haz clic en Ejecutar para finalizar la operación! - ¡Hasta pronto! 🐙

  • Cómo configurar y actualizar los precios de una tarifa

    Para modificar el precio de una habitación, haz doble click en una de las casillas correspondiente a la tarifa que quieres actualizar, desde el calendario. Verás esta ventana👇 Inserta el precio en la sección indicada. Ajusta las fechas, si es necesario. Ejemplo: Quieres incrementar el precio de 100 a 150 euros. Deja este símbolo tal y como está, si quieres insertar el precio final de venta por noche (inserta directamente 150) Selecciona este icono, si quieres subir o bajar el precio de un importe fijo (entra 50 y el precio subirá de 100 a 150; añade un menos - si quieres que el precio baje) Selecciona este icono, si quieres subir o bajar el precio de un importe en porcentaje (entra 50% y el precio subirá de 100 a 150; añade un menos - si quieres que el precio baje) --- ¡Lee también Actualizar precios con el Editor Avanzado! --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¿Cómo controlar el historial de modificaciones?

    Dese tu cuenta de Octorate, puedes verificar el historial de de actividades en muy pocos clics. Accede al Calendario y dale al botón gris con los tres puntitos, luego selecciona el Historial de modificaciones desde el menú desplegable Selecciona la habitación y el período de tu interés y dale a [Buscar]. Puedes seleccionar tanto el período en el que se hizo la modificación(1) como las fechas correspondientes a una reserva o a una modificación en el calendario(2), ya que no siempre coinciden. Verás una pantalla como esta: La columna AV indica la disponibilidad ejemplo: av > 0 quiere decir que se ha cerrado la disponibilidad; av > 1 que se ha insertado una unidad disponible Para identificar quién hizo la modificación, simplemente tendrás que dejar la flechita del ratón encima del icono con la silueta del hombre 👤. En cambio, si notas el icono de un PC 🖥 eso quiere decir que la operación es el resultado de un proceso automático del sistema. --- ¡Hasta pronto! 🐙

🧳 Reservas

Aprende a gestionar tus reservas: crea presupuestos, reporta no-shows, registra los pagos recibidos y monitorea todas las operaciones relacionadas con tus reservas.

  • Actualizaciones importantes para la gestión de la tasa turística

    Estamos introduciendo algunas novedades en el cálculo de la tasa turística, especialmente en la gestión de las exenciones relacionadas con la edad de los niños. Qué cambia y por qué te conviene Con esta actualización, tus huéspedes podrán buscar en tu motor de reservas indicando el número de adultos, niños y la edad de los niños. El sistema calculará automáticamente la tasa turística aplicando las exenciones correspondientes: sin cálculos manuales, sin errores. Ventajas principales: Los huéspedes verán el total de las tasas directamente durante la reserva, con mayor transparencia Las reservas llegarán ya con el importe correcto de la tasa turística ¿Qué tienes que hacer? Este cambio se aplicará automáticamente. Te pedimos que verifiques que en Configuración > Propiedad > Tasa turística esté todo configurado correctamente según lo establecido por tu municipio. Ejemplo: Si tu municipio prevé una exención para menores de 10 años, asegúrate de haberla configurado así: Con la opción “Exclusión por motivos de edad”, desactiva: Qué cambiará en tu cuenta El campo “La tasa turística no cobrada por niños menores de…” (actualmente visible en la parte superior) será eliminado El valor que habías introducido se trasladará automáticamente al campo “Exclusión por motivos de edad”, que se activará en consecuencia. Si tu municipio prevé dos rangos de exención, podrás configurarlos usando: “Exclusión por edad” “Exclusión por edad 2” (nuevo campo disponible en la lista de exenciones) ¿Quieres activar la selección de edad en el motor de reservas? Si quieres que tus huéspedes seleccionen la edad de los niños durante la reserva, también debes configurar el motor de reservas. Ve a Motor de reservas EVO > Niños y crea los rangos de edad necesarios. Nota: Si los niños no tienen tarifas reducidas pero quieres activar igualmente esta función para el cálculo de la tasa turística, selecciona la opción “Como un adulto” al crear el rango de edad. Te avisaremos en cuanto esta actualización esté activa. ¡Permanece atento! 🔔

  • La función Mover Cobro

    ¿Registraste un cobro en la reserva equivocada? ¡No te preocupes! Con la función “Mover Cobro” puedes corregirlo fácilmente, sin eliminar ni volver a ingresar los datos. 🔍 Dónde encontrarla Dentro del detalle de la reserva, en la sección Cobros, encontrarás el botón “Mover cobro”. ⚙️ Cómo funciona Haz clic en “Mover cobro.” Se abrirá una ventana donde podrás buscar la reserva correcta escribe el código de reserva, el nombre del huésped o el correo electrónico; o bien selecciónala directamente desde el menú desplegable. Una vez que encuentres la reserva correcta, haz clic en “Guardar.” ✅ El cobro se moverá automáticamente a la reserva seleccionada. Así tus datos se mantienen ordenados y actualizados, sin perder tiempo. 🐙

  • ¿Cómo puedo cancelar una reserva en Octorate?

    Octorate permite a los usuarios cancelar fácilmente las reservas a través de la interfaz web y la aplicación. Cancelación manual de una reserva directa Para eliminar una reserva manualmente en la interfaz web de Octorate: Accede a Octorate y localiza la reserva que deseas cancelar. Accede a la página de detalles de la reserva. Haz clic en el botón "Cancelar reserva", ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. Cancelación de una reserva proveniente de una OTA No es posible cancelar desde Octorate una reserva proveniente de una OTA externa. Para eliminarla es necesario acceder al portal y eliminar la reserva desde allí. En caso de que hubiera una reserva cancelada en un portal externo pero aún confirmada en Octorate, contáctanos vía chat y un operador realizará las verificaciones correspondientes. Especificaciones sobre la versión móvil de la aplicación Si estás utilizando la aplicación móvil de Octorate (Octochannel): Entra en los detalles de la reserva a cancelar. Haz clic en el botón "Cancelar reserva", visible en la parte superior izquierda de la pantalla.

  • ¡Compensa las cancelaciones con un voucher!

    ¿Has recibido una cancelación y quieres reembolsar a tus clientes con un voucher? Con Octorate puedes hacerlo de manera fácil y rápida. Entra en los detalles de la reserva para la cual quieres crear el voucher y en la parte inferior derecha haz clic en el botón Voucher, te aparecerán diferentes opciones entre las cuales "Emitir cupón" Se abrirá una ventana en la que podrás insertar los detalles del cupón y el código que comunicar al cliente. En la opción Valor fijo verás el importe predeterminado de la reserva. Si quieres, podrás modificarlo a través de los dos campos correspondientes: VALOR FIJO inserta tú mismo el valor del descuento en el espacio correspondiente VALOR PORCENTUAL determina el valor haciendo clic en la parte gris de la rueda El descuento puede ser ilimitado o puede ser un bono utilizable una sola vez. Y podrás llevar la cuenta del número de cupones ya utilizados. En la parte derecha podrás Configurar las restricciones del descuento: Válido para estancias del/al Elige si aplicar el descuento a las estancias comprendidas en el período establecido Válido para reservas efectuadas del/al Elige si aplicar el descuento a las reservas efectuadas en el período establecido. Elige con cuántos días de antelación (respecto al check-in) hay que efectuar la reserva para aplicar el descuento. Elige la duración mínima de la estancia para la cual aplicar el descuento. Además puedes decidir en qué habitaciones aplicar el cupón: TODAS LAS HABITACIONES el descuento se aplicará a todas las habitaciones SOLO LAS HABITACIONES SELECCIONADAS selecciona las habitaciones en las cuales quieres aplicar el descuento Haz clic en la habitación en la cual quieres aplicar el descuento y presiona el botón destacado en la imagen para pasarla al cuadro de las habitaciones seleccionadas Inserta la dirección de email a la cual enviar el documento fiscal adjunto y elige el idioma del texto predeterminado que se enviará en el cuerpo del correo. Luego haz clic en el botón naranja para enviarlo a tu huésped. Por último, también puedes decidir imprimir el cupón 🗺️

  • Presupuesto con elección para Vacation rentals

    ¿Eres un property manager y quieres emitir presupuestos que brinden a tus huéspedes la posibilidad de elegir entre varios apartamentos? Desde hoy están disponibles nuestros presupuesto con elección. En la sección de reservas de su cuenta master, haz clic en nueva reserva. Pon las fechas y selecciona la opción "presupuesto con elección", en el presupuesto podrás insertar diferentes apartamentos de tus IDs: En la lista de habitaciones, selecciona las que desea incluir en el presupuesto con elección, también puedes incluir apartamentos que pertenecen a diferentes cuentas hijas ID en el presupuesto. En mi caso decidí incluir en mi cotización 2 apartamentos de mi ID "account 1" y un apartamento de mi ID "account 2" que aparecerán en los detalles de mi página de reserva así: El huésped recibirá el correo electrónico como en un presupuesto normal y desde el enlace recibido podrá acceder al web concierge donde podrá gestionar su reserva. El huésped podrá entonces decidir si acepta todos los apartamentos o solo algunas, simplemente haz clic en agregar: En nuestro caso, imaginemos aceptar el presupuesto sólo para los dos primeros apartamentos. Después de seleccionar los apartamentos el huésped podrà confirmar reserva por reserva: El huésped deberá completar la reserva en el motor de reservas, introduciendo los datos para cada propiedad reservada. Al finalizar el proceso el cliente podrá ver el resumen de sus reservas Para más información, ¡no dudes en preguntar! 🐙

  • Nueva página de reservas (reserva única)

    Hemos actualizado la página de reservas. ¡Vayamos juntos a ver qué ha cambiado! Lo primero que verás en la pantalla de nuevas reservas será una línea de tiempo en la parte superior con las principales acciones para procesar la reserva. 1) Estado de la reserva: reserva confirmada/cancelada o pendiente 2) Checkin (no) completado: indica si el check-in se ha completado haciendo clic en el icono del avión 2) Listado de huéspedes (no) validados: en esta pantalla se registran los datos de las hojas de alojamiento y los huéspedes registrados en la reserva. Aquí puedes escribir los nombres de tus huéspedes y crear tu lista de habitaciones. Puedes hacer clic en el botón de lista de huéspedes para registrar tus hojas: También puedes poner los mismos datos en el lado derecho de la página y luego hacer clic en lista de huéspedes para registrar las entradas: 3) Checkin (no) completado: indica si el check-in se ha completado haciendo clic en el icono del avión 4) Reserva (no) cobrada : al hacer clic en este punto accederás directamente a la sección de registro de pago. 5) Reserva (no) facturada: Al hacer clic en este punto accederás directamente a la sección de registro de facturas. Cada vez que realices un cambio, el sistema te avisará que hagas clic en guardar con este mensaje naranja: A la mano derecha, encontrarás algunos botones para hacer algunas acciones de manera rápida: - Añadir extra/ consumiciones - Registrar un pago - Crear una factura o un recibo - Descargar un documento PDF de la reserva - Modificar el precio - Añadir otra reserva La nueva página de reservas, con sus gráficos dinámicos, te ayuda a controlar todo el proceso de tus reservas, desde el momento de la creación hasta el pago. Es completamente responsivo y, por lo tanto, fácilmente accesible desde cualquier dispositivo, PC, smartphone o tablet 🐙

  • ¿Cómo reportar un No show?

    ¿Uno de tus huéspedes no ha llegado? Veamos juntos cómo informar el estado de No show de una reserva. Para todas las reservas directas es posible informar directamente el No show en la pagína: Booking.com es la única OTA que permite la modificación de este estado directamente desde Octorate, en el resto de casos se deberá comunicar el No show en la extranet del portal. Si una reserva de Booking.com es reportada como No show por Octorate, el estado también se hará efectivo para el portal y cualquier penalización, si corresponde, será gestionada automáticamente por Booking.com y cargada al huésped. En estos casos, Booking seguirá solicitando la comisión calculada sobre el total de las penalizaciones cobradas a los huéspedes notificados como no show. ATENCIÓN: Puedes establecer el estado de No Show solo a partir del día siguiente a tu fecha de check-in, de lo contrario no verás aparecer esta opción. Si tienes alguna otra pregunta, ¡seguimos disponibles! 🐙

  • El tablero de Octorate

    El tablero es la primera página que aparece cuando accedes en tu cuenta de Octorate. Es una pantalla que te muestra la instantánea actual de tu actividad y te ayuda a monitorear tu trabajo. ¡Veamos juntos cómo usarlo! Estadísticas En la parte superior encontrarás 6 widgets que te muestran las estadísticas de tu instalación. - Ventana de reserva -Reservas por canal - Estancia mínima -El ingreso diario promedio -Los próximos días más reservados -Noches confirmadas por semana Reservas del día Puedes moverte con la flecha para consultar las reservas de un día concreto. Si selecciona la fecha de hoy, también verá reservas "en casa" La lista de Llegadas del día, En casa y Salidas del día, cambiará dinámicamente en función del cambio en el estado de las reservas. En el apartado de llegadas del día podrás darle al botón checkin para indicar que el huésped ha llegado: La reserva se trasladará automáticamente a la sección "en casa". Asimismo para las salidas del día, será posible hacer clic en el botón de finalizar compra para dejar de ver la reserva en espera de salida. Sin embargo, si aún quieres ver todas las reservas, puedes activar estos filtros: Los iconos que aparecen junto a la reserva te proporcionan otra información útil sobre tus reservas: - El estado - El plan tarifario - Estado de pago con signo de dólar. Puedes encontrar este símbolo en 3 colores diferentes: ROJO: La reserva no ha sido pagada NARANJA: La reserva ha sido parcialmente pagada. VERDE: La reserva ha sido pagada en su totalidad. - El estado de limpieza de la habitación. - Registro de plazas presentadas: Pulsando sobre el símbolo del escudo podrás acceder directamente al apartado de registro de las fichas para la Policía o el Ministerio. También en este caso podrás ver este icono en diferentes colores: MEDIO GRIS: No se ha completado ningún formulario GRIS: Entradas registradas pero no validadas NARANJA: Boletos completos pero solo para algunos de los invitados. VERDE: Formularios cumplimentados y enviados al portal correctamente alojados ROJO: Formularios cumplimentados pero el envío al portal del alojamiento dio error . Es posible descargar un archivo PDF resumido con todas las reservas o específico para reservas de llegada, internas o de salida: Oportunidad y notificaciones En esta sección encontrarás notificaciones relativas a tu propiedad, las marcadas en rojo son las notificaciones más importantes, por ejemplo reservas sin habitación asignada: Esta y otras notificaciones importantes a tener en cuenta también se indicarán en la parte superior con esta alerta: NEWS Aquí podrás encontrar nuestras newsletters para estar al día de las últimas novedades. ¡No te los pierdas! 🐙

  • ¡Agrupa o disocia tus reservas!

    ¿Necesitas desasociar las reservas de un grupo o tienes reservas individuales que quieres agrupar bajo el mismo código de reserva? En este artículo te explicamos cómo hacerlo. Si tienes varias reservas individuales y necesitas asociarlas porque forman parte del mismo grupo, puedes hacerlo haciendo clic en el botón Añadir otra reserva a esta y elegir a qué reserva asociarla: Si seleccionas esta opción desde una de tus cuentas hijas, solo verás las reservas que pertenece a este ID. Sin embargo, si quieres vincular dos reservas que pertenecen a dos ID diferentes, deberás realizar este cambio desde tu cuenta master. Al hacer clic en guardar podrás ver la nueva reserva añadida, como una reserva de grupo normal: A la misma manera, es posible desvincular reservas y, por lo tanto, transformarlas de reservas de grupo a reservas individuales, simplemente haz clic en el botón Mover una habitación a una nueva reserva Podrás elegir qué habitaciones quieres desvincular del grupo una vez que hagas clic en el botón: ⚠️ ATENCIÓN: Esta función solo está disponible para reservas directas, tanto manuales como desde el Motor de Reservas. Es posible agregar reservas con una diferencia de + 30 o - 30 días respecto a la fecha de check-in de la reserva de referencia.

