Manuale
🔌 Il channel manager
Impara a connettere i portali al tuo account Octorate.
Scopri come richiedere connessioni, configurare il mapping e pubblicare i tuoi annunci.
Opportunità e Notifiche importanti per i tuoi annunci di Airbnb
Probabilmente avrai notato che nel tuo account in alto a destra è presente un'icona con una lampadina: Questa ti mostra se ci sono azioni necessarie per perfezionare i tuoi annunci o capire se ci sono problemi che possano comprometterne la visualizzazione sulle ota. In merito a questo, Airbnb ci inoltra una serie di informazioni specifiche che potrete vedere riportate in questo modo: Troverete indicate di colore rosso i suggerimenti più importanti e di colore azzurre le notifiche più secondarie. Puoi decidere se visualizzare la notifica con il suggerimento, posticipare il reminder o ignorarlo e cancellarlo: Perché è cruciale migliorare la qualità del tuo annuncio su Airbnb Impatto diretto sui guadagni: Ogni recensione a 5 stelle può portare a una crescita media del 3,2% del GBV e un aumento del 4,6% delle prenotazioni nell'anno successivo. Costruzione della fiducia: Recensioni positive creano fiducia, incoraggiando più prenotazioni. Miglioramento continuo: I feedback degli ospiti offrono opportunità per identificare e correggere problemi. Maggiore visibilità: Annunci di qualità ottengono una migliore posizione nei risultati di ricerca. Prevenzione dei problemi: Affrontare proattivamente i problemi di qualità previene situazioni negative. Cruciale per nuovi annunci: Una singola recensione a 5 stelle ha un impatto maggiore sui guadagni per annunci nuovi. Azioni chiave: Chiedere feedback agli ospiti Analizzare valutazioni e recensioni Concentrarsi sui commenti ricorrenti Rispondere costruttivamente alle recensioni Aggiornare regolarmente l'annuncio Investire nella qualità del tuo annuncio è una strategia essenziale per il successo a lungo termine su Airbnb. Le opportunità saranno anche mostrate nella dasboard di octorate alla voce "qualità dell'annuncio" Come collegare una nuova camera/tariffa con Octorate!
Hai creato una nuova camera/tariffa su uno dei tuoi portali e ora vorresti collegarla con il channel manager? Ti spieghiamo come fare! Se hai creato una nuova camera/tariffa su un portale e vuoi importarla e mapparla con Octorate, dovrai innanzi tutto verificare che questa sia stata creata in formato XML. Octorate potrà importare solo le camere/tariffe create in quel formato. Come verificare se una tariffa è in XML in Booking? Le tariffe non xml sono chiaramente segnalate con il tag "non xml" nella sezione calendario dell'extranet del portale: Inoltre è necessario che nella sezione "piani tariffari" queste compaiano con la dicitura "mappatura di octorate" e non con la regola di prezzo impostata in Booking. Se non sai come cambiare le tue tariffe sui portali per metterle in XML, contatta direttamente l'assistenza del portale. Una volta verificato che le tariffe siano in XML, potrai importarle in Octorate. Vai in channel manager e clicca sullo spinotto per il portale che vorrai aggiornare Clicca sul tasto con la nuvola che trovi in alto a destra: Fai il refresh della pagina La nuova camera/tariffa importata comparirà scritta in verde sul lato destro della pagina: Una volta individuata la tariffa dovrai mapparla Abbiamo quasi fatto tutto! Come ultima cosa non dimenticare di lanciare una sincronizzazione con il portale (ti consigliamo di lanciarla per un anno) e verificare se l'extranet del portale si è aggiornato correttamente. A presto! 🐙 Importa le immagini da Airbnb, Booking ed Expedia!
Se hai appena collegato Airbnb, Booking o Expedia e NON hai ancora inserito nessuna foto nel dettaglio delle tue camere di Octorate, puoi decidere di importarle direttamente dal portale. Scopriamo insieme come fare! Accedi alla sezione Camere > mostra > modifica e accedi alla pagina di gestione di contenuti Seleziona il portale di tuo interesse e quindi clicca su “scarica informazioni dal portale” ⚠️ questo pulsante sarà disponibile per Airbnb, Booking.com, Expedia Tutte le immagini presenti nella sezione Foto del portale in questione verranno scaricate automaticamente nel dettaglio della tua camera, pronte per essere mostrate anche sul tuo Booking Engine! ⚠️ ATTENZIONE - è possibile scegliere un solo portale dal quale scaricare le foto! ⚠️ ATTENZIONE: Una volta importate le immagini in Octorate, queste sovrascriveranno le foto già presenti su qualsiasi altro portale verso il quale verrà realizzato un push/invio di contenuti. A presto! 🐙 Stop Sale o disponibilità percentuale per periodo
Vuoi chiudere o modificare la percentuale di unità in vendita su determinati portali solo per periodi specifici? Vediamo insieme come fare! Accedi alla sezione Channel Manager, clicca sul pulsante con la matitina in corrispondenza del portale di tuo interesse e individua la sezione Disponibilità La prima parte ti consente di impostare una disponibilità in percentuale senza limiti di tempo. Per utilizzare la disponibilità per periodi, invece, clicca sul pulsante [+] Inserisci quindi la data di inizio e di fine per questa nuova impostazione di disponibilità. Puoi decidere se impostare un valore percentuale oppure se attivare lo stop sale, cliccando sull'icona del calendario e portando così automaticamente la disponibilità allo 0%. Potrai impostare più di una regola! Ti basterà cliccare sul [+] e impostare un nuovo periodo con la relativa percentuale. ⚠️ ATTENZIONE - prima di salvare in fondo alla pagina, non dimenticare di attivare la voce Attiva sincronizzazione adesso RICORDA- facciamo sempre riferimento alla quantità relativa a una specifica tipologia di camera, non alla disponibilità inserita nel calendario. Esempio: Ho la tipologia di camera "Double room" con 30 quantità, decido di impostare il 50% di disponibilità su booking. Questo vuol dire che booking potrà vendere al massimo 15 camere per quella tipologia. Qui di seguito le situazioni che possono verificarsi: - Se la disponibilità sul tuo calendario è di 30 unità, Booking ne mostrerà 15. - Se la disponibilità impostata sul tuo calendario è 14, Booking mostrerà 14 disponibilità poiché il valore è minore/uguale al 50% del totale. - Se nel frattempo hai ricevuto 2 prenotazioni da Booking, il portale mostrerà una disponibilità di 13, tenendo conto le prenotazioni già effettuate. Aggiornamento della disponibilità ⚖️ Ricorda che lo strumento ha l’obiettivo di assicurare una percentuale specifica di camere a un determinato portale. Di conseguenza, il numero di camere in vendita su quel portale specifico verrà aggiornato solo se entreranno prenotazioni dallo stesso. Esempio: ho 15 camere nella mia struttura e su Booking decido di metterne il 50% (= 7) Entra una prenotazione da Expedia, sul mio calendario di Octorate la disponibilità scende a 14, su Booking.com è comunque 7. Ne entra una dal Booking Engine, la disponibilità sul calendario scende a 13, su Booking.com è comunque 7. Ne entra una da Booking.com, la disponibilità sul calendario scende a 12, su Booking.com scende a 6. E se decidessi di aprire alle vendite sul calendario un numerò di unità inferiore, tipo da 12 passare 4? Ovviamente anche le unità in vendita sul portale, in questo caso Booking.com, verrebbero ridotte automaticamente a 4. — A presto! 🐙 Invia sconti da Octorate ai portali connessi
Se sei già connesso a Booking.com, Expedia, Airbnb o VRBO, potrai accedere alla sezione Booking Engine EVO > Sconti per creare uno sconto da inviare a uno o più portali tra quelli menzionati Dovrai prima creare lo sconto e salvarlo, poi vedrai comparire la sezione Channel manager, che ti permetterà di inviare lo sconto ai portali. Consulta l’articolo dedicato alla creazione di uno sconto su Octorate: Imposta sconti e coupon online per il tuo Booking Engine EVO! Vediamo i requisiti da rispettare per poter inviare uno sconto ai vari portali o caratteristiche di cui tener conto: La percentuale di sconto deve essere un valore incluso tra 10 e 75 Il numero dei giorni di anticipo per lo sconto deve essere inferiore a 365 Consulta l'articolo dedicato! La percentuale di sconto deve essere un valore incluso tra 10 e 75 Il soggiorno minimo dev’essere un valore compreso tra 1 e 28 Il numero dei giorni di anticipo per lo sconto deve essere inferiore a 365 Consulta l'articolo dedicato! Consulta l’articolo dedicato per leggere la lista completa dei requisiti da rispettare: Invia sconti a Airbnb da Octorate - Sconti per Periodo ⚠️ N.B. Gli sconti per Airbnb creati dalla sezione Booking Engine EVO > Sconti, vengono definiti anche Sconti per Periodo. Tuttavia, vi sono anche degli sconti che possono essere creati dalla pagina di gestione dei contenuti: leggi l’ARTICOLO DEDICATO! Non vi sono requisiti specifici da rispettare ma è necessario tenere in conto che gli sconti per VRBO sono cumulabili. --- Una volta impostati tutti i campi, attiva la voce che ti consentirà di inviare lo sconto al portale o ai portali di tuo interesse e Salva in fondo alla pagina! ⚠️ N.B. - Ricorda che non è possibile creare dei coupon da Octorate per realizzare sconti sui portali menzionati. --- A presto! 🐙 Processo di connessione di base
A meno che non vi siano delle indicazioni specifiche segnalate negli articoli dedicati o direttamente dal Team di Supporto 💁 qui di seguito trovi gli step di base del processo di connessione che accomunano tutte le OTA integrate con Octorate 🚀 Una volta impostato Octorate come Channel Manager nelle impostazioni del portale, accedi alla piattaforma Octorate, sezione Channel Manager e clicca su + Connetti nuovo sito Individua il portale di tuo interesse nella lista. Potrai filtrare i risultati inserendo il nome nella casella, poi cliccando sulla lente di ingrandimento. Una volta individuato, fai click su [+ Connetti] Inserisci i dati richiesti per la connessione (di solito, credenziali e Hotel ID) nelle caselle dedicate, poi salva in fondo alla pagina tramite il pulsante [Connetti] A questo punto, clicca su [Importa camere] e procedi con il Mapping Se hai dubbi su come completare il mapping per la connessione dei portali esterni, consulta il video dedicato: Come completare il mapping? Una volta terminato, contattaci per attivare la connessione! --- A presto! 🐙 Correzione prezzo
Personalizza le tue tariffe in base al portale connesso! La funzione CORREZIONE PREZZO ti permette di impostare un valore (in percentuale o fisso) per aumentare o diminuire il prezzo stabilito sul calendario Octorate che verrà poi inviato a un determinato portale. Esempio: inserisci 100 come prezzo sul calendario di Octorate ma su Booking.com vuoi vendere le camere a 115 euro - Configura una correzione di prezzo del 15% o +15 euro Come fare? 1) Clicca su Channel Manager > Modifica in corrispondenza del portale di tuo interesse 2) Imposta la percentuale di aumento sui portali rispetto ai prezzi inseriti su Octorate >>> Per impostare una percentuale di sconto, la cifra dovrà essere al negativo ...oppure imposta l'aumento in valore fisso 🔺IMPORTANTE!!! metti [SI] alla voce Esegui sincronizzazione adesso e Salva prima di uscire ⚠️ La sincronizzazione verrà lanciata sui 365 giorni successivi alla data corrente. Per realizzarla su un periodo superiore, usa le istruzioni descritte nell'articolo dedicato, clicca QUI 👈 ! Metti in vendita una percentuale delle tue camere!
Sai che è possibile mettere in vendita solo una percentuale delle tue camere sui portali online?! 🌀 Per esempio, se hai 2 camere doppie ma vuoi metterne in vendita solo 1 accedi alla sezione Channel Manager, clicca sul pulsante arancione con la matitina in corrispondenza del portale di tuo interesse e imposta il 50% di Disponibilità (1) (2) metti quindi su ON la voce Esegui sincronizzazione adesso e Salva! 👇 Ricorda che⚠️ la sincronizzazione verrà lanciata sui 365 giorni successivi alla data corrente. Per realizzarla su un periodo superiore, usa le istruzioni descritte nell'articolo dedicato, clicca QUI 👈 ! ⚠️RICORDA - facciamo sempre riferimento alla quantità relativa a una specifica tipologia di camera, non alla disponibilità inserita nel calendario. Esempio: Ho la tipologia di camera "Double room" con 30 quantità, decido di impostare il 50% di disponibilità su booking. Questo vuol dire che booking potrà vendere al massimo 15 camere per quella tipologia. Qui di seguito le situazioni che possono verificarsi: - Se la disponibilità sul tuo calendario è di 30 unità, Booking ne mostrerà 15. - Se la disponibilità impostata sul tuo calendario è 14, Booking mostrerà 14 disponibilità poiché il valore è minore/uguale al 50% del totale. - Se nel frattempo hai ricevuto 2 prenotazioni da Booking, il portale mostrerà una disponibilità di 13, tenendo conto le prenotazioni già effettuate. --- Potrai inoltre chiudere o modificare la percentuale di unità in vendita su determinati portali solo per periodi specifici grazie alla funzione dedicata Consulta l'articolo dedicato! — A presto! 🐙 Vuoi disattivare il collegamento con un portale?
Prima di richiedere che un portale venga rimosso dalla lista dei canali connessi su Octorate, dovrai assicurarti di aver tolto il collegamento tra Octorate Channel Manager e il portale in questione. Questo perché il collegamento viene richiesto da entrambe le parti e anche la rimozione deve avvenire su entrambe le piattaforme. In linea generale, la maggior parte delle OTA ti consente di procedere autonomamente. Vediamo insieme le più comuni: Booking.com Dalla sezione [Account] > [Channel Manager] , disattiva la connessione con un clic: Expedia Da [Impostazioni] > [Connettività] Airbnb Dal tuo account, clicca sull'icona della foto, seleziona [Impostazioni Account] > [App connesse] e rimuovi Octorate dalla lista delle App: HRS Dalla sezione Hotel Self Administration (HSA), clicca su Accedi a HSA. In caso di dubbi o incertezze, anche in relazione alle altre OTA, ti consigliamo di contattare l'assistenza cliente del portale in questione, per richiedere loro di provvedere alla rimozione del collegamento con Octorate. --- A presto! 🐙 Pagina di modifica / creazione annunci
Da Octorate, puoi gestire i contenuti di Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO , Holidu e Agoda - Vediamo come! 1- accedi al mapping del portale che ti interessa aggiornare per controllare le tariffe connesse. 2- dalla sezione Camere/Appartamenti, clicca su [Modifica] in corrispondenza del piano tariffario mappato con il portale di tuo interesse e seleziona questa voce 👇 dalla sezione Channel Manager, nella parte sinistra dello schermo. 3- seleziona quindi l'icona del portale/ dei portali di tuo interesse: 4- aggiorna le voci o i campi secondo le tue esigenze＊ 5- una volta fatto, [Salva] in fondo alla pagina e clicca su [Invia ai Portali] --- ＊Solo per Airbnb, prima di apportare qualsiasi modifica, dovrai cliccare su Scarica informazioni dal portale, la voce che comparire affianco al nome e logo del portale una volta selezionato. --- Questo articolo potrebbe interessarti! 👉 Come copiare i dettagli della camera/appartamento facilmente! --- A presto! 🐙
💻 Il Booking Engine
Configura il tuo sito per iniziare a ricevere prenotazioni dirette, scopri come creare il booking engine da poter collegare al tuo sito personalizzato o crea un octosite direttamente dal tuo account.
