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Octorate per property manager
Sezione agenzie e proprietari (Owner Portal)
Sei un property manager e hai bisogno di organizzare e gestire le tue commissioni e tenere organizzati tutti i pagamenti che riguardano le strutture che gestisci? Con Octorate puoi! Se sei interessato a questa funzione, dovrai contattare il tuo referente commerciale e chiedere di aggiungere questo servizio nel tuo abbonamento. Ti verrà creato un account agenzia nel quale saranno incluse tutte le strutture che gestisci. Entrando nella sezione agenzie troverai quindi la lista delle tue strutture. Potrai accedere velocemente all' account Octorate di ogni struttura cliccando sui pulsanti [1] [2] [3] che vedi nello screenshot 👇 Allo stesso modo, entrando nelle singole strutture, avrai modo di tornare facilmente alla sezione agenzie cliccando qui: Utilizzando quindi le stesse credenziali potrai accedere a entrambe le sezioni. Una volta stabilito quali sono le strutture che fanno capo alla tua gestione e creato il tuo account, si può procedere con la configurazione di octoblu! Proprietari La sezione Proprietari ti consente di configurare il tuo account in modo da poter gestire le commissioni e gli incassi secondo le tue esigenze interne. Vediamo come! 🔹Proprietari > Mostra Completa l'anagrafica dei proprietari includendo le relative coordinate bancarie. 🔹Regole di Commissione Qui puoi configurare tutte le regole di commissione previste per i proprietari. I parametri che imposterai qui saranno utilizzati per calcolare lo scorporo dell'incasso delle tue prenotazioni. Definisci come vuoi che siano calcolate le tue commissioni agenzia. Dopo aver creato le regole di commissione, dovrai creare i profili di ogni proprietario a cui potrai legare le regole di commissione appena create. Prenotazioni Individua le prenotazioni da gestire, potrai filtrarle per data, proprietario e strutture. Potrai inoltre fare l'export in un file Excel ed emettere direttamente Distinte di Pagamento. Contabilità 🔹Distinte di pagamento In questa sezione verranno raccolte tutte le distinte di pagamento emesse. Potrai filtrarle per numero documento, data emissione, proprietari, strutture, pagato/non pagato. Potrai aggiungere e stampare nuove Distinte di pagamento o il Modello F24 per il calcolo della cedolare secca. 🔹Fatture È la sezione in cui ritrovi tutte le fatture salvate, che puoi generare direttamente dal dettaglio della distinta di pagamento. In fondo a ogni fattura troverai il tasto stampa e il tasto Fattura elettronica per poter scaricare il file XML valido per lo SDI. Statistiche Seleziona il periodo e i parametri di tuo interesse e visualizza le statistiche relative alla ripartizione degli incassi. Impostazioni 🔹 Impostazioni account Configura le informazioni generali della tua agenzia, inserisci i contatti, lo stato e la valuta. 🔹 Intestazione Fattura Inserisci qui i tuoi dati di fatturazione e le coordinate bancarie per il pagamento. Potrai inoltre apportare delle modifiche grafiche in relazione ai documenti che andrai a emettere. --- A presto! 🐙 Sezione proprietari
Crea un profilo per il proprietario. Accedi alla sezione Proprietari > Mostra Se hai già creato dei proprietari, li ritroverai elencati nella tabella. Potrai cliccare su [Modifica] per cambiare un qualsiasi parametro o sul pulsante con la freccia, per eliminare i proprietari di cui non hai più bisogno. Per creare un nuovo proprietario, invece, clicca sul pulsante [+ Aggiungi nuovo] Qui potrai: a - inserire i dati personali della persona b - inserire i suoi dati di fatturazione c - inserire le coordinate bancarie per il pagamento d - inserire i dati per la fatturazione elettronica. e - selezionare dal menù a tendina la Regola di Commissione da attribuire. Questa che dovrà esser stata precedentemente creata dall'apposita sezione. f- Potrai scegliere se abilitare il proprietario al controllo delle proprie commissioni g - inserire eventuali note interne h - selezionare le specifiche proprietà in Octorate correlate con la persona in questione Il nome del proprietario comparirà tra parentesi a fianco al nome della proprietà a lui/lei associata nella sezione Proprietà. Clicca QUI per accedere all'articolo principale. --- A presto! 🐙 Distinte di Pagamento
