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Octorate para property manager
Agencias y propietarios (Owner Portal)
¿Eres un property manager y necesitas organizar y administrar tus comisiones y mantener todos los pagos organizados para las propiedades que administras? ¡Con Octorate puedes! Si estás interesado en esta función, tendrás que contactar tu representante de ventas y pedir de añadir este servicio a tu suscripción. Se te creará una cuenta de agencia que incluirá todas las propiedades que administras. Entrando en la sección de agencias (octoazul) encontrarás la lista de tus propiedades. Podrás acceder rápidamente a la cuenta de Octorate de cada ID haciendo clic en los botones [1] [2] [3] que ves en la captura de pantalla 👇 A la misma manera, eccedendo a cada propiedad, podrás volver a la sección agencias dandole aquí: Con las mismas credenciales podrás acceder a ambas secciones. Una vez que hayas determinado cuáles son las estructuras que dependen de tu gestión y creado tu cuenta, puedes proceder con la configuración de octoazul! Propietarios La sección Propietarios permite configurar tu cuenta para poder gestionar las comisiones y los ingresos según tus exigencias internas. ¡A ver cómo! 🔹Propietarios >Mostrar Inserta los datos personales y de facturación de los propietarios y asígnales propiedades específicas. 🔹Reglas de comisión Aquí podrás configurar los parámetros para la repartición de los ingresos. Los parámetros que establecerás aquí se utilizarán para calcular el desglose del cobro de tus reservas. Define cómo quieres que se calculen tus comisiones de agencia. Después de crear las reglas de comisión, deberá crear los perfiles de cada propietario a quien podrá vincular las reglas de comisión recién creadas. Reservas Busca las reservas a gestionar, podrás filtrar las reservas por fecha, proprietarios y propriedades. También podrás sacar un Excel y crear Recibos de Pago. Contabilidad 🔹Recibos de pago Aquí encontrarás todos los recibos de pago emitidos: fíltralos por número de documento, fecha de emisión o propietario, si está pagado o no. Crea o imprime nuevos recibos o descarga el archivo XML para ¡proceder con la transacciones de pago en un clic! En esta sección también puedes introducir costos de comisión adicionales cualquier servicio o mantenimiento. 🔹Facturas Aquí encontrarás todas las facturas guardadas que puedes crear directamente desde el detalle del Recibo de Pago. Estadísticas Selecciona el período y los parámetros de tu interés y visualiza las estadísticas relacionadas con la repartición de los ingresos. Configuración 🔹 Opciones de cuenta Configura la información general de tu agencia, inserta los contactos, el estado y la moneda. 🔹 Encabezamiento facturas Aquí puedes insertar todos tus datos de facturación y los datos bancarios para el pago. También podrás añadir detalles gráficos para tus documentos. --- ¡Hasta pronto! 🐙 Sección de propietarios
Crea un perfil para cada propietario y asígnale una Regla de Comisión para repartir los ingresos. Accede a la sección Propietarios > Mostrar Si ya has creado unos propietarios, los verás en un listado. Podrás hacer clic en [Modificar] para cambiar cualquier parámetro o en el botón con la flecha, para eliminar los que ya no necesitas. Para crear un nuevo propietario, dale al botón [+ Añadir nuevo] Aquí podrás a - insertar los datos personales de la persona en cuestión b - insertar sus datos de facturación c - insertar los datos bancarios para el pago d - insertar los datos para la facturación electrónica. e- seleccionar la Regla de Comisión a asignar desde el menú despegable. Se tendrá que haber creado anteriormente desde la sección dedicada f - insertar notas internar g - seleccionar las propiedades específicas en Octorate conectadas este propietario El nombre del propietario aparecerá entre paréntesis junto al nombre de la propiedad asociada con él/ella en la sección Propiedad — Haz clic AQUÍ para leer el artículo general. --- ¡Hasta pronto! 🐙 Recibos de pago
Desde la sección Contabilidad > Recibos de Pago, accede al listado de documentos emitidos. Podrás filtrarlos por: Número de documento Fecha de emisión Propietario Estado del pago Dale al botón dedicado para hacer tus modificaciones o en al botoncito con los tres puntitos indicado por la flecha, para eliminar o imprimir el recibo. Para crear un documento nuevo, dale a [+ Añadir nuevo] Creación de una nueva liquidación Al crear manualmente una liquidación, debes completar los siguientes campos: 1️⃣ Propietario Selecciona el propietario de referencia. 2️⃣ Quién cobra Especifica quién gestiona el cobro de las reservas: la agencia o el propietario. 