Octosite: configura il DNS per il tuo dominio personalizzato
Per collegare correttamente il dominio al sito Octosite, i record DNS devono essere configurati nel seguente modo: Tipo Record Host / Alias Destinazione / Target CNAME www s.eu-multiscreensite.com A @ 52.59.120.70 A @ 18.197.248.23 Uno dei provider più utilizzati è Aruba, di seguito vediamo come configurarlo: Come modificare i DNS su Aruba Aprire il sito ufficiale di Aruba: Aruba Area Clienti Effettuare il login con le proprie credenziali. Selezionare il dominio interessato Cliccare su Gestione DNS oppure DNS e Name Server A questo punto sarà possibile: modificare i record già esistenti oppure cliccare su “Aggiungi nuovo record” Salva le modifiche. Dopo aver aggiornato i record DNS sarà necessario attendere la propagazione, potrebbe richiedere da pochi minuti fino a 24/48h ⌛ Consigli utili Non modificare altri record se non richiesto. Se esistono più record A o CNAME per lo stesso host, potrebbero causare conflitti. Dopo la modifica, il sito potrebbe essere raggiungibile in modo alternato per alcune ore: è normale durante la propagazione DNS. Se utilizzate un provider diverso da Aruba Il funzionamento è molto simile anche con altri provider, come ad esempio: Register.it GoDaddy SiteGround OVHcloud In molti casi è sufficiente cercare online una guida specifica del proprio provider, ad esempio: “come modificare DNS su GoDaddy” “gestione DNS SiteGround” per trovare rapidamente istruzioni molto simili a quelle mostrate in questa guida. In caso di difficoltà, potete comunque contattarci: se necessario possiamo guidarvi passo passo oppure effettuare la configurazione insieme a voi. 🐙 Come configurare PayPal come metodo di pagamento nel Booking Engine
Accettare pagamenti tramite PayPal sul tuo Booking Engine è semplice e richiede solo pochi passaggi. In questa guida ti spieghiamo come ottenere le credenziali necessarie da PayPal e come inserirle nel tuo account Octorate. Passo 1 — Ottieni le credenziali PayPal (Client ID e Client Secret) Le credenziali si ottengono direttamente dal pannello sviluppatori di PayPal. Ecco come fare: Vai su developer.paypal.com e clicca su Log in to Dashboard. Accedi con il tuo account PayPal oppure registrane uno nuovo. Imposta il tuo account alla voce "live" Dal menu, seleziona Apps & Credentials. Nella sezione REST API apps troverai già un'applicazione predefinita chiamata Default Application. Se preferisci creare un progetto dedicato, clicca su Create App e assegnagli un nome. Apri l'applicazione e copia il Client ID e il Client Secret. Tienili a portata di mano per il passo successivo. Passo 2 — Inserisci le credenziali in Octorate Una volta ottenuti i tuoi dati da PayPal: Accedi al tuo account Octorate. Dal menu principale, vai su Booking Engine → Impostazioni di pagamento. Seleziona PayPal come metodo di pagamento. Incolla il Client ID e il Client Secret negli appositi campi. Salva le impostazioni. Da questo momento i tuoi ospiti potranno scegliere PayPal come metodo di pagamento direttamente dal tuo Booking Engine. ATTENZIONE! Quando i tuoi clienti stanno prenotando dal tuo sito internet e scelgono PayPal come modalità di pagamento, avranno 30 minuti di tempo per completare il pagamento della prenotazione. Dopo questo lasso di tempo, il sistema cancellerà in automatico la prenotazione. 🐙 Gestisci l'ordine degli extra
Nella pagina di configurazione degli extra (Impostazioni > Extra) è ora disponibile la funzione per personalizzare l'ordinamento dei servizi aggiuntivi della tua struttura. L'ordine impostato si rifletterà automaticamente anche nel tuo booking engine, permettendoti di dare maggiore visibilità agli extra più importanti o strategici per la tua attività. Come modificare l'ordinamento Accedi a Impostazioni > Extra Clicca su Modifica ordinamento 3. Nella pagina successiva, trascina gli extra nella posizione desiderata 4. Scorri fino in fondo alla pagina e clicca su Salva per confermare le modifiche Durante la fase di prenotazione, gli ospiti visualizzeranno gli extra nel booking engine esattamente nell'ordine che hai impostato. 🐙 Prezzi bambini: come scegliere la configurazione più adatta alle tue esigenze
Se devi configurare tariffe per bambini nella tua struttura, in questo articolo ti proporremo diversi tipi di configurazione a seconda delle tue esigenze. Per poter capire al meglio quale tipo di configurazione possa fare al caso tuo occorre prima rispondere alle seguenti domande: - Vuoi che i risultati nel tuo booking engine abbiano una corrispondenza esatta con il numero degli ospiti inseriti nella ricerca? Se ti interessa questa opzione, dovrai attivarla in booking engine > impostazioni generali Esempio: Se hai una camera tripla configurata solo per 3 adulti e un ospite cerca nel tuo booking engine 2 adulti e un bambino, se questa opzione è attiva, quell’ospite non troverà disponibilità. Se vorrai attivare questa funzione, sarà necessario creare le tariffe derivate per ogni livello di occupazione. - Vuoi che i risultati nel tuo booking engine mostrino anche le occupazioni maggiori rispetto a quanto inserito nella ricerca? Se ti interessa questa opzione, dovrai attivarla in booking engine > impostazioni generali Esempio: Se hai una camera tripla configurata solo per 3 adulti e un ospite cerca nel tuo booking engine 2 adulti e un bambino, se questa opzione è attiva, quell’ospite troverà disponibilità e gli verrà proposta la tariffa da 3 su cui saranno applicate poi le fasce di età che configurerai. Se vorrai attivare questa funzione, non ti verrà chiesto di creare delle tariffe derivate, ma dovrai tenere in conto che gli ospiti non vedranno un' unica tariffa come risultato della ricerca nel booking engine ma vedrà anche tutte le altre tariffe con occupazione maggiore. Dovrai scegliere una di queste opzioni, poi potrai procedere con la configurazione più adatta a te: Caso 1: Costo fisso bambino che si aggiunge al prezzo della camera per gli adulti Se hai attiva l’opzione mostra camere con occupazione maggiore: Non sarà necessario creare tariffe derivate per i bambini. La fascia di età deve essere creata in questo modo: Se hai attiva l’opzione corrispondenza esatta Bambini nei risultati del booking engine Dovrai creare le tariffe derivate per tutte le combinazioni di adulti e bambini. Ogni tariffa derivata bambino dovrà partire dalla tariffa base con lo stesso numero di adulti. Esempio: La fascia di età deve essere configurata in questo modo: Caso 2: Costo in percentuale bambino che si aggiunge al prezzo della camera per adulti Se hai attiva l’opzione corrispondenza esatta Bambini nei risultati del booking engine Dovrai creare le tariffe derivate per tutte le combinazioni di adulti e bambini. Ogni tariffa derivata bambino dovrà partire dalla tariffa base con lo stesso numero di adulti. Esempio: La fascia di età deve essere configurata in questo modo: Esempio: impostando una fascia bambini con un supplemento del 50% il calcolo verrà fatto in questo modo prezzo totale della camera : numero di adulti + il 50% calcolato sul costo del singolo adulto. Caso 3: Prezzo bambino viene scontato dal costo dell’ adulto Se hai attiva l’opzione mostra camere con occupazione maggiore: Non sarà necessario creare tariffe derivate per i bambini. La fascia deve essere impostata in questo modo: ATTENZIONE: Non è possibile applicare fasce di prezzo scontate per bambini sulle tariffe derivate 🐙 Il nostro nuovo Octosite
Da oggi è disponibile il nuovo nostro nuovo Octosite, una versione aggiornata con nuovi template SEO friendly che potranno aiutarti a migliorare anche il tuo posizionamento nei principali motori di ricerca. Se hai una struttura o un gruppo di strutture puoi configurare direttamente in Octorate il tuo sito per iniziare a ricevere le tue prenotazioni dirette. Nella sezione Marketing > Octosite potrai scegliere il tema che preferisci e iniziare a personalizzare il tuo layout. Abbiamo creato dei temi specifici per vacation rental e altri specifici per gli hotel. Per vedere in anteprima i temi e scegliere quello che più ti piace, ti basta cliccare su anteprima sito: Si aprirà l’anteprima del sito e potrai vedere come compare nelle diverse versioni: desktop, mobile e tablet. Nella sezione impostazioni potrai configurare il tuo dominio. Se non hai acquistato un dominio personalizzato potrai selezionare la voce “non ho acquistato un nome sito (dominio) “ e inserire il nome del dominio da usare: Se invece hai acquistato un dominio personalizzato, dovrai selezionare la voce “utilizzo un dominio personalizzato” e seguire le istruzioni per aggiornare il tuo DNS. Nel tuo provider di dominio dovrai impostare: record CNAME con Host www e che punta a s.eu-multiscreensite.com Primo record A con Host/Alias '@' e Target/Destinazione '52.59.120.70' Un altro record A con Host/Alias '@' e Target/Destinazione '18.197.248.23' Per verificare che i valori siano correttamente inseriti puoi utilizzare questo servizio gratuito: https://www.nslookup.io/ Se, inserendo il nome del tuo sito ti compare la scritta "record not found", vuol dire che i valori non sono stati configurati correttamente: Qualora riscontri difficoltà ad inserire questi valori nella interfaccia di gestione del tuo dominio ti invitiamo ad inviare un messaggio al tuo gestore di dominio inviandogli le 3 righe di istruzioni menzionate sopra. Se leggi un indirizzo IP, vuol dire che è tutto ok, se non riesci a vedere correttamente il tuo octosite ti chiediamo di comunicarcelo via chat per permetterci le dovute verifiche. Se non hai acquistato un dominio personalizzato, potrai selezionare l'opzione "non ho acquistato un nome sitio (dominio)" e potrai sceglierne uno a piacere. ATTENZIONE: Se decidi di non utilizzare un dominio personalizzato, non possono esserci dei punti nel nome del sito, per esempio non è possibile avere un dominio come "octorate.sito" ma sarà necessario impostare il dominio con il nome "octoratesito" . Nella sezione Testi potrai invece configurare i tuoi testi personalizzati, potrai vedere nelle anteprime dei temi dove vengono visualizzati i tuoi testi. Nell’octosite saranno mostrati i contenuti inseriti nel dettaglio del tuo account di octorate. Le foto saranno prese dalla sezione booking engine > immagini struttura Per i vacation rental Se hai più appartamenti in diverse città o località queste saranno visibili nella homepage del tuo octosite in questo modo: Le città o le località presenti in questo elenco saranno prese dalla sezione impostazioni > proprietà Sarà mostrato il primo campo popolato in questa sezione, quindi se viene inserita la località, sarà mostrata quella, come nel caso dell’esempio che vediamo la località Piazza di Spagna. Per gli hotel Sarà mostrata la lista delle tipologie di camere della tua struttura con le foto e le informazioni inserite della sezione camere del tuo account Octorate. In entrambi i casi Dopo aver fatto le modifiche, potrai cliccare su salva e apri sito per vederne l’anteprima: Se hai necessità di fare modifiche personalizzate al tema Octosite che hai scelto, potrai contattare il tuo referente commerciale ed acquistare il pacchetto per l’editor avanzato e modificare il tuo Octosite anche con l’aiuto del tuo web master. Avrai sempre modo di ripristinare il modello originale cliccando su Reset del sito. ATTENZIONE: il tasto SALVA pubblica il tuo sito online. Per altre domande, non esitare a contattarci! 🐙 Crea sconti personalizzati con i coupon
Hai dei clienti affezionati a cui vuoi dare uno sconto personalizzato? Vuoi offrire dei coupon regalo o gift card per i tuoi ospiti? 🤑🍀 Puoi farlo creando dei Coupon! Accedi alla sezione booking engine > sconti e clicca su crea un nuovo sconto. Scegli il nome della tua offerta e indica COUPON come tipologia: Potrai decidere se considerare questo sconto come cumulativo o non cumulativo. Se questa opzione è messa su SI, allora il coupon si sommerà a eventuali altre offerte già previste dalla tua struttura. Se messo su NO, l'opzione più vantaggiosa per l'ospite verrà mostrata considerando il coupon ed altri sconti presenti. In che modo verrà cumulato lo sconto? Immaginando di avere un coupon del 10% e un'offerta del 20%, verrà sommato il coefficiente di sconto e verrà quindi applicato il 30%. In caso di un coupon con valore fisso, ad esempio di 10 euro, verrà applicato lo sconto e poi verranno sottratti i 10 euro del coupon. 💥 Gli sconti, sia cumulati che non, potranno raggiungere l'intero importo della prenotazione e rendere possibile anche una prenotazione con importo 0 Il coupon potrà avere un valore fisso o un valore percentuale: Per la creazione del coupon ti verrà richiesto di creare un codice personalizzato che gli ospiti dovranno inserire in fase di prenotazione. Potrai inoltre decidere un eventuale numero massimo di coupon disponibili e potrai tenere il conto del numero di Coupon già utilizzati. I tuoi ospiti troveranno nel tuo booking engine l'apposita sezione coupon dove inserire il codice sconto: Nella sezione testi, potrai inserire un titolo (oggetto) per lo sconto e una descrizione che saranno mostrati nel booking engine: Potrai anche decidere se inviare direttamente la tua promozione via mail: o stampare il PDF del coupon A presto! 🐙 Personalizza il tuo widget
Stai configurando il tuo booking engine e devi installare il widget sul tuo sito? Scopri come personalizzarlo! Nell'articolo che trovi QUI puoi vedere come salvare il widget e come scaricare il codice sorgente o il plug in da installare sul tuo sito. In questo articolo vediamo insieme delle funzionalità avanzate che ti permetteranno di personalizzare in autonomia la configurazione del tuo widget. Se non dovessi trovare la configurazione che ti occorre tra le nostre impostazioni, potrai sempre chiedere al tuo web master di fare delle modifiche aggiuntive con i codici CSS o HTML che potranno essere inseriti nella sezione apposita. Sitekey: La Sitekey è un codice alfanumerico che identifica il tuo widget in modo univoco. Puoi lasciare la sitekey che ti viene fornita automaticamente dal sistema. Nome: Inserisci un Nome per personalizzare il tuo Widget. Il nome potrà esserti utile per individuare il widget di provenienza della tua prenotazione una volta realizzato l'Export prenotazioni. Per saperne di più, consulta l'articolo dedicato: Come scoprire il Widget di provenienza della tua prenotazione Mostra Intestazione: Nella sezione Booking engine > testi > widget puoi configurare dei testi personalizzati per il tuo widget, tra questi puoi decidere cosa scrivere nell'intestazione del tuo widget Numero di persone: Puoi decidere se mostrare o no la selezione per gli ospiti adulti/bambini Chiedi numero di bambini: Se hai delle tariffe dedicate per i bambini e vuoi che l'ospite li inserisca nei filtri di ricerca, puoi selezionare questa opzione. Se non sai come configurare le tariffe bambino, puoi vedere la guida che trovi QUI Layout: Scegli il layout del tuo widget, verificalo nell'anteprima widget. Posizione: Scegli dove verrà visualizzato il widget all'interno della pagina del sito. Apertura Pagina: Scegli in che modo deve aprirsi la pagina del tuo booking engine 💣 OCTO-TIP! Quando avrai installato il widget sul tuo sito, i tuoi ospiti potranno accedere al tuo sito e, attraverso il widget accedere alla pagina del booking engine che avrà come link book.octorate.com . Se vuoi evitare questo cambio di url e mantenere fisso il tuo dominio, dovrai impostare l'opzione pagina personalizzata nel campo Apertura pagina nelle impostazioni del tuo widget: In questo campo dovrai inserire il link della pagina, già esistente nel tuo sito web, a cui vorrai reindirizzare il tuo widget. Dopo aver seguito questi step, ricordati di utilizzare il secondo link che trovi nel campo codice sorgente: Tema: Scegli il colore e l'aspetto grafico del tuo widget Font: Scegli la tipologia di carattere del tuo widget Lingua: scegli la lingua di default del widget. Selezionando “Automatica” la lingua verrà impostata a seconda del browser del cliente. Tipologia di calendario: Scegli se dare la possibilità di selezionare delle date specifiche o se fare prenotazioni mensili: Valori Predefiniti Mostra campi vuoti: Impostalo su NO se vuoi che i campi siano esplicitati Giorni di anticipo data di arrivo, durata del soggiorno, ospiti Inserisci i valori di tuo interesse nei campi sottostanti: giorni di anticipo data di arrivo, durata del soggiorno e numero di ospiti. Al cliente, verranno mostrati di default le caselle contenenti dati che rispettino i valori inseriti. Esempio: è il 22 ottobre e imposto i valori come segue Il widget mostrerà i valori precompilati in questo modo ATTENZIONE - le date sono comunque modificabili manualmente dall’ospite. L’impostazione di questi valori non determina la configurazione di un soggiorno minimo di prenotazione o di giorni di anticipo minimo. Per sapere come impostare queste restrizioni nel tuo calendario, ecco a te i link dedicati: Soggiorno Minimo e Massimo Come evitare le prenotazioni Last Minute A presto! 🐙 Metti le tue camere in vendita solo nel tuo Booking engine
Se hai necessità di impostare delle chiusure sul tuo calendario che siano valide solo per i portali, questa è la guida che fa per te. Ci sono diversi modi per poter chiudere la disponibilità sui portali, vediamoli insieme: - Vuoi chiudere alle vendite tutte le camere, le tariffe e tutte le date in un portale specifico: In questo caso potrai impostare il valore 0% alla disponibilità di quel portale specifico. Clicca QUI per leggere la guida completa. - Vuoi chiudere alle vendite tutte le camere e tutte le tariffe di un portale ma in un periodo specifico: In questo caso potrai impostare il valore 0% alla disponibilità di quel portale, indicando il periodo specifico. Clicca QUI per leggere la guida completa. - Vuoi chiudere alle vendite una tariffa/camera specifica su tutti i portali: In questo caso dovrai impostare delle chiusure alle vendite (stop sale) e se vuoi che queste chiusure non siano prese in considerazione dal tuo booking engine, dovrai andare in booking engine > impostazioni generali e disattivare questa opzione: - Vuoi chiudere alle vendite una camera/tariffa su un portale specifico In questo caso la configurazione da fare richiede un po' più di passaggi. 1) Crea una tariffa derivata per quel portale e assicurati che la stessa sia anche creata nel portale e configurata per essere gestita dal channel manager. 2) Mappa quella tariffa con quel portale --> Fai il mapping. 3) Imposta lo stop sale su quella tariffa. 4) Nascondi la tariffa derivata creata per il portale dal booking engine. ⚠️ ATTENZIONE la disponibilità sarà chiusa sui portali solo se la camera/tariffa che si intende chiudere è correttamente mappata con il portale di riferimento. Se dopo aver impostato queste limitazioni vedi ancora la tariffa disponibile nell'extranet del portale, ti invitiamo a verificare il mapping. Tracciamento avanzato delle conversioni 📊 Scopri il nuovo Google analytics 4
ATTENZIONE: Forniamo questa guida per facilitare la configurazione di Google Analytics 4. Tuttavia, non siamo in grado di offrire assistenza diretta in caso di malfunzionamenti o problemi con i codici. Per qualsiasi inconveniente tecnico, ti invitiamo a contattare direttamente il supporto di Google. Google ha comunicato la migrazione da universal analytics al nuovo Google Analytics 4 per il tracciamento delle conversioni che avvengono all'interno del tuo sito web. Per poter tener traccia delle conversioni del nuovo GA4 con il tuo booking engine è necessario seguire i passaggi che troverai in questo articolo. Vediamo insieme come impostare questi valori. Vai nella sezione Booking engine > add ons Nella sezione HTML Head dovrai inserire questi valori: <script async src="https://www.googletagmanager.com/gtag/js?id=G-XXXXXXXXX"></script> <script> window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-XXXXXXXXX', { 'groups': 'GA4' });// Google Analytics 4 property </script> 👉 Ricorda di sostituire al valore G-XXXXXXXXX il tuo ID di Analitycs 4 Nella sezione Pagina di conversione dovrai inserire i seguenti valori: <script async src="https://www.googletagmanager.com/gtag/js?id=G-XXXXXXXXX"></script> <script> window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-XXXXXXXXX', { 'groups': 'GA4' }); // Google Analytics 4 property }); </script> Sempre nella sezione pagina di conversione, dovrai inserire un secondo script, separato da quello precedente: <script type="text/javascript"> gtag('event', 'purchase', { send_to: ['G-XXXXXXXXX'], transaction_id: octorateReservation.refer, value: octorateReservation.total, currency: octorateReservation.currency, items: [{ item_id: octorateReservation.rooms[0].id, item_name: octorateReservation.rooms[0].name, price: octorateReservation.rooms[0].total, quantity: octorateReservation.rooms[0].quantity }] }); </script> Se il tuo evento "event" è stato chiamato con un nome diverso da "purchase", sarà necessario sostituire la parola "purchase" con il nome dell'evento creato. Misura l'e-commerce Se hai seguito tutti i passaggi correttamente, ora, potrai controllare tutti i dettagli delle transazioni ricevute direttamente su Google Analytics 4. Per farlo, apri GA4 e segui il percorso Report > Monetizzazione All'interno della sezione Panoramica potrai monitorare tutte le entrate totali ricevute, le entrate medie generate dagli acquisti per utente e il numero totale degli utenti che hanno prenotato in un determinato periodo di tempo. Se desideri indagare i dati in maniera ancora più dettagliata, scendi di una voce e seleziona la sezione Acquisti e-commerce. Qui, potrai monitorare nel dettaglio tutte la tipologie di camere vendute, la quantità, e quanto quelle camere hanno generato in termine di fatturato. In questo modo avrai una prospettiva più chiara sull'andamento del tuo business. Stai cercando queste impostazioni per il tuo booking engine ota? CLICCA QUI! Collega il tuo sito web a Civitatis!
Offri tour, visite guidate e esperienze extra per i tuoi ospiti grazie a Civitatis. Civitatis è la piattaforma che ti permette di offrire ai tuoi ospiti esperienze e servizi per personalizzare il loro soggiorno! Se vuoi attivare un account su Civitatis puoi registrarti al link👇 https://www.civitatis.com/it/alloggi-turistici/registrazione/?cmp=Octorate Una volta creato il tuo account sulla piattaforma, potrai finalmente comunicare ai tuoi ospiti la possibilità di prenotare esperienze e altri servizi inviandogli un link tramite email template. Per generare un link, nel tuo account di Civitatis dovrai cliccare su ‘Links and resources’ (1) > e poi su ‘Links’ (2) Inoltre, puoi generare un widget per mostrare direttamente la vendita delle attività dal tuo sito web. Per farlo sarà necessario configurare il widget nel tuo account di Civitatis. Se stai utilizzando un Octosite, ti basterà cliccare su ‘Genera Widget’. Se invece stai utilizzando un tuo sito web esterno, dovrai cliccare su ‘Copia Codice’ e consegnare il codice al tuo webmaster, che si occuperà dell’installazione di questo widget sul tuo sito. Se utilizzi il nostro booking engine ti basterà copiare questo codice nella sezione booking engine > add ons e copiare il codice nel campo HTML BODY. Di seguito puoi trovare i passaggi da compiere nella piattaforma di Civitatis per configurare il tuo Widget personalizzato: Ecco gli step: Scegli la lingua e la destinazione; Scegli il numero di attività da mostrare. Ti suggeriamo un minimo di 6 ed un massimo di 9. Seleziona il layout del widget. Ti suggeriamo comunque di utilizzare quello Standard. Scegli lo stile del carattere. Scegli il colore del widget. A presto Il Team di Octorate 🐙
🏨 Configurazione camere e tariffe
Impara a configurare le camere della tua struttura o i tuoi appartamenti, decidi quali tariffe mettere in vendita, crea le tariffe derivate e definisci i dettagli dei tuoi piani tariffari.
Crea le tariffe derivate in pochi click
Hai bisogno di creare tariffe derivate per la tua struttura? Ora è possibile creare più derivate insieme in pochi semplici click! Dalla lista delle tue camere clicca su Altre azioni > crea tariffe derivate Qui potrai scegliere le tipologie di tariffe da creare: - Tariffe derivate per piano tariffario - Tariffe derivate per soggiorno minimo - Tariffe derivate per occupazione Creazione di tariffe derivate per piano tariffario Per prima cosa dovrai verificare che nel tuo ID siano creati tutti i piani tariffari di cui hai bisogno. Accedi alla sezione Crea tariffe derivate e seleziona Tariffa derivata per piano tariffario Nella nuova finestra che si apre, seleziona le camere da cui vorrai partire. Se vuoi creare una derivata da legare a tutte le tue tariffe principali, dovrai cliccare su Seleziona tutte le camere base, in alternativa, potrai cliccare sulla tariffa da cui intendi partire per creare la derivazione. Dopo aver selezionato le camere, potrai impostare i valori che formeranno le tue derivate: - Regola di prezzo - Piano tariffario - Chiudi alle vendite: se vuoi che eventuali stop sale inseriti nella tariffa di partenza siano copiati sulla nuova derivata. Le restrizioni e il soggiorno minimo saranno automaticamente copiati dalla tariffa di partenza. Se vuoi creare più regole differenti dovrai cliccare su +Aggiungi e aggiungere una seconda regola. Per esempio: Voglio creare una tariffa non rimborsabile , per la mia camera Doppia voglio impostare una differenza di prezzo del -10% ma per la mia camera Deluxe voglio impostare una differenza di prezzo del -20% . In questo caso potrò creare due regole diverse. Le nuove derivate che si creeranno avranno il nome della camera base + il nome del piano tariffario. Crea tariffa derivata per soggiorno minimo Dopo aver selezionato le tariffe da cui vorrai partire dovrai impostare il valore di soggiorno minimo da applicare alla tua nuova tariffa e la regola di prezzo da applicare: La nuova derivata che si creerà avrà il nome della camera base + il numero di notti + la parola DAYS Sul calendario verrà automaticamente applicato il valore del soggiorno minimo scelto: Crea tariffa derivata per occupazione Anche in questo caso dovrai scegliere la tariffa da cui partire. Immaginiamo di avere una camera/appartamento con una tariffa base per 2 persone e voler creare delle tariffe derivate per 1, per 3 e per 4 persone (che è l'occupazione massima della nostra unità) Dopo aver selezionato la tariffa di partenza dovrai indicare il numero minimo e numero massimo di ospiti che prevedi di avere per quella tariffa (nel nostro caso da 1 a 4) Ti verrà chiesto poi di indicare la regola di prezzo per tutti quei livelli di occupazione: Le nuove derivate che si creeranno avranno il nome della tariffa base + numero occupanti + PAX . Quando cliccherai su conferma ti verrà mostrato il riepilogo delle tariffe che stai creando con le caratteristiche principali: Se è tutto ok, potrai cliccare su Salva e vedere le tue tariffe derivate nella lista camere e sul tuo calendario. 🐙 Come configurare tariffe di alta e bassa stagione?