  • Bloquea la asignación de tus habitaciones

    ¿Has asignado una habitación específica a un huésped y quieres asegurarte de que esta asignación no se modifique? ¡Hacerlo es muy sencillo! Para utilizar esta función, primero debes haber configurado tus habitaciones reales. Una vez que hayas configurado tu tablón, solo acceder a la reserva y activar la opción de Bloquear asignación habitación: Incluso en reservas de grupo puedes usar esta función y decidir si bloquear la asignación para una habitación individual: O si bloquear todas las habitaciones asignadas al grupo con un solo clic, para no correr el riesgo de cambiar la lista de habitaciones asignadas: La reserva con la asignación bloqueada aparecerá en su cuadro con un icono de candado: ATENCIÓN: la función sólo está disponible para las tipologías Hotel Division.

📊 Informes y estadísticas

Analiza los flujos de tu establecimiento y genera informes y estadísticas sobre los patrones de tus reservas.

  • Las estadísticas de Octorate

    En este artículo vamos a ver juntos cómo obtener las estadísticas relacionadas con tu alojamiento. 📊 A partir de las reservas presentes en tu cuenta de Octorate, es posible extraer datos que te resultarán útiles para revisar tus estrategias de ingresos y tener todo bajo control. Información básica: Siempre puedes establecer qué habitaciones/tarifas derivadas quieres que se incluyan en las estadísticas. Si tienes habitaciones que no deseas contabilizar en estos informes, deberás deseleccionarlas desde la opción correspondiente en la sección de habitaciones/apartamentos. Es posible extraer los datos de tus reservas descargando un archivo excel, indicando los elementos que te interesa descargar para poder crear tu hoja de cálculo excel. Veamos ahora todas las estadísticas que Octorate puede ofrecerte. Para visualizarlas, sigue la ruta haciendo clic en el menú PMS > Estadísticas Revenue: En la sección Revenue puedes obtener toda la información principal sobre el rendimiento de tu alojamiento. Estas Estadísticas Avanzadas incluyen los siguientes elementos: Booking Pickup: Te permite monitorizar el ritmo de tus reservas y prever las futuras tendencias de negocio. RevPAR y RevPAR diario: Mide tu ingreso medio por habitación disponible, tanto de forma diaria como general, proporcionándote una visión precisa del rendimiento de tu negocio. Ingreso Medio: Calcula el ingreso medio que ganas por cada reserva. Producción Mensual/Anual por Habitación: Te proporciona una visión detallada de tus ingresos por habitación de forma mensual y anual. La producción hace referencia al coste de la estancia sin impuestos (tasa turística e IVA). Ocupación Mensual: Monitoriza la tasa de ocupación de tus habitaciones de forma mensual. Reporte de producción: Te permite ver la producción de tu alojamiento en un periodo determinado. Aquí puedes ver el total generado por tus reservas y el total generado por tus Extras, divididos por categoría. Consulta el artículo completo para más información sobre el reporte de producción. Informe de ventas: Este informe te permite ver los ingresos facturados en tu alojamiento. Los importes de las reservas facturadas se mostrarán divididos concepto por concepto. Consulta el artículo para ver en detalle la información incluida en el Informe de ventas. Informe previsional: Te muestra los detalles de los ingresos ocurridos en un periodo determinado, para permitirte elaborar previsiones futuras y eventualmente cambiar o actualizar tus estrategias. En nuestro artículo, encontrarás toda la información sobre nuestro Informe previsional. Informe anual: Un informe resumido con la información de producción, saldos e ingresos que compara el año actual con el anterior. ¿No has podido encontrar la estadística que necesitas? ¡Todavía podemos ayudarte! Puedes descargar un archivo excel con el periodo y los datos que te interesa extraer. Podrás enviar el archivo a ChatGPT y pedirle que analice el archivo para tus propósitos, por ejemplo, puedes solicitar un gráfico circular para ver los portales desde los que has recibido más reservas. Sube el archivo a ChatGPT y solicita la información que te interesa extraer. Además, si estás buscando análisis aún más detallados y precisos, Octorate también pone a tu disposición su Business Intelligence and Big Data. Gracias a esta plataforma, podrás navegar fácilmente por los datos y monitorizar constantemente los indicadores de rendimiento más significativos para tu alojamiento. Gracias a una interfaz intuitiva podrás visualizar datos históricos y previsiones, descubrir las tarifas diarias sugeridas por la plataforma y conocer las previsiones de venta de tu alojamiento, junto con el porcentaje de éxito correspondiente. Para saber más, ¡lee nuestro artículo! Si estás interesado, contacta con tu representante comercial para la activación de este servicio. ¡Hasta pronto! 🐙

  • Cómo descargar un informe anual

    Si quieres tener una visión resumida de cómo fue tu negocio en un año determinado, ¡tenemos una herramienta para ti! Desde la sección PMS > estadísticas > informe anual puedes descargar este archivo. Puedes decidir para qué año descargar datos y qué tipo de datos ver: Reporte de producción Reporte de ventas Registro de cobros Si tienes dudas sobre estos informes y quieres saber mejor qué incluye cada informe, te recomendamos leer nuestro artículo. Una vez que hayas decidido qué fechas descargar puedes hacer clic en "generar" y esperar a que se carguen los datos: Una vez que se complete la carga, podrá descargar el archivo: El informe te mostrará los datos del año elegido, en comparación con el año anterior, divididos mes a mes: ¡Hasta luego! 🐙

  • Administra tus propiedades con el Manager report de Octorate

    En la sección pms > estadísticas > Manager report tendrás acceso a los nuevos informes de gestión de tu propiedad. El Manager Report de Octorate es una herramienta de última generación diseñada para profesionales de la hostelería. Ofrece una vista detallada de las operaciones diarias y mensuales, lo que ayuda en la gestión y el análisis del rendimiento. Gracias a este informe podrás ver los números relativos a tu propiedad en una vista diaria y mensual en comparación con los mismos datos del año anterior. También puedes descargar un archivo pdf o excel para trabajar con tus datos. Aquí hay una descripción general de lo que puede esperar: Análisis detallado: Ingresos: ve los ingresos por habitaciones, alimentos, bebidas y más. Llegadas y Salidas: controla las llegadas y salidas del día y de mañana. Habitaciones disponibles: realiza un seguimiento de las habitaciones disponibles, incluidos los detalles sobre niños y adultos en el hogar. Reservas canceladas: controla las reservas canceladas y los posibles impactos en los ingresos. Segmentación de tiempo Día Actual: Analiza las métricas del día actual. Mes actual: revisa los datos y las tendencias mensuales. Año anterior: Compara las estadísticas actuales con los períodos correspondientes del año anterior. Beneficios de usar Optimización del rendimiento Identificar y analizar las áreas que necesitan mejorar. Utilice los datos para crear estrategias de marketing dirigidas. Pronóstico y Planificación Utiliza datos históricos para predecir tendencias futuras. Planifique el mantenimiento de la habitación y administre los recursos de manera efectiva. Accesibilidad y facilidad de uso Interfaz fácil de usar adecuada para todos los miembros del equipo. Vista clara de las métricas clave para una comprensión rápida.

  • Informes de producción

    En esta sección, puedes ver la producción de tu propiedad en un período determinado. Los totales de las reservas muestran los totales de las estancias correspondientes únicamente a las noches incluidas en la búsqueda (comisiones del portal e IVA incluidos) Dependiendo de las fechas seleccionadas, podrás ver todos los Extras comprados, agrupados por Categoría*. El segundo bloque "Extra" calcula los elementos en la fecha real de consumo del Extra. Nota: para extras no configurados por día, la fecha reportada en este informe para extras seguirá esta lógica: en el caso de que el extra haya sido agregado antes de la fecha de entrada, la fecha de producción coincidirá con la fecha de entrada. Si el extra se añade durante la estancia, la fecha de producción será aquella en la que se registró el extra en la reserva. Desde el botón de Opciones Avanzadas, podrás hacer una exportación de los datos en un archivo Excel, imprimir o enviar un PDF por correo. En la parte derecha de la pantalla, verás dos gráficos circulares, que indican respectivamente la cantidad de extra comprados en porcentaje por cada categoría el porcentaje de recaudación correspondiente a cada categoría de extra * Las categorías se tienen que crear con antelación desde la sección Configuración > Extra > Categoría ATENCIÓN: es posible descargar los datos de este informe 2 meses a la vez. Si quieres incluir costos de limpieza en este informe, tendrás que configurar este costo como Extra. RECUERDA: El total de reservas aquí mostrado es el total de noches efectivas para el filtro que se ha configurado. Ejemplo: Tengo una reserva de 400 euros para las fechas del 10 y 11 de julio. Si filtro el informe de producción solo de la noche del 10 de julio, tendré un total de 200 €.

  • Registro de cobros

    El informe de cobros te permite controlar los cobros de tus reservas. Para acceder a esta sección dale a PMS > Contabilidad > registro de cobros Esta página te ayuda a controlar tus cobros: En el lado izquierdo puedes configurar los filtros haciendo referencia a - Fecha de pago - Método de pago - Usuario (refiriéndose al usuario que registró los pagos en las reservas) En el lado derecho puede configurar filtros relacionados con: - Fecha de salida de las reservas - Estado de pago (para filtrar solo pagos no facturados) - Estado de la reserva (para ver específicamente las reservas confirmadas, canceladas o pendientes) Una vez que configures estos filtros, verás este registro detallado👇 Los resultados están agrupados por método de pago y por cada uno de ellos verás: la fecha del cobro la sección de la plataforma en la que se ha registrado el código de referencia: código de la reserva y la referencia fiscal, por los pagos facturados nombre del cliente detalles del payoff importe total cobrado En la parte derecha de la pantalla, verás dos gráficos circulares 💹 que indican respectivamente la cantidad y el importe en porcentaje por cada método de pago. Dale al botón indicado para exportar el registro en un archivo Excel imprimirlo enviar un PDF por correo a la dirección principal de la propiedad Para los nostálgicos, siempre hay la posibilidad de volver a la antigua versión del Registro, si se ajusta más a vuestras exigencias, dándole al botón indicado👇 --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Descarga el registro de Iva y métodos de pago

    Desde el apartado PMS > Facturas Puedes seleccionar los filtros añadiendo las fechas de tu interés, después haber hecho clic en "Buscar", selecciona la voz Registro de Iva y métodos de pago En el file excel encontrarás el registro de todos los pagos divididos por: Fecha Tipología (Facturas, nota de credito, recibo fiscal) Numero documento Huésped Descripción (numero de reserva, tasa turistica. desayuno, extra...) Pagos (Tarjeta de crédito, trasferencia bancaria, efectivo), este apartado muestra el metodo de pago que se ha elegido en Registrar importes cobrados en la factura/recibo. Se no te acuerdas como crear las facturas/recibos, haz click aquí

  • Registro de cobros programados

    Accede al registro 👉 dándole a PMS Real Planning > Contabilidad > Registro de cobros programados, si tienes el PMS incluido en tu suscripción. 👉 dándole al botón de estadísticas en la sección de Reservas (captura aquí abajo), si no tienes el PMS incluido en tu suscripción. Filtra el listado de cobros por período y/o status de pago (cobrado, no cobrado, pendiente) y/o método de pago, o ¡accede al Registro de Cobros en un clic! Los pagos cobrados serán en verde ✅ Cobros pendientes en naranja con el icono del reloj 🕒 En rojo, las operaciones de cobro denegadas 🔴 Dándole al botón naranja con el lápiz, podrás registrar tus pagos. ¡El sistema de Cobros Programados de Octorate es perfecto para organizar los pagos automáticos con tarjeta de crédito! Además, ¡puede ser una herramienta muy útil para controlar las fechas de expiración de pagos con otros métodos! Por ejemplo, programando los cobros por transferencia bancaria, podrás controlar todas aquellas reservas que no se han cobrado aún y marcarlas como Pagadas, en cuanto recibas la transferencia. ¿Aún no sabes cómo programar los cobros? ¡Haz clic aquí! --- ¡Hasta pronto! 🐙

🛂 Parte de viajero, Ministerio del Interior, INE, SIRE y TRA

  • Envía los datos de tus huéspedes a Sire y Tra

    Tenemos el placer de anunciar nuestra nueva integración con DIGITRA para la comunicación de los datos a TRA y SIRE. 🏨 📌 TRA significa Tarjeta de Registro de Alojamiento y básicamente es la prueba legal del contrato de hospedaje que deben realizar las personas naturales o jurídicas que presten servicios de alojamiento en Colombia. TRA reportas a todos los huéspedes, tanto extranjeros como Colombianos. Si prestas servicios de alojamiento en Colombia como persona natural o persona jurídica, entonces estás obligado a realizar el reporte de TRA. 📌 SIRE: Es el Sistema de Información de Registro de Extranjeros. Los hoteles, pensiones, hostales, residencias, apartahoteles y demás establecimientos que presten el servicio de hospedaje, están autorizados para solicitar la presentación del documento de identificación a los extranjeros para efectos de su registro. En términos más sencillos: Si prestas servicios de alojamiento en Colombia como persona natural o persona jurídica, entonces estás obligado a realizar el reporte de SIRE para cada extranjero que se hospeda en la propiedad. 🔗 Ahora Octorate te permite transmitir los datos a SIRE y TRA gracias a la integración con DIGITRA. Para que se puedan enviar los datos a Sire y Tra tendrás que registrar los datos de tus huéspedes en Octorate y crear las fichas que el sistema enviará de manera automática. Si quieres saber como crear las fichas con los datos de tus clientes, puedes ver este artículo. Además de registrar las fichas, tendrás que acordarte siempre de comunicar el check-out del cliente en el detalle de la reserva, dándole aquì: Los datos no serán transmitido en caso contrario. 🔗 Para activar la conexión con DIGITRA necesitaremos tu RNT (Código de registro nacional de turismo) y tu TOKEN que encontrarás en tu cuenta personal del Ministerio del Turismo. Si aún no cuentas con el Token, aquí podrás acceder y solicitarlo: https://pms.mincit.gov.co/token/ Además para activar la conexión con SIRE en Digitra, debes proporcionar: Código propiedad SIRE Código postal Usuario SIRE Contraseña SIRE Si aún no tienes tu código SIRE lo puedes solicitar aquí: https://apps.migracioncolombia.gov.co/sire/public/login.jsf La documentación a anexar es RUT o Cámara de comercio , y la cédula escaneada por lado y lado. En cuanto tengas todos estos datos , podrás contactarnos en chat y solicitar la conexión. ❗️SIRE y TRA no nos envía el status de envío a Octorate de las fichas. Aconsejamos verificar directamente en SIRE y TRA. ❗️La conexión con DIGITRA a tu cuenta de Octorate se hará con tus mismas credenciales de Octorate, si necesitarás modificar tu contraseña de Octorate, te rogamos de ponerte en contacto con nuestra asistencia para actualizar también tu conexión con DIGITRA. 🐙

  • Los datos para conectar el Ministerio del Interior

    Si quieres conectar tu cuenta con el Ministerio del Interior, necesitas obtener estor datos: Código de arrendador Código de establecimiento Usuario Contraseña Para encontrar estos datos, puedes seguir estos pasos: Acceder al "Sistema de hospedajes y alquiler de vehículos" del Ministerio del Interior: https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/hospedajes-y-alquiler-de-vehiculos/ Acceder al "Registro de establecimientos y entidades" con certificado digital Acceder a "Mis datos registrados" El código de arrendador corresponde al valor de 10 dígitos del campo "Código" de la sección "Datos de la empresa" El código de establecimiento corresponde al valor de 10 dígitos del campo "Código" de la sección "Lista de establecimientos" En cuanto tengas tus credenciales, podrás seguir con la conección siguiendo las instrucciones que tenemos aquí . 🐙