Accesso e Gestione delle Distinte Dalla sezione Contabilità > Distinte di Pagamento, accedi alla lista dei documenti emessi. Potrai filtrarle per: Numero di documento Data di emissione Proprietario Stato di pagamento Clicca sull'apposito pulsante per apportare qualsiasi tipo di modifica o sul pulsante con la freccia, per eliminare o stampare la Distinta. Per creare un nuovo documento, invece, clicca sul pulsante [+ Aggiungi nuovo] Creazione di una Nuova Distinta Durante la creazione manuale di una distinta di pagamento, è necessario compilare i seguenti campi: 1️⃣ Il proprietario Seleziona il proprietario di riferimento per la distinta. 2️⃣ Soggetto che procede all'incasso Specifica chi gestisce l'incasso delle prenotazioni: l'agenzia o il proprietario. 3️⃣ Valuta e Tasso di Conversione Se vuoi presentare ai proprietari le distinte di pagamento con una valuta diversa rispetto a quella impostata nel tuo account, puoi inserire qui la valuta e il tasso di conversione da calcolare per la valuta scelta. Questo ti servirà per mostrare la valuta scelta nel documento di cortesia, le fatture continueranno ed essere emesse nella valuta impostata nel tuo account. 4️⃣ I riferimenti del pagamento Inserisci i dettagli relativi al pagamento. 5️⃣ Selezionare le prenotazioni da includere nella distinta Per aggiungere prenotazioni alla distinta: Clicca su Aggiungi una prenotazione Scegli se filtrare per data di arrivo o data di partenza Scegli se filtrare le prenotazioni in base al loro Status. Potrai decidere se considerare le prenotazioni confermate, cancellate o entrambe Clicca su Cerca per visualizzare l'elenco Seleziona le prenotazioni desiderate e clicca su Aggiungi Puoi applicare ulteriori filtri per struttura (ID) o camera. Per le prenotazioni cancellate, il sistema non considera le politiche di cancellazione. Se nella distinta deve figurare la tua percentuale sulla penale di cancellazione, dovrai inserirla manualmente Il totale di ogni prenotazione è mostrato al lordo (IVA inclusa) e include tutti gli incassi registrati 6️⃣ Addebiti Aggiuntivi (manutenzione o servizi) Clicca su [Aggiungi nuovo] per inserire costi di manutenzione o servizi da addebitare ai proprietari. Per restituire costi ai proprietari (rimborsi spese), inserisci l'importo in negativo. 7️⃣ Il totale riporterà le varie suddivisioni, risultato dalla configurazione da te salvata, un utile strumento per il calcolo della ritenuta d'acconto e della cedolare secca. Attivando il Sostituto d’imposta nel documento, vedrai lo scorporo dell’IVA tra le voci della distinta Una volta cliccato su [Salva] in fondo alla pagina, comparirà il pulsante [Stampa]. Salva, Stampa e Invia Dopo aver cliccato su [Salva], comparirà il pulsante [Stampa]. Puoi anche decidere se emettere una fattura contestualmente al salvataggio della distinta: Stampa Semplificata Genera un file con le informazioni essenziali per il proprietario, mostrando solo gli importi di sua competenza. Stampa Classica Include tutti i dettagli completi della distinta. Stampa Riepilogo Include il riepilogo della distinta ___ Invio via Email Per inviare la distinta al proprietario: Clicca su Invia Email Inserisci un testo personalizzato Invia l'allegato Cliccando sul tasto Invia Email, potrai inserire un testo personalizzato da mandare ai proprietari e quindi mandargli l'allegato: Potrai anche richiedere che una copia ti venga inviata direttamente, in qualità di property manager. Lo stesso vale per le fatture: Si può anche decidere se allegare o meno il file con il riepilogo: Funzionalità Aggiuntive Download e Export Dalla lista delle distinte puoi: Scaricare il flusso dei pagamenti in XML (per bonifici SEPA) Scaricare il modello F24 (disponibile in Italia) Selezionare più distinte ed esportare i dati in Excel Eliminazione Si possono selezionare più distinte in blocco ed eliminarle: --- Visualizzazione Prezzo Netto da OTA Se nelle regole di commissione l’opzione Aggiungi le commissioni canale è impostata su NO: nelle distinte di pagamento delle prenotazioni provenienti dalle OTA viene mostrato anche il prezzo netto: --- Un'alternativa per la creazione di Distinte di Pagamento è dalla sezione Proprietari > Prenotazioni. Potrai selezionare le prenotazioni di tuo interesse ed emettere una Distinta di Pagamento dall'apposito pulsante, seguendo le stesse regole descritte sopra. Clicca QUI per accedere all'articolo principale. --- A presto! Regole di Commissione
