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Octorate pour property manager
Agences et filiales (Owner Portal)
Êtes-vous un gestionnaire immobilier et avez-vous besoin d'organiser et de gérer vos commissions et d'organiser tous les paiements pour les propriétés que vous gérez ? Avec Octorate, c'est possible ! Si cette fonctionnalité vous intéresse, vous devrez contacter votre commercial et demander à ajouter ce service à votre abonnement. Un compte d'agence sera créé qui comprendra toutes les propriétés que vous gérez. En entrant dans la rubrique agences vous retrouverez alors la liste de vos biens. Vous pourrez accéder rapidement au compte Octorate de chaque identifiant de propriété en cliquant sur les boutons [1] [2] [3] que vous voyez sur la capture d'écran 👇 De même, en saisissant chaque propriété, vous pourrez facilement revenir à la section agences en cliquant ici : Une fois que vous avez établi quelles propriétés sont sous votre gestion et créé votre compte, vous pouvez procéder à la configuration d'octobleu ! Propriétaires La section Propriétaires vous permets de configurer votre compte de manière à pouvoir gérer les commissions et les encaissements selon vos exigences internes. Voyons comment faire ! 🔹Propriétaires > Afficher Remplissez les données personnelles et de facturation des propriétaires et associez-les à des propriétés spécifiques. 🔹Règles de commission Définissez les paramètres de répartition des revenus. Ici, vous pouvez configurer toutes les règles de commission pour les propriétaires. Les paramètres que vous définissez ici seront utilisés pour calculer la répartition des revenus de vos réservations. Définissez comment vous souhaitez calculer vos commissions pour votre agence. Après avoir créé les règles de commission, vous devrez créer des profils pour chaque propriétaire auxquels vous pourrez lier les règles de commission nouvellement créées. Réservations Individualisez les réservations à gérer, en sélectionnant la période et les propriétaires concernés. Vous pourrez en outre les exporter dans un fichier Excel et émettre des détails de paiements. Comptabilité 🔹Gestion facturation Tous les Bulletins de Paiement émis seront rassemblés dans cette rubrique : filtrez-les par numéro de document, date d'émission ou propriétaire, payés ou impayés. Dans cette section, vous pouvez également saisir les frais de commission ponctuels pour tout service ou maintenance supplémentaire. 🔹Journal de factures Dans cette section vous allez trouver toutes les factures sauvegardées que vous pouvez créer par la page du Détail de paiement Statistiques Sélectionnez la période et les paramètres qui vous intéressent et visualisez les statistiques relatives à la répartition des encaissements. Paramétres 🔹Paramétres du compte Configurez les informations générales de votre agence, saisissez les contacts, le statut et la devise. 🔹En-tête facture Ceci est la section où insérer vos données de facturations et les coordonnées bancaires pour les payements. D’ici, vous pourrez en outre apporter des modifications graphiques en relation aux documents que vous émettrez. --- À bientôt ! 🐙 Section Propriétaires
Créez un profil pour le propriétaire et choisissez une règle de commission à lui attribuer pour la division de chiffre d'affair. Allez dans la section Propriétaires > Afficher Si vous avez déjà créé des propriétaires, vous les retrouverez en pièce jointe dans le tableau. Vous pourrez cliquer sur [Modifier] pour changer un paramètre ou sur le bouton avec la flèche pour supprimer des règles dont vous n’avez plus besoin. Pour créer un nouveau propriétaire, cliquez sur le bouton [+ Ajouter un nouveau] Ici vous pourrez : a- Insérer les données personnelles de la personne b- Insérer ses données de facturations c- Insérer les coordonnées bancaires pour le paiement d - Insérer les donner par rapport à la facturation électronique. e- Sélectionnez dans le menu déroulant la Règle de Commission à lui attribuer. Celle-ci devra avoir été au préalable créée dans la section dédiée. f - Insérer éventuellement des notes internes g - Sélectionnez les propriétés spécifiques dans Octorate reliées à la personne en question. Le nom du propriétaire apparaîtra entre parenthèses à côté du nom de la propriété qui lui est associée dans la section Propriété. — Cliquez ICI pour lire l'article generale. --- À bientôt ! 🐙 Gestion facturation