  • Conexión con el Ministerio del Interior

    Cómo sabrás, es obligatorio comunicar los datos de tus reservas y tus huéspedes al Ministerio del Interior. Para conectarlo tienes que registrar tu cuenta en la plataforma del Ministerio del Interior a ese link: https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/hospedajes-y-alquiler-de-vehiculos/ Cuando termines la creación de tu perfil, el portal te enviará un correo electrónico con las credenciales que necesitarás. Tendrás que buscar estos datos: Código de arrendador Código de establecimiento Usuario Contraseña Si no sabes donde encontrar los datos en la plataforma del Ministerio, dale aqui! Tendrás que poner los datos recibidos en la sección PMS > Admnistración > Envío telemático Ministerio del interior. Pon las credenciales y selecciona Ministerio del Interior cómo Police provider En el campo "nombre de usuario" tendrás que poner la palabra que termina en WS que encuentras en el correo que te ha enviado el ministerio (servicio web) . Dale a guardar y test de conexión : El ministerio actúa dos típos de controles. Control de las reservas Control de las fichas de los huéspedes Reservas Cada vez que entra una reserva o se pone una reserva manualmente, el sistema envía una comunicación al Ministerio. Es muy importante que cada reserva tenga un correo electrónico o un número de teléfono puesto, es un dato obligatorio para el Ministerio. Fichas de huéspedes Cada vez que un cliente llega, tienes que completar su ficha con la infomación de cada persona, dandole a modificar lista huéspedes: ATENCIÓN: Si la reserva incluye al menos un huesped menor, será obligatorio poner también la relación familiar: El sistema te notificará por correo electrónico tanto el resultado del envío de las reservas como el del envío de las fichas. Es importante chequear siempre el correo electrónico para monitorear la comunicación correcta con el Ministerio. Si recibes algún error que se refiere al envío de las reservas, puedes volver a chequear el detalle de la reserva y volver a enviar los datos:

  • Gestión de fichas para grupos o reservas múltiples

    En este artículo, veremos juntos cómo administrar los boletos alojados para reservas múltiples y de grupo. Primero, definamos la diferencia entre una reserva de grupo y una reserva múltiple. Las reservas múltiples se añaden al calendario haciendo clic en reservas> añadir reserva, seleccionando la cantidad y tipos que formarán parte de esa misma reserva: Las reservas de grupo, en cambio, se añaden desde reservas > añadir reserva, activando la opción de reserva de grupo Aquí está el artículo dedicado para ver en detalle cómo crear una reserva de grupo. Una vez definidas estas diferencias, debe decidir si para estos dos tipos de reservas desea solicitar solo el documento del líder del grupo o el documento de cada cabeza de familia. En PMS > Administración > envío telematico Guardia civil deberá configurar la opción Agrupar huéspedes por habitación en SÍ si desea solicitar el documento de cada cabeza de familia (uno por habitación), en cambio deberá configurarla en NO si solo está interesado en registrar el documento del líder del grupo (un solo documento para toda la reserva). En el caso de reservas con varias habitaciones juntas verás el listado de todas las habitaciones en la parte derecha: En la barra superior puedes hacer clic en "editar lista huéspedes" para comenzar a registrar las fichas de tus huéspedes: En la nueva página podrás escribir los nombres de los huéspedes en las respectivas habitaciones y crear tu lista de habitaciones (1), también podrás imprimir un archivo PDF con la lista de todos los huéspedes y sus habitaciones (2), finalmente podrás acceder a la sección de lista de huéspedes para registrar las fichas (3) Al hacer clic en el botón "lista de huéspedes" accederás a la página de registro de hojas de alojamiento donde podrás completar los datos para enviar a comisaría de todos los huéspedes de la reserva. En caso de reservas de varias habitaciones también encontrarás el campo de habitación en el que se indicará la habitación a la que tiene asignado el huésped: Cuando se complete el registro de huéspedes, puedes hacer clic en guardar borrador y habilitar el envío para poder enviar las fichas al portal de la Policía. ⚠️ ATENCIÓN: Las fichas se enviarán a jefatura de policía al día siguiente de su entrada, sólo si se ha pulsado el botón [Habilitar envío] y en tus ajustes en PMS > administración > tarjetas alojadas, has activado el envío diario automático.

  • Parte de viajeros - Parte de entrada

    El parte de entrada es un documento firmado por el huésped que lleva la información con respecto a su estancia en el alojamiento turístico, importante para notificar entradas y movimientos a las autoridades. ¡Vamos a ver juntos cómo crearlo en Octorate! Antes que todo, verifica de haber habilitado la función Solicitar firma del huésped en la sección Marketing > Web Concierge. Accede a la sección Configuración > Plantillas de Correo y crea un nuevo documento dándole al botón [Añadir nuevo], selecciona Documento Genérico como tipología y ponle un nombre al nuevo documento. En la sección Texto Personalizado que encuentras en la parte derecha de la pantalla, inserta el contenido que te haga falta. Seleccionando las variables correctamente, en el texto aparecerá la información relacionada con la reserva de tu interés. Podrás dedicar una sección del texto al número de documento que podrás insertar manualmente en cuanto imprimas el parte. Completa el documento con una sección dedicada a la fecha y a la firma del huésped, añade una política de protección de datos y todo lo que te haga falta. Respecto la firma, es importante seleccionar la variable Signature, la puedes encontrar abajo de la sección Lista huéspedes: Puedes también completar la ficha con los demás huespedes: Antes de salir de la página, dale a [Guardar] abajo a la izquierda. Si se trata de el documento que vas a usar con más frecuencia, podrás marcar el elemento como Predefinido haciendo clic en el botón con la estrella ⭐️ arriba a la izquierda. En el tablero verás el icono de la impresora en correspondencia de las Salidas/Llegadas del día y podrás imprimir el template con respecto a cada reserva. El parte llevará toda la información contenida el la reserva, según las variables seleccionadas y las firmas que han hecho todos los huéspedes. ⚠️ CUIDADO - Sólo puedes marcar un modelo como favorito. ¿Necesitas algunas ayuda para configurar correctamente la ficha del parte de viajeros? Te aconsejamos que sigas este modelo: Huésped principal Primer apellido: $(documentGuest.lastName) | Segundo apellido: $(documentGuest.secondFamilyName) | Nombre: $(documentGuest.firstName) DATOS DE LOS VIAJEROS $(reservation.guests* VIAJERO Núm. de documento de identidad: $(documentGuests.documentNumber) Tipo de documento: $(documentGuests.documentType) Fecha de expedición del documento: $(documentGuests.documentIssueDate) Fecha de caducidad del documento: $(documentGuests.documentExpiration) Primer apellido: $(documentGuests.lastName) Segundo apellido: $(documentGuests.secondFamilyName) Nombre: $(documentGuests.firstName) Sexo: $(documentGuest.sex) Fecha de nacimiento: $(documentGuests.birthDate) País de nacionalidad: $(documentGuests.nationality) Fecha de entrada: $(documentGuests.checkIn) Fecha de salida: $(documentGuests.checkOut) **) Puedes añadir en el texto también otras variables, lo importante es que sigan el mismo esquema y que al final del texto de tu parte de viajero estén los dos asteriscos con el paréntesis. ¡Hasta pronto! 🐙

  • Conexión INE

    Aquí encuentras toda la información necesaria para el envío de datos estadísticos al INE Accede a la sección PMS > Administración > Conexión INE y dale a Adelante Verifica los datos y dale otra vez a Adelante Rellena todas las casillas de la parte izquierda de la pantalla y dale a Guardar. ⚠️CUIDADO - Es muy importante que estos datos estén actualizados frecuentemente. De lo contrario, al subir datos al portal del INE, podrían verificarse algunos errores. — Como especificado en la sección dedicada, los datos estadísticos se tienen que enviar de forma manual - ¡Veamos cómo! Antes de todo, habrá que crear las Fichas Clientes, las mismas que se envían a la Guardia Civil. Las fichas se crean a partir del detalle de la reserva, dándole al botón naranja en el apartado de lista huéspedes Rellena todos los campos y dale a Guardar. Para descargar los datos de los clientes a enviar al INE mensualmente, accede a la sección PMS > Administración > Conexión INE. En la parte derecha de la pantalla, selecciona el mes de tu interés y dale a [Descargar archivo] Podrás subir el archivo directamente al portal del INE. ⚠️CUIDADO: Para descargar la ficha INE de manera correcta, necesitas poner la categorización en tus apartamentos : Si tienes cualquier otra pregunta, ¡déjala aquí en la Community! ¡Hasta pronto! 🐙

  • Check in y Fichas clientes

    Sigues estos pasos para cerar las fichas de tus huéspedes: 1: Dale al listado de reservas y accede a una de las reservas de tu interés. 2: Haz clic en el avión que aterriza a la mano derecha o en modificar check-in arriba: Dale a Guardar abajo del todo y accede a la ficha del huésped dándole al botón lista huéspedes a la derecha o modificar lista huéspedes arriba: Paso 3: Para añadir datos sobre otro huésped de la misma reserva, haz clic en el botón añadir huésped Una vez que hayas terminado de completar los datos, haz clic en Guardar y enviar, las fichas quedarán automáticamente en cola para el siguiente envío a la Guardia Civil, si has activado el envío automático en PMS > Administración > Envío telemático a la guardia civil: ⚠️ ATENCIÓN: Las fichas de huéspedes registrados a través del web conserje también se incluirán en el envío automático de datos a la Guardia civil. Las boletas de apuestas de estos invitados se mostrarán así: En este caso, se recomienda igualmente comprobar que el huésped ha introducido los datos correctamente. Puedes consultar la ficha haciendo clic en la lupa. En cualquier caso, puedes decidir si excluir algunos recibos del envío automático haciendo clic en el botón con la papelera. En cuanto le des a guardar a la ficha, arriba a la derecha verás un botón azul que te permitirá descargar la ficha para subirla manualmente al portal. Si has configurado el envío automático, no tendrás que descargarla. Haz clic aquí para el artículo acerca de la configuración. ⚠️ Si necesitas enviar las fichas para la Policía Nacional, podrás seguir realizando las fichas tal y como descrito en este artículo. Sin embargo, tendrás que descargar el archivo y subirlo manualmente al portal de la Policía. Si ésta incluye el nombre del cliente, apellido y fecha de nacimiento o correo electrónico personal, se genera automáticamente una Ficha Cliente en la Lista de Huéspedes. --- ⚠️ Cuidado La entrada Agrupar Clientes en la sección de configuración del envío a la Guardia Civil, te permie anviar las fichas agrupando los datos de los clientes asociados a la reserva (si está configurada en ON). Si gestionas Hostales o simplemente si necesitas registrar los papeles de los huéspedes uno port uno, deja la entrada en [OFF] --- ¡Hasta pronto! 🐙

🪣 Housekeeping

Gestiona todas las tareas de tus colaboradores, asígnales funciones y descarga informes de las actividades diarias.

  • Asigna a los encargados de realizar el check-in/ check-out y la limpieza

    ¿Eres un property manager y quieres asignar tareas específicas a los miembros de tu equipo? Si gestionas alojamientos vacacionales, puedes configurar un encargado del check-in, uno del check-out y uno de la limpieza para tus reservas. ✈️ 🚮 Primero tendrás que crear los usuarios en tu cuenta de Octorate. Creación de usuario Ve a Configuración > Usuarios y crea un nuevo usuario o haz clic en Detalles para modificar el perfil de los ya existentes. Si quieres asignar a los usuarios las tareas de gestión de check-in, check-out y limpieza, recuerda activar estas opciones: Puedes decidir activar solo una o varias de ellas, según tus necesidades. Asignación de los encargados a las reservas Una vez configurados los perfiles de los usuarios, podrás proceder con la asignación. Método 1: Desde el detalle de la reserva Para asignar un encargado al check-in o al check-out, simplemente haz doble clic en la reserva y selecciona el usuario desde el menú desplegable. En la página del detalle de la reserva encontrarás la sección Encargados en el lado derecho: Método 2: Desde el calendario de Check-in/Check-out En Calendario > Check-in/Check-out podrás asociar los usuarios a las reservas y ver inmediatamente quién es responsable de cada tarea. Asignación de un encargado predeterminado a las habitaciones Es posible asignar encargados predeterminados en el detalle de cada apartamento: Si deseas asignar a una reserva un encargado diferente del predeterminado, verás aparecer este mensaje: Si seleccionas Sí, el nuevo usuario se convertirá en el encargado predeterminado de esa habitación. Si seleccionas No, ese usuario se asociará solo a esa reserva específica. Visualización en el calendario El sistema utiliza un código de colores intuitivo para monitorear el estado de las asignaciones: Reservas en gris: las tareas de check-in/check-out y limpieza aún no han sido asignadas a ningún usuario. Reservas coloreadas: las tareas han sido asignadas y se mostrará el ícono del usuario responsable. Filtros y reportes En los filtros superiores puedes seleccionar los usuarios que deseas visualizar: Según los filtros aplicados, aparecerá una tabla con el resumen de las actividades realizadas por tus usuarios: ⚠️ Atención: esta sección muestra por defecto una vista semanal. Si necesitas un resumen mensual, recuerda desactivar esa opción: También es posible tener una copia impresa de las actividades haciendo clic en el botón imprimir: 🚦 Los usuarios encargados de checkins, checkouts y limpiezas podrán acceder a Octorate y visualizar únicamente las reservas que les hayan sido asignadas. 🔺 ¡ATENCIÓN! 🔺 La función está diseñada para aquellas estructuras (vacation rental) que prevén la limpieza del apartamento solo al final de la estancia, si necesitas organizar tu limpieza también durante la estancia de tus huéspedes, entonces tendrás que utilizar la función OCTODAILY . 🐙

  • Deshabilitar la conexión con GoogleCal

    Para deshabilitar la conexión con Google Cal desde el OctoDaily, haga clic en el botón con la [G] y para su Configuración Si se abre la pantalla de configuración de Google desde la que hay que seleccionar Octorate Luego haga clic en [Eliminar acceso] ¡Ya está! 😊 --- ¡HAZ CLIC AQUÍ para acceder al procedimiento de conexión de OctoDaily y GoogleCal! ¡Hasta ahora! 🐙

  • ¡Octo Post-it! (es)

    Mensajes a pasar a los compañeros, notas a tomar, recordatorios a organizar… Lo dejas todo en un post-it y lo pegas en la pantalla de tu ordenador. Luego seguro lo pierdes, a saber dónde, junto con el mensaje a recordar. Pero no esta vez. Te presentamos Octo Post-it: un tablero digital para tomar notas para ti y dejar mensajes para tus compañeros. ¡A ver cómo funciona! Desde cualquier sección de Octorate, haz clic en la flecha arriba a la derecha para que aparezca el tablero en pantalla. Inserta el mensaje en la casilla dedicada y dale a Guardar. ¡También puedes insertar un enlace directo a una reserva! Sólo tendrás que teclear el # y justo después el código de la reserva o el nombre del cliente. ⚠️ CUIDADO - seleccionando la reserva verás un código (1) pero no te preocupes. Un cuanto le des a guardar el mensaje, visualizarás correctamente la reserva (2) y podrás hacer clic encima del enlace para acceder al detalle de la reserva. Si ya has realizado la tarea o de todas formas para eliminar el mensaje, simplemente habrá que validar la nota y actualizar la página. También podrás etiquetar tus compañeros/colaboradores que tienen su proprio usuario creado en la sección Configuración > Usuarios en la cuenta en dónde te encuentras ahora mismo o en una de aquellas que pertenecen a la red. Para hacerlo, usa @ y el usuario. En este caso también verás un código, pero en cuanto le des a guardar al mensaje, aparecerá el nombre completo del usuario que, al acceder a su cuenta de Octorate, visualizará el mensaje en pantalla. En este caso, al terminar la tarea o para eliminar el mensaje, podrá validarlo y actualizar la página. Para configurar un recordatorio habrá que seleccionar una fecha de tu interés también. El mensaje guardado desaparecerá y volverá a aparecer en cuanto llegue el día seleccionado. __________ También puedes usar esta función si usas Octorate en tu móvil (⚠️ Cuidado, no hablamos del App) accediendo coo te mostramos en la captura aquí abajo 👇 Si tienes cualquier duda, ¡déjanos un mensaje en la Community! ¡Hasta pronto! 🐙