Per configurare correttamente la tua agenzia, è necessario configurare una regola di commissione che poi dovrai associare ai profili dei proprietari. Accedi alla sezione Proprietari > Regole di commissione Se hai già creato delle regole, le ritroverai elencate nella tabella. Per creare una nuova regola, invece, clicca sul pulsante + Aggiungi nuovo . ⚠️ Non potremo consigliarti noi la strategia da usare o come è meglio per te fare questo tipo di configurazione. E' importante che e tu abbia ben chiaro quali debbano essere le regole da impostare per i tuoi proprietari, se necessario confrontanti anche con il tuo commercialista prima di iniziare questa configurazione. Configura la tua regola di commissione: Inserisci il nome della regola di commissione. Se ci sono degli importi che vorrai escludere prima di applicare la regola di commissione e definire le ripartizioni tra proprietario e property manager, dovrai inserire il valore nella tabella Addebiti prima delle ripartizioni, cliccando sul + arancione: Configura il calcolo della commissione agenzia Specifica tutti i valori utili per il calcolo dell'importo della tua commissione. Imposta un valore fisso o percentuale e indica tutte le voci che devono essere incluse nel calcolo L'iva Le pulizie: Per configurare correttamente le spese di pulizia nelle strutture che gestisci, consulta la nostra guida. Gli extra La commissione canale Specifica se la tua commissione è Deducibile dal calcolo delle tasse (Modello F24), se hai dei dubbi riguardo questa voce, ti consigliamo di consultare questo articolo. Utilizza la tabella che trovi in questa sezione per sottrarre o aggiungere dei valori all'importo della tua commissione. Aggiungi l'iva sulle commissioni L'iva che sarà aggiunta sarà quella in vigore nello stato dell'agenzia. Esempio: Se l'agenzia si trova in Italia, sarà aggiunta l'iva del 22% Inserisci dei valori personalizzati da includere nel calcolo del valore della tua commissione, cliccando sul + arancione. I valori personalizzati potranno avere importi sia in negativo che in positivo. Nella sezione Voci della distinta di pagamento/incasso potrai impostare i parametri in relazione all'emissione delle distinte di pagamento. Scegli chi si occuperà dell’incasso delle prenotazioni tra il property manager (agenzia) e il proprietario e se includere e in che modo e spese di pulizia, extra e la commissione del portale. Qualora avessi necessità di aggiungere il sostituto d’imposta, configura la voce su Sì. Nella sezione Generazione dei documenti della prenotazione potrai decidere se attivare la funzione per la doppia fatturazione, questa funzione ti è utile se vuoi emettere documenti fiscali direttamente per conto dei tuoi proprietari. Quando avrai completato la configurazione delle regole di commissione e dei proprietari Octoblu, nel dettaglio delle prenotazioni vedrai comparire queste voci: Commissione da corrispondere all'agenzia: Si tratta dell'importo della commissione calcolato in base ai parametri inseriti nella sezione "Calcolo della commissione agenzia" Costi riscossi dall'agenzia: Indica gli importi che l'agenzia si fa carico di incassare, in base a quanto definito nella sezione "voci della distinta di pagamento/incasso" Valori personalizzati: I valori personalizzati non inclusi nel valore della commissione, definiti nel campo "valori personalizzati" in alto a destra nella pagina della regola di commissione Importo per il proprietario: Quanto spetta al proprietario per questa prenotazione. Clicca QUI per accedere all'articolo principale su Octoblu. --- A presto! 🐙 Octoblu: Valori personalizzati in regola di commissione