Dans la section Back office > Détails de paiement, accédez à la liste des documents émis. Vous pourrez les filtrer par : Numero de document Date d’émission Propriétaire Statut du paiement Cliquez sur le bouton dédié pour modifier ou sur le bouton avec la flèche pour supprimer ou imprimer le relevé. Pour créer un nouveau document, cliquez sur [+ Ajouter]. Création d’un nouveau relevé Lors de la création manuelle, vous devez remplir les champs suivants : 1️⃣ Propriétaire Sélectionnez le propriétaire concerné. 2️⃣ Encaissement Précisez qui gère l’encaissement : l’agence ou le propriétaire. 3️⃣ Devise et taux de change Si vous souhaitez présenter les relevés dans une devise différente, vous pouvez indiquer ici la devise et le taux de conversion. Cela servira pour le document de courtoisie. Les factures resteront dans la devise de votre compte. 4️⃣ Références de paiement Saisissez les détails du paiement. 5️⃣ Sélection des réservations Pour ajouter des réservations : Cliquez sur Ajouter une réservation Choisissez le filtre (date d’arrivée ou départ) Sélectionnez le statut (confirmées, annulées ou les deux) Cliquez sur Rechercher Sélectionnez et cliquez sur Ajouter Vous pouvez filtrer par structure (ID) ou chambre. Pour les réservations annulées, les politiques d’annulation ne sont pas prises en compte. Si votre commission doit apparaître, vous devez l’ajouter manuellement. Le total est affiché brut (TVA incluse) avec tous les paiements. 6️⃣ Frais supplémentaires Cliquez sur [Ajouter] pour inclure des frais. Pour rembourser un propriétaire, saisissez un montant négatif. 7️⃣ Le total rapportera les différentes sub-divisions, résultantes de la configurations que vous aurez sauvegardé. En activant la retenue dans le document, vous verrez la séparation de la TVA entre les détails de la facture Une fois cliqué sur [Sauvegardé] en bas de la page, le bouton [Imprimer] apparaitra. La Mise en page simplifiée vous permet d'imprimer un fichier qui contient les informations essentielles pour le propriétaire, c'est à dire les montants de sa compétence C'est la page classique: Une fois que vous aurez généré vos relevés de paiement, vous pourrez choisir de les envoyer par e-mail au propriétaire concerné. En cliquant sur le bouton ‘Envoyer un e-mail’, vous pourrez saisir un message personnalisé à envoyer aux propriétaires, puis leur transmettre la pièce jointe: Vous pouvez également demander qu’une copie vous soit envoyée directement, en tant que gestionnaire de la propriété. Il en va de même pour les factures --- En autre, il est possible de télécharger le flux des paiements en XML our bien le Modèle F24 (pour l'Italie) ! De plus, vous pouvez sélectionner les relevés et télécharger un fichier Excel contenant toutes les données --- Si, dans les règles de commission l’option « Ajouter les commissions du canal » est définie sur NON: les relevés de paiement des réservations provenant des OTA afficheront également le prix net: --- Une alternative pour la création des Détails de paiement est dans la section Propriétaires > Réservations. Vous pourrez sélectionner les réservations qui vous intéressent et émettre un Détail de paiement du bouton correspondant, en suivant les mêmes étapes décrites plus haut. Cliquez ICI pour lire l'article generale. --- À bientôt ! 🐙 Règles de Commission
Pour configurer correctement votre agence, il est nécessaire de configurer une règle de commission que vous devrez ensuite associer aux profils des propriétaires. Accédez à la section Propriétaires > Règles de commission Si vous avez déjà créé des règles, vous les retrouverez listées dans le tableau. Pour créer une nouvelle règle, en revanche, cliquez sur le bouton + Ajouter nouveau. ⚠️ Nous ne pourrons pas vous conseiller sur la stratégie à adopter ni sur la meilleure manière de procéder pour ce type de configuration. Il est important que vous ayez une idée claire des règles à définir pour vos propriétaires. Si nécessaire, nous vous recommandons de consulter votre comptable avant de commencer cette configuration. Configurez votre règle de commission : Saisissez le nom de la règle de commission. Si vous souhaitez exclure certains montants avant d’appliquer la règle de commission et de définir la répartition entre le propriétaire et le gestionnaire de propriété, vous devrez insérer la valeur dans le tableau Frais avant répartition en cliquant sur le + orange. 