  • Resumen de los Planes de Tarifas en OctoDaily

    Ahora es posible visualizar un resumen de los planes de tarifas reservados para el día seleccionado, ¡sin tener que descargar e/o imprimir el report diario de actividades en PDF! Accede al OctoDaily dándole a Calendario > Tablón > Planning del día OctoDaily, luego dale a Calcular al fondo de la página veréis un resumen de los Planes de Tarifas reservados para el día seleccionado Si te hace falta, ¡échale un vistazo al artículo dedicado a los Planes de Tarifas! ¡Hasta pronto! 🐙

  • Octo Daily · el Planning Diario

    Accede al OctoDaily desde Calendario > Planning del día OctoDaily y visualiza la situación de tu propiedad día a día(llegadas, salidas, habitaciones por limpiar) ¡con una gráfica simple y personalizable! ---¡Mira el Webinario ! 🎥--- ⚠️ ATENCIÓN: antes de poder utilizar esta función, tendrás que configurar tu tablón y las habitaciones reales. Desde esta pantalla puedes tener una instantánea de las actividades diarias de tu propiedad. Indica el día visualizado en el planning 📆 ¡Cámbialo haciendo clic en el icono del calendario! Con los botones que ves arriba puedes decidir cómo filtrar los resultados para mostrar: 1) Decide si quieres mostrar todas las habitaciones o crear vistas personalizadas. Por ejemplo: quieres tener vistas separadas y distintas para la planta baja y el primer piso, o quieres que cada empleado de limpieza o checkin pueda ver solo algunas habitaciones en Octodaily. Modifica las características de las Vista Posiciona automáticamente las habitaciones en el orden estándar Añade [+] una Vista Nueva Elimínala 2) Aumenta y reduce el zoom 3) Filtra las habitaciones escribiendo en nombre/número en la casilla de búsqueda o dale a los iconcitos para visualizar respectivamente llegadas, salidas y habitaciones que quedan por limpiar. Para avisar cuando un huésped ha hecho check-in o check-out y mostrarlo en este apartado, será necesario introducir los datos de la reserva y darle aquí: Para cambiar el estado de limpieza de la habitación (icono de cubo) es necesario acceder al tablón y darle aquí: 4) Los botones a continuación te permitirán descargar los planning diarios de tu propiedad: Podrás descargar e imprimir el informe que más te interesa. Para saber qué incluye cada informe, ¡lee nuestro artículo! 5) El OctoDaily se puede conecta con Google Cal! Échale un vistazo al artículo dedicado: OctoDaily y Google Calendar 6) También podrás ver los extras reservados por tus huespedes --- Además, dándole simplemente al botón Calcular abajo del todo podrás visualizar un resumen de los Planes de Tarifas reservados para el día seleccionado ¡Échale un vistazo al artículo dedicado a los Planes de Tarifas! --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¡Crea Vistas personalizadas para el OctoDaily!

    Cuando hablamos de Vistas 👀 nos referimos a unas pantallas personalizadas, que incluyen ¡todos los detalles que te ayudan a tener tu propiedad bajo control! En PMS Real Planning > Daily Planning, posiciona las habitaciones en el orden de visualización que prefieres. Puedes hacerlo manteniendo el ratón pulsado encima del icono evidenciado en la imagen👇 arrastra la casilla y suéltala dónde tú quieras. Luego dale al botón [+] para crear una Vista Nueva, y elige: 1- Un Nombre ejemplo: planta baja, primer piso, etc. 2- Una imagen de fondo haz clic en el primer botón para elegirla en tu galería, en el segundo para subirla 3- ✓ Posicionar automáticamente: para posicionar las habitaciones en un orden estándar ✓ Favorito: para que sea la vista a la que accedes por defecto, al acceder al Daily Planning 4- Seleccionas las informaciones que quieres visualizar en la casilla de cada habitación 5- Seleccionas las habitaciones que quieres visualizar en el planning ¡Dale a Guardar al fondo de la página! --- A presto! 🐙

  • OctoDaily y Google Cal

    Para vincular el OctoDaily a tu cuenta de Google, haz clic en Calendario > OctoDaily > G > Housekeeping 👇 Se abrirá una pantalla dónde tendrás que elegir la Cuenta a enlazar y autorizar a Octorate para acceder y realizar cambios. Solo podrás conectar una cuenta de Google una vez, por lo que si quieres que un limpiador vea varias propiedades, te recomendamos configurar la conexión desde la cuenta master. ⚠️ ¡No olvides seleccionar todos los permisos requeridos! Una vez establecida la conexión, se crearán diariamente en Calendar eventos sobre ropa de cama y limpieza de habitaciones para las reservas de los siguientes 15 días. Si aún no lo has hecho y deseas establecer reglas para la frecuencia de limpieza y cambio de ropa de cama durante la estancia de tus clientes, actualiza la configuración del Tablón. De todas formas, el sistema creará de forma automática eventos de limpieza para todos los check-out. Para confirmar el estado de la conexión activa, recibirás un correo electrónico y el enchufe aparecerá en color verde. Haz clic en Ejecutar y verifica los eventos en tu calendario de Google. ⚠️ ATENCIÓN - al conectar OctoDaily a GoogleCal, solo aparecerán en tu calendario las reservas de los 15 días siguientes al día actual. Además, ¡recuerda configurar la vista mensual para poderlas ver! ❗IMPORTANTE❗ Solo las reservas activas serán visibles en tu calendario de Google no las cancelados y/o pendientes, no opciones/presupuestos Para ser visible en Google Cal, las reservas deben haber sido asignadas a una habitación real y ser visibles en OctoDaily Si creas nuevas habitaciones reales después de conectarte a GCal y tienes vistas personalizadas en Octo Daily, deberás eliminarlas y volver a crearlas para que aparezcan las nuevas habitaciones reales. Además, deberás restablecer la conexión a Google Cal. (haz clic aquí para averiguar cómo desconectar GCal) --- ¿Trabajas con varios limpiadores y necesitas vincular varios calendarios de Google? 🧐 No hay problema. Primero deberás crear un usuario específico para tu colaborador, luego puedes crear una vista personalizada del OctoDaily. Luego pídele a tu colaborador que acceda a su vista a través de su usuario personal y siga los pasos descritos en este artículo para vincular OctoDaily a su Google Calendar. — ¡Hasta pronto! 🐙

  • Configura el Tablón

    Aquí tienes las instrucciones para configurar las Habitaciones Reales 1. Accede a la sección Habitaciones / Apartamentos 2. Dale a Modificar en cada habitación y pon la cantidad correcta correspondiente a cada tipología, como en la captura de abajo " Cantidad disponible" 3. Vuelve a la sección Calendario y verás en gris las casillas correspondientes a las habitaciones reales > Create Real Room - Crear Habitación Real 🔺 Asegúrate que la entrada PMS Real Planning del menu Vista esté seleccionada. Haz clic en cada uno de las habitaciones👆 para configurarlas rellenando todas las informaciones requeridas por el sistema: En la fila Prioridad podrás insertar el número de fila que quieres que esta habitación ocupe en tu tablón. Ejemplo: ¿quieres que la habitación 101 aparezca en la primera linea de tu tablón? En Prioridad deberás poner 1. Guarda tu configuración y refresca la página para visualizar la habitación real creada. 4. Ahora es el momento de asignar las reservas a sus habitaciones Las reservas por asignar se quedarán en el apartado Asigna Habitación, como en la imagen de abajo: Arrastra la reserva hasta la habitación correspondiente, haz clic encima de la reserva y suéltala en su sitio: Te aconsejamos ver también nuestro video tutorial. --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Imprime el report diario

    OctoDaily te da la posibilidad de imprimir tres tipos de documentos PDF según el uso que necesites hacer de ellos. ¡Veámoslos juntos! Los tipos de informes que se pueden descargar desde los botones azules indicados son respectivamente: 🖨️ Planning Room Este informe se divide en dos tablas principales. En la primera, las columnas individuales indican las informaciones más importantes de las reservas. Cliente: Nombre de la habitación real, nombre de la tipología de habitación, cualquier nota de mantenimiento interno (lavadora rota), el nombre del huesped y las fechas de la estancia. En este apartado también aparecerán las notas de limpieza, que podrás escribir en los detalles de la reserva: te será útil cuando quieras especificar si se necesita una cuna en la habitación y si necesitas especificar si preparar una cama de matrimonio o una cama individual Pax/Huéspedes: La cantidad de huéspedes incluidos en la reserva con la distinción entre adultos y niños. Tratamiento: El tratamiento reservado por el huésped según el plan tarifario elegido Estado: Indica si el huésped llega, se queda o se va. Hora de llegada: Como se especifica en los detalles de la reserva. Para limpiar: indica el estado de limpieza de la habitación P = habitaciones por limpiar C = limpio L = sábanas a cambiar (según las reglas establecidas en el Tableau) R = ordenar (según las reglas establecidas en el Tableau) ATENCIÓN: en esta columna aparecerán las leyendas C (limpio) y P (por limpiar) solo para los días de check-in y check-out: estas redacciones dependen del estado del cubo (verde y rojo respectivamente). Para los demás días de la estancia, existirán las indicaciones R (recolección) y L (cambio de sábanas) en función de la configuración establecida en el detalle de las habitaciones reales. La segunda tabla, en cambio, indica el número de huéspedes para cada Plan de Tarifas (tratamiento) 🖨️ Room status - QR code Este informe, además de todos los detalles descritos en el párrafo anterior, también incluye un código QR en la primera columna por cada habitación. De esta forma, el encargado de la limpieza puede escanear el código QR con su smartphone e informar que la habitación está limpia. 🖨️ Housekeep room El tercer informe está diseñado específicamente para el departamento de limpieza. Muestra el listado de habitaciones (o apartamentos) dividido por: habitaciones limpias y vacías habitaciones vacías por limpiar habitaciones fuera de servicio habitaciones ocupadas por limpiar ¡Hasta pronto! — 🐙

🛎️ Web concierge

Utiliza el web concierge para automatizar la gestión de reservas: web check-in para huéspedes, pagos seguros online, firma digital de contratos con código OTP y venta autónoma de servicios extra.

  • ¿Cómo hacer que los huéspedes paguen la tasa turística?

    Si en tu suscripción está activo el paquete Web Concierge, puedes activar las opciones Autorizar el pago a través del Web Concierge y Autoriza pago impuesto turístico en Marketing > Web Concierge. En este caso, solo tienes que redirigir al huésped al Web Concierge a través de una Plantilla de Email para que pueda proceder con el pago de la tasa turística. Esto ocurrirá de forma automática solo si, en Configuración > Cobros y condiciones de venta, has conectado uno de los Payment Gateway de nuestros partners, como por ejemplo Stripe. 🐙

  • Autentica la firma de contratos de alquiler con certificación OTP

    Si tienes activo el paquete Web Concierge en tu suscripción y necesitas solicitar a tus huéspedes la firma del contrato de alquiler, esta función es perfecta para ti. Podrás solicitar a tus huéspedes que firmen digitalmente el contrato de alquiler utilizando la certificación OTP (One Time Password), garantizando mayor seguridad y validez legal a la firma. Para activar el servicio, deberás cargar crédito en tu cuenta principal. El costo del servicio es de 0,50 € por mensaje. Configura la solicitud OTP Podrás configurar la solicitud del código OTP en la sección: Marketing > Web Concierge Cómo funciona para el huésped Firma del contrato Cuando el huésped acceda al Web Concierge para firmar el contrato de alquiler, podrá aceptarlo simplemente haciendo clic en el botón correspondiente . Recepción del código OTP El código OTP se enviará automáticamente por SMS y por correo electrónico al número de teléfono móvil y al correo presente en los detalles de la reserva. ¿Qué sucede si falta el número de teléfono? Si el huésped no ha proporcionado un número de teléfono móvil durante la reserva, o si este dato falta (por ejemplo, cuando la reserva proviene de una OTA que no comparte esta información), se le pedirá al huésped que se ponga en contacto directamente con el establecimiento para proporcionar su número. Completar la firma El huésped simplemente deberá: Introducir el código recibido por SMS El contrato aparecerá automáticamente firmado con su nombre y el número de teléfono utilizado para la verificación

  • ¡Pide información de vuelos a tus huéspedes!

    ¿Quieres saber el número de vuelo de tus huéspedes para controlar posibles retrasos y organizar mejor tus check-ins? ✈️ Puedes ver esta información en el detalle de la reserva: Si tienes web concierge activo en tu suscripción, puedes activar esta opción yendo a marketing > web concierge Cuando tus huéspedes accedan al web conserje, verán el campo para introducir el número de vuelo: Encontrarás esta información en el detalle de la reserva: Para obtener más información sobre el conserje web, le nuestro artículo o vea nuestro seminario web. 🐙

  • Crea un código de acceso 🔑

    Con Octorate, puedes crear un código de apertura asociado a la habitación/apartamento real seleccionado. Por eso, habrá que asegurarse antes de todo que el Tablón esté configurado correctamente! El código se puede asignar tanto por Octorate, creando una combinación de números aleatoria cada vez que se selecciones una habitación del PMS, como con un provider, a través de las API, como OK Home o bien STS Hotel (⚠️ si trabajas con otros proveedores, serán ellos mismos a enviarte el código. Por eso es mejor que desactives esta funcionalidad en Octorate). Para activar esta funcionalidad, accede a la sección Marketing > WebConcierge > Código de apertura puerta, y configura la primera entrada en ON. Elige cuántos números formarán parte del código y la plantilla para enviárselo al cliente. También puedes decidir si hacer obligatorios todos los campos administrativos y/o exigir que se completen todos los pagos antes de mostrar el código de apertura de la puerta. Para poder mostrar el código en el template, selecciona la variable accessCode, desde el menu [Habitación] el cliente recibirá el mail según las reglas configuradas para el template el código sera visible también accediendo al WebConcierge, en la sección dedicada ⚠️ CUIDADO El código se actualiza cada vez que se cambia la habitación real asociada a la reserva. En este caso, no olvides avisar al cliente dándole el nuevo código, visible también en las Notas Internas de la reserva 👇 Este artículo 👆 está muy relacionado con otro: Plantillas para Habitaciones Reales ✉️ --- Dale aquí para el artículo acerca del Web Concierge ¿Aún no tienes el Web Concierge? Escribe un mail a [email protected] --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Cómo solicitar los documentos de los huéspedes a través del Web Check-in