La configurazione dell'alta e della bassa stagione dipende dalle tue necessità. Se vuoi semplicemente applicare prezzi differenti tra alta e bassa stagione, non serve fare nulla di speciale - basta inserire i prezzi direttamente nel calendario Se invece vuoi applicare regole di cancellazione diverse a seconda del periodo (ad esempio: più flessibili in bassa stagione, più rigide in alta stagione), devi seguire questi passaggi: Crea le politiche di cancellazione Vai in: Impostazioni → Incassi automatici e condizioni di vendita Configura le diverse politiche Clicca QUI per leggere l'articolo completo per la configurazione delle politiche di cancellazione Crea i piani tariffari Vai in: Camere/appartamenti → Piani tariffari Crea un piano per ogni stagione Leggi la nostra guida per vedere come creare i piani tariffari. Collega tutto insieme In ogni piano tariffario, associa la politica di cancellazione corrispondente Specifica l'intervallo di date per quella stagione Valuta il "rate plan cross" Considera se attivarlo per permettere prenotazioni che iniziano in una stagione e finiscono nell'altra Clicca qui per leggere l'articolo completo. Per qualsiasi altro dubbio, non esitare a contattarci! 🐙 Hai bisogno di avere un nuovo ID di Octorate?
Se la nuova unità che devi aggiungere possiede anche solo una di queste caratteristiche: - Diversa intestazione per la fatturazione - Diverso ID per la connessione a Booking.com (o altro portale) - Diversi codici/ credenziali per la connessione al portale alloggiati o Istat Allora dovrai creare un nuovo account ID, potrai quindi contattare il tuo referente commerciale e verificare se nel tuo piano di abbonamento è già inclusa la possibilità di aggiungere una nuova unità. Se il nuovo annuncio non è ancora presente sui portali e sei un Vacation Rental, potrai procedere in totale autonomia seguendo il processo guidato del nostro wizard. Se invece la tua nuova unità è già presente sui portali potrai seguire i passaggi seguenti: - Dopo aver creato la nuova unità, un membro del nostro staff ti comunicherà il codice del tuo nuovo ID, potrai trovarlo nel tuo network. - Accedi all’ID comunicato e inizia a configurare le impostazioni di base Impostazioni > Proprietà : Imposta l’indirizzo, la mappa e tutte le informazioni generali della struttura. Impostazioni > Proprietà > Tassa di soggiorno : Configura il valore della tassa di soggiorno come prevista dal tuo comune Impostazioni > intestazioni fattura : Verifica se l’intestazione per la fatturazione è corretta o se hai bisogno di inserirne una specifica per questo ID Impostazioni > incassi automatici e condizioni di vendita > Tasse : Configura il valore dell’iva - Se la camera/appartamento è già presente in Booking.com, potrai già chiedere la connessione a questo portale, nel momento in cui chiederai la connessione, se il tuo account è ancora vuoto, il sistema sarà in grado di copiare le camere e le tariffe presenti in Booking, direttamente nel tuo account. Che tu abbia creato il nuovo ID tramite il wizard o da zero, dovrai procedere con i seguenti passaggi: - Richiedi le connessioni ai portali che ti interessano - Verifica le impostazioni avanzate del tuo nuovo id: Verifica che le tue camere e tariffe siano configurate correttamente, in particolare controlla le regole di derivazione Imposta la connessione al portale alloggiati Imposta la connessione al portale Istat Accertati che la tua nuova unità sia collegata ai tutti i portali esterni che ti interessano (incluse eventuali integrazioni api) Se hai un Booking engine OTA, assicurati che la tua nuova unità sia aggiunta nell’Ota di riferimento. 🐙 Creare una nuova tipologia di camera/appartamento in un ID esistente
Qualora ti servisse aggiungere una nuova tipologia di camera/appartamento in un ID esistente, potrai semplicemente cliccare sul tasto “Aggiungi” in corrispondenza della tua lista camere/appartamenti: Dalla pagina per la configurazione della camera potrai creare la tua nuova tipologia . Una volta che la nuova tipologia di camera è creata in Octorate, il passaggio successivo dipende dalle tue esigenze: - Vuoi che questa tipologia sia visibile anche sui portali? - Hai già creato questa camera/annuncio sui portali che ti interessano? Appena creata, la tua camera sarà visibile sul tuo booking engine. Se la camera/annuncio è stato già creata sui portali, dovrai collegarla ad Octorate aggiornando il mapping . Se la camera/annuncio non è ancora presente sui portali, sarà possibile fare un push ai portali : - Push di una camera su Booking.com - Push di un annuncio di Airbnb - Push e connessione con VRBO - Push e connessione Holidu - Push e connessione a Hometogo - Push e connessione a Marriott - Push di una camera con Agoda In alternativa, o se il portale che ti interessa non è tra quelli menzionati, potrai creare la tua nuova unità direttamente nell'extranet dei portali e poi aggiornare il mapping. IMPORTANTE: Se il nuovo annuncio o la nuova camera che devi creare è simile a una tipologia che già hai, puoi anche scegliere di copiarlo sull’ID corrente o su un nuovo id, senza doverlo fare da zero. 🐙 Devo aggiungere una nuova unità cosa devo fare?
Per prima cosa dobbiamo chiarire di cosa hai realmente bisogno. Hai bisogno di avere un nuovo ID di Octorate o hai bisogno di creare una nuova tipologia di camera/appartamento all’interno di un ID già esistente? Se la nuova unità che devi aggiungere possiede anche solo una di queste caratteristiche: - Diversa intestazione per la fatturazione - Diverso ID per la connessione a Booking.com (o altro portale) - Diversi codici/ credenziali per la connessione al portale alloggiati o Istat Allora dovrai creare un nuovo account ID, potrai quindi contattare il tuo referente commerciale. In tutti gli altri casi, puoi scegliere come procedere in base alle tue esigenze. Creare una nuova tipologia di camera/appartamento in un ID esistente Creare un nuovo ID 🐙 Come gestire i livelli di occupazione
Se vuoi sapere come gestire in modo corretto i livelli di occupazione delle tue camere o dei tuoi appartamenti, questo articolo potrà esserti utile. La prima cosa da chiarire è come desideri avere i risultati di ricerca nel tuo booking engine. Facciamo degli esempi: Esempio 1: Prezzo fisso indipendentemente dal numero di ospiti (fino a un massimo) Se l'appartamento ha una capienza massima (es. 4 persone) e il prezzo rimane lo stesso indipendentemente dal numero di ospiti (da 1 a 4), è sufficiente creare una unica tariffa per l'occupazione massima (es. 4 ospiti). Per garantire che gli ospiti trovino disponibilità anche cercando per un numero inferiore di persone (es. 2), devi attivare l'opzione "Mostra camere con occupazione maggiore" nella sezione "booking engine > impostazioni generali". Esempio 2: Prezzo che varia in base al numero di ospiti (o con supplementi) Se il prezzo varia con l'occupazione (es. prezzo per 1-2 ospiti è X, dal 3° ospite si aggiunge un supplemento, o ogni livello di occupazione ha un prezzo diverso), è consigliabile creare tariffe derivate per ogni livello di occupazione. Questo assicura che gli ospiti trovino disponibilità anche cercando per un numero inferiore di persone e permette di gestire le variazioni di prezzo per ogni livello. Se vuoi configurare delle tariffe per i bambini, ti consigliamo di leggere il nostro articolo dedicato. Ora che abbiamo chiarito come configurare i livelli di occupazione per il tuo sito diretto, vediamo cosa è necessario fare per configurarli correttamente anche sui portali. Booking.com : Per la gestione delle tariffe occupazionali in Booking.com, puoi consultare questo articolo. Expedia: Dovrai chiedere ad Expedia di impostare il tuo account per occupancy based. In questo articolo trovi tutti i dettagli. Agoda: Se vuoi gestire i vari livelli occupazionali per questo portale, dovrai creare tutte le tariffe derivate in Octorate, poi potrai contattarci in chat, ci occuperemo noi di importare le tariffe per questo portale. Bedandbreakfast.it : Se vuoi gestire i vari livelli occupazionali per questo portale, dovrai creare tutte le tariffe derivate in Octorate, poi potrai contattarci in chat indicandoci anche le differenze di prezzo che vorrai impostare per ogni livello di occupazione. Tutti i portali che invece lavorano con annunci come: Airbnb, Vrbo, Hometogo, Marriott, Holidu avranno un tipo di configurazione differente, trovi tutti i dettagli in questo articolo. Se hai altri dubbi non esitare a contattarci. A presto! 🐙 Come creare le tariffe derivate per occupazione?
Vuoi gestire su Octorate le tariffe per tutti i livelli occupazionali? Vediamo insieme come fare! 🔍 Questo articolo spiega come creare una singola tariffa derivata. Se devi creare più tariffe derivate contemporaneamente, usa la nostra funzione avanzata: clicca QUI. Innanzitutto, accedi alla sezione Camere/appartamenti > mostra > altre azioni > gestisci tariffe derivate. Supponiamo che la tua tariffa base sia per 2 ospiti, ma vuoi gestire tutti i livelli di occupazione fino ad un massimo di 4 ospiti. Partendo dalla tariffa base, clicca sul + : Si aprirà una nuova finestra: Inserisci tutte le informazioni necessarie: Nuova Derivata: cancella la voce ‘Derived’ che ti appare di default e metti il nome della tariffa per occupazione es. Voglio creare la tariffa uso singolo, la chiamerò ‘Camera verde 1 pax’ Ospiti: scegli il numero degli ospiti in questo caso, cancella 2 ed inserisci 1 Seleziona i Piani tariffari da applicare Differenza di prezzo: inserisci una regola di prezzo La catenella spezzata svincola i due elementi, quindi potrai poi impostare il prezzo sul calendario direttamente in corrispondenza della tariffa derivata Le freccette consentono di impostare un valore fisso Il simbolo successivo (%) serve invece per impostare un valore in percentuale Seleziona il simbolo con le frecce e lascia la casella a 0, per far sì che la derivata abbia lo stesso prezzo della principale Seleziona le altre regole di derivazione: disponibilità, durata del soggiorno, restrizioni e chiudi le vendite (stop sale). Se queste restrizioni saranno selezionate, verranno prese di default dalla tariffa principale. Esempio: Imposto un soggiorno minimo di 2 notti sulla tariffa base; se ho derivato la mia tariffa derivata anche per il parametro “Durata del soggiorno”, allora a cascata la tariffa derivata appena creata avrà un soggiorno minimo di 2 notti, proprio come la tariffa base Una volta fatto, vedrai la tariffa derivata appena creata, di colore bianco: Esegui di nuovo questo procedimento per tutti i livelli occupazionali che vuoi creare. ⚠️ NB: Se non crei tutti i livelli di occupazione, questi non saranno prenotabili sul tuo Booking Engine, a meno che non attivi l’opzione Mostra camere con occupazione maggiore nelle Impostazioni generali del Booking Engine. —- Ancora dubbi sulla configurazione più adatta a te? Leggi questo articolo! 🐙 Utilizza il nostro Wizard per la creazione del tuo annuncio!
Se sei un property manager e gestisci un gruppo di appartamenti, probabilmente saprai che aggiungere un nuovo listing richiede tempo e una serie di accortezze per poter rispettare i requisiti minimi richiesti per il push alle varie OTA. Per questo motivo abbiamo sviluppato una nuova funzione che ti guiderà passo passo per la creazione del tuo nuovo annuncio, dandoti già le linee guida per fare in modo che sia idoneo alla pubblicazione sui portali. Nella sezione appartamenti del tuo account master potrai vedere questa nuova funzione: Cliccando su questo tasto potrai accedere al processo guidato per la creazione del tuo annuncio: Step 1: Informazioni generali Scegli il nome del tuo annuncio, sarà lo stesso nome che vedrai per l’ID di Octorate che si creerà alla fine del processo. Sono richiesti minimo 8 caratteri. Puoi decidere se creare un annuncio da zero o se copiare le informazioni da un altro annuncio presente nel tuo network: Se decidi di copiare, tutte le informazioni degli step successivi (eccetto le foto) saranno precompilate, potrai verificarle e fare eventuali modifiche andando avanti. In basso il tasto salva bozza ti permette di salvare le informazioni inserite fino a quel momento. Potrai quindi anche compilare il tuo annuncio in più fasi, ritornando sempre al punto dove ti sei interrotto. Seleziona la tipologia del tuo annuncio (Vacation rental) Inserisci i tuoi contatti: Inserisci l’indirizzo della tua struttura e controlla che la geolocalizzazione sia corretta: Step 2: dettagli annuncio Imposta il numero di ospiti per il tuo annuncio. Questo sarà il numero di ospiti della tua tariffa principale da cui, eventualmente, potrai partire per creare le tue tariffe derivate. Se vorrai gestire il tuo annuncio in Occupancy in portali come Airbnb o Vrbo, dovrai inserire l’occupazione che consideri con il tuo prezzo di base, su cui poi aggiungerai il prezzo per ogni ospite extra. Se hai dubbi riguardo la tua configurazione in occupancy sui portali, ti consigliamo di leggere questo articolo. Inserisci gli orari di check-in e check-out previsti per il tuo annuncio. L’orario di inizio e fine check-in deve avere una finestra di almeno 2 ore: Indica le informazioni strutturali del tuo annuncio: i metri quadrati, le stanze, i bagni. Step 3: Descrizioni Inserisci una descrizione. In questa pagina ti chiediamo già di scrivere una descrizione che rispetti i requisiti di Airbnb e degli altri portali. Il campo descrizione e il campo panoramica del quartiere dovranno avere insieme un minimo di 175 parole e che il campo Descrizioni dovrà avere un massimo di 500 caratteri. Inserisci le foto per il tuo annuncio, ti saranno richieste minimo 15 foto: Seleziona i servizi (minimo 5), puoi decidere se filtrare solo i più utilizzati o se vederli tutti: Step 4: Prezzi Indica il prezzo minimo per il tuo annuncio. Il prezzo minimo non sarà impostato sul tuo calendario né inviato ai portali. Qualora dovessi inserire nel calendario un prezzo inferiore, sarai avvisato da un allert. Imposta un extra per le pulizie finali, troverai questo extra configurato nella sezione impostazioni > extra alla fine della creazione del tuo annuncio. Inserisci il nome e il trattamento del piano tariffario che vuoi associare alla tua tariffa principale, puoi anche decidere se utilizzarne uno già presente nel tuo account master Step 5: Informazioni legali Configura il valore della tassa di soggiorno come prevista nel tuo comune Indica la percentuale di IVA Inserisci il CIN della tua struttura. Se ancora non lo possiedi, puoi passare direttamente alla pagina successiva. Potrai inserirlo anche in un secondo momento accedendo al dettaglio della camera. Riepilogo Qui potrai vedere il resoconto del tuo annuncio con tutte le informazioni inserite. Se hai bisogno di correggere qualcosa, ti basterà cliccare sul link dello step di riferimento, correggere le informazioni di cui hai bisogno e andare nuovamente avanti. Quando avrai controllato le tue informazioni, potrai cliccare sul tasto completa. Il tuo annuncio sarà pronto e potrai procedere alle connessioni con i portali. Troverai il tuo nuovo annuncio in un nuovo ID figlio di Octorate, già incluso nel tuo network. 🐙 Ricerca rapida per camera reale
Hai un hotel con molte camere? Da oggi hai un nuovo strumento che ti permetterà di cercare in modo rapido gli ospiti in casa, solo digitando il numero delle tue camere reali. Se non sa cos'è una camera reale o ancora non hai configurato il tuo tableau, ti consigliamo di seguire i passaggi che trovi nella nostra OctoPill! Una volta create le tue camere reali, potrai scrivere nella barra in alto a destra il numero della camera che ti interessa cercare: Il sistema ti mostrerà come primo risultato la prenotazione in casa per quella camera. Se l'ospite arriva in reception dicendo solo il numero della propria camera, potrai risalire alla prenotazione in pochissimi secondi e rispondere in modo tempestivo alle sue esigenze. 🐙 Copia le tue camere/appartamenti sul tuo ID o su un nuovo ID
Devi creare una nuova camera o un nuovo appartamento? Da oggi abbiamo un nuovo strumento che ti permetterà di risparmiare tempo prezioso! Nella sezione camere/appartamenti > mostra > altre azioni, troverai due funzioni che ti permetteranno di copiare la tua camera/appartamento su una delle tue strutture oppure su un nuovo ID che verrà automaticamente incluso nel tuo network. Vediamo le due funzioni nello specifico! 🔍 1) Copia camere su una struttura esistente: Dalla sezione Camere/Appartamenti, seleziona il pulsante Altre azioni e clicca Copia camere su una struttura esistente In corrispondenza della voce Camere selezionate, dovrai selezionare una o più camere che vorrai copiare dal menù a tendina: Potrai anche decidere se copiarla sulla struttura corrente o se su un'altra struttura presente nel tuo network: Una volta salvato si genererà una nuova camera che comparirà con il nome della camera di partenza + copy 2) Copia camere su una nuova struttura Questo secondo tasto ti permetterà di creare un nuovo ID nel momento in cui copierai la tua camera/appartamento . La nuova struttura che si creerà sarà automaticamente inserita nel tuo multiaccount. Nel momento in cui cliccherai per copiare la camera dovrai selezionare quale camera/e copiare nel nuovo ID, per poi compilare le informazioni generali del tuo nuovo ID: Quali informazioni verranno copiate? - Tariffe derivate e relative regole di derivazione - La camera reale per il tuo tableau - I piani tariffari collegati alla camera di partenza - Gli incassi automatici e le politiche di cancellazione - Gli extra collegati alla camera di partenza - Le descrizioni della camera - Le caratteristiche generali - Le amenities - Gli addetti al check-in /check-out e housekeeping impostati come predefiniti nella camera di partenza ATTENZIONE: Non verranno mai copiate le immagini. Se si sceglie di copiare una camera su un nuovo ID bisogna tenere a mente che non sarà automaticamente inserita anche nel network del booking engine. Se hai booking engine unico per le tue strutture, dovrai ricordarti di aggiungere questo nuovo ID nel tuo network BE e/o nel tuo Booking engine OTA. 🐙
📆 Calendario
Impara a gestire il tuo calendario, modifica la disponibilità e i prezzi per iniziare e ricevere prenotazioni.
Apri per i prossimi giorni
Se hai bisogno di impostare un'apertura automatica per le tue camere o i tuoi appartamenti, potrai utilizzare la funzione "apri per i prossimi giorni". Vediamola nel dettaglio. Nella sezione camere/appartamenti > mostra potrai accedere al dettaglio della camera o della tariffa che ti interessa e vedrai il campo Apri per i prossimi giorni Se vuoi utilizzare questa funzione, dovrai impostare sul tuo calendario uno Stop alle vendite. Il sistema rimuoverà ogni giorno in automatico lo stop sale inserito, in base ai giorni di apertura configurati. Per esempio, se imposti quel valore a 2 , lo stop alle vendite inserito nel calendario verrà rimosso per oggi e domani. Questa funzione è utile sia per avere tariffe da vendere in last minute sia per programmare l'apertura graduale della tua struttura. Esempio: vuoi aprire gradualmente le disponibilità della tua struttura con 6 mesi in anticipo? Dovrai configurare i prezzi sul calendario, inserire lo stop sale e impostare la voce "apri per i prossimi giorni" a 180. In questo modo il sistema aprirà gradualmente le disponibilità sul tuo calendario. ATTENZIONE: Il valore massimo che si può inserire in questo campo è 720 giorni Se invece cerchi una funzione che ti permetta di chiudere la disponibilità per i prossimi giorni, puoi vedere come fare leggendo questo articolo. 🐙 Elimina gli id di cui non hai più bisogno in totale autonomia
Se hai più strutture riunite in un network e hai bisogno di eliminare un ID, ora potrai procedere in autonomia. Nella sezione impostazioni > proprietà della struttura che vorrai eliminare e clicca sul tasto elimina account che trovi in basso a desta. Il sistema ti chiederà di confermare la tua scelta scrivendo manualmente la parola DELETE nel campo apposito. Confermando la scelta il sistema procederà con le seguenti azioni: - Disattivare le connessioni con i portali per quella struttura - Eliminare la struttura dal BE OTA (se presente) - Eliminare la struttura dal network del booking engine (se presente) - Disattivare eventuali utenti in impostazioni > utenti - Eliminare la struttura anche dalla gestione per il property manager (octoblu) - Disattivare i servizi in abbonamento Ti ricordiamo che è sempre meglio creare una nuova struttura da zero piuttosto che riutilizzare un vecchio ID per configurare una nuova struttura. Questo ti eviterà possibili problemi e confusione nel sistema. Grazie all'introduzione di questa funzionalità, è ora possibile gestire in completa autonomia l'eliminazione degli ID Octorate non più necessari. Condividi il tuo calendario con i link ICS
Hai bisogno di condividere delle informazioni riguardo il tuo calendario con un tuo collaboratore ma non vuoi dargli l'accesso al tuo account Octorate? Puoi condividere con i tuoi collaboratori i calendari ICS che trovi nel dettaglio delle tue camere, alla sezione collegamenti utili Camere > mostra > modifica (in corrispondenza della camera che ti interessa) > Collegamenti utili Potrai fornire questi link ai tuoi collaboratori che potranno quindi caricarli nei loro calendari (google calendar per esempio). Con il primo link, si potranno vedere solamente le chiusure del calendario e quindi quando una camera è prenotata o non disponibile, senza ulteriori informazioni. Con il secondo link, Link al calendario ICS (Prenotazioni), si vedranno anche le informazioni principali della prenotazione: Nome ospite Il periodo della prenotazione Il totale della prenotazione A presto! 🐙 Come funziona un multiaccount?
