¿Eres un property manager y quieres asignar tareas específicas a los miembros de tu equipo?
Si gestionas alojamientos vacacionales, puedes configurar un encargado del check-in, uno del check-out y uno de la limpieza para tus reservas. ✈️ 🚮
Primero tendrás que crear los usuarios en tu cuenta de Octorate.
Creación de usuario
Ve a Configuración > Usuarios y crea un nuevo usuario o haz clic en Detalles para modificar el perfil de los ya existentes.
Si quieres asignar a los usuarios las tareas de gestión de check-in, check-out y limpieza, recuerda activar estas opciones:
Puedes decidir activar solo una o varias de ellas, según tus necesidades.
Asignación de los encargados a las reservas
Una vez configurados los perfiles de los usuarios, podrás proceder con la asignación.
Método 1: Desde el detalle de la reserva
Para asignar un encargado al check-in o al check-out, simplemente haz doble clic en la reserva y selecciona el usuario desde el menú desplegable.
En la página del detalle de la reserva encontrarás la sección Encargados en el lado derecho:
Método 2: Desde el calendario de Check-in/Check-out
En Calendario > Check-in/Check-out podrás asociar los usuarios a las reservas y ver inmediatamente quién es responsable de cada tarea.
Asignación de un encargado predeterminado a las habitaciones
Es posible asignar encargados predeterminados en el detalle de cada apartamento:
Si deseas asignar a una reserva un encargado diferente del predeterminado, verás aparecer este mensaje:
Si seleccionas Sí, el nuevo usuario se convertirá en el encargado predeterminado de esa habitación.
Si seleccionas No, ese usuario se asociará solo a esa reserva específica.
Visualización en el calendario
El sistema utiliza un código de colores intuitivo para monitorear el estado de las asignaciones:
Reservas en gris: las tareas de check-in/check-out y limpieza aún no han sido asignadas a ningún usuario.
Reservas coloreadas: las tareas han sido asignadas y se mostrará el ícono del usuario responsable.
Filtros y reportes
En los filtros superiores puedes seleccionar los usuarios que deseas visualizar:
Según los filtros aplicados, aparecerá una tabla con el resumen de las actividades realizadas por tus usuarios:
⚠️ Atención: esta sección muestra por defecto una vista semanal. Si necesitas un resumen mensual, recuerda desactivar esa opción:
También es posible tener una copia impresa de las actividades haciendo clic en el botón imprimir:
🚦 Los usuarios encargados de checkins, checkouts y limpiezas podrán acceder a Octorate y visualizar únicamente las reservas que les hayan sido asignadas.
🔺 ¡ATENCIÓN! 🔺 La función está diseñada para aquellas estructuras (vacation rental) que prevén la limpieza del apartamento solo al final de la estancia, si necesitas organizar tu limpieza también durante la estancia de tus huéspedes, entonces tendrás que utilizar la función OCTODAILY .
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