3. Configurez le calcul de la commission de l’agence. Spécifiez toutes les valeurs nécessaires pour le calcul du montant de votre commission. Définissez une valeur fixe ou un pourcentage, et indiquez toutes les rubriques qui doivent être incluses dans le calcul : La TVA Le nettoyage : pour configurer correctement les frais de nettoyage dans les établissements que vous gérez, veuillez consulter notre guide. Les extras La commission du canal Utilisez le tableau de cette section pour soustraire ou ajouter des valeurs au montant de votre commission. Ajoutez la TVA sur les commissions The La TVA ajoutée correspondra à celle en vigueur dans le pays où se trouve l’agence. Exemple : si l’agence est située en Italie, une TVA de 22 % sera ajoutée. Vous pouvez également insérer des valeurs personnalisées à inclure dans le calcul du montant de votre commission, en cliquant sur le + orange. Ces valeurs personnalisées peuvent être positives ou négatives. Dans la section Éléments du relevé de paiement/encaissement vous pourrez configurer les paramètres en relation avec l'émission des relevés de paiement. Choisissez qui sera responsable de l’encaissement des réservations — le gestionnaire de propriété (agence) ou le propriétaire — et précisez si et comment les frais de nettoyage, les extras et la commission du portail doivent être inclus. Si vous devez ajouter un substitut d’impôt, activez l’option Oui. Génération des documents de réservation Vous pouvez décider d’activer la fonction de double facturation. Cette fonction est utile si vous souhaitez émettre des documents fiscaux directement au nom de vos propriétaires. Une fois que vous aurez terminé la configuration des règles de commission et des propriétaires Octoblu, vous verrez apparaître les éléments suivants dans les détails des réservations : Commission à verser à l'agence: Il s'agit du montant de la commission calculé sur la base des paramètres saisis dans la section « Calcul de la commission d'agence ». Frais collectés par l'agence: Indique les montants que l'agence se charge d'encaisser, conformément à ce qui est défini dans la section « postes du relevé de paiement/encaissement ». Valeurs personnalisées: Les valeurs personnalisées non incluses dans la valeur de la commission, définies dans le champ « valeurs personnalisées » en haut à droite de la page de la règle de commission. Montant pour le propriétaire: Le montant dû au propriétaire pour cette réservation. Cliquez ICI pour lire l'article generale. --- À bientôt ! 🐙 Octoblu : Valeurs personnalisées dans la règle de commission
Si vous configurez les règles de commission pour vos propriétaires et que vous avez besoin d'ajouter des valeurs personnalisées, nous vous expliquons tous les détails dans cet article. Dans la section propriétaires > règles de commission, vous trouvez toutes les règles de commission que vous avez déjà créées. Pour ajouter une valeur personnalisée, vous devrez cliquer sur le + orange que vous voyez en haut à droite. Les valeurs personnalisées s'ajouteront à ce qui est déjà prévu par votre commission. Vous devrez ensuite cliquer sur le bouton crayon pour modifier les valeurs : Écrivez un nom pour votre valeur personnalisée et définissez le montant. Vous pouvez définir une valeur fixe par réservation (a) en fonction des hôtes (b) ou par nuit (c) Ou vous pouvez définir une valeur en pourcentage. Vous pourrez également décider d'ajouter cette valeur en relation avec le mode de paiement des réservations. Si vous prévoyez un coût supplémentaire pour les réservations par carte de crédit, vous pourrez configurer le filtre de cette façon Dans ce cas, toutes les réservations avec au moins un encaissement par carte de crédit auront cette valeur personnalisée ajoutée. Vous pourrez décider si filtrer davantage cette valeur et l'appliquer uniquement aux réservations provenant d'un portail déterminé : Décidez d'ajouter la TVA à la valeur personnalisée que vous avez configurée. La TVA qui sera ajoutée sera celle en vigueur dans l'état de l'agence. 🐙 Permettez aux propriétaires de voir leurs commissions de réservation !