    ¿Quieres que tus huéspedes carguen las fotos de sus documentos durante el check-in online? Aquí te explicamos cómo configurar esta función. Configuración de la solicitud de documentos Ve a Marketing > Web Concierge En el lado derecho de la página, encuentra la sección Documentación Haz clic en el botón + naranja para añadir un nuevo campo Personaliza las etiquetas Puedes crear etiquetas personalizadas para indicar a los huéspedes qué documento cargar en cada campo. Por ejemplo: Documento de identidad - anverso Documento de identidad - reverso Pasaporte Puedes añadir todos los campos que desees. Para eliminar un campo: haz clic en el botón [-] ❌ Importante: recuerda hacer clic en Guardar en la parte inferior de la página para confirmar los cambios. Hacer los documentos obligatorios Si quieres que la carga de documentos sea obligatoria, activa la opción correspondiente en la configuración. De esta manera los huéspedes no podrán completar el web check-in sin haber cargado los archivos solicitados. --- Cómo funciona para los huéspedes El huésped accede al Web Check-in Hace clic en el botón para completar el Web Check-in Visualiza los campos para cargar las imágenes de los documentos Carga los archivos solicitados Hace clic en Guardar para completar la operación Será necesario hacer clic en [Guardar] para completar la operación. --- Dónde encontrar los documentos cargados Encontrarás las fotos guardadas en el detalle de la reserva, en la sección lista huéspedes ATENCIÓN: si tienes multiaccount, puedes ver las fotos accediendo a los datos de la reserva desde tu cuenta hija. 🔔 Nota: las fotos que subas en el web concierge se eliminarán automáticamente 5 días después del checkout. ¡Lee el artículo dedicado al Fast Check in! --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Web Concierge - Tu Conserje Virtual

    El Web Concierge es una plataforma de comunicación y una herramienta perfecta para tener bajo control los pagos, el status de las peticiones de tus huéspedes y sus datos. Un pack que incluye varios servicios: ¡vamos a verlos juntos! 📌 Informaciones adicionales 📆 Pídele al cliente insertar el horario de llegada, los datos de su vuelo y sus documentos, muestra la política de cancelación y los extras para que los puedan comprar. 📌 Check-in Online 👤 El cliente podrá insertar sus datos personales y de contacto y los documentos para completar el check-in online. ¡Ahorra el tiempo y mantén el control garantizando altos niveles de seguridad y confianza! ➡️ Pide las photos de los papeles 🗽 Puedes pedir a tus huéspedes que suban las fotos de sus papeles. 📌 Datos de Facturación 📄 El cliente podrá insertar sus datos de facturación, para que todas las operaciones de check-out sean más rápidas. 📌 Pagos 💳 Desde su pagina personal, tus clientes verán en tiempo real los pagos realizados y los que quedan pendientes: podrán pagar el saldo de la habitación, añadir o modificar reservas y gestionar los métodos de pago, en toda seguridad. 📌 Crea un contrato de alquiler 📎 Crea un contrato de alquiler que tus clientes puedan firmar online. También podrás decidir si activar la opción para solicitar la validación OTP. 📌 Código apertura puerta 🔑 Desde esta sección podrás generar un código de acceso a la habitación para tus huéspedes 📌 Mensajes 📱 Tus huéspedes podrán escribirte directamente desde el Web Concierge, recibirás los mensajes y podrás contestar desde Octorate. 📌 Email Templates 📩 Podrás crear infinitos modelos de correos y enviarlos manualmente o automáticamente a tus clientes: para confirmar o cancelar reservas, antes o después del check in, durante o después de la estancia. Los huéspedes no tendrán que descargar ninguna aplicación y el Web Concierge es accesible desde cualquier dispositivo. Podrás enviar el enlace al Web Concierge a tus clientes, creando un Template e incluyendo el enlace en el mail. Solo tendrás que seleccionar la variable como en la imagen aquí debajo 👇

  • ¡Solicita los datos de facturación a tus huéspedes!

    ¿Quieres solicitar a tus huéspedes los datos para emitir factura al final de su estancia? ¡Ahora es posible! Si tienes el web concierge incluido en tu suscripción, podrás pedir a tus huéspedes que completen antes de la estancia los datos para las fichas de alojamiento y los datos de facturación. ¿Cómo hacerlo? Primero deberás crear una plantilla de correos para enviar a tus huéspedes antes de la estancia. En la plantilla de email deberás insertar la variable Link a los datos de facturación. De esta manera, tus huéspedes podrán acceder al enlace que los llevará directamente a la sección donde insertar los datos para la facturación, dentro del web concierge.ù 🐙 Descubre más en el video del webinar:

  • Pagos (WebConcierge)

    Accede a la sección Marketing > Web Concierge y selecciona los elementos que quieres activar en la página web: Desde su página personal, los clientes verán en tiempo verán en tiempo real los pagos realizados y los que quedan pendientes: podrán pagar el saldo de la habitación, añadir o modificar reservas y gestionar los métodos de pago, en toda seguridad. ❗ Puedes solicitar a tus clientes que accedan a WebConcierge para insertar una tarjeta de crédito válida y pagar importes relacionados, por ejemplo, con la tasa turística, incluso si seleccionaron un método de pago diferente como Paypal durante el proceso de reserva o en el caso de reservas de OTAs externas que ya están pagadas por transferencia bancaria. Para que esto sea posible, se deben cumplir las siguientes condiciones: Disponer de una pasarela de pago activa para poder tramitar el cobro WebConcierge activo en la suscripción Elementos de pago en la sección Marketing> WebConcierge configurados en Sí (ver la primera captura de pantalla en esta página) Es importante que no haya una Tarjeta Virtual en el sistema No se debe haber emitido ningún documento fiscal (factura/recibo) Dale aquí para el artículo acerca del Web Concierge ¡Hasta pronto! 🐙

  • Informaciones Adicionales (WebConcierge)

    Accede a la sección Marketing > Web Concierge y selecciona las entradas según lo que quieras enseñar/activar en tu página web: Dependiendo de lo que hayas seleccionado, una vez terminada la reserva en el Motor de Reservas EVO, el huésped podrá visualizar las secciones siguientes: ➡ Pide horario llegada El sistema pedirá al cliente insertar el horario de llegada estimado ➡ Informaciones vuelo Pide al cliente informaciones acerca de su vuelo y ¡prepárate a acogerlo de la mejor forma posible! ➡ Política da cancelación Muestra tu política de cancelación en la página que resume los detalles de la reserva. ➡ Reserva más servicios Crea servicios adicionales en Configuración > Extra y decide si deseas mostrarlos en el Web concierge y permitir que tus clientes los añadan a la reserva. ➡ Permite a tus clientes bajar el documento fiscal Activando esta opción, tus clientes podrán descargar el documento fiscal emitido ¡directamente por el Web Concierge! IMPORTANTE: Recuerda que puedes solicitar a tus huéspedes que ingresen los datos de facturación en el concierge web. Puedes configurar una plantilla de email con una variable dedicada para dirigir a los huéspedes a la sección correspondiente. ¡Haz clic AQUÍ para descubrir cómo! Simplemente tendrán que hacer clic en el icono para abrir el archivo a descargar y/o imprimir. ➡ Permite al cliente bajarse un documento de cortesía (antes de facturar) Activando esta opción, en la sección dedicada a los datos de facturación, tus huéspedes visualizarán un proforma de la estancia. Si el huésped ha guardado sus datos en el formulario dedicado, resultará en el documento. Para abrirlo, tendrá que hacer clic en el mismo documento y luego podrá descargarlo y/o imprimirlo. ❗ Siendo un proforma, el documento en cuestión no tiene validez fiscal. Si quieres invitar a tus huéspedes a completar los datos de facturación con antelación, puedes configurar una plantilla de email - en este artículo te explicamos cómo hacerlo. ➡ Pide nombre y apellido de todos los huéspedes Esta función se refiere al motor de reservas, si este elemento está activo, durante la fase de reserva se le solicitará al huésped que ingrese los nombres de los huéspedes que viajan con él. ➡ Mostrar sección webcheckin Si utiliza otros sistemas externos para solicitar a los huéspedes los datos de sus documentos, puedes desactivar esta opción. ➡ Solicitud de los datos de todos los huéspedes durante el check-in Si esta opción está habilitada, se les solicitará a sus invitados que completen todos los formularios de invitados en el conserje web. ➡ Solicitar firma de huéspedes Al activar esta opción, en la sección web concierge donde los huéspedes introducen los datos para el check-in, también habrá un campo que les permitirá insertar una firma digital. Esta función es muy útil para poder solicitar la firma por parte del viajero, Lee el articulo. Dale aquí para el artículo acerca del Web Concierge ¡Hasta pronto! 🐙

  • Check-in Online (Web Concierge)

    En la sección Marketing > Web Concierge podrás gestionar el área relacionada con el check-in de tus huéspedes activando las opciones que encuentras debajo del campo Gestión del web check-in. Mostrar la sección de web check-in a los huéspedes: Esta opción te permite elegir si mostrar o no la sección donde los huéspedes pueden completar los datos del check-in. Si utilizas una aplicación externa para pedir los documentos a tus huéspedes, podrás desactivar esta opción. Solicitar completar el web check-in antes de acceder a las demás secciones Al activar esta opción, tus huéspedes accederán a tu web concierge directamente en la página donde deben introducir los datos para los formularios de registro. El huésped no podrá acceder a otras secciones del web concierge si antes no completa los datos. Solicite que se completen las fichas para todos los huéspedes en el momento del registro Al activar esta opción, el sistema pedirá a los huéspedes que completen todos los formularios previstos para su reserva. Solicitar firma de los huéspedes Activando esta opción, se pedirá a tus huéspedes que firmen los formularios completados en el web concierge. Solicita fotos de los documentos Al activar esta opción, los huéspedes deberán cargar obligatoriamente las fotos de los documentos al completar el check-in online. ❗ Atención → una vez guardadas, si las imágenes son obligatorias, no será posible eliminarlas ni cargar nuevas. Con el Web Concierge en la página de confirmación de la reserva, el huésped visualizará esta sección👇 Haciendo click en el botón [Online Check-in] el huésped podrá completar sus datos personales y aquellos de sus posibles compañeros de viaje: Así tendrás toda la información antes de su llegada y ¡el check in será súper rápido! ❗ ¿Sabías que en esta sección hay la posibilidad de pedir a tus clientes que suban fotos de sus papeles? 🗽 ¡Averigua cómo, leyendo el artículo dedicado! Dale aquí para el artículo acerca del Web Concierge ¿Aún no tienes el Web Concierge? Escribe un mail a [email protected]

➕ Extras

Configura los servicios extra para agregar a las reservas de tus huéspedes.

  • Gestiona el orden de los extras

    En la página de configuración de los extras (Configuración > Extras), ahora está disponible una nueva función que te permite personalizar el orden de visualización de los servicios adicionales de tu propiedad. El orden que establezcas se reflejará automáticamente también en tu motor de reservas, permitiéndote dar mayor visibilidad a los extras que son más importantes para tu negocio. Cómo cambiar el orden Ve a Configuración > Extras Haz clic en Editar orden En la página siguiente, arrastra y suelta los extras en la posición deseada Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar para confirmar los cambios Durante el proceso de reserva, los huéspedes verán los extras en tu motor de reservas exactamente en el orden que hayas establecido. 🐙

  • ¿Los extras creados en Octorate también se envían a los portales?

    Los extras creados en la sección Configuración > Extras / Consumos solo son visibles en el Motor de Reservas. Algunos portales permiten el envío de ciertos extras en la página de push de contenidos. Booking.com: Yendo a la página de push de Booking (channel manager > menú junto a Editar > Contenidos) y luego a la sección Tasas (Fees), podrás agregar eventuales suplementos para aplicar a todas las habitaciones del establecimiento conectado a Booking.com. Si necesitas crear un extra para una sola habitación del establecimiento, entonces contacta la asistencia de Booking.com para entender si es posible y cómo. Airbnb: Entrando en el detalle de la habitación/apartamento y haciendo clic en Configurar en correspondencia con la sección channel manager, podrás insertar un costo para los gastos de limpieza y extras seleccionándolos de los disponibles en el menú desplegable. Vrbo: Entrando en el detalle de la habitación/apartamento y haciendo clic en Configurar en correspondencia con la sección channel manager, podrás insertar un costo para los gastos de limpieza. Otros extras no disponibles en Octorate en la página de push de contenidos deberán ser creados en las extranets de los portales, si es posible. 🐙

  • La configuración del precio de la limpieza

    ¿Necesitas poner un gasto de limpieza para tus apartamentos? La configuración a realizar en Octorate depende de en qué portal se quiera mostrar esta información. ¡Veámoslo juntos! Si quieres configurar este extra para tus reservas directas, puedes simplemente configurarlo como extra en Configuración > Extras, ¡haz clic AQUÍ para ver cómo! Para incluir correctamente este extra en el cálculo de las estadísticas, te recomendamos conectarlo a una categoría específica que puedes crear haciendo clic aquí: Asociando el tipo "limpieza final" a la categoría Si quieres configurar este extra para los portales, tienes que saber que desde Octorate puedes enviarlo a las siguientes OTAs: Airbnb VRBO Marriot Holidu Hometogo Para enviar/modificar la tarifa de limpieza para estos portales, tendrás que hacer lo siguiente: Dale a Apartamentos/Habitaciones > Mostrar, haz clic en modificar correspondiente a la habitación/tarifa conectada al portal que te interesa modificar. Haz clic en Configurar en la sección Channel manager en el detalle de tu habitación: Seleccione el portal de tu interés y haz clic en "descargar información del portal" Cuando finalice la carga, verifique en la sección "tarifas" el valor que se importó del portal (si se configuró previamente en la ota) y cámbielo: Una vez configurado, dale a Guardar y Enviar a portales ⚠️ ATENCIÓN: Para todos los demás portales no mencionados en este artículo, el extra debe configurarse directamente en la extranet OTA. ¡Hasta luego! 🐙

  • ¡Cómo crear un paquete para el Motor de Reservas!

    Averigüemos cómo crear el Paquete "Trekking & Fun", un ejemplo práctico que te ayudará a aprovechar al máximo la función de los Planes de Tarifa. Primero, tendré que preguntarme: ¿Cuáles son las características del paquete? 1.Incluye dos servicios adicionales: una caminata guiada por la montaña y un almuerzo a base de polenta. 2. Solo está activo en otoño, desde el 1 de octubre hasta el 1 de diciembre 3. Cuesta 60 euros más por persona con respecto a la tarifa estándar. 4. Disponible para una estancia mínima de 3 noches ¡Veamos juntos cómo crearlo! 1.Extra En primer lugar, procedo con la creación de mis dos Extras desde la sección homónima, accesible desde el menú de configuración. Con respecto a la Polenta, decido insertarla como un Extra que me servirá exclusivamente para el Plan de tarifas, lo escondo entonces del Motor de Reservas y del Octosite, asegurándome de activar la entrada "Mostrar en Plan de tarifas" para que pueda seleccionarlo más adelante. En este caso no es necesario insertar un precio, pero sí agrego una imagen y una breve descripción y le doy a guardar. El trekking, por otro lado, es un extra que mis huéspedes también pueden reservar online añadiendolo a su reserva. Por eso hago que sea visible en el BE, siempre visible en el Plan de Tarifas y con un precio específico para quién decida añadirlo a la reserva, independientemente del paquete que estamos a punto de crear. 1.2.3. Creación del Plan de Tarifas Accede a la sección Habitaciones / Apartamentos> Planes Tarifarios> Añadir nuevo En la sección "Intervalo de tiempo", determino el período durante el cual se puede reservar el PT (2) Desde el apartado "Extra" agrego los servicios creados anteriormente como "obligatorios" (1) asegurándome de poner el precio en 0 porque he decidido que este paquete cuesta 60 euros más por persona y no quiero añadir también el coste de cada uno de los extras. Para añadir el suplemento de 60 euros por persona del plan tarifario, completaré la configuración correcta desde el apartado "Precio" (3) ¡Ya puedo guardar mi plan de tarifas! 4. Derivada con estancia mínima (3 noches). Puesto que en mi propiedad aceptamos estancias por un mínimo de una noche con respecto a la tarifa estándar, he de crear una tarifa derivada que tenga el elemento Estancia mínima si seleccionar entre las reglas de derivación y el Plan de tarifas Trekking & Fun seleccionado y le doy a guardar. Lo último que hay que hacer es aplicar la estancia mínima sobre la tarifa derivada en cuestión desde el Calendario. Solo tengo que realizar una simulación en el motor de reservas: ¡échale un vistazo al video para ver cómo se mostrará el paquete desde la perspectiva del cliente! ¡Hasta pronto! --- 🐙 P.S. Este artículo puede ser útil: ⚠️ Intervalo de tiempo y planes de tarifa

  • ¡El inventario de un Extra!