Se stai configurando le regole di commissione per i tuoi proprietari e hai bisogno di aggiungere dei valori personalizzati, ti spieghiamo tutti i dettagli in questo articolo. Nella sezione proprietari > regole di commissione, trovi tutte le regole di commissione che hai già creato. Per aggiungere un valore personalizzato dovrai cliccare sul + arancione che vedi in alto a destra. I valori personalizzati andranno ad aggiungere a quanto già previsto dalla tua commissione. Dovrai poi cliccare sul tasto della matita per modificare i valori: Scrivi un nome per il tuo valore personalizzato e definisci l'importo. Puoi impostare un valore fisso per prenotazione (a) in base agli ospiti (b) o per notte (c) Oppure puoi impostare un valore in percentuale. Potrai decidere anche se aggiungere questo valore in relazione al metodo di pagamento delle prenotazioni. Se prevedi un costo aggiuntivo per le prenotazioni con carta di credito, potrai impostare il filtro in questo modo: In questo caso, tutte le prenotazioni con almeno un incasso con carta di credito avranno aggiunto questo valore personalizzato. Potrai decidere se filtrare ulteriormente questo valore e applicarlo solo alle prenotazioni provenienti da un determinato portale: Imposta se il valore è deducibile . Decidi se aggiungere l'iva al valore personalizzato che hai configurato. L'iva che sarà aggiunta sarà quella in vigore nello stato dell'agenzia. 🐙 Permetti ai proprietari di vedere le commissioni delle loro prenotazioni!
Nella sezione proprietari della versione agenzie ora è possibile permettere a ogni proprietario di controllarsi le proprie commissioni. Per farlo è necessario attivare la voce Permetti al proprietario di controllarsi le sue commissioni Nella propria struttura, alla sezione prenotazioni, il proprietario potrà vedere la voce commissioni: Nella schermata seguente potrà selezionare il periodo di suo interesse e monitorare le prenotazioni con il calcolo delle commissioni in base a quanto configurato su Octoblu. Sarà possibile vedere in verde gli importi che dovranno essere corrisposti al proprietario e in rosso i costi di agenzia per il property manager. Per ogni ulteriore informazione, non esitare a contattarci! 🐙 Scegli se mostrare le commissioni del property manager nelle fatture per gli ospiti
Sapevi che è possibile emettere le fatture ai tuoi ospiti includendo la tua commissione di property manager e calcolando il canone di locazione del proprietario al netto di tutte le spese? Se sei un property manager, puoi configurare le strutture che gestisci scegliendo se far comparire o meno la tua commissione nelle fatture che vengono emesse agli ospiti. Vediamo nel dettaglio. Nella nostra agenzia di test abbiamo immaginato che un proprietario abbia una regola di commissione che escluda le voci indicate sopra e con una percentuale del 50% : Una prenotazione ricevuta per questo proprietario, comparirà in questo modo: Vediamo indicato chiaramente la commissione da corrispondere all’agenzia (50% come da regola di commissione) e il canone di locazione, che è ciò che il proprietario otterrà per questa prenotazione. Le prenotazioni si mostreranno sempre in questo modo, con le due voci differenziate, ma potrai scegliere se mostrarle in questo modo anche nelle fatture che i proprietari emetteranno ai loro ospiti. Dovrai quindi accedere nell'ID delle strutture che gestisci e cambiare le configurazioni di fatturazione. Vai in PMS > Contabilità > Fatture e clicca su Impostazioni fatture Potrai decidere se attivare l'opzione Scorpora commissione per il property manager Se questa opzione sarà attivata, allora nella fattura troverai le due voci separate, come vedi nel dettaglio della prenotazione. Se, al contrario, deciderai di lasciarla disattiva, allora nella fattura troverai solo il totale della prenotazione che includerà anche la commissione del property manager . Per altri dubbi, non esitare a contattarci. 🐙 Octoblu: Regola di commissione, che vuol dire deducibile?