Dans la section propriétaires de la version agence, il est désormais possible de permettre à chaque propriétaire de contrôler ses propres commissions. Pour cela il faut activer la rubrique Permettre au propriétaire de contrôler ses commissions Dans sa propre structure, dans la section des réservations, le propriétaire pourra voir le poste des commissions: Dans l'écran suivant, vous pouvez sélectionner la période qui vous intéresse et suivre les commissions que vous devez à l'agence: Vous verrez en vert les montants à verser au propriétaire, et en rouge les frais d’agence pour le gestionnaire de biens. Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à nous contacter ! 🐙 Choisissez si vous souhaitez afficher les commissions du property manager sur les factures pour les clients
Saviez-vous qu'il est possible d'émettre des factures à vos clients incluant votre commission de property manager et calculant le loyer du propriétaire net de toutes les dépenses ? Si vous êtes un property manager, vous pouvez configurer les propriétés que vous gérez en choisissant si faire apparaître ou non votre commission sur les factures émises aux clients. Voyons les détails. Dans notre agence test, nous avons imaginé qu'un propriétaire a une règle de commission qui exclut les éléments mentionnés ci-dessus avec un pourcentage de 50% : Une réservation reçue pour ce propriétaire apparaîtra de cette façon : Nous voyons clairement indiquée la commission à verser à l'agence (50% selon la règle de commission) et le loyer, qui est ce que le propriétaire obtiendra pour cette réservation. Les réservations seront toujours affichées de cette manière, avec les deux éléments différenciés, mais vous pourrez choisir si les montrer ainsi également sur les factures que les propriétaires émettront à leurs clients. Vous devrez donc accéder à l'ID des propriétés que vous gérez et modifier les configurations de facturation. Allez dans PMS > Comptabilité > Factures et cliquez sur Paramètres des factures Vous pourrez décider si activer l'option Ventiler la commission pour le property manager Si cette option est activée, alors sur la facture vous trouverez les deux éléments séparés, comme vous le voyez dans le détail de la réservation. Si, au contraire, vous décidez de la laisser désactivée, alors sur la facture vous ne trouverez que le total de la réservation qui inclura également la commission du property manager. Pour toute autre question, n'hésitez pas à nous contacter. 🐙 Découvrez la double facturation pour les gestionnaires de propriétés!