    ¿Organizas experiencias u ofreces con disponibilidad limitada? ¡Vamos a ver cómo configurar el inventario de un Extra! A la hora de crear un nuevo Extra, si seleccionas Por día, Por persona al día, Por cantidad al día como modalidad de cálculo, aparecerá la sección Cantidad 👇 Activa esta sección configurándola en Sí, para todos aquellos Servicios Extra o Experiencias que tienen disponibilidad limitada. Después de guardar el extra podrás acceder a la sección calendario Podrás abrir la disponibilidad en el calendario de ese extra específico, como harías para abrir la disponibilidad de una habitación: Si se añade un extra con inventario a una reserva, la disponibilidad del extra se decrementará (incluso si se añade manualmente). Atención ⚠️: El precio que introduzcas en la configuración del extra se convierte en el precio por defecto en el calendario. Si cambias el precio en la configuración, debes recordar actualizarlo manualmente también en el calendario - el sistema no lo hace automáticamente. 🔺 Atención - de momento, no existe una página única de Calendario para mostrar la disponibilidad de todos los Extras. De hecho, hay que acceder al detalle de cada Servicio, de la manera que acabamos de describir. Si este artículo te resulta útil, échale un vistazo también a Categorías en la sección de Extra. ¡Hasta pronto! 🐙

  • Categorías en la sección de Extra

    En la sección Configuración > Extras/Consumos puedes crear Categorías para vincular a tus extras. Crear una categoría te ayudará a hacer seguimiento de los tipos de servicios reservados por tus huéspedes. Además, si quieres configurar un cobro automático específico para los gastos de limpieza y/o el depósito de garantía, esto solo será posible configurando correctamente la Categoría. Ve a Configuración > Extras/Consumiciones y haz clic arriba a la derecha en Categorías Haz clic en añadir nuevo para añadir una nueva categoría: Introduce un nombre de la categoría (a tu elección) y selecciona el tipo de producto entre las opciones predefinidas: Una vez que hayas creado tus categorías, podrás vincularlas a tus extras: En la sección Estadísticas podrás ver todos los extras adquiridos por tus huéspedes durante un periodo específico, divididos por tipo: ¿Necesitas ayuda para manejar los Extras y su inventario? Este artículo puede ayudarte: El inventario de un Extra -- Si tienes alguna duda o pregunta, déjanos un comentario aquí o una pregunta en la sección dedicada de nuestra Community! ¡Hasta pronto!

  • Crea extras directamente desde tu cuenta Madre

    Como crear los extras en la cuenta Madre para todas las estructuras de tu Network Accede a tu cuenta Madre en la sección Configuración > Extra y dale a Crear nuevo extra Para más informaciones sobre cómo crear un extra dale aquí Si seleccionas todas las habitaciones, el extra será creado en todas tus estructuras del network Si quieres seleccionar solamente una parte de tus estructuras, selecciona las Habitaciones disponibles y ponlas en Sólo habitaciones seleccionadas En la cuenta hija encontrarás el extra en la sección Configuración > Extra ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¡Cómo registrar un Extra!

    Un cena romántica 🥘 el Tour de la ciudad 🌇 el acceso al Spa 💑 o el parking 🚗 --- ¿Ofreces a tus clientes unos servicios adicionales para que puedan añadirlos a su estancia? ¡Vamos a ver juntos cómo registrarlos en Octorate! Accede a la sección Configuración > Extras/consumiciones y haz clic arriba a la derecha en “crear nuevo extra”. En la siguiente página, empieza la configuración de tu extra: Introduce un nombre para tu extra Si lo necesitas, puedes añadirlo a una categoría Decide si quieres que sea visible en tu motor de reservas y/o en tu Octosite Decide si mostrar los extras en el motor de reservas con una vista extendida o compacta Marca el extra como obligatorio si es necesario Decide si el extra es reembolsable Mostrar en el Plan de Tarifas: activa esta opción si quieres añadir este extra a una tarifa para crear un paquete Mostrar en el PMS Configura el precio: Elige el modo de cálculo del extra: por persona, por reserva, etc. 🔺 Nota: Si eliges el tipo por día o por persona por día, podrás configurar el inventario del extra. ¡Para más información, haz clic aquí! Introduce el precio Introduce el IVA que quieres aplicar al extra. Si el IVA es 0, podrás definir también el tipo de exclusión y la referencia legal Define una unidad de medida Habitaciones: Establece un filtro de habitaciones si quieres que este extra se aplique solo a ciertas tipologías específicas Descripción: Introduce una descripción para tu servicio extra y/o un nombre diferente si quieres que aparezca otro nombre en tu motor de reservas. ⚠️ ATENCIÓN: Los extras obligatorios no se añadirán automáticamente si introduces una reserva manual directamente desde el calendario. Si quieres que se calculen también para reservas manuales, tendrás que crearla desde reservas > añadir reserva. La única excepción es para los extra de limpieza: si el extra de limpieza está vinculado correctamente a la categoría, se agregará automáticamente si se establece como obligatoria. Si deseas incluir tus servicios extra en una oferta, deberás añadir el extra al plan tarifario y crear así un paquete. --- ¡Hasta pronto! 🐙

📬 Email y chat

Configura mensajes automáticos para respuestas inmediatas y utiliza OctoGPT para gestionar preguntas complejas y curiosidades de los huéspedes. Monitorea todas las conversaciones e integra WhatsApp Business.

  • ¡Envía plantillas de correo eligiendo una franja horaria!

    Hemos añadido una nueva función que te permite elegir cuándo enviar las plantillas de correo a tus huéspedes, de manera aún más precisa. 📬 ¿Dónde se encuentra? Ve a Configuración > Plantillas de correo y abre la plantilla que quieras modificar (o crea una nueva con + Añadir nueva). Allí encontrarás la función Franja horaria de envío de correo: 🕓 ¿Cómo funciona la franja horaria? Puedes elegir una franja horaria en la que empezará el envío del correo. Hay 4 franjas disponibles, cada 6 horas: 00:00 - 05:59 06:00 - 11:59 12:00 : 17:59 18:00 - 23:59 La franja horaria se basa en el huso horario configurado en Configuración > Propiedad > Huso horario. ⏳ ¿Y si no eliges ninguna franja? ¡No pasa nada! Hemos añadido otra opción muy útil: Enviar solo después de la hora mínima de check-in Si activas esta opción, el correo se enviará únicamente después de la hora de check-in del alojamiento, que configuras en Motor de Reservas EVO > Configuración general. Así te aseguras de que tus huéspedes reciban el correo solo cuando realmente puedan hacer el check-in. 🐙 Descubre más en el video del webinar:

  • Cómo Crear Etiquetas Personalizadas para Mostrar Información a Tus Huéspedes

    ¿Quieres enviar información importante a tus huéspedes de manera simple y automática? Las etiquetas personalizadas son la solución ideal. Qué Son las Etiquetas Personalizadas Las etiquetas personalizadas te permiten crear mensajes específicos que se muestran automáticamente a tus huéspedes en diferentes puntos de su recorrido de reserva y estancia. Cómo Crear una Nueva Etiqueta Desde la sección configuración > etiquetas personalizadas puedes hacer clic en + agregar y comenzar a crear tus etiquetas. En la siguiente pantalla configura la etiqueta de la siguiente manera: Nombre interno: Elige un nombre para reconocer la etiqueta en el sistema (solo tú lo verás) Vinculación: Decide si asociar la etiqueta con: Tipo de habitación Habitaciones reales Tipo de etiqueta: Selecciona el formato: Solo texto Enlace clickeable Nombre público: Escribe el título que verán tus huéspedes Dónde Mostrar las Etiquetas Una vez definidos los detalles, podrás decidir en qué secciones mostrar la etiqueta. Elige si mostrarla en: 📱 Octosite (solo para etiquetas vinculadas a la habitación): La etiqueta aparecerá en tu sitio web 🗓️ Motor de Reservas (solo para etiquetas vinculadas a la habitación) Visible durante el proceso de reserva 🛎️ Concierge Web Mostrada en el área reservada para huéspedes Opción adicional: mostrar solo desde la fecha de check-in 🎫 Voucher (solo para etiquetas vinculadas a la habitación) Incluido en los vouchers de reserva Cómo Insertar el Contenido de la Etiqueta Una vez creada la etiqueta, agrega el contenido real: Para Tipos de Habitación Ve a los detalles del tipo de habitación Encuentra la sección de etiquetas personalizadas Inserta la descripción de la etiqueta Para Habitación Real Accede al detalle de la habitación en el PMS Encuentra la sección de etiquetas personalizadas Agrega el contenido deseado Uso con Plantillas de Email Las etiquetas pueden incluirse automáticamente en los emails enviados a los huéspedes: Accede a las plantillas de email que te interesan Agrega las variables de tus etiquetas personalizadas El contenido se insertará automáticamente en los emails Comunicación con Colaboradores Además de los huéspedes, puedes usar las etiquetas para comunicarte con: Personal interno Proveedores externos Colaboradores terceros Esto es posible configurando direcciones de email personalizadas para el envío automático. Ventajas de las Etiquetas Personalizadas ✅ Comunicación automática: La información se envía sin intervención manual ✅ Flexibilidad: Puedes crear etiquetas para cualquier tipo de información ✅ Multicanal: Una sola etiqueta puede aparecer en múltiples puntos del customer journey ✅ Personalización: Contenidos diferentes para tipos de habitación o habitaciones específicas Descubre más en el video del webinar:

  • OctoGPT : ¡Utiliza nuestro asistente virtual para responder a tus huéspedes!

    ¿Necesitas ayuda para responder rápidamente a todas las solicitudes de tus huéspedes? ¡Desde hoy podrás tener a nuestro asistente virtual como tu aliado! Sabemos que atender las solicitudes y curiosidades de los huéspedes es un trabajo importante que puede llevar mucho tiempo. A veces, la respuesta oportuna a las diversas preguntas de los huéspedes puede ser uno de los elementos cruciales de evaluación para quienes desean dejar una reseña. Por estos motivos decidimos integrar nuestro chat con inteligencia artificial. El asistente virtual podrá responder las preguntas de tus huéspedes utilizando la información recopilada sobre tu propiedad y reservas. Antes de empezar, tendrás que cargar un crédito en tu cuenta de Octorate desde la sección "Mi suscripción". En configuración > OctoGPT tendrás el panel de control de esta función. En la sección Instrucciones personalizadas para proporcionar a la IA puedes escribir libremente información adicional que quieras usar en las respuestas del Bot: Puedes configurar toda la información general sobre la propiedad y las habitaciones directamente en las secciones correspondientes de Octorate, encontrarás enlaces directos a las secciones dedicadas: Para utilizar esta herramienta correctamente, te invitamos a verificar que toda la información de tu propiedad esté compilada correctamente: Verifique la información de su propiedad en Configuración > Propiedades Consulta los horarios de entrada/salida introducidos en el motor de reservas > configuración general Consulta los detalles de tus habitaciones/apartamentos en apartamentos/habitaciones > editar: - La descripción de la habitación/apartamento, con información del entorno, la contraseña wifi e información útil para los huéspedes: Otros detalles se pueden introducir en el apartado de características generales, como metros cuadrados o comodidades: La sección de servicios se puede enriquecer con información detallada que puedes agregar para permitir que la inteligencia artificial responda las preguntas de tus huéspedes. Los servicios que serán tenidos en cuenta por la IA tendrán el símbolo de un robot. En este caso, si un huésped preguntara "¿Está equipada la playa?" , el chatbot responderá con la información específica agregada para este servicio. El chatbot responderá a varias solicitudes utilizando toda la información puesta en estos campos. Es importante saber que, en cualquier momento, tu huésped tiene la posibilidad de solicitar contacto directo con el personal de tu propiedad; en este caso, recibirás una notificación. En caso de que el bot no pueda brindar una respuesta adecuada, la conversación se reenviará automáticamente a tu equipo. En este caso, se enviará un mensaje a la dirección de correo electrónico del establecimiento. Tendrás la oportunidad de ver el reporte de mensajes enviados desde la sección correspondiente: El informe te dará la lista de mensajes enviados por el bot y el precio correspondiente calculado en base a las comisiones del chat de gpt. Información importante para tu multicuenta Te recomendamos verificar que en tu network el master de facturación coincida con el master de calendario. Si tienes dudas sobre este punto, te invitamos a contactarnos. Si quieres activar Octogpt solo en algunas estructuras de tu network, podrás activar la conexión solo en las cuentas hijas que te interesen, dejando esta función desactivada en el master. Si tienes un multiaccount y estás interesado en configurar la misma información en todos los IDs , puedes poner la información en tu cuenta master y se sobrescribirá automáticamente. 🐙

  • ¿Cómo añadir una imagen a tus plantillas de correo?

    Si estás configurando tus plantillas de email y quieres añadir una imagen, ¡te explicamos cómo hacerlo! En la sección de configuración > email template tienes la posibilidad de configurar tus mensajes automáticos. Puedes personalizarlos y, por supuesto, puedes añadir imágenes. Para hacerlo, tendrás que obtener un enlace de tu imagen (esto se llama hostar una imagen). Imagina que quieres cargar la imagen de tu logo en tu plantilla. En primer lugar, te recomendamos de cargar la foto en la sección booking engine > imágenes > logo, desde esa misma sección coloca el ratón sobre la imagen y haz clic derecho > copiar la dirección de la imagen. Vuelve a la plantilla que estás creando y haz clic en el icono de imagen: Pon el link de la imagen que has copiado en el campo URL y guarda: Puedes también modificar los campos anchura y altura si quieres cambiar el tamaño: Tu logo aparecerá en tus plantillas de correo electrónico. Puedes cargar cualquier otra imagen, siempre y cuando se haya cargado previamente en la web. ATENCIÓN: Como ya sabrás, Airbnb ya no proporciona el alias de correo electrónico de los huéspedes. Las plantillas de correo electrónico para este portal se enviarán por chat. En este caso, cualquier formato personalizado o imágenes no se tendrán en cuenta en el mensaje de chat.

  • Conecta Whatsapp Business con Octorate!