Se stai configurando la tua regola di commissione property manager dalla sezione Octoblu, probabilmente ti starai chiedendo che cosa vuol dire l'opzione Deducibile che trovi qui: L'impostazione di questa voce dipende da altri fattori relativi alla gestione della tua società. Rispondere con ordine a queste domande potrà aiutarti a capire meglio: - La tua agenzia si occupa dell'incasso delle prenotazioni per conto del proprietario? In questo caso nella sezione Voci della distinta di pagamento/incasso , alla voce Incasso prenotazioni dovrai mettere Agenzia: - La tua agenzia fa da sostituto d'imposta? Se hai impostato che l'agenzia si occupa dell'incasso delle prenotazioni, allora potrai scegliere se essere o meno sostituto d'imposta Essere sostituto d'imposta implica che la tua agenzia paghi per conto dei proprietari la cedolare secca . Dopo aver chiarito questi due primi aspetti, dovrai decidere se le voci che fanno parte della tua commissione sono deducibili o non deducibili dal calcolo della cedolare secca. Tutto ciò che è impostato come deducibile non verrà incluso nel calcolo dell'imposta della cedolare secca. Se hai impostato la voce sostituto d'imposta a No le impostazioni della deducibilità non sortiranno alcun effetto. Potrai specificare l'impostazione sostituto di imposta anche per emettere una distinta di pagamento: Comparirà il prospetto con i totali di ciò che è o non è deducibile su cui verrà calcolata la cedolare secca e l'importo da pagare per l'F24 Per maggiori informazioni o se hai dubbi riguardo l'impostazione più corretta per te, ti invitiamo a contattare il tuo commercialista. 🐙 Scopri la doppia fatturazione per i property manager!
Se sei un property manager e utilizzi la nostra funzione Octoblu, ora hai un nuovo strumento per poter emettere i documenti fiscali per gli ospiti nel modo che a te è più congeniale, in base agli accordi che hai con i tuoi proprietari. Con questa funzione potrai offrire ai tuoi proprietari un servizio aggiuntivo e occuparti direttamente te dell'emissione dei documenti fiscali. Questa funzione ti permetterà di emettere due documenti fiscali differenti per le prenotazioni: - Una fattura verso l’ospite con la tua intestazione come property manager. - Una ricevuta verso l’ospite con l’intestazione del proprietario della struttura. Innanzitutto, per il corretto funzionamento di questa funzione, bisogna creare una anagrafica OTA esterna da associare alle connessioni con le OTAs, 👉 QUI puoi vedere come fare. Successivamente, ti consigliamo di verificare le due intestazioni per i documenti fiscali siano inserite in modo corretto. - Intestazione fattura del property manager: è quella che trovi nella sezione impostazioni > intestazione fattura: - Intestazione fattura del proprietario: è quella configurata nel profilo del proprietario nella sezione Proprietari > mostra Dalla sezione di octoblu destinata alle regole di commissione potrai decidere in che modo emettere i documenti fiscali relativi alle prenotazioni, in basso a destra trovi il campo Generazione dei documenti della prenotazione. Qui puoi decidere se i campi che costituiscono la prenotazione saranno da riportare nella fattura da parte del property manager o se nella ricevuta da parte del proprietario. Una volta configurate queste impostazioni, potrai emettere i documenti fiscali accedendo direttamente alle prenotazioni delle strutture che gestisci. Nella sezione proprietà avrai l’elenco delle strutture, potrai cliccare su quella che ti interessa e poi cliccare su seleziona per accedere: