Dans la section Back office > Détails de paiement, accédez à la liste des documents émis. Vous pourrez les filtrer par :
Numero de document
Date d’émission
Propriétaire
Statut du paiement
Cliquez sur le bouton correspondant pour apporter des modifications de tous types ou sur le bouton avec trois points indiqué par la flèche, pour supprimer ou imprimer le détail.
Pour créer un nouveau document, de fait, cliquez sur le bouton [+ Ajouter un nouveau]
En effectuant une création manuelle de détail de paiement, vous devrez remplir les champs requis en faisant attention à
1️⃣ sélectionner qui procèdera à l’encaissement de la réservation
(L’agence ou le propriétaire ?)
Vous devrez ensuite préciser :
2️⃣ le propriétaire
3️⃣ La devise de référence et le taux de conversion
Si vous souhaitez présenter aux propriétaires les relevés de paiement dans une devise différente de celle configurée dans votre compte, vous pouvez saisir ici la devise et le taux de conversion à calculer pour la devise choisie.
Cela vous permettra d'afficher la devise choisie dans le document de courtoisie, tandis que les factures continueront d'être émises dans la devise configurée dans votre compte.
4️⃣ Les références de paiement
5️⃣ Les réservations concernées
Pour sélectionner les réservations à inclure dans le relevé, cliquez sur Ajouter réservation:
Vous pourrez décider si configurer le filtre par date d'arrivée ou par date de départ:
Cliquez sur Rechercher pour voir la liste des réservations puis cliquez sur Ajouter.
Vous trouverez la liste des réservations selon les dates configurées. Vous pourrez filtrer davantage les réservations en appliquant le filtre par établissement (ID) ou chambre.
La liste inclut également les réservations annulées, vous pouvez toujours décider de supprimer une ou plusieurs réservations de la liste en cliquant sur le x correspondant à l'élément que vous souhaitez retirer.
⚠️ N.B. Concernant les réservations annulées, le système ne prend pas en compte les Conditions d'annulation. Par conséquent, si le pourcentage de vos gains est crée sur la base de la pénalité d'annulation, ce changement devra être effectué manuellement sur le document.
Chaque réservation indique également le revenu total enregistré dans les détails
Le total de la réservation est brut, il comprend donc la TVA
À chaque fois que vous faites une modification sur les pourcentages de calcul dans les sections de configuration des règles, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton pour mettre à jour les comptes manuellement
6️⃣ Éventuellement les frais supplémentaires (entretien ou services)
Cliquez sur [Ajouter nouveau] pour les insérer et modifiez le montant. Cette section vous servira pour indiquer des coûts de maintenance ou services à facturer aux propriétaires. Si au contraire vous deviez restituer des coûts aux propriétaires, en raison d'éventuelles dépenses qui doivent leur être remboursées, vous pourrez saisir le montant en négatif.
7️⃣ Le total
rapportera les différentes sub-divisions, résultantes de la configurations que vous aurez sauvegardé.
En activant la retenue dans le document, vous verrez la séparation de la TVA entre les détails de la facture
Une fois cliqué sur [Sauvegardé] en bas de la page, le bouton [Imprimer] apparaitra.
La Mise en page simplifiée
vous permet d'imprimer un fichier qui contient les informations essentielles pour le propriétaire, c'est à dire les montants de sa compétence
C'est la page classique:
Une fois que vous aurez généré vos relevés de paiement, vous pourrez choisir de les envoyer par e-mail au propriétaire concerné.
En cliquant sur le bouton ‘Envoyer un e-mail’, vous pourrez saisir un message personnalisé à envoyer aux propriétaires, puis leur transmettre la pièce jointe:
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En autre, il est possible de télécharger le flux des paiements en XML our bien le Modèle F24 (pour l'Italie) !
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Une alternative pour la création des Détails de paiement est dans la section Propriétaires > Réservations. Vous pourrez sélectionner les réservations qui vous intéressent et émettre un Détail de paiement du bouton correspondant, en suivant les mêmes étapes décrites plus haut.
Cliquez ICI pour lire l'article generale.
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À bientôt !
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