Se gestisci più di una struttura, è molto probabile che tu abbia già un multiaccount. Facciamo chiarezza insieme! Un gruppo di strutture può essere organizzato, per motivi di praticità, in un multiaccount. Un multiaccount è composto da un ID madre (o master account) e dagli ID figli. Il Master account funge solo da contenitore: questo ti servirà per vedere insieme, in un'unica pagina, tutte le tue camere. Il Master account non ha camere proprie e non ha connessioni, le camere e le connessioni devono sempre essere create nell'account figlio di riferimento. Facciamo un esempio pratico: Immaginiamo di avere 3 strutture riunite in un multiaccount. Cliccando in alto a sinistra puoi vedere il nome del tuo account Master (1) e la lista di tutte le strutture (2) Per entrare in ogni singola struttura, ti basterà cliccare sul nome che trovi nella lista (2) . Nell'account Master potrai comunque vedere il calendario di tutte le tue camere. Vedrai in neretto il nome nella camera (1) e in grigio il nome della struttura a cui questa appartiene (2): Puoi sempre vedere in che struttura ti trovi, in alto a sinistra è riportato il nome della struttura e il suo codice ID (importante in caso di segnalazioni al nostro reparto tecnico!) FAQ Riguardo i multiaccount: - Vorrei fare il log in ad Octorate e fare l'accesso direttamente nel mio account master, come posso fare? In questo caso dovresti creare il tuo utente di accesso nel tuo account Master. Accedi al tuo account Master e crea il tuo nuovo utente, fai il login con le tue nuove credenziali e sarai subito sul tuo account master. - Come faccio a sapere se ho bisogno di un multiaccount e quanti account figli devo avere? Questo dipende da più fattori. 1. Dobbiamo tenere presente che un account di Octorate si può collegare ad un solo account ID di Booking: sarà necessario avere tanti account figli di Octorate quanti sono i tuoi ID di Booking. 2. In ogni account figlio di Octorate è possibile inserire un'unica intestazione per la fatturazione: sarà necessario avere tanti account figli di Octorate quante sono le tue ragioni sociali. 3. In ogni account figlio di Octorate è possibile configurare un'unica connessione con il portale alloggiati e con il portale ISTAT: Se in questi portali le tue strutture sono suddivise in più account, è necessario mantenere la stessa suddivisione anche in Octorate, sarà necessario avere tanti account figli di Octorate quanti sono i tuoi account istat/portale alloggiati. - Come posso creare degli utenti che possano vedere solo alcune delle strutture che fanno parte del mio multiaccount? Potrai creare un utente dal tuo account Master e potrai limitare l'accesso solo a determinate strutture dalla sezione Network, direttamente nel dettaglio dell'utente che stai creando. Consulta l'articolo dedicato per maggiori informazioni! - Posso inserire delle informazioni nel mio account master e copiarle in tutti i miei account figli? Sì, è possibile. Scopri come nell'articolo dedicato! - Posso configurare un unico sito web per tutto il mio network? Certamente, nel nostro articolo trovi tutte le info necessarie per la configurazione del tuo sito web per il tuo multiaccount! - Posso spostare una prenotazione da un account figlio a un altro? Sì, se nel tuo account è attivo anche il pacchetto PMS, puoi utilizzare la funzione Split. - Sono un property manager e ho bisogno di gestire le strutture di diversi proprietari, calcolando anche le commissioni per ogni singola proprietà, posso farlo con Octorate? Octorate prevede anche una sezione per agenzie e affiliati. Qui trovi il nostro webinar . Se hai bisogno di maggiori informazioni, non esitare a contattarci! A presto! 🐙 Come rimuovere lo stop sale?
Se non vedi la disponibilità delle tue camere e il tuo calendario compare con i prezzi rossi in questo modo 👇 Vuol dire che hai inserito uno stop alle vendite (stop sale). Vediamo insieme come rimuoverlo! Per rimuovere lo Stop Sale, dal menu Calendario > Visualizza, fai doppio click sulla casella di prezzo in corrispondenza della data e della tariffa in oggetto. Nella finestra che si aprirà, imposta l'intervallo di date (se necessario) e clicca su Impostazioni Avanzate: seleziona No alla voce Stop Sale e salva le modifiche effettuate 😉 A questo punto, la casella sul calendario, da rossa, diventerà nuovamente bianca per indicare la disponibilità della tariffa 🍾 E' possibile anche rimuovere lo stop sale utilizzando l'editor avanzato. Seleziona il periodo i tuo interesse (1) e fai un doppio click sulla casella ST, dovrai vederla di colore verde (2): Se hai delle tariffe derivate, clicca sul [ - ] vicino al nome della camera per vederle e seleziona la casellina in corrispondenza delle tariffe dove desideri rimuovere lo stop sale. Quindi salva e lo stop alle vendite sarà rimosso dal tuo calendario. Se vuoi puoi anche consultare il nostro video tutorial. A presto! 🐙 Controlla la tua concorrenza con il nostro Rate Checker!
Vuoi sapere che prezzi hanno i tuoi principali competitors per decidere le tue strategie di prezzo? La funzione Rate checker può fare al caso tuo! 🎯 Per prima cosa, contatta il tuo referente commerciale e chiedi l'attivazione del pacchetto Rate checker nel tuo abbonamento. Dalla sezione PMS > Rate checker puoi selezionare fino a 3 competitors, filtrandoli per nome o per distanza Dopo aver scelto i tuoi competitors vai sul calendario e attiva l'opzione nella tua visualizzazione: N.B: Puoi salvare la tua vista personalizzata cliccando su "salva vista" per salvare le tue impostazioni, senza dover selezionare questa voce ogni volta. Nel calendario vedrai comparire un nuovo riquadro dedicato a questa funzione con la best available rate per due persone rilevata giorno per giorno per ogni competitor. Se non vedi questi dati immediatamente, non preoccuparti, il sistema potrebbe avere bisogno fino a un massimo di 30 minuti prima di riuscire a caricare le informazioni richieste! ATTENZIONE: Il rate checker considera i prezzi dei competitor pubblicati sulle ota senza considerare la tassa di soggiorno, inoltre a volte le ota possono mostrare prezzi differenti che possono dipendere da variabili come il device utilizzato, l'area geografica ecc... Per questi motivi è possibile riscontrare delle differenze tra il prezzo mostrato dal nostro rate checker e quello visibile nelle ota . Le ricerche sono fatte su base giornaliera, se il competitor selezionato ha impostato un soggiorno minimo di 2 o più notti risulterà come non disponibile nel calendario del Rate checker. I risultati che ti mostreranno i prezzi dalla data odierna fino ai prossimi 3 mesi. Per ulteriori informazioni, non esitare a contattarci! 🐙 Camere Fuori servizio (out of order)
Hai una camera chiusa per manutenzione? scopri come metterla fuori servizio! 🚧 Accedi a Calendario > Tableau e fai doppio click su una delle caselle nella camera che vorresti chiudere. Nella finestra che si aprirà clicca su Fuori Servizio Nella finestra seguente, seleziona le date e fuori servizio e salva! L' opzione "Aggiorna la disponibilità" sarà automaticamente selezionata e quindi la disponibilità sarà automaticamente decrementata per quelle date, in quella tipologia di camera. Sul calendario e sul tableau vedrai la camera fuori servizio segnalata in questo modo: E' possibile anche inserire l'out of order per più camere insieme. Seleziona qui le camere che ti interessano: e salvale tutte con un click nella schermata successiva: Consulta anche il nostro webinar riguardo l'housekeeping e la manutenzione per vedere come comunicare i guasti delle tue camere ai tuoi collaboratori! Personalizza il tuo account con una foto profilo!
Accedi alla sezione Impostazioni > Utenti e clicca su Modifica in corrispondenza del profilo da personalizzare. Nella sezione Informazioni Generali, clicca su [+ Scegli] per selezionare l’immagine dal tuo PC Salva in fondo alla schermata e aggiorna la pagina, vedrai comparire la foto nella parte superiore dello schermo a destra, vicino al tuo nome utente. A presto! 🐙 Clicca qui, per l'articolo su come creare un nuovo utente! Copia le impostazioni del Master sui figli!
Come ti senti tutte le volte che hai necessità di accedere ai singoli account figli per impostare la stessa identica configurazione in ogni struttura del multiaccount? Ma lo sai che esiste un modo per copiare le impostazioni direttamente dall’account master su tutti i figli? Accedi alla sezione Booking Engine EVO > Impostazioni generali dell’account madre, scendi in fondo alla pagina e individua il pulsante [Copia sul Network] a sinistra Le opzioni disponibili sono le seguenti: BE | Impostazioni principali 🗺️ Copia sui figli configurazione presente in Booking Engine in BE EVO > Impostazioni generali, come orario di arrivo, costi per le pulizie, ecc. In più verranno copiate info come la Time-Zone, il PIN carte di credito e l’ordine icone intelligenti del calendario. Pay | Profilo pagamento 💵 Copia le impostazioni contenute in BE EVO > Impostazioni di pagamento sulle varie modalità di pagamento, incluse le impostazioni sull’Instant Booking, la configurazione del Deposito nella sezione Booking Engine > Impostazioni di pagamento. Pay.Proc | Payment Gateway 💳 Copia la configurazione presente in Impostazioni > Incassi e condizioni di vendita relativa ai Payment Gateway (incluso PIN per la visualizzazione delle Carte di Credito) We.C | Web Concierge 🗝️ Copia le impostazioni della sezione Marketing > Web Concierge, inclusa l’eventuale attivazione del servizio di ristorazione tramite OctoTable. In.S |Impostazioni fattura ⚙️ Copia le opzioni di personalizzazione delle fatture contenute in PMS > Contabilità > Fatture > pulsante con la rotellina Oltre alla connessione con PA Digitale per l’invio di Fatture Elettroniche e quella all’Agenzia delle Entrate per l’invio dei Corrispettivi Telematici. Verranno inoltre copiati i dettagli presenti nella sezione Impostazioni > Intestazione Fattura, sia per le fatture relative ai rinnovi Octorate sia per quelle dei tuoi clienti. Cnt |Contatti 👩👧👧 Copia i dettagli contenuti in Impostazioni > Proprietà (email, lingua di default e lingua struttura, nome responsabile) Ti basterà selezionare la casella relativa alle sezioni da copiare in corrispondenza della struttura sulla quale trasferire le impostazioni, e cliccare su Esegui per terminare l’operazione! — A presto! 🐙 Come verificare lo storico delle modifiche?
Dal tuo account di Octorate puoi verificare lo storico delle movimentazioni in pochi e semplici passaggi. Entra nella sezione Calendario e clicca sul pulsante verde con i tre puntini sospensivi e poi dal menù a tendina su Storico Modifiche. In alternativa, puoi anche andare in impostazioni > impostazioni avanzate > storico modifiche (calendario). Seleziona il periodo e la camera che ti interessa e clicca sul pulsante [Cerca] Puoi selezionare sia la/le data/e in cui è stata effettivamente apportata la modifica (1) sia la/le data/e che corrispondono alla prenotazione o alle modifiche sul calendario (2). In quanto non è detto che corrispondano. Visualizzerai una schermata del genere 👇 La colonna AV sta ad indicare la disponibilità (es av >0 significa che è stata chiusa la disponibilità; av>1 che è stata inserita una disponibilità). Per identificare l'utente invece basta passare il cursore sull'icona dell'omino 👤 Quando invece trovi l'icona di un PC 🖥 significa che l'operazione è il risultato di un processo automatico del sistema. --- A presto! 🐙
🧳 Prenotazioni
Scopri come gestire le tue prenotazioni: crea preventivi, segnala no-show, registra i pagamenti ricevuti e monitora tutte le operazioni legate alle tue prenotazioni.
Importanti aggiornamenti per la gestione della tassa di soggiorno
Stiamo introducendo alcune novità nel calcolo della tassa di soggiorno, in particolare per la gestione delle esenzioni legate all'età dei bambini. Cosa cambia e perché ti conviene Grazie a questo aggiornamento, gli ospiti potranno cercare nel tuo booking engine il numero di ospiti adulti e bambini e l’età del bambino. Il sistema calcolerà automaticamente la tassa di soggiorno applicando le esenzioni previste: nessun calcolo manuale, nessun errore. I vantaggi concreti: Gli ospiti vedono il totale delle tasse direttamente in fase di prenotazione, con maggiore trasparenza Le prenotazioni arrivano già con l'importo corretto della tassa di soggiorno Cosa devi fare? Questa modifica verrà applicata automaticamente, ti chiediamo di controllare che in impostazioni > proprietà > tasse di soggiorno sia configurata in modo corretto in base a quanto richiesto dal tuo comune. Per esempio: Se il tuo comune prevede un’esenzione della tassa sotto i 10 anni, assicurati di aver configurato l’esenzione in questo modo: Con la voce esenzione “Esclusione per età” disattiva: Cosa troverai di diverso nel tuo account Il campo "La tassa di soggiorno non sarà applicata per i bambini al di sotto dei…", attualmente visibile in alto, verrà rimosso. Il valore che avevi inserito lì sarà spostato automaticamente nel campo "Esclusione per età", che verrà attivato di conseguenza. Se il tuo Comune prevede due fasce di esenzione, potrai configurarle entrambe usando le opzioni "Esclusione per età" ed "Esclusione per età 2" (un nuovo campo che troverai nella lista delle esenzioni disponibili). Vuoi attivare la selezione dell'età nel booking engine? Se desideri che gli ospiti possano scegliere la fascia d'età dei bambini direttamente durante la prenotazione, devi configurare anche il booking engine. Vai su: Booking Engine > Bambini e crea le fasce d'età di cui hai bisogno. Nota: se i bambini non hanno tariffe scontate ma vuoi comunque abilitare questa funzione per il calcolo della tassa di soggiorno, seleziona l'opzione "Stesso prezzo dell'adulto" quando crei la fascia d'età. Ti aggiorneremo non appena questa modifica verrà applicata. Stay tuned! 🔔 🐙 La funzione Sposta incasso
Ti è mai capitato di registrare un incasso nella prenotazione sbagliata? Nessun problema! Con la funzione “Sposta Incasso” puoi correggere facilmente la situazione, senza dover eliminare o ricreare i dati. 🔍 Dove si trova la funzione All’interno del dettaglio della prenotazione, nella sezione Incassi, troverai il pulsante “Sposta incasso”. ⚙️ Come funziona? Clicca su “Sposta incasso”. Si aprirà una finestra che ti permette di cercare la prenotazione corretta: puoi digitare il codice prenotazione, il nome dell’ospite oppure la mail; in alternativa, puoi selezionarla direttamente dal menu a tendina. Una volta trovata la prenotazione giusta, clicca su “Salva”. ✅ L’incasso verrà spostato automaticamente nella prenotazione selezionata. In questo modo, i tuoi dati restano sempre ordinati e aggiornati, senza perdite di tempo. 🐙 Come posso cancellare una prenotazione su Octorate?
Octorate consente agli utenti di cancellare facilmente le prenotazioni attraverso l'interfaccia web e l'app. Cancellazione manuale di una prenotazione diretta Per eliminare una prenotazione manualmente sull'interfaccia web di Octorate: Accedi a Octorate e individua la prenotazione che desideri cancellare. Accedi alla pagina dei dettagli della prenotazione. Clicca sul pulsante "Cancella prenotazione", posizionato nella parte superiore sinistra della schermata. Cancellazione di una prenotazione proveniente da OTA Non è possibile cancellare da Octorate una prenotazione proveniente da una OTA esterna. Per eliminarla occorre accedere al portale ed eliminare da lì la prenotazione. Qualora ci fosse una prenotazione cancellata su un portale esterno ma ancora confermata su Octorate, contattaci via chat e un operatore farà le dovute verifiche. Specifiche sulla versione mobile dell'app Se stai utilizzando l'app mobile di Octorate (Octochannel) Entra nei dettagli della prenotazione da cancellare. Clicca sul pulsante "Cancella prenotazione", visibile nella parte superiore sinistra della schermata. Elimina vecchie prenotazioni in blocco
Hai bisogno di eliminare in blocco delle vecchie prenotazioni presenti nel tuo account? Accedi alla sezione Prenotazioni > altre azioni Troverai la voce "elimina prenotazioni in blocco" . Scegli una data limite Il sistema cancellerà TUTTE le prenotazioni che hanno il soggiorno entro quella data Non importa se sono prenotazioni passate o future Esempio pratico: Se oggi siamo il 2 dicembre 2025 e metti come data limite il 5 gennaio 2026, verranno cancellate tutte le prenotazioni dal primo giorno disponibile fino al 5 gennaio 2026. Avvertenze importanti ⚠️ Le prenotazioni eliminate non si possono più recuperare - l'operazione è definitiva ⚠️ Se l'azione viene fatta da un account master , questa operazione cancellerà le prenotazioni di TUTTE le strutture del network Per procedere inserisci la data di riferimento e clicca su elimina tutto: Il sistema ti chiederà ancora una volta se sei davvero sicuro, se per te è tutto ok, potrai scrivere la parola DELETE e clicca su conferma: Preventivi con scelta per Vacation rental
Sei un property manager e vuoi emettere dei preventivi dando ai tuoi ospiti la possibilità di scegliere tra più appartamenti? Da oggi sono disponibili i nostri preventivi con scelta. Nella sezione prenotazioni del tuo account master clicca su aggiungi prenotazione. Imposta le date e seleziona l'opzione "preventivo con scelta" , nel preventivo potrai inserire diversi appartamenti dei tuoi ID: Nella lista degli appartamenti, seleziona quelli che vorrai inserire nel preventivo con scelta, potrai inserire nel preventivo anche appartamenti di diversi ID figli. Nel mio caso ho deciso di includere nel mio preventivo 2 appartamenti della mia struttura "account 1" e un appartamento della mia struttura "account 2" che nel dettaglio della mia pagina di prenotazione compariranno in questo modo: L'ospite riceverà la mail come accade per un normale preventivo e dal link ricevuto potrà accedere al web concierge dove potrà gestire la sua prenotazione. L'ospite potrà quindi decidere se accettare tutti gli appartamenti del preventivo o solo alcuni, gli basterà cliccare su aggiungi: Nel nostro caso, immaginiamo di accettare il preventivo solo per i primi due appartamenti. Dopo aver selezionato gli appartamenti potrà procedere alla conferma prenotazione per prenotazione: L'ospite dovrà completare la prenotazione sul booking engine, inserendo i dati per ogni struttura prenotata. A fine processo il cliente potrà vedere il riepilogo delle sue prenotazioni: Per altre informazioni, non esitare a chiedere! 🐙 Tassa di soggiorno e bambini, come gestirla?
Se hai già configurato le tue tasse di soggiorno ma hai dei dubbi sul calcolo dell'esenzione dei bambini, questo è l'articolo che fa per te! Nella sezione impostazioni > proprietà > tassa di soggiorno, ti verrà richiesto di indicare fino a che età i bambini sono considerati esenti: Questa informazione servirà a compilare il campo "termini e condizioni" che sarà visibile nel tuo booking engine e nel web concierge delle tue prenotazioni: Per fare in modo che il sistema possa calcolare correttamente l'esenzione per età al momento della registrazione delle schedine alloggiati è necessario configurare l'esenzione per età. Nella sezione Personalizza esenzioni, attiva l'opzione esclusione per età Clicca sul tasto con la matita per modificare le impostazioni: Imposta il valore dell'esenzione e la fascia di età: In questo modo, quando andrai a compilare le schedine alloggiati, il sistema leggerà la data di nascita dell'ospite e ti suggerirà l'esenzione da applicare: Basterà cliccare sul tasto arancione per applicare l'esenzione suggerita dal sistema. 🐙 Come segnalare un No show?