3️⃣ Moneda y tipo de cambio Si quieres mostrar las liquidaciones en una moneda distinta a la configurada en tu cuenta, puedes introducir aquí la moneda y el tipo de cambio. Esto servirá para mostrar la moneda elegida en el documento de cortesía. Las facturas seguirán emitiéndose en la moneda de tu cuenta. 4️⃣ Datos del pago Introduce los detalles del pago. 5️⃣ Seleccionar reservas Para añadir reservas: Haz clic en Añadir una reserva Elige si filtrar por fecha de llegada o salida Elige el estado (confirmadas, canceladas o ambas) Haz clic en Buscar Selecciona las reservas y haz clic en Añadir Puedes aplicar filtros adicionales por alojamiento (ID) o habitación. Para reservas canceladas, el sistema no considera las políticas de cancelación. Si debes incluir tu comisión sobre penalizaciones, tendrás que añadirla manualmente. El total de cada reserva se muestra en bruto (IVA incluido) e incluye todos los cobros registrados. 6️⃣ Cargos adicionales (mantenimiento o servicios) Haz clic en [Añadir nuevo] para incluir costes. Para devolver importes al propietario, introduce el valor en negativo. 7️⃣ Total Muestra el desglose según tu configuración, útil para calcular retenciones e impuestos. Al activar el sustituto fiscal, verás el desglose del IVA. Después de hacer clic en [Guardar], aparecerá el botón [Imprimir]. Guardar, imprimir y enviar Tras hacer clic en [Guardar], aparecerá [Imprimir]. También puedes decidir emitir una factura al mismo tiempo. La Impresión Sencilla te permite imprimir un archivo que contiene la información esencial para el propietario ya que se trata las cantidades de su competencia A diferencia de la impresión clásica Una vez que hayas generado tus liquidaciones de pago, podrás decidir enviarlas por correo electrónico al propietario correspondiente. Al hacer clic en el botón ‘Enviar Email’, podrás escribir un mensaje personalizado para enviar a los propietarios junto con el archivo adjunto. También puedes solicitar que se te envíe una copia directamente, como gestor de la propiedad. Lo mismo ocurre con las facturas: --- Además, desde el listado de recibos, también podrás descargar el flujo de pagos en XML y del modelo F24 (para Italia) Además, puedes seleccionar los recibos y descargar un archivo de Excel con todos los datos. --- Si, en las reglas de comisión la opción “Agregar las comisiones del canal” está configurada en NO: en los recibos de pago de las reservas procedentes de las OTA también se mostrará el precio neto: --- Una alternativa para crear Recibos de Pago es a partir de la sección Propietarios > Reservas. Podrás seleccionar las reservas de tu interés y crear un Recibo haciendo clic en el botón dedicado, siguiendo las mismas reglas descritas arriba. Haz clic AQUÍ para leer el artículo general. --- ¡Hasta pronto! Reglas de comisión
Para configurar correctamente tu agencia, es necesario configurar una regla de comisión que luego deberás asociar a los perfiles de los propietarios. Accede a la sección Propietarios > Reglas de comisión Si ya has creado reglas, las encontrarás listadas en la tabla. Para crear una nueva regla, en cambio, haz clic en el botón + añadir nuevo. Inserta el nombre de la regla de comisión que querrás configurar y determina los detalles de tu comisión en las configuraciones siguientes. Configura tu regla de comisión: Introduce el nombre de la regla de comisión. Si hay importes que quieras excluir antes de aplicar la regla y definir la distribución entre el propietario y el administrador de propiedades, deberás añadir el valor en la tabla “Cargos antes de las distribuciones” haciendo clic en el + naranja. 3. En la sección Cálculo de la comisión agencia. Deberás especificar todos los valores útiles para el cálculo del importe de tu comisión. Define un valor fijo o porcentual e indica todos los conceptos que deben incluirse en el cálculo: IVA Limpiezas: Para configurar correctamente los gastos de limpieza en las estructuras que gestionas, consulta nuestra guía. Extras Comisión canal Usa la tabla de esta sección para sumar o restar valores al importe de tu comisión. Añade el IVA sobre las comisiones El IVA añadido será el vigente en el país de la agencia. Ejemplo: Si la agencia está en Italia, se añadirá un IVA del 22%. Podrás insertar valores personalizados para incluir en el cálculo del valor de tu comisión, haciendo clic en el + naranja. Los valores personalizados podrán tener importes tanto negativos como positivos. En la sección Pagos podrás configurar los parámetros relacionados con la emisión de los extractos de pago. Elige quién se encargará del cobro de las reservas entre el property manager (agencia) y el propietario, y si incluir y de qué manera los gastos de limpieza, extras y la comisión del portal. En la sección Generación de los documentos de la reserva podrás decidir si activar la función para la doble facturación, esta función te es