    Conecta tu cuenta de WhatsApp Business a Octorate para automatizar el envío de mensajes preconfigurados a tus huéspedes, directamente a través del número de teléfono indicado en la reserva. Esto es lo que necesitas para comenzar: Una cuenta Facebook Business (Meta). Una cuenta Bird con una suscripción activa. Un número de teléfono dedicado a WhatsApp Business. Puedes usar un número fijo, pero asegúrate de que no esté ya conectado a otra cuenta WhatsApp activa. Evita usar tu número personal. Tendrás que usar Google Chrome para establecer la conexión 1. Configurar las cuentas necesarias A. Crea tu cuenta Bird Ve al sitio web de Bird y haz clic en login en la parte superior derecha, luego en Sign up. Regístrate usando un email empresarial, como @octorate.com. No se aceptan emails genéricos como @gmail o @libero. Activa una suscripción para poder conectar Bird a Octorate. Carga crédito en tu cuenta Bird. B. Conecta tu número a Meta Una vez que tengas una cuenta Bird funcionando, procede con la configuración de tu número de teléfono. Accede a tu cuenta Bird. En el menú en la parte inferior izquierda, haz clic en tus iniciales (1), luego en Developer (2). Selecciona Whatsapp (3) y después Whatsapp setup (4). Decide si comprar un nuevo número directamente en Bird o si usar un número que ya tienes. Si ya tienes un número, selecciona "I have my own number". Sigue el procedimiento guiado para conectar el número a tu cuenta Facebook Business (Meta). Cuando se te solicite, haz clic en "click here to start" y sigue las instrucciones en las ventanas emergentes. Una vez completado, haz clic en Install Whatsapp en la parte inferior. 2. Obtener las credenciales de Bird para la integración Para conectar Bird a Octorate, debes proporcionarnos tres datos específicos: A. Organization ID Haz clic en tus iniciales en la parte inferior izquierda. Ve a Organisation y después a General. Copia el Organization ID que encuentras en esta sección. B. API Key (Access Key) En el menú de la izquierda, haz clic en Developer (1) y después en Preferences (2). Selecciona API Access Key (3) y haz clic en Add new access key (4). Configura el Key name y Key description en Octorate Whatsapp. Para las Rules, selecciona Organization owner. Haz clic en Guardar. Se generará una clave (Token). Copia esta clave y guárdala en un lugar seguro, deberás proporcionárnosla. C. Channel ID Haz clic en tus iniciales en la parte inferior izquierda (1). Ve a Admin console (2) y después a Channels (3). Selecciona WhatsApp by Bird. En este punto encontrarás el channel ID que tendrás que copiar y proporcionarnos. 3. Conectar Octorate a WhatsApp Business Una vez obtenidas las credenciales, estás listo para el último paso. Accede a tu cuenta Octorate. Ve a Configuración y después a Email Template. Haz clic en el botón Whatsapp business. Pon la apikey y el channel id que has descargado desde Bird, guarda y envía un mensaje de test para empezar utilizar Whatsapp Business. El mensaje de prueba se enviará al número de móvil configurado en configuración > propiedades. Las ventajas de la integración Acceso desde múltiples dispositivos: No necesitarás un teléfono físico. Todos los usuarios con acceso a Octorate podrán gestionar las comunicaciones vía WhatsApp con los huéspedes. Conversaciones vinculadas: Todos los chats estarán directamente asociados a sus respectivas reservas, haciendo más simple la gestión de la comunicación. Envío automático de mensajes: Configurando WhatsApp como canal de comunicación principal, las plantillas de email se enviarán automáticamente a través de este servicio. Una vez configurada la conexión con WhatsApp, podrás enviar automáticamente las plantillas de email a tus huéspedes a través de este canal, estableciendo WhatsApp como primer canal de comunicación: Cómo funciona para tus huéspedes Cuando envíes un mensaje, el huésped recibirá una solicitud de aceptación en WhatsApp. Deberá aceptarla dentro de 24 horas para poder comunicarse contigo. Si no lo hace, el sistema intentará enviar el mensaje a través de los otros canales disponibles (portal o email). El huésped debe aceptar la solicitud en whatsapp dentro de las 24 horas, de lo contrario, el sistema vuelve a intentar el envío del mensaje escrito por la propiedad a través de los otros canales disponibles (portal o correo electrónico). Nota importante: El mensaje de solicitud está pre-aprobado por Meta y no puede ser modificado. Podrás ver todos los mensajes enviados a través de WhatsApp directamente en el detalle de la reserva o en la sección "Chat" de Octorate. FAQ: Limitaciones e información adicional ¿Por qué no puedo utilizar una dirección de correo electrónico genérica para registrarme en MessageBird? MessageBird requiere un correo empresarial para garantizar la autenticidad y profesionalidad de la cuenta creada. Los correos de dominio genérico como Gmail.com no son aceptados. ¿Puedo utilizar el número de WhatsApp en múltiples dispositivos o aplicaciones? No. El número conectado a la integración de WhatsApp Business en Octorate no puede ser utilizado en otras cuentas de WhatsApp o dispositivos. Aunque uses un número fijo, este será accesible exclusivamente a través de la integración con Octorate. ¿Qué pasa con los mensajes existentes de mi cuenta de WhatsApp? Si utilizas un número ya activo en WhatsApp, perderás el historial de mensajes existentes. Por lo tanto, recomendamos utilizar un número nuevo y dedicado. ¡Para más información, no dudes en contactarnos! 🐙

  • ¡Archiva las conversaciones con tus huéspedes!

    ¿Sabías que ahora es posible archivar los mensajes de tus huéspedes? 💬 ¿Cuántas veces has querido ordenar tus chats y dejar solo las conversaciones más importantes? ¡Ahora puedes! Desde la sección de chat de Octorate puedes ver todos tus mensajes. En el detalle de cada conversación individual con un huesped, encontrarás la opción de moverla al archivo: Una vez archivadas, las conversaciones aparecerán con este icono gris: Al hacer clic en los iconos que ves en la parte superior de la lista de tus conversaciones podrás decidir si: 1. Ocultar las conversaciones archivadas: 2. Mostrar las conversaciones archivadas: 3. Ocultar conversaciones ya leídas: 4. Mostrar conversaciones ya leídas: 5. Marcar todo como leído: ¡Comuníca con tus huéspedes directamente desde su cuenta de Octorate y controla tus conversaciones para no perder los mensajes más importantes! Si quieres saber más sobre todas las funciones de nuestro chat, consulta nuestro artículo! 🐙

  • ¡El nuevo chat de Octorate!

    Como sabrás, al hacer clic en el ícono de mensajes ubicado en la parte superior derecha de tu cuenta de Octorate, puedes ver los mensajes con los huéspedes de tus reservas: Aquí podrás ver todas las conversaciones con tus invitados. Verás en verde los que aún no se han leído y en gris los que ya se han leído. Desde aquí puedes responder a los mensajes de tus reservas decidiendo cómo enviar el mensaje. - A través del portal (por el momento el servicio está disponible para Booking, Expedia, Airbnb y VRBO) - A través del chat de Octorate (conserjería web) - A través de Whatsapp web o Whatsapp Business Es posible insertar archivos adjuntos en sus mensajes de chat (1) y cargar las plantillas de correo configuradas en su cuenta de Octorate (2) También es posible traducir automáticamente los mensajes enviados por los clientes: También puedes escribir a tus huéspedes mensajes traducidos automáticamente a su idioma: En el chat también es posible escribir notas internas que pueden ayudarte a resumir las solicitudes del cliente o quizás dejar una nota para otros compañeros que tengan que gestionar la reserva: También es posible marcar mensajes como no leídos, puedes hacerlo haciendo clic en el botón en la parte superior derecha: Además, el nuevo chat de Octorate también te notificará cuando tengas reseñas para tus huéspedes de Airbnb: Primero le avisará cuando tenga que hacer una revisión. Luego, se le enviará un segundo mensaje como recordatorio, 7 días después. Para obtener más información sobre las reseñas de Airbnb, consulte el artículo completo.

  • Plantillas para Habitaciones Reales ✉️

    Si tienes el WebConcierge incluido en la suscripción pero, sobre todo si el Tablón ha sido configurato correctamente, puedes crear y enviar mensajes específicos para tus habitaciones reales, ¡a ver cómo! 📍Si quieres enviar la plantilla a unas habitaciones reales en concreto, selecciónalas en el apartado Habitaciones PMS podrás elegir entre ➡️ Sólo si está especificado en la reserva la plantilla se enviará para toda reserva que lleve una habitación real asignada ➡️ Seleccionar el template sera enviado a las habitaciones reales desplazadas a la casilla derecha 📍 Si quieres que el nombre/número de la habitación sea visible en el texto, simplemente habrá que seleccionar la variable dede Habitaciones PMS El cliente verá el nombre/número de la variable en el correo recibido Asignar plantillas a habitaciones reales puede ser fundamental a la hora de enviar detalles específicos a tus clientes, ¡como el código de acceso a la habitación! Dale AQUÍ para leer el artículo dedicado --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Filtros de las plantillas de correo: ¿cómo funcionan?

    Los filtros de las plantillas de email sirven para decidir cuándo debe enviarse un email automático. En la práctica, cada filtro es una condición: si se cumple, el email se envía; si no, el envío se bloquea. En este artículo nos centramos en el filtro “Tasa turística cobrada”, explicándolo en detalle, y luego repasamos los demás filtros disponibles. ¿Qué es un filtro en las plantillas de email? Un filtro: se configura directamente dentro de la plantilla de email comprueba una condición relacionada con la reserva o el huésped decide si el email debe enviarse o no Es especialmente útil para enviar comunicaciones solo cuando realmente son necesarias, evitando mensajes repetitivos o fuera de contexto para el huésped. Para ver los filtros, ve a Configuración > Email Templates, haz clic en [Editar] para personalizar una plantilla existente o en [Añadir nuevo +] para crear una nueva. Dentro de las opciones de configuración (explicadas en detalle en el artículo dedicado a las plantillas), puedes activar Mostrar filtros ⬇️ Enfoque: “Tasa turística cobrada” Este filtro comprueba el estado del pago de la tasa turística y puede tener tres valores: 1️⃣ Ignorar El sistema no tiene en cuenta la tasa turística. El email se enviará independientemente de si la tasa ha sido pagada o no. 2️⃣ Cobrada La plantilla se envía solo si la tasa turística ha sido pagada. Funciona únicamente si el pago de la tasa turística está activado en el Web Concierge. Algunos ejemplos prácticos: email de confirmación del pago de la tasa mensaje de agradecimiento tras el pago envío de recibos o información posterior al pago Si el pago de la tasa no está activado en el Web Concierge, esta condición nunca se cumplirá. 👉 AQUÍ encontrarás toda la información para activar el pago de la tasa turística en el Web Concierge. 3️⃣ No cobrada El email se envía solo si la tasa turística NO ha sido pagada. Por ejemplo: recordatorio antes de la llegada mensaje automático para invitar al pago online aviso durante el check-in Otros filtros disponibles en las plantillas de email A continuación, un resumen de los demás filtros con una breve explicación. 💳 Pago (cobro) recibido Comprueba el estado del cobro de la reserva. Opciones disponibles: Ignorar → sin control del pago Cobrado parcialmente → el email se envía si solo se ha recibido un anticipo Cobrado completamente → el email se envía solo si el total ha sido pagado No recibido → el email se envía si no se ha recibido ningún pago 🧾 Check-in online completado Comprueba si el huésped ha completado el check-in online. Completado → check-in completado No completado → check-in no completado Deshabilitado → el sistema no tiene en cuenta el check-in online ⏰ Hora de llegada indicada Comprueba si el huésped ha indicado su hora de llegada entre las informaciones adicionales. Indicada No indicada Deshabilitado ✍️ Contrato firmado Comprueba el estado de la firma del contrato digital. ¡Lee el artículo dedicado! Firmado → contrato firmado No firmado → contrato no firmado Deshabilitado → función no activa 📄 Condiciones de cancelación Comprueba el tipo de política aplicada a la reserva. Deshabilitado Reembolsable No reembolsable Para cualquier duda o pregunta, no dudes en contactarnos. ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¿Cómo copiar un template en varios IDs?

    Si tienes una cuenta múltiple y quieres crear una plantilla para usarla en todas o bien en algunas de las cuentas de tu network, ¡simplemente tendrás que crearla desde la cuenta Madre! ⬇️ Accede a la sección Marketing > Plantillas de correo de la cuenta Master, luego dale a [Añadir Nuevo +] para crear un nuevo template. Presta atención a la sección Habitaciones. En este caso, puesto que nos encontramos en la cuenta madre, con Habitaciones hacemos referencia a todas las unidades presentes en cada ID hijo (tanto habitaciones como apartamentos, por supuesto). Puedes elegir enviar las plantillas para todas las habitaciones de todas las cuentas, o bien seleccionar elementos específicos👇 En este último caso, dale a Seleccionar desde el menu desplegable. Haz clic en el elemento que te interesa, luego en la flecha para moverlo hacia el panel derecho, de las habitaciones seleccionadas. Repite esta operación para todos los elementos que te interesan. Si es necesario, sigue las mismas instrucciones para seleccionar también las habitaciones reales. Completa la configuración y guarda tus modificaciones. Si tienes cualquier duda, échale un vistazo al artículo general acerca de la configuración de las plantillas. --- Desde la sección Marketing > Plantillas de correo de cada cuenta hija, verás las plantillas creadas en la cuenta madre marcadas con el icono del network. Además🔺 en correspondencia de esas plantillas no habrá botón [Editar] porque, por conveniencia, solo se pueden editar por la cuenta Master en la que se crearon. ❕ Siempre puedes decidir seguir creando plantillas en cada cuenta específica. 🔺 Recuerda - la función de las Plantillas pertenece al paquete del WebConcierge --- ¡Hasta pronto! 🐙

Gestión de cobros y facturación

  • Cómo gestionar los cobros de tus reservas

    En esta guía trataremos de explicarte todo lo que necesitas saber para la gestión de los cobros de tus reservas. Para la gestión de tus reservas directas, provenientes del Motor de reservas, podrás decidir qué métodos de pago activar. Puedes elegir entre: Tarjeta de crédito PayPal Transferencia bancaria Pago en el establecimiento Si quieres activar el método de pago con tarjeta de crédito, deberás decidir de qué manera querrás gestionarlas. Tienes dos posibilidades: Gestionar las tarjetas de crédito cobrándolas manualmente desde tu TPV. Para hacerlo necesitarás configurar un PIN de seguridad que te permitirá acceder a los datos de la tarjeta de crédito. Si aún no lo has configurado, puedes ver cómo hacerlo en esta guía. Gestionarlas automáticamente gracias a la conexión con una pasarela de pago. Si no quieres gestionar las tarjetas de crédito manualmente, podrás considerar la integración con una pasarela de pago. Encontrarás toda la lista de nuestros socios en la sección configuración > cobros automáticos y configuración de venta: Los más usados son: - Stripe - Syspay - Payulatam - Addonpayment Para entender qué pasarela de pago es más adecuada para tus necesidades, te recomendamos consultar sus sitios web o ponerte en contacto con su asistencia. No tenemos información sobre los costos de comisión que solicitan u otros detalles que puedan serte útiles para decidir qué plataforma sea más estratégica para ti. Si has decidido integrar una pasarela de pago, también puedes configurar cobros automáticos. Los cobros de tus reservas se procesarán automáticamente siguiendo las reglas que hayas configurado. Es importante saber que también puedes solicitar a tus huéspedes que introduzcan los datos de la tarjeta de crédito a través del web concierge. Esto te será útil para las reservas que introduces manualmente. El huésped podrá transmitirte los datos de la tarjeta de crédito de forma segura y tendrás siempre un método de pago introducido como garantía. Si tienes una multicuenta y quieres que todas tus cuentas hijas tengan configurados los mismos métodos de pago, la misma pasarela de pago y los mismos cobros automáticos, es posible configurar toda esta información en tu cuenta principal y copiarla en las hijas* En cuanto a los portales, toda la información que hemos visto hasta ahora respecto a los cobros automáticos sigue siendo válida, pero vale la pena añadir algunos detalles. Si recibes de los portales tarjetas virtuales, puedes crear reglas de cobro específicas configurando el filtro por tipología de tarjeta y por portal: *ATENCIÓN: Si necesitas crear una regla de cobro automático configurando un filtro por portal, deberás crearlo en las cuentas hijas individuales. No será posible configurar este filtro desde la cuenta principal. Si quieres utilizar los cobros automáticos también para las reservas que provienen de los portales, te recomendamos prestar atención a tu configuración: Si en tus habitaciones has asociado más de un plan tarifario Entonces deberás crear tus cobros seleccionando la opción "aplicar a" de esta manera: Si necesitas información específica sobre la gestión de pagos para Booking.com, puedes consultar este artículo. Si en cambio quieres conectar VRBO, debes saber que este portal lee de la configuración de Octorate los métodos de pago disponibles. En este artículo encuentras toda la información. ¿Aún tienes dudas? ¡Mira nuestro Webinar! 🐙

  • Cargo y preautorización con Payment Gateway activo

    ¿Estás utilizando un Payment Gateway con el que estamos integrados y necesitas cobrar el importe de la reserva de la tarjeta de un cliente? ¡Este es el artículo adecuado para ti! 😃 Nota: Si aún no has configurado correctamente tu pasarela de pago, haz clic aquí para ver cómo configurar Syspay o Stripe; si en cambio usas nuestra pasarela gratuita solo para visualizar las tarjetas haz clic aquí) Accede a la sección Reservas y consulta el detalle de la que te interesa. En la sección cobros encontrarás la información relativa a los cobros de esta reserva y al método de pago. Para registrar un nuevo cobro, podrás hacer clic en el botón correspondiente: elige el tipo de pago (por lo tanto, Tarjeta de crédito) introduce qué importe quieres cargar (si todo o solo una parte) si quieres cobrar también el importe de la tasa turística deja el importe escrito, de lo contrario elimínalo si quieres recibirlo en el establecimiento en efectivo especifica si quieres cargar o preautorizar** Finalmente haz clic en [Guardar] ¡y la transacción se completará! 👍 ¡ATENCIÓN! 🔺 La posibilidad de reembolsar la tarjeta del cliente depende del contrato con la pasarela de pago que estés utilizando. Usa en cambio este botón mostrar tarjeta 👇 para ver la tarjeta de crédito del cliente Se abrirá una pantalla donde introducir tu PIN de la pasarela de pago y así tener acceso a la tarjeta de crédito del cliente. Preautorización Cuando registras una preautorización, la verás en la sección de cobros en color azul claro, con dos acciones distintas disponibles: Confirmar y Anular. Qué ocurre cuando anulas una preautorización Aparece el texto “Preauth revoked” El estado permanece en azul, por lo que no se muestra como un error Esto permite distinguir claramente entre un error real y una preautorización correctamente anulada. 🐙

  • ¿Cómo editar una regla de cobro?