Un tuo ospite non si è presentato? Vediamo insieme come segnalare lo status di No show di una prenotazione. Per tutte le prenotazioni dirette e le prenotazioni di Booking.com è possibile segnalare lo il No show direttamente nel dettaglio dello status: Booking.com è l'unica OTA che permette la modifica di questo status direttamente da Octorate, in tutti gli altri casi, il no show dovrà essere segnalato nell'extranet del portale. Se una prenotazione di Booking.com viene segnalata come No show da Octorate, lo status diverrà effettivo anche per il portale e eventuali penali, se previste, saranno automaticamente gestite da Booking.com e addebitate all'ospite. In questi casi Booking richiederà comunque la commissione calcolata sul totale delle penali addebitate agli ospiti segnalati come no show. NB: è possibile impostare lo status di No show solo a partire dal giorno dopo la data di check-in, altrimenti non vedrai comparire questa opzione. Se hai altre domande, rimaniamo a disposizione! 🐙 La Dashboard di Octorate
La Dashboard è la prima pagina che compare quando accedi al tuo account di Octorate. È una schermata che ti riporta la fotografia attuale della tua attività e ti aiuta a monitorare il tuo lavoro. Vediamo insieme come utilizzarla! Statistiche: In alto trovi 6 widget che ti riportano le statistiche della tua struttura. Finestra anticipo prenotazioni Prenotazioni per canale La durata del soggiorno delle tue prenotazioni Il ricavo medio giornaliero I prossimi giorni più prenotati Prenotazioni confermate per settimana Prenotazioni del giorno È possibile muoversi con la freccia per verificare le prenotazioni in un determinato giorno. Se selezioni la data odierna, vedrai anche le prenotazioni "in struttura" La lista degli Arrivi del giorno, In struttura e Partenze del giorno, cambierà in modo dinamico in base al cambio dello status delle prenotazioni. Nella sezione arrivi del giorno puoi cliccare sul tasto checkin per indicare che l'ospite è arrivato: La prenotazione verrà automaticamente spostata tra quelle in struttura. Allo stesso modo per le partenze del giorno, sarà possibile cliccare sul tasto checkout per non vedere più la prenotazione in attesa di partenza. Tuttavia, se vuoi comunque vedere tutte le prenotazioni, sarà possibile attivare questi filtri: Le icone che compaiono al lato della prenotazione ti forniscono altre informazioni utili riguardo le tue prenotazioni: - Lo status - Il piano tariffario - Lo status di pagamento con il simbolo del dollaro. Potrai trovare questo simbolo in 3 differenti colori: ROSSO: La prenotazione non è stata pagata ARANCIONE: La prenotazione è stata pagata parzialmente VERDE: La prenotazione è stata totalmente pagata - Lo status della pulizia della camera - La registrazione delle schedine alloggiati: Cliccando sul simbolo dello scudo potrai accedere direttamente alla sezione per registrare le schedine alloggiati. Anche in questo caso potrai vedere questa icona in diversi colori: GRIGIO A METà: Nessuna schedina è stata compilata oppure la struttura ha compilato delle schedine lasciandole in bozza, GRIGIO: Schedine validate (Se la prenotazione è per più ospiti, ne basta una) ARANCIONE: Schedine compilate ma solo per parte degli ospiti VERDE: Schedine compilate e inviate al portale alloggiati correttamente ROSSO: Schedine compilate ma l'invio al portale alloggiati ha dato errore È possibile scaricare un file PDF riassuntivo con tutte le prenotazioni o specifico per le prenotazioni in arrivo, in struttura o in partenza: Opportunità e notifiche In questa sezione trovi le notifiche relative alla tua struttura, quelle segnalate in rosso sono le notifiche più importanti, per esempio prenotazioni senza camera assegnata: Questa ed eventuali altre notifiche importanti da prendere in considerazione saranno indicate anche in alto con questo alert: NEWS Qui trovi le nostre newsletter per rimanere sempre aggiornato sulle ultime novità. Non perdertele! 🐙 Nuova scheda prenotazioni (prenotazione singola)
Abbiamo aggiornato la pagina prenotazioni. Andiamo a vedere insieme cosa è cambiato! La prima cosa che vedrai nella nuova schermata prenotazioni sarà una timeline in alto con le azioni principali per la lavorazione della prenotazione. 1) Status della prenotazione: prenotazione confermata/ cancellata o in attesa. 2) Lista ospiti (non) validata: in questa schermata vengono registrati i dati per le schedine alloggiati e gli ospiti censiti nella prenotazione. Qui puoi inserire i nomi dei tuoi ospiti e fare la tua rooming list (1) puoi cliccare sul tasto lista ospiti per registrare le tue schedine: Puoi inserire gli stessi dati anche al lato destro della pagina e poi cliccare su lista ospiti per poter registrare le schedine: 3) Checkin (non) completato : indica se il checkin è stato completato cliccando sull'icona dell'aeroplanino 4) Prenotazione (non) incassata : cliccando in questo punto verrai riportato direttamente alla sezione per la registrazione degli incassi. 5) Prenotazione (non) fatturata: Cliccando in questo punto verrai riportato direttamente alla sezione per la registrazione delle fatture. Ogni volta che farai una modifica, il sistema ti avviserà di cliccare su salva con questo messaggio arancione: Sul lato destro della pagina trovi alcuni tasti per fare delle azioni in modo veloce: - Aggiungi extra/consumazione - Registrare un incasso - Creare una fattura/ricevuta - Documento di sintesi - Modificare il prezzo della camera - Collegare un'altra prenotazione La nuova pagina prenotazione, con la sua grafica dinamica ti aiuta a tenere monitorato tutto l'iter delle tue prenotazioni, dal momento della creazione fino al checkout. E' completamente responsive e quindi facilmente consultabile da ogni dispositivo, pc, smarphone o tablet. 🐙 Come fatturare una prenotazione che viene da un portale?
Hai bisogno di emettere fatture per le prenotazioni provenienti dai portali gestendo in modo corretto l'importo delle commissioni? Vediamolo nel dettaglio! Abbiamo una funzione che ti permette di gestire questo incasso e fatturare la prenotazione nel modo più comodo per te! Per prima cosa dovrai creare una scheda per una OTA esterna, specificando delle regole di fatturazione a seconda delle tue esigenze. Nella sezione PMS > amministrazione > anagrafica clienti clicca sul + arancione per aggiungere una nuova scheda e seleziona OTA esterna: Inserisci le informazioni necessarie e poni particolare attenzione alla sezione regola di fatturazione, queste impostazioni ti aiuteranno a gestire la registrazione del pagamento del payout e la fatturazione delle prenotazioni del portale. Condizioni di pagamento Basata sulla data di checkin: Il payout della prenotazione viene automaticamente registrato con la data del giorno del checkin Basata sulla creazione della prenotazione: Il payout della prenotazione viene automaticamente registrato con la data del giorno della prenotazione Gestione manuale del pagamento: il pagamento del payout non viene registrato e la struttura dovrà registrarlo manualmente nel dettaglio della prenotazione. Gestione della commissione come pagamento Questa opzione ti aiuta a gestire la commissione del portale in fattura. Questa opzione può essere impostata su SI o su NO. Se impostata su SI, nel dettaglio della prenotazione si vedrà un pagamento fittizio registrato anche per la voce commissione. La voce commissione sarà mostrata anche nelle voci della fattura e l'importo della stessa commissione verrà registrato come un incasso per fare in modo che il balance totale della fattura e della prenotazione sia sempre 0. L'incasso della commissione è appunto fittizio e non sarà quindi preso in considerazione dai report incassi della tua struttura. Una volta configurata la tua OTA esterna, ricordati di associarla al portale per fare in modo che tutte le prenotazioni provenienti da questo portale adottino questa stessa logica. Vai su channel manager > matita del portale e nella sezione Impostazioni di fatturazione, seleziona l' anagrafica OTA che hai creato : 🐙
🛂 PMS & Statistiche
Registra i tuoi ospiti e invia automaticamente le schedine al portale alloggiati, comunica le presenze all'ISTAT per gli adempimenti legali obbligatori, e analizza i flussi turistici attraverso le statistiche dettagliate del tuo account.
Guida alla risoluzione dei problemi di connessione tra Octorate e il portale Alloggiati
La connessione tra Octorate e il portale degli alloggiati (https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/) è essenziale per automatizzare il caricamento delle schedine degli ospiti. Tuttavia, possono verificarsi interruzioni dovute a manutenzione o problemi tecnici. Ecco come affrontare i casi più comuni. Caricamento manuale delle schedine Se dovesse verificarsi un errore temporaneo nella connessione al portale alloggiati, ad esempio per manutenzione del portale, puoi procedere con il caricamento manuale delle schedine tramite il portale ufficiale AlloggiatiWeb: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/. Accedi alla schermata delle schedine in Octorate. Clicca sul tasto azzurro in alto a destra per scaricare il file contenente le schedine. Accedi al portale Alloggiati e carica manualmente il file. Ripristino della connessione Al termine della manutenzione o dopo lunghi periodi di inattività, è necessario ripristinare la connessione tra Octorate e il portale Alloggiati: Accedi a PMS > Amministrazione > Schedine Alloggiati. Esegui il test connessione per verificare la funzionalità del servizio. Clicca su Salva per confermare la connessione. In caso vi siano schedine con invio sospeso, usa il tasto arancione "invia" per completare l'invio. Verifica delle credenziali Un errore comune che può impedire il funzionamento della connessione riguarda l’inserimento errato delle credenziali. Ecco alcuni suggerimenti utili: Username e web service code: Assicurati che l'username e il web service code siano corretti Se il test di connessione fallisce, verifica la correttezza delle credenziali direttamente sul portale Alloggiati. Errori comuni e come risolverli Se hai un errore nell'invio della schedina verifica che il soggiorno degli ospiti che stai registrando non sia superiore a 30 notti. Per le schedine che hanno un numero di notti superiore a 30 è necessario realizzare l'invio manuale sul portale alloggiati. Se hai un errore "Utente Gestore di Appartamenti,Utilizzare i metodi appropriati" verifica la configurazione degli appartamenti: accedi al tuo portale alloggiati e nella sezione lista appartamenti verifica se e presente un codice ID. Poi in Octorate alla sezione PMS > Amministrazione > schede alloggiati e inserisci l'ID nell'apposita colonna. Con questi passaggi, potrai gestire agilmente i problemi di connessione. Per ulteriori dettagli o aiuto specifico, consulta sempre la documentazione ufficiale di Octorate o contatta l'assistenza. 🐙 Perchè Octorate è un alleato importante per la gestione della tua proprietà
Impara ad usare tutti gli strumenti che Octorate ti offre per gestire al meglio la tua struttura! Ti aiutiamo a gestire gli adempimenti burocratici richiesti dal tuo comune, come la comunicazione dei dati degli ospiti alla Questura e l’invio delle presenze ai portali istat integrati. - Connessione con ISTAT - Connessione con il portale alloggiati Gestisci le fatture attive per le tue prenotazioni e attiva il collegamento per poterle inviare all’Agenzia delle entrate. Visualizza anche le tue fatture passive, utilizzando un unico pannello di controllo. Semplifica la compilazione del modello F24 grazie alla configurazione dei profili dei proprietari e all’emissione delle distinte di pagamento. Come emettere una fattura. Se sei un property manager, avrai modo di gestire da un unico portale il tuo gruppo di strutture stabilendo le commissioni per ogni proprietario. Potrai gestire e monitorare tutte le prenotazioni per il tuo gruppo e avere visione dei tuoi guadagni e delle spese di manutenzione. - Scopri il nostro Octoblu, vedi il nostro webinar Grazie all’integrazione diretta con i principali gateway di pagamento, ti aiutiamo ad automatizzare gli incassi per le tue prenotazioni, rispettando le normative vigenti in Europa relative alla SCA. Inoltre avrai modo di tracciare le tasse di soggiorno e gli ospiti esenti per avere dei report sempre aggiornati. Configura gli incassi automatici Configura le tasse di soggiorno Cosa fare se uno degli ospiti di una prenotazione fa il check-in o check-out in una data diversa?
A volte potrebbe capitarti che all'interno della stessa prenotazione ci siano ospiti che arrivano dopo o che debbano fare il check-out in una data diversa rispetto al resto degli ospiti presenti nella stessa prenotazione. Come fare in questi casi? In che modo comunicare correttamente queste presenze al portale alloggiati? Vediamolo insieme! Per modificare la data di check-in, accedi nel dettaglio della schedina della prenotazione in questione, clicca su “aggiungi ospite” Compila la schedina come di consueto e clicca su salva bozza e poi su abilita invio: Anche la schedina di questo ospite verrà messa in coda per l’invio al portale alloggiati e comunicata alla polizia. La stessa procedura è da seguire se uno degli ospiti ha una data di check-out diversa, in questo caso occorre cambiare la quantità di notti nell’apposito campo: A presto! 🐙 Gestione schedine per prenotazioni di gruppo o multiple
In questo articolo, vediamo insieme come gestire le schedine alloggiati per le prenotazioni multiple e di gruppo. Per prima cosa, definiamo la differenza tra una prenotazione di gruppo e una prenotazione multipla Le prenotazioni multiple si aggiungono nel calendario cliccando su prenotazioni > aggiungi prenotazione, selezionando la quantità e le tipologie che faranno parte di quella stessa prenotazione: Le prenotazioni di gruppo, invece, si aggiungono da prenotazioni > aggiungi prenotazione, attivando l’opzione prenotazione di gruppo Qui l’articolo dedicato per vedere nel dettaglio come creare una prenotazione di gruppo. Definite queste differenze, devi decidere se per questi due tipi di prenotazioni vuoi richiedere solo il documento del capogruppo o il documento di ogni capofamiglia. ⚠️ ATTENZIONE! In PMS > Amministrazione > schedine alloggiati Le voci raggruppa ospiti e raggruppa ospiti per camera vanno attivate o disattivate in base alle vostre esigenze. La voce raggruppa ospiti deve essere impostata su SI se si vuole raggruppare gli ospiti della stessa camera sotto un unico capogruppo/capofamiglia, in questo modo verrà chiesto il documento solo al primo ospite. Le strutture ostelli dovranno avere questa voce impostata su NO. La voce Raggruppa ospiti per camera, si riferisce alle prenotazioni di gruppo. Se impostato su NO, verrà richiesto solo il documento del capogruppo (un solo documento per l’intera prenotazione). Se impostata su SI, verrà chiesto il documento di ogni capofamiglia (uno per camera) Nel caso di prenotazioni con più camere insieme vedrai sul lato destro la lista di tutte le camere: Nella barra in alto potrai cliccare su "modifica lista ospiti" per iniziare a censire i tuoi ospiti: Nella nuova pagina, potrai inserire i nomi degli ospiti nelle rispettive camere e creare la tua rooming list (1), potrai anche stampare un file PDF con la lista di tutti gli ospiti e le relative camere (2), infine, potrai accedere alla sezione lista ospiti per registrare le schedine alloggiati (3) Cliccando sul tasto "lista ospiti" accederai alla pagina per la registrazione delle schedine alloggiati dove potrai completare i dati da mandare alla questura per tutti gli ospiti della prenotazione. In caso di prenotazioni per più camere troverai anche il campo camera in cui sarà indicata la camera a cui è stato assegnato l'ospite: Quando la registrazione degli ospiti sarà conclusa potrai cliccare su salva bozza e abilita invio per poter inviare le schedine al portale alloggiati. ⚠️ ATTENZIONE: Le schedine verranno inviate alla questura il giorno successivo all’inserimento, solo se è stato cliccato il pulsante [Abilita l’invio] e nelle tue impostazioni in PMS > amministrazione > schede alloggiati, hai attivato l’invio automatico giornaliero. A presto! 🐙 Nuova procedura di accesso al Portale Alloggiati Web: la guida su come generare la Web Key per connettere Octorate
Caro cliente Octorate, come sai, in questi giorni il Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato ha modificato la sua procedura per l’invio delle tue schedine. In questa guida vogliamo aiutarti a capire come conformarti velocemente ai nuovi standard, in modo da rendere rapido e automatico l’invio delle tue schedine, proprio come hai fatto fino ad ora. Ciò che è fondamentalmente nuovo nel Portale è la modalità di accesso. Non potrai più entrare con il tuo vecchio Certificato ma hai bisogno di generare una nuova Web Key. Questa stessa Web Key è ciò che ci serve per per rendere possibile il collegamento tra Octorate e il Portale Alloggiati. Quindi mettiti seduto e segui attentamente i passaggi per generare il nuovo codice di accesso e inviarcelo direttamente! 1) Collegati a https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/. Passando con il mouse su Accesso, vedrai già comparire una finestra con su scritto “Codici”, la sezione dove potrai entrare nella tua nuova Area Riservata. 2) Tuttavia, per entrare nella nuova sezione dovrai recuperare il tuo vecchio Certificato, che è necessario per scaricare la tua nuova Web Key. 3) Quindi, clicca su Supporto>Recupera le credenziali 4) Se hai già installato il certificato digitale sul tuo computer, clicca su “Scarica i codici di accesso con il Certificato Digitale” e salta direttamente al punto 12. 5) Se non lo hai installato, invece, è necessario scaricarlo nuovamente ed installarlo. Per fortuna, puoi recuperarlo direttamente sul Portale Alloggiati Web. 6) Premi su Accesso>Certificato>Scarica il Certificato digitale 7) Inserisci Nome Utente e Password 8) Una volta scaricato il file, dovrai installare il certificato sul tuo browser 9) Vediamo come funziona con Firefox. Clicca sull’icona a panino in alto a destra alla tua finestra del browser e poi va su Impostazioni. Qui, nella barra di ricerca dove leggi “Cerca nelle Impostazioni”, digita “certificati”. (Se invece utilizzi Google Chrome, seleziona dal Menù Impostazioni>Privacy e Sicurezza>Sicurezza>Avanzate>Gestisci Certificati) 10) Su certificati dovrai cliccare su Mostra certificati>Importa e scegliere il file che hai appena scaricato. 11) Inserisci la password del certificato e premi Accedi. E' la stessa che utilizzi per entrare sul Portale. 12) A questo punto, entra nuovamente sul Portale Alloggiati 13) Clicca su Supporto > Recupera le credenziali 14) Ora clicca su Scarica i codici di accesso con il Certificato Digitale 15) Seleziona il certificato che hai appena installato 16) Ti verrà richiesto nuovamente di inserire Nome Utente e Password forniti da Alloggiati Web 17) Se li hai inseriti correttamente dovresti ritrovarti in una schermata del genere 18) Ora, premi su Scarica i codici di accesso. 19) Verrà scaricato un file. In fondo al File PDF scaricato troverai ben 16 gruppi di Codici di Sicurezza che dovrai custodire gelosamente. Ti serviranno per accedere nuovamente al Portale Alloggiati. 20) Terminati questi passaggi, prova a entrare nuovamente sul Portale 21) Stavolta, clicca su Accesso>Codici 22) In fondo alla nuova pagina, clicca su Area di Lavoro (Codici). 23) Inserisci nuovamente utente e password 24) Ora ti verrà chiesto di inserire 2 dei sedici gruppi di Codici di Sicurezza che hai scaricato poco fa. Attento, perché il sistema ti chiederà di riempire soltanto le cifre mancanti. 25) Sei riuscito? Sei finalmente entrato sul nuovo Portale Alloggiati! 26) Purtroppo per te, però, non è finita qui. Ma il peggio è passato, te lo assicuriamo. Per collegare Octorate al portale – e per non dover più entrare sul portale – abbiamo bisogna che tu ci fornisca la famosa “Web Key” 27) Clicca in alto a destro sull’icona del tuo profilo per poi cliccare su Chiave Web Service 28) Nella schermata che si apre in sovrimpressione, clicca su Genera Nuovo Codice 29) Copia e incolla la stringa e inseriscila nella sezione PMS > Amministrazione > Invia schede alloggiati insieme alle altre credenziali richieste, così come riportato nella Guida dedicata alla connessione al Portale Alloggiati. --- A presto! 🐙 Collega Octorate al Portale Alloggiati della Polizia (Alloggiati web)
Un sistema semplice e veloce con questi 4 facili step: 1. Accedi alla sezione PMS > Invio Schede alloggiati 2. Imposta le modalità di invio delle schedine: vuoi inviare le schedine di oggi, quelle di ieri o di entrambi i giorni? Seleziona la data dal menù a tendina (1). A questo punto, inserisci le tue credenziali di accesso al Portale Alloggiati Per ricavare il webservice code nel tuo portale alloggiati. Clicca in alto a destro sull’icona del tuo profilo per poi cliccare su Chiave Web Service Nella schermata che si apre in sovrimpressione, clicca su Genera Nuovo Codice ⚠️ Se non trovi questa sezione Clicca qui per leggere la guida completa e reperire il Webservice code o Web Key. Salva (2) ed esegui il Test di Connessione (3) per verificare che non ci siano errori. La connessione risulterà quindi Attivata Impostando su [ON] la voce Invio automatico giornaliero(4), non dovrai più preoccuparti di caricare manualmente le schedine sul portale. Altrimenti, sarà comunque possibile scaricare le schedine direttamente dal dettaglio della schedina stessa. Per accedere allo storico, clicca sull'apposito pulsante (5) 3. Inserisci il Numero Struttura nel dettaglio di ogni camera. 4. Giornalmente registra il Check-in dei tuoi ospiti, e compile le schedine Alloggiati ! È fatta! 😊 ---- La voce Raggruppa Ospiti, dovrà essere impostata su SÌ se vuoi chiedere il documento di ogni capofamiglia (uno per camera), Dovrai lasciare su NO l'opzione Raggruppa ospiti per camera se ti interessa registrare solo il documento del capogruppo (un solo documento per l’intera prenotazione), in caso di prenotazioni di gruppo. Per strutture come Ostelli, o semplicemente se hai bisogno di registrare tutti i documenti dei singoli individui che fanno capo alla stessa prenotazione, ricorda di impostare su [OFF] questa voce. --- A presto! Check in e Schedine Alloggiati
Ecco come creare le schede alloggiati in tre semplici passaggi: Step 1: Accedi alla prenotazione Clicca sul banner delle prenotazioni e seleziona una prenotazione dalla tua lista per visualizzarne i dettagli. Step 2: Effettua il check-in Per confermare il check-in, clicca sull'icona a forma di aeroplanino. Puoi farlo in due modi: Usando il tasto che trovi sulla destra Accedendo alla sezione "Modifica check-in" nella barra in alto Dopo aver salvato in fondo alla pagina, accedi alle schede del portale alloggiati tramite il pulsante "Lista Ospiti" (disponibile sia a destra che nella barra in alto). Salva in fondo alla pagina, e accedi alle Schedine portale alloggiati dal pulsante Lista Ospiti, anche in questo caso puoi cliccare sul tasto a destra o nella barra in alto: Step 3: Aggiungi gli ospiti Se ci sono altri ospiti nella stessa prenotazione, clicca sul pulsante "Aggiungi ospite" per inserire i loro dati. Una volta completati tutti i dati, clicca su "Abilita invio". Le schede verranno automaticamente messe in coda per il prossimo invio al portale alloggiati (se hai attivato l'invio automatico in PMS > Schede alloggiati). Informazioni importanti Ospiti registrati tramite Web Concierge Anche le schede degli ospiti che si sono registrati tramite il web concierge verranno incluse nell'invio automatico. Ti consigliamo comunque di verificare che i dati siano stati inseriti correttamente cliccando sull'icona della lente di ingrandimento. Se necessario, puoi escludere specifiche schede dall'invio automatico cliccando sull'icona del cestino. Download manuale delle schede Dopo aver salvato una scheda, in alto a destra apparirà un pulsante che ti permette di scaricarla per caricarla manualmente sul portale, se necessario. Creazione automatica della scheda cliente Quando crei una scheda alloggiati che include nome, cognome e data di nascita (o email personale) del cliente, viene generata automaticamente una scheda cliente nella Lista Ospiti. Clicca QUI per l'articolo sulla configurazione. --- Configurazioni importanti Raggruppa ospiti: Imposta questa opzione su SÌ se vuoi raggruppare gli ospiti della stessa camera sotto un unico capofamiglia (verrà richiesto il documento solo al primo ospite). Gli ostelli dovranno impostare questa voce su NO. Raggruppa ospiti per camera: Questa opzione si riferisce alle prenotazioni di gruppo. Se impostata su NO: verrà richiesto solo il documento del capogruppo (un documento per l'intera prenotazione) Se impostata su SÌ: verrà chiesto il documento di ogni capofamiglia (uno per camera) Limitazioni e soluzioni Soggiorni superiori a 30 notti Non è possibile inviare direttamente da Octorate le schede degli ospiti con soggiorni superiori a 30 notti. In questi casi: Accedi al dettaglio della scheda della prenotazione Scarica il file cliccando sul tasto azzurro in alto a destra Carica il file manualmente nel portale alloggiati Check-in/out in date diverse Se uno degli ospiti fa il check-in o check-out in una data diversa dagli altri, consulta la guida specifica cliccando sul link dedicato. --- A presto! 🐙 Numero struttura invio alloggiati - Appartamenti
Se sei un gestore di appartamenti, dovrai fare attenzione a configurare correttamente la tua connessione al portale alloggiati 🏠 Per i vacation rental è infatti necessario configurare il numero struttura invio alloggiati. Dopo aver inserito i dati per la connessione troverai il campo apposito in cui inserirlo: Troverai la stessa sezione anche nel dettaglio di ogni camera(In Camere > Modifica) 👇 Prima di tutto, imposta la sezione su [ON]. Il numero da inserire è l'ID associato all'appartamento che ritrovi accedendo alla sezione Lista Appartamenti del Portale Alloggiati (a sinistra della lista). Ricordati di Salvare prima di abbandonare la pagina! --- A presto! 🐙 Quando vengono inviate le schedine alloggiati?