Verrai riportato all’account di octorate di quella struttura e potrai accedere al dettaglio delle prenotazioni per poter emettere i documenti fiscali. Per vedere in fattura la commissione del property manager specificata in modo corretto, dovrai accedere a pms > contabilità > fatture > impostazioni fattura E verificare che questa voce sia attiva: Ora che hai configurato tutto, potrai iniziare ad emettere fatture e ricevute dalle prenotazioni. Nel dettaglio della prenotazione clicca sul tasto crea ricevuta/fattura Verranno emessi e salvati automaticamente due documenti fiscali: - Una ricevuta con l’intestazione del proprietario - Una fattura con l’intestazione del property manager Potrai decidere se inviare direttamente le copie di questi documenti via mail all’ospite e/o al proprietario: Se vuoi vedere un’anteprima dei documenti fiscali, prima di inoltrarli via mail, puoi cliccare su Salva senza attivare nessuna di queste opzioni. Una volta salvato, vedrai comparire i due documenti fiscali nel dettaglio della prenotazione: Potrai vedere i documenti appena salvati in pms > Contabilità > Fatture . Solo gli utenti con credenziali agenzia (octoblu) potranno emettere documenti fiscali in questo modo, qualsiasi altro utente continuerà ad emettere ricevute e fatture dalle prenotazioni in modalità classica. FAQ: Come posso mandare le fatture direttamente allo SDI? Per inviare le fatture allo SDI puoi collegare l’account della struttura che gestisci a Studioboost , in questo modo, il sistema invierà direttamente la fattura allo SDI. Se invece non utilizzi un’ altra piattaforma per la gestione delle tue fatture, potrai scaricare il file XML e caricarlo sulla tua piattaforma. Come posso avere i dati di fatturazione dell’ospite già compilati per poter emettere le fatture? Puoi chiedere agli ospiti di compilare i dati fatturazione nel web concierge 🐙 Genera un file XML per fare i bonifici SEPA ai proprietari!
Sei un property manager e hai bisogno di fare dei bonifici ai tuoi proprietari? Nel tuo account Octoblu puoi generare un file XML e rendere più veloce questa procedura. Per poter utilizzare questa funzione dovrai inserire i tuoi riferimenti bancari in impostazioni > intestazione fattura Inoltre dovrai inserire i riferimenti bancari dei proprietari con cui collabori in proprietari > mostra, entrando nel dettaglio del profilo proprietario che ti interessa potrai compilare questo campo: Dopo aver compilato i dati vai nella sezione contabilità > distinte di pagamento ed emetti le distinte. Dopo aver salvato una distinta la troverai nell'elenco. Potrai selezionare le distinte per le quali vorrai processare il pagamento cliccando sulla prima colonna (a) , devi tenere a mente che saranno prese in considerazione solo le distinte non pagate, quelle che compaiono con la X rossa (b) Dopo aver selezionato le distinte che ti interessano, potrai generare il file XML cliccando sull'apposito tasto: Sarà generato un file xml con i riferimenti per i bonifici da disporre ai proprietari. Qualora nel flusso XML siano presenti diverse distinte per lo stesso proprietario, si genererà tramite XML un unico bonifico con l'importo totale, disposto quindi in un'unica transazione. La causale riporterà sempre il riferimento alle distinte a cui il bonifico si riferisce. Una volta disposti i bonifici, potrai impostare le distinte come pagate, selezionandole dalla prima colonna e cliccando sull'apposito tasto: ATTENZIONE: Il file XML che si genera da questa sezione è compatibile con i bonifici SEPA (quindi solo in Europa) 🐙