útil si quieres emitir documentos fiscales directamente por cuenta de tus propietarios. Una vez que hayas terminado de configurar tus reglas y propietarios de comisiones de Octoblu, verás aparecer los siguientes elementos en los detalles de tu reserva: Comisión a pagar a la agencia: Este es el monto de la comisión calculado en base a los parámetros ingresados en la sección "Cálculo de la comisión de la agencia". Costes cobrados por la agencia: Indica los montos que la entidad está obligada a recaudar, de acuerdo a lo definido en el apartado “elementos del comprobante de pago/cobro”. Valores personalizados: Valores personalizados no incluidos en el valor de la comisión, definidos en el campo "valores personalizados" en la parte superior derecha de la página de reglas de comisión. Importe para el propietario: Cuánto le corresponde al propietario por esta reserva. Haz clic AQUÍ para leer el artículo general sobre octoblu. --- ¡Hasta pronto! 🐙 Octoblu: Valores personalizados en regla de comisión
Si estás configurando las reglas de comisión para tus propietarios y necesitas agregar valores personalizados, te explicamos todos los detalles en este artículo. En la sección propietarios > reglas de comisión, encuentras todas las reglas de comisión que ya has creado. Para agregar un valor personalizado deberás hacer clic en el + naranja que ves en la parte superior derecha. Los valores personalizados se sumarán a lo que ya está previsto por tu comisión. Luego deberás hacer clic en el botón del lápiz para modificar los valores: Escribe un nombre para tu valor personalizado y define el importe. Puedes establecer un valor fijo por reserva (a) en base a los huéspedes (b) o por noche (c) O puedes establecer un valor en porcentaje. También podrás decidir si agregar este valor en relación al método de pago de las reservas. Si previenes un costo adicional para las reservas con tarjeta de crédito, podrás configurar el filtro de esta manera En este caso, todas las reservas con al menos un cobro con tarjeta de crédito tendrán agregado este valor personalizado. Podrás decidir si filtrar adicionalmente este valor y aplicarlo solo a las reservas provenientes de un portal determinado: Decide si agregar el IVA al valor personalizado que has configurado. El IVA que se agregará será el vigente en el estado de la agencia. 🐙 ¡Autoriza los propietarios para que vean sus comisiones de reserva!
En la sección de propietarios de la versión de agencia, ahora es posible permitir que cada propietario controle sus propias comisiones. Para hacerlo es necesario activar la opción Permitir que el dueño controle sus comisiones En su propia estructura, en la sección de reservas, el propietario podrá ver la voz de comisiones: En la siguiente pantalla, puede seleccionar el período de su interés y monitorear las comisiones que debe a la agencia: Verás en verde los importes que deben pagarse al propietario y en rojo los costes de agencia para el gestor de la propiedad. ¡Para cualquier información adicional, no dudes en contactarnos! 🐙 Elige si quieres mostrar las comisiones del property manager en las facturas para los huéspedes
¿Sabías que es posible emitir facturas a tus huéspedes incluyendo tu comisión como property manager y calculando el alquiler del propietario después de deducir todos los gastos? Si eres un property manager, puedes configurar las propiedades que gestionas eligiendo si mostrar o no tu comisión en las facturas que se emiten a los huéspedes. Veamos los detalles. En nuestra agencia de prueba hemos imaginado que un propietario tiene una regla de comisión que excluye los conceptos indicados arriba y con un porcentaje del 50%: Una reserva recibida para este propietario aparecerá de esta manera: Vemos claramente indicada la comisión a pagar a la agencia (50% según la regla de comisión) y el alquiler, que es lo que el propietario obtendrá por esta reserva. Las reservas siempre se mostrarán de esta manera, con los dos conceptos diferenciados, pero podrás elegir si mostrarlos así también en las facturas que los propietarios emitirán a sus huéspedes. Por lo tanto, deberás acceder al ID de las propiedades que gestionas y cambiar las configuraciones de facturación. Ve a PMS > Contabilidad > Facturas y haz clic en Configuración de facturas. Podrás decidir si activar la opción Desglosar comisión para el property manager. Si esta opción está activada, entonces en la factura encontrarás los dos conceptos separados, como ves en el detalle de la reserva. Si, por el contrario, decides dejarla desactivada, entonces en la factura solo encontrarás el total de la reserva que también incluirá la comisión del property manager. Para cualquier otra duda, no dudes en contactarnos. 🐙 ¡Descubre la doble facturación para property managers!