Come saprai sicuramente, l'obbligo è quello di inserire le informazione degli ospiti entro 24 ore. In PMS > Amministrazione > schedine alloggiati puoi verificare lo storico delle schedine inviate: La manina in corrispondenza della colonna Stato, nello Storico delle Schedine, indica che è stato oltrepassato il limite di tempo per l'invio automatico. La schedina dovrà quindi essere gestita manualmente. Scarica il file direttamente dal dettaglio della schedina, facendo click sul pulsantino blu in alto a destra e carica manualmente la schedina sul portale! --- Se noti che le tue schedine non sono state ancora inviate, segui questi step di verifica: Step 1: Assicurati di inviare in tempo le schedine! ⏰ il sistema prende in carico le schedine solo se vengono inserite nei tempi di legge Step 2: L'invio automatico giornaliero deve essere attivo, le password devono essere corrette, Verifica la tua connessione in PMS > Amministrazione > Schedine alloggiati. Step 3: La tua licenza deve essere attiva Step 4: I dati non devono essere continuamente modificati: Il sistema attende circa 15 minuti dall'ultima modifica prima di prendere in carico l'invio della schedina Step 5: Se è il guest/l'ospite a inserire i dati, ti consigliamo comunque di verificare che siano inseriti correttamente. Ma quando verrà inviata la mia schedina? Se hai seguito tutti gli step e salvato la schedina per l'invio, questa comparirà in PMS > amministrazione > schede alloggiati, tra le schedine che sono in attesa per essere inviate: Se hai attivo l'invio automatico giornaliero, la schedina verrà inviata alla mezzanotte. ⚠️ ATTENZIONE: Se per qualsiasi motivo hai necessità di inviare le schedine prima della mezzanotte, potrai farlo dalla sezione PMS > Amministrazione > Schedine alloggiati > Invia
🛎️ Web concierge
Utilizza il web concierge per automatizzare la gestione delle prenotazioni: web check-in per gli ospiti, pagamenti sicuri online, firma digitale dei contratti con codice OTP e vendita di servizi extra in autonomia.
Kblue partner per la Domotica e Smart Home | www.kblue.it
Kblue è un sistema di domotica professionale e smart home che offre la possibilità di integrare nel controllo accessi la generazione di tessere per l’apertura delle porte e/o di codici di accesso numerici da inserire manualmente su un tastierino. Per la connessione a Kblue invia una mail direttamente a: [email protected] o compila il form al link https://kblue.it/contatti inserendo le tue informazioni ed il testo "Richiedo istruzioni per l'integrazione con Octorate" e verrai ricontattato Il partner leggerà da noi il dettaglio della prenotazione e il codice di apertura porta (se presente nella tua configurazione) e li applicherà al sistema domotico KBLUE per l'apertura del varco tramite inserimento codice da tastiera. Se hai fatto la richiesta della generazione del codice numerico per l’apertura delle porte a Kblue, ricordati di abilitare la generazione dei codici di apertura porta anche dal menu Marketing - Web Concierge su Octorate Verifica il numero di cifre del codice impostato su Kblue e imposta le stesse cifre anche su Octorate. A questo punto potrai configurare i tuoi email templates per comunicare ai tuoi ospiti il codice di apertura porta assegnato alla loro prenotazione. Clicca QUI per scoprire tutti i dettagli! Come far pagare la tassa di soggiorno agli ospiti?
Se nel tuo abbonamento è attivo il pacchetto Web Concierge, è possibile attivare le voci Autorizza il pagamento tramite Web Concierge e Autorizza pagamento tassa di soggiorno in Marketing > Web Concierge: In questo caso, basterà rimandare il cliente al Web Concierge tramite Email Template per provvedere con il pagamento della Tassa di soggiorno. Questo avverrà in forma automatica soltanto se in Impostazioni > Incassi automatici e condizioni di vendita è stato connesso uno dei Payment Gateway tra i nostri Partner come ad esempio Stripe: 🐙 Autentica la firma dei contratti d'affitto con la certificazione OTP
Se hai attivo il pacchetto Web Concierge nel tuo abbonamento e hai bisogno di richiedere ai tuoi ospiti la firma del contratto d'affitto, questa funzione fa al caso tuo. Potrai richiedere ai tuoi ospiti di firmare digitalmente il contratto d'affitto utilizzando la certificazione OTP (One Time Password), garantendo maggiore sicurezza e validità legale alla firma. Per attivare il servizio dovrai caricare del credito sul tuo master account, il costo del servizio è di €0,50 a messaggio. Configura la richiesta OTP Potrai configurare la richiesta del codice OTP nella sezione: Marketing > Web Concierge Come funziona per l'ospite Firma del contratto Quando l'ospite accede al Web Concierge per firmare il contratto d'affitto, potrà accettarlo semplicemente cliccando sull'apposito pulsante . Ricezione del codice OTP Il codice OTP verrà inviato automaticamente tramite SMS e via email al numero di cellulare e all'indirizzo email presente nei dettagli della prenotazione. Cosa succede se manca il numero di telefono? Se l'ospite non ha fornito un numero di cellulare in fase di prenotazione, o se questo dato è mancante (ad esempio, quando la prenotazione proviene da un'OTA che non condivide questa informazione), verrà richiesto all'ospite di contattare direttamente la struttura per fornire il proprio numero. Completamento della firma L'ospite dovrà semplicemente: Inserire il codice ricevuto via SMS o via email Il contratto apparirà automaticamente firmato con il suo nome e il numero di telefono utilizzato per la verifica. Chiedi le informazioni del volo ai tuoi ospiti!
Vuoi sapere il numero del volo dei tuoi ospiti per monitorare eventuali ritardi e organizzare al meglio i tuoi check-in? ✈️ È possibile vedere questa informazione nel dettaglio della prenotazione: Se hai il web concierge attivo nel tuo abbonamento, puoi attivare questa opzione andando su marketing > web concierge Quando i tuoi ospiti accederanno al web concierge, vedranno il campo per poter inserire il numero di volo: Troverai questa informazione nel dettaglio della prenotazione: Per maggiori informazioni riguardo il web concierge, leggi il nostro articolo, oppure vedi il nostro webinar. 🐙 Genera un codice di accesso 🔑
Con Octorate, è possibile generare un codice di apertura della porta, associato alla Camera/Apt. Reale selezionato. Sarà perciò necessario innanzitutto assicurarsi di aver configurato correttamente il Tableau! Il codice può essere arbitrariamente assegnato da Octorate, generando una combinazione di numeri casuale ogni volta che viene selezionata una camera del PMS, o da un checkin provider tramite API, come OK Home, STS Hotel o Chiavistello (⚠️ se utilizzi altri provider, saranno loro a fornirti il codice, quindi faresti meglio a disattivare questa funzione in Octorate). --- Per attivare questa funzione, accedi alla sezione Marketing > WebConcierge > Codice Apertura Porta, impostando su ON la prima voce. Determina in seguito la lunghezza del codice che verrà generato e il template con il quale vorrai inviarlo al cliente. Puoi anche decidere se rendere obblatoria la compilazione di tutti i campi amministrativi e/o richiedere il completamento di tutti i pagamenti prima di mostrare il codice di apertura della porta. Per mostrare il codice di apertura porta nel Template, sarà necessario selezionare la variabile accessCode dal menù [Camera] Il cliente riceverà la mail in base alle regole di configurazione del template. Il codice sarà visibile anche accedendo al WebConcierge, nella sezione dedicata ⚠️ ATTENZIONE Il codice varia ogni volta che si cambia la camera reale associata alla prenotazione. In tal caso, non dimenticare di avvisare il cliente e fornirgli il nuovo codice, visibile anche nelle Note Interne del dettaglio prenotazione 👇 Questo articolo 👆 è in stretta connessione con un altro: Template per Camere Reali ✉️ --- Clicca QUI per l'articolo sul Web Concierge --- A presto! 🐙 Come richiedere i documenti degli ospiti tramite Web Check-in
Vuoi che i tuoi ospiti carichino le foto dei loro documenti durante il check-in online? Ecco come configurare questa funzione. Configurazione della richiesta documenti Vai su Marketing > Web Concierge Nel lato destro della pagina, trova la sezione Documentazione Clicca sul pulsante + arancione per aggiungere un nuovo campo Personalizza le etichette Puoi creare etichette personalizzate per indicare agli ospiti quale documento caricare in ciascun campo. Ad esempio: Documento d'identità - fronte Documento d'identità - retro Passaporto Puoi aggiungere tutti i campi che desideri. Per eliminare un campo: clicca sul pulsante [-] ❌ Importante: ricordati di cliccare su Salva in fondo alla pagina per confermare le modifiche. Rendere i documenti obbligatori Se vuoi che il caricamento dei documenti sia obbligatorio, attiva l'apposita opzione nelle impostazioni. In questo modo gli ospiti non potranno completare il web check-in senza aver caricato i file richiesti. --- Come funziona per gli ospiti L'ospite accede al Web Concierge Clicca sul pulsante per completare il Web Check-in Visualizza i campi per caricare le immagini dei documenti Carica i file richiesti Clicca su Salva per completare l'operazione Sarà necessario cliccare su [Salva] per completare l'operazione. --- Dove trovare i documenti caricati Ritroverai le foto salvate, direttamente nel dettaglio prenotazione, nella sezione lista ospiti ATTENZIONE: se hai un multiaccount, potrai vedere le foto accedendo al dettaglio della prenotazione dal tuo account figlio. 🔔 Nota bene: le foto caricate nel web concierge vengono cancellate in automatico 5 giorni dopo il checkout. Consulta l'articolo specifico sul Fast Check in! --- A presto! 🐙 Web Concierge - Il tuo concierge virtuale
Il Web Concierge è una piattaforma di comunicazione e un potente strumento per tenere sotto controllo i pagamenti, lo stato delle richieste dei tuoi ospiti e i loro dati. Un pacchetto che include vari servizi: scopriamoli insieme! 📌 Informazioni Accessorie 📆 Richiedi al cliente di inserire l'orario di arrivo, i dati relativi al suo volo e ai suoi documenti, mostra la politica di cancellazione e permetti di acquistare servizi extra. 📌 Check-in Online 👤 Il cliente potrà inserire i suoi dati, i recapiti e i documenti per effettuare il check-in online. Risparmia tempo e fallo risparmiare ai tuoi ospiti, mantenendo il massimo controllo e garantendo sicurezza e affidabilità! ➡️ Richiedi le foto dei documenti 🗽 potrai richiedere ai tuoi clienti di caricare le foto dei propri documenti. 📌 Dati di Fatturazione 📄 Il cliente potrà inserire i suoi dati per la fatturazione, velocizzando quindi le operazioni di check-out. 📌 Pagamenti 💳 Dalla loro pagina personale, i tuoi clienti vedranno in tempo reale i pagamenti effettuati e quelli in sospeso: potranno pagare il saldo della stanza, aggiungere o modificare le prenotazioni e gestire le modalità di pagamento, in tutta sicurezza. 📌 Crea un contratto di affitto 📎 Scopri come creare un contratto d'affitto che i tuoi ospiti potranno firmare online! Potrai Anche decidere se attivare l'opzione per richiedere la validazione OTP . 📌 Codice apertura porta 🔑 Da questa sezione potrai generare un codice di accesso alla camera da inviare ai tuoi ospiti. 📌 Messaggistica 📱 I tuoi ospiti potranno scrivere direttamente dal Web Concierge, tu riceverai i messaggi e potrai rispondere da Octorate. 📌 Email Templates 📩 Potrai creare infiniti modelli di email e inviarli manualmente o automaticamente ai tuoi clienti: alla conferma della prenotazione o alla cancellazione, prima e dopo il check-in, durante o dopo il soggiorno. Gli ospiti non dovranno installare nessuna applicazione e il Web Concierge è accessibile da qualsiasi dispositivo. Potrai inviare ai tuoi clienti il link al WebConcierge, creando Template e includere il link al suo interno. Ti basterà selezionare la variabile come nell'immagine qui sotto 👇 Richiedi i dati di fatturazione ai tuoi ospiti!
Vuoi richiedere ai tuoi ospiti i dati per emettere fattura a fine soggiorno? Ora è possibile! Se hai il web concierge incluso nel tuo abbonamento, potrai chiedere ai tuoi ospiti di compilare prima del soggiorno i dati per le schedine alloggiati e i dati di fatturazione. Come fare? Per prima cosa dovrai creare un'email template da inviare ai tuoi ospiti prima del soggiorno. Nella mail template dovrai inserire la variabile Link ai dati della fattura In questo modo i tuoi ospiti potranno avere accesso al link che lo riporterà direttamente nella sezione in cui inserire i dati per la fatturazione, all'interno del web concierge: 🐙 Scopri di più nel video del webinar: Pagamenti (WebConcierge)
Accedi alla sezione Marketing > Web Concierge e seleziona le voci in base alle sezioni che attivare sul tuo sito: Dalla loro pagina personale, i tuoi clienti vedranno in tempo reale i pagamenti effettuati e quelli in sospeso: potranno pagare il saldo della stanza, aggiungere o modificare le prenotazioni e gestire le modalità di pagamento in tutta sicurezza! ❗ Potrai richiedere ai tuoi clienti di accedere al WebConcierge per inserire una carta di credito valida e pagare importi relativi, per esempio, alla tassa di soggiorno, anche se in fase di prenotazione hanno selezionato un metodo di pagamento diverso come Paypal oppure in caso di prenotazioni provenienti da OTA esterne che risultano già pagate con bonifico. Perché ciò sia possibile, è necessario rispettare i seguenti requisiti: Avere attivo un payment gateway per poter processare l'incasso WebConcierge attivo nell'abbonamento Voci relative ai pagamenti nella sezione Marketing > WebConcierge impostate su Sì (vedi primo screenshot in questa pagina) Non deve essere presente nel sistema una Carta Virtuale Non deve esser stato emesso nessun documento fiscale (fattura/ricevuta) Clicca QUI per l'articolo sul Web Concierge --- A presto! 🐙 Informazioni Accessorie (WebConcierge)
Accedi alla sezione Marketing > Web Concierge e seleziona le voci in base alle sezioni che vuoi mostrare/attivare sul tuo sito: Sulla base delle tue scelte, una volta completata la prenotazione sul Booking Engine EVO, l'ospite potrà visualizzare le seguenti sezioni: ➡ Richiedi l'orario di arrivo Al cliente verrà richiesto di inserire l'orario di arrivo stimato ➡ Informazioni volo Richiedi all'ospite il numero del volo e preparati al meglio per il suo arrivo, questa informazione comparirà nel dettaglio della prenotazione. ➡ Politica di cancellazione Mostra la politica di cancellazione nel riepilogo della prenotazione ➡ Permetti cancellazione Permetti ai tuoi ospiti di cancellare la propria prenotazione dal web concierge ➡ Prenota più servizi Crea dei servizi aggiuntivi in Impostazioni > Extra, decidi se mostrarli sul web concierge e permettere ai tuoi clienti di aggiungerli alla prenotazione in qualsiasi momento ➡ Permetti ai clienti di scaricare i documenti fiscali Attivando questa opzione, i tuoi clienti potranno scaricare il documento fiscale emesso direttamente dal Web Concierge! IMPORTANTE: Ricorda che puoi richiedere ai tuoi ospiti di inserire i dati di fatturazione nel web concierge. Puoi configurare un'email template con una variabile dedicata per riportare gli ospiti nell'apposita sezione. Clicca QUI per scoprire come! Basterà cliccare sull’icona per aprire il file da scaricare e/o stampare. ➡ Genera un documento di cortesia per gli ospiti (prima di fatturare) Attivando questa opzione, nella sezione dedicata ai dati di fatturazione, i tuoi ospiti visualizzeranno una Proforma relativa al soggiorno. Se l’ospite ha salvato i propri dati di fatturazione nel form dedicato, questi risulteranno nel documento. Per aprirlo, bisognerà fare clic sul documento per poi scaricarlo e/o stamparlo. ❗ Il documento in questione, essendo una proforma, non ha validità fiscale. Se vuoi invitare i tuoi ospiti a compilare i dati di fatturazione in anticipo, puoi configurare un'email template, in questo articolo ti spieghiamo come fare. ➡ Chiedi nomi e cognomi di tutti gli occupanti Questa funzione fa riferimento al booking engine, se questa voce è attiva, in fase di prenotazione verrà chiesto all'ospite di inserire i nomi degli ospiti che viaggiano con lui ➡ Mostra sezione webcheckin agli ospiti Se utilizzi altri sistemi esterni per chiedere agli ospiti i dati dei loro documenti, puoi disattivare questa voce. ➡ Richiedi di avere tutti gli ospiti durante il checkin della camera Se questa voce è attiva, sarà richiesto ai tuoi ospiti di compilare le schedine di tutti gli ospiti nel web concierge ➡ Richiedi firma ospiti Attivando questa voce, nella sezione web concierge dove gli ospiti inseriscono i dati per il check-in, ci sarà anche un campo che gli permetterà di inserire una firma digitale. --- Clicca QUI per l'articolo sul Web Concierge --- A presto! 🐙
🪣 Housekeeping
Gestisci tutte le mansioni dei tuoi collaboratori, assegna loro dei compiti e scarica i report per le attività giornaliere.