    ¿Tienes una pasarela de pago y has configurado cobros automáticos con condiciones específicas para los pagos de tus reservas? Desde el apartado Configuración > cobros y condiciones de venta, puedes configurar tus cobros automáticos. Si necesitas cambiar tus políticas de cobro, necesitas saber qué pasos seguir. Tomemos un ejemplo: Para tus habitaciones con tarifa flexible siempre recibes el 30% 5 días antes del check-in. Tienes una política de pago que aparecerá así: Por motivos internos, es posible que decidas cambiar esta política de cobro y comenzar a cobrar el 50%. En este caso, es importante asegurarse de que las reservas recibidas hasta este momento mantengan, sin embargo, la antigua política de cobro, la del 30% que estaba activa cuando los huéspedes reservaron, evitando así cambiar sus condiciones de pago. ¿Cómo hacer? Apareció en la configuración de pago este nuevo elemento: Puedes proceder de esta manera: Configura el pago anterior poniendo la fecha de hoy como la última fecha de solicitud en "válido para reservas creadas desde" Crea el nuevo recibo que se aplicará a las reservas creadas a partir de hoy: Si lo necesitas, conecta este nuevo pago al plan tarifario. De esta forma, las reservas recibidas hasta la fecha se mantendrán sin cambios, mientras que a las nuevas reservas ya se les aplicará la nueva política de cobro.

  • Usa PayUlatam como pasarela de pago

    ¡Con este artículo descubrirás cómo configurar la conexión con PayUlatam para procesar los pagos de tus reservas a través de Octorate! Para activar la conexión con PayUlatam, tu propiedad debe estar ubicada en un país de América Latina y la moneda establecida tiene que ser una de las siguientes: - Pesos Colombianos - Pesos argentinos - Reales brasileños - Pesos chilenos - Pesos mexicanos - Nuevos soles peruanos Si ya has revisado la configuración y tienes una cuenta creada con Payulatam, accede a la sección Configuración > Cobros automáticos y condiciones de venta y selecciona Payulatam: Luego podrás completar los datos requeridos que te proporcionará el portal: Payulatam permite procesar los cobros automaticos desde Octorate, de todas formas, se recomienda verificar que los datos puestos ​​durante el proceso de pago sean correctos. Si los datos ​​son incorrectos, la tarjeta de crédito será rechazada y prohibida por Payulatam, por lo que será necesario solicitar un nuevo método de pago al huésped. ⚠️ ATENCIÓN: Con Payulatam es posible procesar un solo cobro en la misma tarjeta de crédito. Por ejemplo: Si tienes un cobro automático de un depósito al momento de la reserva, el saldo tendrà que ser pagado por otro método de pago o directamente a la llegada. ¡Hasta pronto! 🐙

  • ¿Sabes cómo solicitar un depósito de seguridad?

    ¿Necesitas configurar un depósito de seguridad para tus reservas? Primero, deberás configurar un Extra con el importe del depósito. Necesitarás crear una categoría para vincular a este extra con el tipo específico "Depósito de seguridad". Para crear una nueva categoría, ve a configuración > extras/consumiciones > categorías: Después de configurar correctamente el extra del depósito, podrás proceder a configurar un cobro automático desde la sección configuración > cobros automáticos y condiciones de venta. Configura el cobro automático definiendo los importes a cargar y cuándo, podrás seleccionar específicamente la opción de Depósito como se muestra en la pantalla a continuación 👇 En la configuración del cobro, podrás establecer días para el reembolso automático: En la sección Registrar importes cobrados del detalle de la reserva, se generará una línea dedicada al cobro y la devolución se realizará automáticamente después del check-out, siguiendo el tiempo que hayas establecido. ❌ ¿Qué pasa si no quiero devolver el importe por daños causados a la propiedad ? Simplemente haz clic en el botón del reloj de arena en los detalles de la colección: El cobro aparecerá con este texto: De lo contrario, el cobro será reembolsado según lo indicado por la regla, y el extra del depósito se eliminará automáticamente de la reserva. ⚠️ Como se subraya en el artículo dedicado a los Cobros Automáticos, las reglas solo funcionan si hay una pasarela de pago asociada a la cuenta. De lo contrario, Octorate no tendría forma de ponerse en contacto con un sistema capaz de cobrar en la tarjeta de crédito de un cliente. IMPORTANTE: Si el extra del depósito se configura correctamente y se establece como obligatorio, se añadirá automáticamente también a las reservas procedentes de las OTA. --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Políticas de cancelación personalizadas

    Con Octorate puedes crear políticas de cancelación personalizadas para asociarlas a tus tarifas. Desde la sección Configuración > Cobros y condiciones de venta, podrás acceder al apartado de políticas de cancelación y hacer clic en el símbolo + para empezar a configurarlas: Después de elegir el nombre para tu política de cancelación, tendrás que configurar los detalles, introduciendo la siguiente información: El número de días antes del check-in del huésped, después de los cuales, si el cliente cancela la reserva, se aplicará la política de cancelación 💳 La hora límite Luego podrás definir el valor de la penalización que se aplicará. Puedes elegir si cobrar el valor de una o más noches, un importe fijo o un porcentaje: El cálculo del valor porcentual tendrá en cuenta el importe total de la estancia. El campo Título y Detalles te permite introducir un título para la política de cancelación visible para tus huéspedes, así como una breve descripción que se mostrará en el motor de reservas y en el vocher de confirmación: Toda la información introducida en la configuración se mostrará también en el motor de reservas al momento de reservar. Tus huéspedes siempre estarán informados de las políticas de cancelación aplicables a la tarifa que han reservado. Si activas la opción no reembolsable en la configuración de la política de cancelación, las tarifas asociadas aparecerán con el símbolo del billete en color rojo: Y también en este caso, esta información aparecerá en el motor de reservas: La misma información también se mostrará en el voucher de confirmación: Después de crear las políticas de cancelación, tendrás que asociarlas a los planes tarifarios. Si aún no has configurado los planes tarifarios para tu propiedad, puedes leer nuestro artículo. En la página de configuración del plan tarifario encontrarás el campo para asociar una política de cobro y una política de cancelación. IMPORTANTE: Si tienes una cuenta multiusuario, puedes crear las políticas de cobro, las políticas de cancelación y los planes tarifarios desde tu cuenta master. Estas aparecerán en tus cuentas hijas con este icono: Todo lo dicho hasta ahora se refiere a la configuración de las políticas de cancelación en el motor de reservas. ¿Y cómo configurar las políticas de cancelación para las OTAs? Para la mayoría de los portales, deberías poder gestionarlas directamente desde la extranet. Para algunos portales, puedes igualmente modificar la política de cancelación haciendo un push desde Octorate. Airbnb VRBO Hometogo Marriott Para estos portales, accede a la sección de push de contenidos de los anuncios y modifica el anuncio desde la sección Reservas. ¡Hasta pronto! 🐙

  • Pagos seguros con Syspay (SCA)

    Como se indica en el artículo SCA y 3DS - Información General, los cambios en la plataforma de Octorate con respecto al SCA solo involucran Stripe, de momento. Para todas las demás Pasarelas de Pago, los cobros se siguen procesando con la exención MOTO, Mail Order or Telephone Order, aún autorizada por el PSD2, como has estado haciendo hasta el día de hoy. Sin embargo, en este artículo te explicamos cómo gestionar el SCA con Syspay 💳 Desde Octorate, accede al detalle de la reserva de tu interés y busca la sección Método de Pago, en la parte derecha de la pantalla. Dale al Datáfono Virtual👇 Vas a acceder a Syspay y podrás elegir entre las tres opciones disponibles: 1️⃣ Insertar detalles de la tarjeta - procedimiento MOTO clásico 📞 muy simplemente, habrá que insertar los datos de la tarjeta facilitados por el cliente. El riesgo de esta modalidad es la posibilidad que tiene el cliente de poder contestar el importe cobrado, es la razón principal de la existencia del SCA. 2️⃣ Petición por mail ✉️ enviarás un mail al cliente que lleva el mail para autorizar el cobro, según el protocolo de seguridad de su banco. 3️⃣ Crea un enlace seguro 🔗 crearás el enlace para autorizar el pago directamente desde Syspay Si necesitas alguna info más o tienes cualquier duda, ¡te aconsejamos que contactes directamente con el equipo de Soporte de Syspay! ⚠️ ATENCIÓN - si no consigues realizar el cobro, puede que no tengas la versión PROCESSING de tu suscripción (sino Storage o Verification). ¡Contacta con el equipo de Syspay para más información! --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • Procedimiento de autenticación cobros (SCA)

    Cada vez que el cliente tendrá que autorizar un cobro, tanto si se trata de Cobros Automáticos , como que tú mismo estés procediendo con un cobro manual por Stripe, el procedimiento será el siguiente 👇 El cliente recibirá un enlace 🔗 para autenticar la operación. Las modalidades de recepción del enlace son las siguiente: Por Correo ✉️ Para poder personalizar el texto del correo enviado, tendrás que tener el paquete del WebConcierge para la creación de Plantillas de Correo incluido en tu suscripción. De lo contrario, tendrás a disposición un modelo predefinido que encuentras en la sección Marketing > Plantillas de Correo con el nombre Autenticación del pago (SCA). Por WhatsApp Web Copiando el enlace y eligiendo tú mismo cómo enviárselo al cliente. Para estas dos últimas opciones, échale un vistazo a la sección dedicada en el artículo acerca de los cobros manuales. Una vez abierto el enlace ➡️ el cliente accede a la siguiente pantalla del WebConcierge 👇 y, dependiendo del protocolo de seguridad previsto por su banco, recibirá un código para autenticar la operación. una vez insertados los códigos, ¡recibirá una confirmación de la autorización! ✅ En el detalle de la reserva, el cobro resultará confirmado y con el símbolo de un candado verde, que indica que el cobro ha sido autorizado. ❕ No te olvides que estos cambios, de momento, solo involucran Stripe. --- ⚠️ Si no lo has hecho aún, te aconsejamos que leas antes de todo el artículo SCA y 3DS - Información General, dónde encontrarás detalles importantes. --- ¡Hasta pronto! 🐙

  • SCA y 3DS - Información General

    La Autenticación Reforzada de Cliente (SCA), introducida por la normativa PSD2, sirve para reducir fraudes y disputas en los pagos con tarjeta de crédito. En Octorate puedes gestionar la SCA directamente desde Configuración > Cobros y condiciones de venta. ⚠️ Atención: los ajustes de la SCA solo están disponibles si el gateway de pago elegido los soporta (por ejemplo, Stripe, Nexi). Otros gateways, como Syspay, siguen gestionando las transacciones en modo MOTO (Mail Order / Telephone Order). Haz clic 👉 AQUÍ para leer el artículo dedicado a la gestión segura de pagos con Syspay. Modos de gestión de pagos En el menú desplegable puedes seleccionar una de estas opciones: Enviar siempre SMS al cliente ✉️ El cliente recibirá siempre un enlace por correo electrónico para autenticar el pago. Su banco enviará un código que deberá introducir en el enlace recibido. Decide el banco si enviar SMS 🏦 Solo si el banco lo considera necesario, el cliente recibirá el correo con el enlace para autorizar el cargo. MOTO – sin SMS 📞 El modo tradicional (datos de la tarjeta facilitados por teléfono, correo o introducidos en el Booking Engine). Todavía está autorizado, pero con un alto riesgo de disputas. Además, el banco puede igualmente solicitar autenticación. 💳 Tarjetas virtuales de las OTA: siempre están exentas de la SCA. Cobros automáticos Se configuran en Configuración > Cobros automáticos y condiciones de venta. Si eliges “Enviar siempre SMS al cliente,” cada cobro automático generará el envío del enlace de autenticación. Antes de la SCA, el cobro se realizaba directamente en modo MOTO, sin autenticación. Haz clic 👉 AQUÍ para leer el artículo completo sobre la configuración de cobros automáticos. Cobros manuales Desde el detalle de la reserva, ve a Cobros > Registrar un cobro > Tarjeta de Crédito > Cobrar tarjeta > Guardar. El cobro queda “pendiente” 🕒 hasta la autenticación. Puedes: enviar el correo con el enlace al cliente (automáticamente o de forma manual); copiar el enlace y enviarlo tú mismo (también por WhatsApp). Una vez autenticado, el pago queda confirmado. Procedimiento de autenticación El cliente recibe un enlace 🔗 (por correo o WhatsApp). Para personalizar los correos necesitas el paquete WebConcierge, con el que podrás crear plantillas de correo. Si no, podrás usar una plantilla predeterminada (“Autenticación de pago SCA”) que encontrarás en Configuración > Plantillas de correo. Al abrir el enlace, el cliente accede a WebConcierge. Introduce el código recibido de su banco y, al finalizar, la autenticación queda confirmada ✅ y el pago aparece en Octorate. ⚠️ Actualmente el procedimiento afecta sobre todo a Stripe. Conclusiones La SCA garantiza mayor seguridad contra fraudes, pero requiere la colaboración del cliente. Para los alojamientos, es fundamental elegir la opción más adecuada entre SMS obligatorio, SMS a discreción del banco o MOTO. Los cobros automáticos y manuales funcionan de manera similar: siempre ligados al procedimiento de autenticación. Las tarjetas virtuales de las OTA están excluidas de la normativa.

  • Gestión de depósitos - Cómo gestionar el depósito para reservas canceladas

    Para gestionar el depósito de una reserva, se debe cancelar. Cuando canceles una reserva con un pago te aparecerá esta ventana preguntándote cómo quieres gestionar la recogida: 1. Retenga todo o parte de la cantidad, luego haga clic en EJECUTAR Realice el reembolso, elija el método de reembolso y el monto 3. Transfiera el monto a otra reserva ingresando el código o nombre del huésped 4. Si aún no ha decidido cómo administrar el depósito, puede seleccionar el reloj de arena y ponerlo en estado de espera. 5. Si desea ocultar el depósito de los detalles de la reserva, haga clic en el pulgar Si cierras esa ventana por error, aún encontrarás la opción de gestionar el depósito desde los datos de la reserva cancelada haciendo clic aquí: Para monitorear las reservas canceladas con el depósito use los filtros en la sección de Reservas --- ¡Hasta pronto! 🐙