Si vous êtes un gestionnaire de propriété et que vous utilisez notre fonction Octobleu, vous disposez désormais d’un nouvel outil pour émettre les documents fiscaux pour les clients de la manière qui vous convient le mieux, en fonction des accords établis avec vos propriétaires. Cette fonction vous permet d’émettre deux documents fiscaux distincts pour chaque réservation : - Une facture au nom du client avec votre en-tête en tant que gestionnaire de propriété. - Un reçu au nom du client avec l’en-tête du propriétaire de la structure. Avant tout, pour que cette fonctionnalité fonctionne correctement, vous devez créer un profil OTA externe à associer aux connexions avec les OTA. 👉 ICI vous pouvez voir comment faire. Ensuite, nous vous recommandons de vérifier que les deux en-têtes pour les documents fiscaux sont correctement saisis. - En-tête de facture du gestionnaire de propriété: il s’agit de celui que vous trouverez dans la section Paramètres > En-tête facture: - En-tête de facture du propriétaire : il est configuré dans le profil du propriétaire dans la section Propriétaires > Afficher Depuis la section d’Octoblu destinée aux règles de commission, vous pouvez décider de la manière dont seront émis les documents fiscaux relatifs aux réservations. En bas à droite, vous trouverez le champ Génération des documents de réservation. Ici, vous pouvez décider si les champs qui composent la réservation devront être inclus dans la facture du gestionnaire de propriété ou dans le reçu du propriétaire. Une fois ces paramètres configurés, vous pourrez émettre les documents fiscaux en accédant directement aux réservations des établissements que vous gérez. Dans la section Hebergement, vous trouverez la liste des établissements, vous pourrez cliquer sur celui qui vous intéresse, puis cliquer sur Sélectionner pour y accéder: Vous serez redirigé vers le compte Octorate de cet établissement et vous pourrez accéder aux détails de la réservation pour émettre les documents fiscaux. Pour voir la commission du gestionnaire de propriété correctement spécifiée sur la facture, vous devrez accéder à : PMS > Back office > journal des factures > paramètres facturation Et vérifier que cette option est activée: Maintenant que tout est configuré, vous pourrez commencer à émettre factures et reçus depuis les réservations. Dans les détails de la réservation, cliquez sur le bouton Créer reçu/facture Deux documents fiscaux seront automatiquement émis et enregistrés : Un reçu avec l’en-tête du propriétaire Une facture avec l’en-tête du gestionnaire de propriété Vous pourrez choisir d’envoyer directement une copie de ces documents par e-mail à l’invité et/ou au propriétaire: Si vous souhaitez voir un aperçu des documents fiscaux avant de les envoyer par e-mail, vous pouvez cliquer sur Enregistrer sans activer aucune de ces options. Une fois enregistré, vous verrez apparaître les deux documents fiscaux dans les détails de la réservation: Vous pourrez voir les documents enregistrés dans PMS > Back office > journal des factures. Seuls les utilisateurs disposant des identifiants agence (Octobleu) pourront émettre des documents fiscaux de cette manière. Tout autre utilisateur continuera à émettre reçus et factures depuis les réservations en mode classique. Comment avoir les données de facturation du client déjà remplies pour pouvoir émettre les factures ? Vous pouvez demander à vos clients de renseigner leurs données de facturation dans le web concierge. 🐙 Générez un fichier XML pour effectuer les virements SEPA aux propriétaires !
Vous êtes property manager et vous devez effectuer des virements à vos propriétaires ? Dans votre compte Octoblu, vous pouvez générer un fichier XML et accélérer cette procédure. Pour pouvoir utiliser cette fonction, vous devrez saisir vos références bancaires dans paramètres > en-tête facture De plus, vous devrez saisir les références bancaires des propriétaires avec lesquels vous collaborez dans propriétaires > afficher, en entrant dans le détail du profil du propriétaire qui vous intéresse, vous pourrez compléter ce champ : Après avoir complété les données, allez dans la section comptabilité > bordereaux de paiement et émettez les bordereaux. Après avoir sauvegardé un bordereau, vous le trouverez dans la liste. Vous pourrez sélectionner les bordereaux pour lesquels vous voudrez traiter le paiement en cliquant sur la première colonne (a), vous devez garder à l'esprit que seuls les bordereaux non payés seront pris en considération, ceux qui apparaissent avec le X rouge (b) Après avoir sélectionné les bordereaux qui vous intéressent, vous pourrez générer le fichier XML en cliquant sur le bouton approprié : Un fichier xml sera généré avec les références pour les virements à effectuer aux propriétaires. Si dans le flux XML sont présents différents bordereaux pour le même propriétaire, il sera généré via XML un seul virement avec le montant total, effectué donc en une seule transaction. Le motif indiquera toujours la référence aux bordereaux auxquels le virement se réfère. Une fois les virements effectués, vous pourrez paramétrer les bordereaux comme payés, en les sélectionnant depuis la première colonne et en cliquant sur le bouton approprié : ATTENTION : Le fichier XML généré à partir de cette section est compatible avec les virements SEPA (donc uniquement en Europe) 🐙