Assegna gli addetti ai checkin, ai checkout e all'housekeeping
Sei un property manager e vuoi assegnare delle mansioni specifiche ai componenti del tuo team? Se sei un Vacation rental puoi impostare un addetto al checkin, un addetto al checkout e un addetto all' housekeeping per le tue prenotazioni. ✈️ 🚮 Per prima cosa dovrai creare gli utenti nel tuo account di Octorate. Creazione utente Vai in impostazioni > utenti e crea un nuovo utente o clicca su dettagli per modificare il profilo degli utenti già creati: Se vorrai assegnare agli utenti i compiti per la gestione del checkin, del checkout e dell'housekeeping dovrai ricordarti di attivare queste opzioni: Puoi decidere di attivare anche solo una di queste voci, in base alle tue esigenze. Assegnazione degli addetti alle prenotazioni Una volta configurato i profili degli utenti, potrai procedere all'assegnazione. Metodo 1: Dal dettaglio prenotazione Per assegnare un addetto al checkin/checkout ti basterà fare doppio click sulla prenotazione e selezionare l'utente dal menù a tendina: Nella pagina del dettaglio della prenotazione potrai trovare la sezione Addetti sulla destra: Metodo 2: Dal calendario Check-in/Check-out Nella sezione Calendario > Check-in/Check-out potrai associare gli utenti alle prenotazioni e vedere immediatamente chi è responsabile di ciascuna attività. Assegnazione di un addetto predefinito sulle camere È possibile assegnare degli addetti predefiniti nel dettaglio di ogni appartamento: Se vuoi assegnare ad una prenotazione un addetto diverso da quello predefinito, vedrai comparire questo messaggio: Selezionando SI l'utente inserito sarà il nuovo utente predefinito per quella camera. Selezionando NO, quell'utente sarà associato solo a quella specifica prenotazione. Visualizzazione sul calendario Il sistema utilizza un codice colore intuitivo per monitorare lo stato delle assegnazioni: Prenotazioni in grigio: le attività di check-in/check-out e pulizia non sono ancora state associate a nessun utente Prenotazioni colorate: le attività sono state assegnate e sarà visibile anche il logo relativo all'utente responsabile Filtri e resoconti Dai filtri in alto è possibile selezionare gli utenti da visualizzare: In relazione a quanto inserito nei filtri, vedrai comparire una tabella con il resoconto delle attività svolte dai tuoi utenti: ATTENZIONE: questa sezione mostra di default una vista settimanale, se hai bisogno di visualizzare un resoconto mensile, ricordati di disattivare questa opzione: È possibile anche avere una stampa delle attività cliccando sul tasto di stampa: 🚦 Gli utenti incaricati di fare i checkin, i checkout e le pulizie, potranno fare l'accesso ad Octorate e visualizzare solo le prenotazioni che gli sono state assegnate. 🔺 ATTENZIONE! 🔺 La funzione è pensata per quelle strutture (vacation rental) che prevedono la pulizia dell'appartamento solo a fine soggiorno, se hai bisogno di organizzare le tue pulizie anche anche durante il soggiorno dei tuoi ospiti, allora dovrai utilizzare la funzione OCTODAILY. 🐙 Disattivare il collegamento con GoogleCal
Per disattivare il collegamento con GoogleCal dall’OctoDaily,, clicca sul pulsante con la [G] e poi su Configura Si aprirà la schermata delle impostazioni di Google dalla quale dovrai selezionare Octorate Clicca quindi su [Rimuovi Accesso] Fatto! 😊 --- CLICCA QUI per accedere invece alla procedura di connessione tra OctoDaily e GoogleCal! A presto! 🐙 Octo Post-it! (it)
Messaggi da passare ai colleghi, appunti da prendere, reminder da fissare… Ti affretti a segnare tutto su un post-it e lo attacchi sullo schermo del PC. Poi, puntualmente finisci per perderlo, chissà dove, insieme al messaggio da ricordare. Ma non stavolta. Ti presentiamo Octo Post-it: una lavagna digitale per prendere appunti per te e passare consegne ai tuoi colleghi. Vediamo insieme come funziona! Da qualsiasi schermata di Octorate, clicca sulla freccia in alto a destra per far comparire la lavagna in schermata Inserisci il messaggio nella casella dedicata e Salva. Puoi anche inserire un link diretto a una prenotazione! Ti basterà digitare # seguito dal codice prenotazione o dal nome dell’ospite. ⚠️ ATTENZIONE - selezionando la prenotazione, visualizzerai un codice (1) ma non preoccuparti. Una volta salvato il messaggio, visualizzerai correttamente i dettagli della prenotazione (2) e potrai cliccarci su per accedere al dettaglio della stessa. Per eliminare la nota, ti basterà flaggarla e aggiornare la pagina. Potrai anche taggare uno dei tuoi colleghi/collaboratori per i quali è presente un utente dedicato nella sezione Impostazioni > Utenti dell’account nel quale ti trovi o in uno di quelli appartenenti al network. Per farlo, usa @ e inizia a digitare il nome. Anche in questo caso inizialmente vedrai un codice, ma una volta salvato, comparirà il nome completo dell’utente che, a sua volta, visualizzerà il messaggio non appena effettuerà l’accesso a Octorate. Una volta svolta l’azione o comunque per eliminare la nota, sarà sufficiente flaggarla e aggiornare la pagina. Per impostare dei reminder 🕑, invece, oltre a inserire il testo dovrai selezionare la data per il promemoria. Il messaggio salvato scomparirà per poi ricomparire una volta giunti alla data in questione. __________ Puoi usare questa funzione anche aprendo Octorate dal tuo cellulare (⚠️ Attenzione, non dall'App) accedendo come illustrato nell'immagine qui di seguito 👇 Per qualsiasi dubbio, non esitare a scriverci qui sulla Community! A presto! 🐙 Riepilogo piani tariffari dalla schermata principale dell'OctoDaily
Ora è possibile visualizzare il riepilogo dei piani tariffari prenotati per il giorno selezionato, senza necessità di scaricare e/o stampare il giornaliero delle attività in PDF! Dalla pagina dell'OctoDaily, cliccando su Calendario > Tableau > Planning giornaliero OctoDaily, clicca su Calcola in fondo alla pagina ritroverai il riepilogo dei Piani Tariffari prenotati per il giorno selezionato Se hai bisogno, consulta l'articolo dedicato ai Piani Tariffari! A presto! 🐙 Octo Daily · Planning Giornaliero housekeeping
Accedi all'OctoDaily da Calendario > Planner Giornaliero Housekeeping e visualizza la situazione della tua proprietà giorno per giorno (arrivi, partenze, camere da pulire) con una grafica semplice e personalizzabile! --- ⚠️ ATTENZIONE: prima di poter utilizzare questa funzione dovrai configurare il tuo tableau e le tue camere reali. Da questa schermata potrai avere la fotografia delle attività giornaliere della tua struttura. Indica il giorno visualizzato nel planning 📆 Cambialo cliccando sul simbolo del calendario! Con i tasti che vedi in alto potrai decidere come filtrare i risultati da mostrare: 1) Decidi se mostrare tutte le camere oppure se creare delle viste personalizzate . Per esempio: vuoi avere delle viste separate e distinte per piano terra e primo piano, oppure vuoi che ogni addetto alle pulizie o al checkin possa vedere solo determinate camere nell'Octodaily. Modifica le caratteristiche della Vista Aggiungi [+] una Nuova Vista Eliminala 2) Aumenta o riduci lo zoom sulla schermata 3) Filtra le camere scrivendone il nome/numero nel riquadro di ricerca oppure clicca sulle icone, selezionando rispettivamente gli ospiti in attesa di checkin, quelli in attesa di checkout, le camere da pulire. Per notificare quando un ospite ha fatto il check-in o il check-out e mostrarlo in questa sezione, sarà necessario entrare nel dettaglio della prenotazione e cliccare qui: Per cambiare lo status della pulizia della camera (icona secchiello) è necessario entrare nella sezione tableau e cliccare qui: 4) I tasti di seguito di permetteranno di scaricare i planning giornalieri della tua struttura: Potrai quindi scaricare e stampare il report che più ti interessa. Per scoprire cosa include ogni report, leggi il nostro articolo! 5) L’OctoDaily può essere collegato a Google Cal! Consulta l’articolo dedicato: OctoDaily e Google Calendar 6) Potrai inoltre vedere gli extra prenotati dai tuoi ospiti: --- Inoltre, in fondo alla pagina, cliccando su Calcola potrai vedere il riepilogo dei Piani Tariffari prenotati per il giorno selezionato consulta l'articolo dedicato ai Piani Tariffari! --- A presto! 🐙 Crea Viste Personalizzate per l'OctoDaily!
Per Vista 👀 intendiamo una schermata personalizzata che include tutti i dettagli che ti consentono di tenere sotto controllo tua proprietà! In Calendario > Tableau > Planner Giornaliero OctoDaily, posiziona le camere nell'ordine di visualizzazione che preferisci. Puoi farlo tenendo premuto il tasto selezionato 👇 fino a spostare il riquadro nella posizione desiderata. Una volta fatto, clicca sul [+] per aggiungere una nuova Vista, quindi scegli: 1- Un Nome esempio: primo piano, piano terra, appartamento intero, etc. 2- Un'immagine di sfondo clicca sul primo pulsante per sceglierla e sul secondo per caricarla 3- ✓ Posiziona automaticamente: per disporre gli elementi in un ordine standard nella schermata ✓ Preferito: per impostarla come vista di default, la prima che appare accedendo al Planning 4- Seleziona le informazioni da visualizzare nel riquadro di ogni camera 5- Seleziona le camere che vuoi visualizzare nel piano Salva in fondo alla pagina! --- A presto! 🐙 OctoDaily e Google Calendar
Per collegare il Planning Giornaliero al tuo account Google, clicca su Calendario > OctoDaily > G > Housekeeping 👇 Si aprirà una schermata in cui ti verrà richiesto di scegliere l'Account da collegare e in seguito, di autorizzare Octorate ad accedere e apportare modifiche. Potrai collegare un account Google solo una volta, pertanto se vuoi che un addetto alle pulizie veda più strutture, ti consigliamo di impostare la connessione dall'account master. ⚠️Ricorda di selezionare tutti i permessi richiesti Una volta stabilita la connessione, su Calendar verranno creati giornalmente eventi su cambio lenzuola e rassetto camera per le prenotazioni relative ai 15 giorni successivi. Se non l'hai già fatto e vuoi impostare delle regole per la frequenza della pulizia e cambio lenzuola durante il soggiorno dei tuoi clienti, aggiorna la configurazione del tuo Tableau. Altrimenti, gli eventi verranno comunque creati per tutti i check-out. A conferma dello status di connessione attivo, riceverai una mail e lo spinotto apparirà verde. Clicca su Esegui e verifica gli eventi sul tuo calendario Google. ⚠️ ATTENZIONE - collegando OctoDaily a GoogleCal, sul tuo calendario compariranno solamente le prenotazioni dei 15 giorni successivi al giorno corrente. Inoltre, ricorda di impostare la Vista Mensile per poterle visualizzare! ❗IMPORTANTE ❗ Sul tuo calendario di Google saranno visibili solamente le Prenotazioni attive non quelle cancellate e/o in attesa, no opzioni/preventivi Per essere visibili su Google Cal, le prenotazioni dovranno essere state assegnate a una camera reale ed essere visibili sull’OcoDaily Se crei nuove camere reali dopo aver realizzato la connessione a GCal e hai delle viste personalizzate su Octo Daily, dovrai cancellare queste ultime e ricrearle per far comparire le nuove camere reali. Inoltre, dovrai ripristinare la connessione a Google Cal. (clicca qui per scoprire come disconnettere GCal) — Collabori con più addetti alle pulizie e hai bisogno di collegare più Calendari Google? 🧐 Nessun problema. Dovrai innanzitutto creare un utente specifico per il tuo collaboratore, successivamente potrai creare una Vista Personalizzata dell’OctoDaily. Chiedi quindi al tuo collaboratore di accedere alla sua vista tramite il suo utente personale e di seguire la procedura descritta in questo articolo per collegare OctoDaily al suo Calendario Google. --- A presto! Come configurare il Tableau
Pochi e semplici passi per procedere alla configurazione delle Camere Reali 1. Vai alla sezione Camere / Appartamenti 2. Clicca Modifica su ogni camera e metti la quantità esatta della tipologia che stai modificando come vedi qui "quantity available" 3. Torna alla pagina del Calendario e troverai in grigio le camere reali da configurare > Create Real Room - Crea Camera Reale 🔺 Assicurati di avere la voce PMS Real Planning del Menù Vista selezionata. Clicca su Crea Camera Reale👆 per configurare le tue camere reali, completa il form con le indicazioni richieste: Nella Riga Ordinamento potrai inserire Il numero di riga che vuoi che questa camera occupi nel tuo tableau. Esempio: vuoi che la camera 101 compaia alla prima riga del tuo tableau? in Ordinamento dovrai mettere 1 . Salva e fai refresh della pagina per visualizzare la camera reale. 4. Ora è il momento di assegnare le prenotazioni alle camere reali! Troverai la voce Assegna Camera come vedi in questa immagine: Sposta la prenotazione nella camera corretta cliccandoci sopra e trascinandola nella posizione giusta: Per altre informazioni puoi vedere anche il nostro Tutorial. A presto! 🐙 Stampare il giornaliero delle attività
L’OctoDaily ti dà la possibilità di stampare tre tipologie di documenti in PDF a seconda dell’uso che hai bisogno di farne. Vediamoli insieme! I tipi di report scaricabili dai pulsanti azzurri indicati sono rispettivamente: 🖨️ Planning Room Questo planning ci riporta le informazioni principali delle nostre prenotazioni. Cliente: Nome della camera, nome della tipologia di camera, eventuali note interne di manutenzione (Lavatrice rotta) , Il nome dell'ospite e le date del soggiorno. In questa sezione compariranno anche le Note housekeeping che potrai inserire nel dettaglio della prenotazione: sarà utile quando vorrai specificare se nella camera c'è bisogno di una culla e se devi specificare se preparare un letto matrimoniale o un letto singolo Pax/ospiti: La quantità di ospiti distinta tra adulti e bambini. Trattamento: Il trattamento prenotato dall'ospite in base al piano tariffario scelto Stato: Indica se l'ospite è in arrivo, soggiorna o se è in partenza Orario di arrivo: Come specificato nel dettaglio della prenotazione Da pulire: indica lo status della pulizia della camera P= Da pulire C = pulita L= cambio lenzuola (in base alle regole impostate nel Tableau) R= da rassettare (in base alle regole impostate nel Tableau) ATTENZIONE: in questa colonna le legende C (pulita) e P (da pulire) appariranno soltanto per i giorni di check-in e check-out: tali diciture dipendono dallo status del secchiello (rispettivamente verde e rosso). Per gli altri giorni del soggiorno, vi saranno le diciture R (rassetto) e L (cambio lenzuola) in base alla configurazione impostata nel dettaglio delle specifiche camere reali. La seconda tabella, invece, indica il numero di ospiti per ogni Piano Tariffario (trattamento) 🖨️ Planning room con codice QR Il presente planning, oltre a tutti i dettagli descritti nel paragrafo precedente, include anche un QR code nella prima colonna per ogni camera. Il questo modo l'addetto delle pulizie potrà scannerizzare il QR code con il suo smartphone e segnalare la camera come pulita. 🖨️ Housekeep room Il terzo report è stato pensato nello specifico per il dipartimento di Housekeeping. Mostra la lista delle camere (o appartamenti) divise per: camere vuote pulite camere vuote da pulire camere fuori servizio camere occupate da pulire A presto! — 🐙
➕ Extra
Configura i servizi extra da aggiungere alle prenotazioni dei tuoi ospiti.
Gestisci l'ordine degli extra
Nella pagina di configurazione degli extra (Impostazioni > Extra) è ora disponibile la funzione per personalizzare l'ordinamento dei servizi aggiuntivi della tua struttura. L'ordine impostato si rifletterà automaticamente anche nel tuo booking engine, permettendoti di dare maggiore visibilità agli extra più importanti o strategici per la tua attività. Come modificare l'ordinamento Accedi a Impostazioni > Extra Clicca su Modifica ordinamento 3. Nella pagina successiva, trascina gli extra nella posizione desiderata 4. Scorri fino in fondo alla pagina e clicca su Salva per confermare le modifiche Durante la fase di prenotazione, gli ospiti visualizzeranno gli extra nel booking engine esattamente nell'ordine che hai impostato. 🐙 La configurazione delle spese di pulizia
Hai bisogno di configurare le spese di pulizia per la tua struttura? La configurazione da fare in Octorate dipende in che portale vuoi mostrare questa informazione. Vediamolo insieme! Per le tue prenotazioni dirette, ti basterà configurarlo come extra in impostazioni > Extra , clicca QUI per vedere come fare! Per includere correttamente questo extra nel calcolo delle statistiche, ti consigliamo di collegarlo ad una specifica categoria che potrai creare cliccando qui: Associando alla categoria la tipologia "final cleaning" Se vuoi impostare questo extra per i portali, devi sapere che da Octorate puoi mandarlo alle seguenti OTA: Airbnb VRBO Marriot Holidu Hometogo Per inviare/modificare il costo delle pulizie per questi portali, dovrai procedere in questo modo: Vai in Appartamenti/Camere > Mostra, clicca su modifica in corrispondenza della camera/tariffa collegata con il portale che ti interessa modificare. Clicca su Configura nella sezione Channel manager nel dettaglio della tua camera: Seleziona il portale che ti interessa e clicca su "scarica informazioni dal portale" Quando il caricamento sarà terminato, verifica nella sezione "tariffe" il valore che è stato importato dal portale (se precedentemente impostato nell'ota) e modificalo: Una volta impostato, clicca su Salva e Invia ai portali ⚠️ATTENZIONE: Per tutti gli altri portali non menzionati in questo articolo, l'extra dovrà essere configurato direttamente nell'extranet dell'OTA. A presto! 🐙 Come creare un pacchetto!
Scopriamo insieme come poter creare il Pacchetto “Trekking & Fun”, un esempio pratico che ti aiuterà a sfruttare al meglio la funzione dei Piani Tariffari Innanzitutto, dovrò chiedermi: quali sono le caratteristiche del pacchetto? 1.Include due servizi extra: un trekking guidato in montagna e un pranzo a base di polenta 2. Attivo solo in autunno, dal 1 Ottobre al 1 Dicembre 3. Costa 60 euro in più a persona rispetto alla tariffa classica. 4.Disponibile per soggiorni minimi di 3 notti Vediamo insieme come poterlo realizzare! 1.Extra Procedo innanzitutto con la creazione dei miei due Extra dalla sezione omonima accessibile dal menù impostazioni. Per quanto riguarda la Polenta, decido di inserirlo come Extra che mi servirà esclusivamente per il Piano Tariffario, quindi la nascondo la Booking Engine e Octosite facendo attenzione, però, ad attivare la voce “Mostra su Piano Tariffario” che mi servirà in seguito. A questo punto non è necessario inserire un prezzo, aggiungo però un’immagine e una breve descrizione e Salvo. Il Trekking, invece, è un extra che i miei ospiti possono prenotare anche online aggiungendolo alla loro prenotazione. Quindi lo rendo visibile sul BE, sempre visibile sul Piano Tariffario e con un prezzo specifico per chi deciderà di aggiungerlo alla prenotazione, indipendentemente dal piano tariffario che stiamo creando. 1.2.3. Creazione del Piano Tariffario Accedo alla sezione Camere/Appartamenti > Piani Tariffari > Aggiungi nuovo Nella sezione “Intervallo di tempo”, specifico il periodo durante il quale il PT potrà essere prenotabile (2) Dalla sezione “Extra” aggiungo i servizi precedentemente creati come “obbligatori” (1) facendo attenzione a impostare il prezzo a 0 perché, ricordiamo, ho deciso che questo pacchetto costa 60 euro in più a persona e non voglio che venga aggiunto anche il costo del singolo Extra. Per aggiungere il supplemento di 60 euro a persona del piano tariffario, completerò la corretta configurazione dalla sezione “Prezzo” (3) Posso salvare il mio piano tariffario! 4. Derivata con soggiorno minimo (3 notti). Dal momento che nella mia struttura e sulla tariffa di base è consentito un soggiorno minimo di una notte, andrò a creare una tariffa derivata che abbia la voce Soggiorno minimo deselezionata tra le regole di derivazione e il Piano Tariffario Trekking & Fun selezionato e salvo! L’ultimo step da eseguire è applicare il soggiorno minimo sulla tariffa derivata in questione dal Calendario. Non mi resta fare una simulazione sul Booking Engine - dai un’occhiata al video per vedere come verrà visualizzato il pacchetto lato cliente! A presto! — 🐙 P.S. Questo articolo potrebbe esserti utile: ⚠️ Intervallo di tempo e Piani Tariffari Come aggiungere un Extra!