Si eres un property manager y utilizas nuestra función Octoblu, ahora tienes una nueva herramienta para poder emitir los documentos fiscales para los huéspedes de la manera que más te convenga, según los acuerdos que tengas con tus propietarios. Esta función te permitirá emitir dos documentos fiscales diferentes para las reservas: - Una factura hacia el huésped con tu encabezado como property manager. - Un recibo hacia el huésped con el encabezado del propietario de la estructura. Antes que todo, para que esta función funcione correctamente, tienes que crear un perfil OTA externo para asociarlo a las conexiones con las OTAs. 👉 AQUÍ puedes ver cómo hacerlo. Luego, te recomendamos verificar que los dos encabezados para los documentos fiscales estén introducidos de manera correcta. - Encabezado de factura del property manager: es el que encuentras en la sección propietarios > encabezado factura: - Encabezado de factura del propietario: es el que está configurado en el perfil del propietario en la sección Propietarios > Propietarios Desde la sección de Octoblu destinada a las reglas de comisión podrás decidir de qué manera emitir los documentos fiscales relacionados con las reservas, en la parte inferior derecha encuentras el campo Generación de los documentos de la reserva. Aquí puedes decidir si los campos que constituyen la reserva serán incluidos en la factura por parte del property manager o si en el recibo por parte del propietario. Una vez configuradas estas opciones, podrás emitir los documentos fiscales accediendo directamente a las reservas de las estructuras que gestionas. En la sección propiedades tendrás la lista de las estructuras, podrás hacer clic en la que te interese y luego hacer clic en seleccionar para acceder: Serás redirigido a la cuenta de Octorate de esa estructura y podrás acceder al detalle de las reservas para poder emitir los documentos fiscales. Para ver en la factura la comisión del property manager especificada de manera correcta, deberás acceder a pms > contabilidad > facturas > configuración factura Y verificar que esta opción esté activa: Ahora que has configurado todo, podrás empezar a emitir facturas y recibos desde las reservas. En el detalle de la reserva haz clic en el botón crear recibo/factura Se emitirán y guardarán automáticamente dos documentos fiscales: Un recibo con el encabezado del propietario Una factura con el encabezado del property manager Podrás decidir si enviar directamente las copias de estos documentos por correo electrónico al huésped y/o al propietario: Si quieres ver una vista previa de los documentos fiscales, antes de enviarlos por correo electrónico, puedes hacer clic en Guardar sin activar ninguna de estas opciones. Una vez guardado, verás aparecer los dos documentos fiscales en el detalle de la reserva: Podrás ver los documentos recién guardados en pms > Contabilidad > Facturas. Solo los usuarios con credenciales de agencia (Octoblu) podrán emitir documentos fiscales de esta manera, cualquier otro usuario continuará emitiendo recibos y facturas desde las reservas en modalidad clásica. ¿Cómo puedo tener los datos de facturación del huésped ya completados para poder emitir las facturas? Puedes pedir a los huéspedes que completen los datos de facturación en el web concierge 🐙 ¡Genera un archivo XML para hacer transferencias SEPA a los propietarios!
¿Eres un property manager y necesitas hacer transferencias a tus propietarios? En tu cuenta de Octoblu puedes generar un archivo XML y hacer más rápido este procedimiento. Para poder utilizar esta función deberás insertar tus referencias bancarias en configuración > encabezado factura Además deberás insertar las referencias bancarias de los propietarios con los que colaboras en propietarios > mostrar, entrando en el detalle del perfil del propietario que te interesa podrás completar este campo: Después de haber completado los datos ve a la sección contabilidad > órdenes de pago y emite las órdenes. Después de haber guardado una orden la encontrarás en la lista. Podrás seleccionar las órdenes para las cuales querrás procesar el pago haciendo clic en la primera columna (a), debes tener en cuenta que solo serán consideradas las órdenes no pagadas, aquellas que aparecen con la X roja (b) Después de haber seleccionado las órdenes que te interesan, podrás generar el archivo XML haciendo clic en el botón correspondiente: Se generará un archivo xml con las referencias para las transferencias que hay que disponer a los propietarios. En caso de que en el flujo XML estén presentes diferentes órdenes para el mismo propietario, se generará a través del XML una única transferencia con el importe total, dispuesta por tanto en una única transacción. El concepto siempre incluirá la referencia a las órdenes a las que se refiere la transferencia. Una vez dispuestas las transferencias, podrás configurar las órdenes como pagadas, seleccionándolas desde la primera columna y haciendo clic en el botón correspondiente: ATENCIÓN: El archivo XML que se genera desde esta sección es compatible con transferencias SEPA (por lo tanto solo en Europa) 🐙