Una cena romantica 🥘 un Tour per la città 🌇 l'accesso all'Aerea Benessere 💑 o l'affitto del posto auto 🚗 --- Metti a disposizione dei servizi Extra durante il soggiorno dei tuoi ospiti? Vediamo insieme come registrarli in Octorate! Accedi alla sezione impostazioni/extra consumazioni e clicca in alto a destra su crea un nuovo extra. Nella pagina successiva inizia la configurazione del tuo extra: Inserisci un nome per il tuo extra Se hai bisogno, puoi inserirlo in una categoria Decidi se renderlo visibile nel tuo booking engine e/o nel tuo octosite Dedici se visualizzare i tuoi extra nel Booking engine con una vista estesa o compatta Imposta l'extra come Obbligario, se ne hai bisogno Decidi se l'extra è rimborsabile Mostra nei piani tariffari: Attiva questa opzione se vorrai aggiungere questo extra ad un piano tariffario per creare un pacchetto Mostra su PMS Imposta il prezzo: Scegli la modalità di calcolo dell'Extra: per persona, per prenotazione, etc. 🔺 N.B. scegliendo la tipologia per giorno o per persona per giorno, potrai configurare l'inventario dell'Extra. Per maggiori informazioni, clicca qui! Inserisci il prezzo Inserisci l'iva che vuoi applicare a questo extra, se l'iva è a 0, potrai impostare anche la tipologia di esclusione e il riferimento normativo imposta un'unità di misura Camere Imposta un filtro camere se vuoi applicare questo extra solo su alcune specifiche tipologie Descrizione Inserisci una descrizione per il tuo servizio extra e/o un nome, se vuoi che nel tuo booking engine compaia un nome diverso. ⚠️ ATTENZIONE: Gli extra obbligatori non verranno aggiunti automaticamente se inserisci una prenotazione manuale direttamente dal calendario. Se vuoi che siano calcolati anche per le tue prenotazioni manuali, dovrai inserirla da prenotazioni > aggiungi prenotazione. Unica eccezione riguarda le spese di pulizia: se l'extra per la pulizia è collegato correttamente alla categoria, allora sarà aggiunto automaticamente se impostato come obbligatorio. Se vuoi includere i tuoi servizi extra in un'offerta, dovrai inserire l'extra creato all'interno del piano tariffario e creare quindi un pacchetto. --- A presto! 🐙 Categorie in Extra e Supplementi
Nella sezione impostazioni > Extra/Consumazioni è possibile creare delle Categorie a cui collegare i tuoi extra. Creare una categoria ti aiuterà a tracciare le tipologie di servizi prenotati dai tuoi ospiti. Inoltre, se vuoi impostare un incasso automatico specifico per le spese di pulizia e/o il deposito cauzionale, questo sarà possibile solo configurando correttamente la Categoria. Vai in impostazioni > Extra/Consumazioni e clicca in alto a destra su Categorie Clicca su aggiungi nuovo per aggiungere una nuova categoria: Inserisci un nome della categoria (a piacere) e seleziona la tipologia di prodotto tra quelle preimpostate: Una volta create le tue categorie, potrai legarle ai tuoi extra: Nella sezione Statistiche potrai vedere tutti gli extra acquistati dai tuoi ospiti per un determinato periodo, suddivisi per tipologia: --- Hai bisogno di aiuto con la gestione degli Extra e le loro categorie? Potrebbe esserti utile anche questo articolo: Extra con inventario Se non bastasse lascia un commento sotto questo post oppure pubblica una domanda sulla community. Siamo felici di aiutare 🙂 Crea gli extra direttamente dall'account Master
Come creare gli Extra dall'account Master per il tuo Network Accedi al tuo account Master dalla sezione Impostazioni > Extra > Crea un nuovo extra Per maggiori informazioni su come creare un extra clicca qui Se selezioni tutte le camere l'extra verrò creato in tutti gli account del tuo network Se vuoi applicarlo solo ad una parte degli account seleziona le Camere disponibili Sull'account figlio troverai l'extra in automatico su Impostazioni > Extra A presto! 🐙 Extra con inventario!
In fase di configurazione di un Extra, selezionando le voci per giorno, per persona per giorno, per quantità per giorno, apparirà la sezione Quantità 👇 Attiva questa sezione impostandola su Sì, per tutti quei Servizi Extra o Esperienze che hanno disponibilità limitata. Dopo aver salvato l'extra potrai accedere alla sezione calendario Potrai aprire la disponibilità nel calendario di quell'extra specifico, come faresti per aprire la disponibilità di una camera: Se viene aggiunto un extra con inventario a una prenotazione, la disponibilità dell'extra verrà decrementata (anche se aggiunto manualmente). Attenzione ⚠️ : Il prezzo che inserisci nella configurazione dell'extra diventa il prezzo di default nel calendario. Se cambi il prezzo nella configurazione, devi ricordarti di aggiornarlo manualmente anche nel calendario - il sistema non lo fa automaticamente. 🔺 Attenzione - al momento non esiste una pagina unica di Calendario per consultare l'inventario di tutti gli extra. Bisognerà quindi accedere al dettaglio del singolo Servizio, nella modalità descritta sopra. Se trovi utile questo articolo poi dai un'occhiata anche a: Categorie in Extra e Supplementi. A presto! 🐙
📬 Email e chat
Configura messaggi automatici per le risposte immediate e utilizza OctoGPT per gestire domande complesse e curiosità degli ospiti. Monitora tutte le conversazioni e integra WhatsApp Business.
Rentevo AI: Un assistente AI dedicato alla messaggistica con gli ospiti
Rentevo è un co-host AI pensato per property manager e gestori di affitti brevi. Si collega ai canali di comunicazione più usati dagli ospiti — a partire da WhatsApp — e gestisce in autonomia le conversazioni più ricorrenti: check-in, Wi-Fi, regole della casa, informazioni sulla struttura. Il sistema apprende dallo storico delle conversazioni e dalle informazioni di ogni proprietà per costruire risposte pertinenti, mantenendo sempre un margine di controllo umano: quando non è sicuro di una risposta, coinvolge lo staff invece di rispondere a caso. Per i clienti Octorate, Rentevo si collega direttamente al channel manager per importare proprietà, prenotazioni e anagrafiche ospiti, così da avere sempre il contesto aggiornato su chi sta scrivendo. Configurazione necessaria su Octorate 🐙 Prima di attivare l'integrazione, completa questi semplici passaggi su Octorate! 1- Configura il tuo Tableau Le camere devono essere configurate come camere reali su Octorate. Senza questa configurazione, Rentevo non può associare correttamente le prenotazioni alle rispettive unità. Clicca QUI per saperne di più. 2- Configura Telefono ed email come obbligatori Dal menu Marketing → Web Concierge, impostare come obbligatori il numero di telefono e l'indirizzo email in fase di prenotazione. Sono i due dati che permettono a Rentevo di raggiungere l'ospite su WhatsApp. 3 - Connessione dal portale Rentevo Infine, dal proprio portale Rentevo, richiedi la connessione con Octorate per sincronizzare proprietà, calendari e prenotazioni. Cosa fa Rentevo una volta collegato Messaggistica AI su WhatsApp Risponde agli ospiti su WhatsApp gestendo le richieste più comuni in autonomia. Escalation con riassunto Se il bot non sa rispondere, avvisa lo staff con un riassunto della conversazione, invece di lasciare l'ospite senza risposta. Apprendimento continuo Analizza i messaggi scambiati in precedenza con gli ospiti e li usa per rispondere meglio alle richieste future. Test e riassunti in piattaforma Il bot può essere testato direttamente sulla piattaforma Rentevo, dove sono consultabili anche i riassunti delle conversazioni. PropertyGPT Fornisce una panoramica della proprietà — es. "Quanti check-in ho domani?", "Quanti ospiti non hanno le info sul check-out?" — e può intervenire direttamente sulle criticità rilevate. Template e allegati automatici È possibile impostare template di risposta automatici e allegati da inviare agli ospiti nei momenti giusti. Lettura di foto e audio Rentevo è in grado di leggere e interpretare foto e messaggi vocali inviati dagli ospiti. Invia email templates selezionando una fascia oraria!
Abbiamo aggiunto una nuova funzione che ti permette di scegliere quando inviare le email templates ai tuoi ospiti, in modo ancora più preciso. 📬 Dove si trova? Vai alla sezione Impostazioni > Email Templates e apri il template che vuoi modificare (o aggiungine uno nuovo da + Aggiungi nuovo) Troverai la funzione Fascia oraria invio mail: 🕓 Come funziona la fascia oraria? Puoi scegliere una fascia oraria in cui far partire l'invio dell’email. Ci sono 4 fasce disponibili, ogni 6 ore: 00:00 - 05:59 06:00 - 11:59 12:00 - 17:59 18:00 - 23:59 La fascia oraria viene inviata in base al fuso orario inserito nella sezione Impostazioni > Proprietà > Fuso orario: ⏳ E se non seleziono una fascia? Nessun problema! Abbiamo aggiunto un’altra opzione molto utile: Invia solo dopo l'orario minimo di check-in Se attivi questa spunta, l’email verrà inviata solo dopo l’orario di check-in della struttura, che imposti dalla sezione Booking Engine > Impostazioni generali: Così puoi essere sicuro che i tuoi ospiti ricevano la mail solo dopo che possono effettivamente fare il check-in. 🐙 Scopri di più nel video del webinar: Come Creare Tag Personalizzati per Mostrare Informazioni ai Tuoi Ospiti
Vuoi inviare informazioni importanti ai tuoi ospiti in modo semplice e automatico? I tag personalizzati sono la soluzione ideale. Cosa Sono i Tag Personalizzati I tag personalizzati ti permettono di creare messaggi specifici che vengono mostrati automaticamente ai tuoi ospiti in diversi punti del loro percorso di prenotazione e soggiorno. Come Creare un Nuovo Tag Dalla sezione impostazioni > tag personalizzati puoi cliccare su + aggiungi e iniziare a creare i tuoi tag. Nella schermata successiva configura il tag come segue: - Nome interno: Scegli un nome per riconoscere il tag nel sistema (solo tu lo vedrai) - Collegamento: Decidi se associare il tag a: Tipologia di camera Camere reali - Tipo di tag: Seleziona il formato: Solo testo Link cliccabile -Nome pubblico: Scrivi il titolo che vedranno i tuoi ospiti Dove Mostrare i Tag Una volta definiti i dettagli, potrai decidere in che sezioni mostrare il tag, scegli se mostrarlo: 📱 Octosite (solo per tag legati alla camera): Il tag apparirà sul tuo sito web 🗓️ Booking Engine (solo per tag legati alla camera) Visibile durante il processo di prenotazione 🛎️ Web Concierge Mostrato nell'area riservata agli ospiti Opzione aggiuntiva: mostrare solo dalla data di check-in 🎫 Voucher (solo per tag legati alla camera) Incluso nei voucher di prenotazione Come Inserire il Contenuto del Tag Una volta creato il tag, aggiungi il contenuto effettivo: Per Tipologie di Camera Vai ai dettagli della tipologia di camera Trova la sezione tag personalizzati Inserisci la descrizione del tag Per camera reale Accedi al dettaglio della camera nel PMS Trova la sezione tag personalizzati Aggiungi il contenuto desiderato Utilizzo con Email Template I tag possono essere inclusi automaticamente nelle email inviate agli ospiti: Accedi ai template email che ti interessano Aggiungi le variabili dei tuoi tag personalizzati Il contenuto verrà inserito automaticamente nelle email Comunicazione con Collaboratori Oltre agli ospiti, puoi usare i tag per comunicare con: Staff interno Fornitori esterni Collaboratori terzi Questo è possibile configurando indirizzi email personalizzati per l'invio automatico. Vantaggi dei Tag Personalizzati ✅ Comunicazione automatica: Le informazioni vengono inviate senza intervento manuale ✅ Flessibilità: Puoi creare tag per qualsiasi tipo di informazione ✅ Multi-canale: Un solo tag può apparire in più punti del customer journey ✅ Personalizzazione: Contenuti diversi per tipologie di camera o camere specifiche Scopri di più nel video del webinar: OctoGPT : utilizza il nostro assistente virtuale per rispondere ai tuoi ospiti!
Hai bisogno di aiuto per rispondere in tempi brevi a tutte le richieste dei tuoi ospiti? Da oggi puoi avere il nostro assistente virtuale come tuo alleato! Sappiamo che rispondere alle richieste e alle curiosità degli ospiti è un lavoro importante che può richiedere molto tempo. A volte, la risposta tempestiva alle varie domande poste dagli ospiti può essere uno degli elementi di valutazione cruciali per chi vorrà lasciare una recensione. Per questi motivi, abbiamo deciso di integrare la nostra chat con l'intelligenza artificiale. L'assistente virtuale potrà rispondere alle domande dei tuoi ospiti avvalendosi delle informazioni raccolte sulla tua struttura e le prenotazioni. Prima di iniziare, ricordati che sarà necessario caricare un credito nel tuo account di Octorate dalla sezione "il mio abbonamento", se hai un multiaccount, dovrai caricare il credito dal tuo account master di fatturazione. Nella sezione impostazioni > OctoGPT troverai il pannello di controllo per questa funzione. Nella sezione Istruzioni personalizzate da fornire all'AI potrai inserire liberamente delle informazioni aggiuntive che vorrai utilizzare nelle risposte del Bot: Tutte le informazioni generali riguardanti la struttura e le camere, potrai configurarle direttamente nelle apposite sezioni in Octorate, troverai i link diretti alle sezioni dedicate: Per utilizzare correttamente questo strumento, ti invitiamo a controllare che tutte le informazioni della tua struttura siano correttamente inserite: Verifica le informazioni della tua struttura in impostazioni > proprietà Verifica gli orari di checkin/checkout inseriti in booking engine > impostazioni generali Verifica i dettagli delle tue camere/appartamenti in appartamenti/camere > modifica: - La descrizione della camera/appartamento, con le indicazioni sui dintorni, la password del wifi e le informazioni utili per gli ospiti: Altri dettagli potranno essere inseriti nella sezione caratteristiche generali, come i metri quadrati o le amenities: La sezione amenities può essere arricchita da informazioni dettagliate che potrai aggiungere per permettere all'intelligenza artificiale di rispondere alle domande dei tuoi ospiti. I servizi che saranno presi in considerazione dall'AI avranno il simbolo di un robot: In questo caso, se un ospite dovesse chiedere "La spiaggia è attrezzata?" , il chatbot risponderà con le informazioni specifiche aggiunte per questo servizio. Il chatbot risponderà alle varie richieste utilizzando tutte le informazioni inserite in questi campi. È importante sapere che, in ogni momento, il tuo ospite ha la possibilità di richiedere un contatto diretto con il personale della tua struttura; in tale eventualità, riceverai una notifica. Nel caso in cui il bot non sia in grado di fornire una risposta adeguata, la conversazione verrà automaticamente inoltrata al tuo team. In questo caso verrà inviata un messaggio all'indirizzo email della struttura. Avrai la possibilità di vedere il report dei messaggi inviati dall'apposita sezione: Il report ti darà la lista dei messaggi inviati dal bot e il prezzo corrispondente calcolato in base alle commissioni di chat gpt. Informazioni importanti per il tuo multiaccount Ti consigliamo di verificare che nel tuo network il master di fatturazione coincida con il master di calendario, se hai dubbi riguardo questo punto, ti invitiamo a contattarci. Se vuoi attivare Octogpt solo su alcune strutture del tuo network, potrai attivare la connessione solo sugli account figli che ti interessano, lasciando spenta questa funzione sul master. Se hai un multiaccount e ti interessa impostare le stesse informazioni su tutto il tuo network, potrai inserire le informazioni sul tuo account master e verranno automaticamente sovrascritte. Se ti interessa invece avere prompt diversi per ogni figlio, potrai lasciare vuoto il prompt del tuo account master e completare le informazioni direttamente nel tuo id figlio. 🐙 Come aggiungere un'immagine alla tua email template?
Se stai configurando le tue email template e vuoi aggiungere un'immagine, ti spieghiamo come fare! Nella sezione impostazioni > email template hai la possibilità di configurare i tuoi messaggi automatici. Puoi personalizzarli e ovviamente puoi aggiungere delle immagini. Per farlo dovrai ottenere un link della tua immagine (questa operazione si chiama hostare un'immagine). Immagina di voler caricare nel tuo template l'immagine del tuo logo. Per prima cosa, ti consigliamo di caricare la foto nella sezione booking engine > immagini struttura > logo, da quella stessa sezione metti il mouse sull'immagine e clicca col tasto destro > copia l'indirizzo dell'immagine. Torna nel template che stai creando e clicca sull'icona immagine: Inserisci l'indirizzo dell'immagine che hai copiato nel campo URL e salva: Aggiusta i campi di larghezza e altezza se vuoi cambiare la dimensione: Il tuo logo comparirà quindi nelle tue email template. Puoi caricare qualsiasi altra immagine, basta che questa sia stata precedentemente caricata sul web. ATTENZIONE: Come forse saprai, Airbnb non fornisce più l'alias email degli ospiti. Le email template per questo portale saranno inviate via chat. In questo caso eventuali formattazioni personalizzate o immagini non saranno considerate nel messaggio inviato via chat. Collega Whatsapp business con Octorate!
Collega il tuo account WhatsApp Business a Octorate per automatizzare l'invio di messaggi pre-impostati ai tuoi ospiti, direttamente tramite il numero di telefono indicato nella prenotazione. Ecco cosa ti serve per iniziare: Un account Facebook Business (Meta). Un account Bird con un abbonamento attivo. Un numero di telefono dedicato a WhatsApp Business. Puoi usare un numero fisso, ma assicurati che non sia già collegato a un altro account WhatsApp attivo. Evita di usare il tuo numero personale. Dovrai effettuare la connessione da Google Chrome 1. Configurare gli account necessari A. Crea il tuo account Bird - Vai sul sito di Bird e clicca su login in alto a destra, poi su Sign up. - Registrati usando un'email aziendale, come @octorate.com. Non sono accettate email generiche come @gmail o @libero. - Attiva un abbonamento per poter connettere Bird a Octorate. - Carica del credito sul tuo account Bird. B. Collega il tuo numero a Meta Una volta che hai un account Bird funzionante, procedi con la configurazione del tuo numero di telefono. - Accedi al tuo account Bird. - Nel menu in basso a sinistra, clicca sulle tue iniziali (1), poi su Developer (2). - Seleziona Whatsapp (3) e poi Whatsapp setup (4). - Decidi se acquistare un nuovo numero direttamente su Bird o se usare un numero che hai già. Se hai già un numero, seleziona "I have my own number". - Segui la procedura guidata per collegare il numero al tuo account Facebook Business (Meta). Quando richiesto, clicca su "click here to start" e segui le istruzioni nei pop-up. Una volta completato, clicca su Install Whatsapp in basso. 2. Ottenere le credenziali di Bird per l'integrazione Per collegare Bird a Octorate, devi fornirci tre dati specifici: A. Organization ID Clicca sulle tue iniziali in basso a sinistra. Vai su Organisation e poi su General. Copia l'Organization ID che trovi in questa sezione. B. API Key (Access Key) - Nel menu a sinistra, clicca su Developer (1) e poi su Preferences (2). - Seleziona API Access Key (3) e clicca su Add new access key (4). Imposta il Key name e Key description su Octorate Whatsapp. Per le Rules, seleziona Organization owner. Clicca su Salva. Verrà generata una chiave (Token). Copia questa chiave e salvala in un posto sicuro, dovrai fornircela. C. Channel ID - Clicca sulle tue iniziali in basso a sinistra (1).. - Vai su Admin console (2) e poi su Channels (3). Seleziona WhatsApp by Bird. A questo punto troverai il Channel ID che dovrai copiare e fornirci: 3. Connettere Octorate a WhatsApp Business Una volta ottenute le credenziali, sei pronto per l'ultimo passaggio. Accedi al tuo account Octorate. Vai su Impostazioni e poi su Email Template. Clicca sul pulsante Whatsapp business. Inserisci l'apikey e il channel id che hai scaricato da Bird. Salva e invia un messaggio di prova per verificare che la connessione funzioni correttamente. Il messaggio sarà inviato al numero di cellulare configurato nelle impostazioni della tua proprietà. I vantaggi dell'integrazione Accesso da più dispositivi: Non avrai bisogno di un telefono fisico. Tutti gli utenti con accesso a Octorate potranno gestire le comunicazioni via WhatsApp con gli ospiti. Conversazioni collegate: Tutte le chat saranno direttamente associate alle rispettive prenotazioni, rendendo più semplice la gestione della comunicazione. Invio automatico di messaggi: Impostando WhatsApp come canale di comunicazione principale, le email template verranno inviate automaticamente tramite questo servizio. Una volta impostata la connessione con Whatsapp, potrai inviare automaticamente le email template ai tuoi ospiti tramite questo canale, impostando Whatsapp come primo canale di comunicazione: Come funziona per i tuoi ospiti Quando invii un messaggio, l'ospite riceverà una richiesta di accettazione su WhatsApp. Dovrà accettarla entro 24 ore per poter comunicare con te. Se non lo fa, il sistema tenterà di inviare il messaggio tramite gli altri canali disponibili (portale o email). Nota importante: Il messaggio di richiesta è pre-approvato da Meta e non può essere modificato. Potrai vedere tutti i messaggi inviati tramite WhatsApp direttamente nel dettaglio della prenotazione o nella sezione "Chat" di Octorate. FAQ: Limitazioni e informazioni aggiuntive Perché non posso utilizzare un indirizzo email generico per la registrazione su MessageBird? MessageBird richiede un email aziendale per garantire l'autenticità e la professionalità dell'account creato. Email di dominio generico come Gmail.com non sono accettate. Posso utilizzare il numero WhatsApp su più dispositivi o app? No. Il numero collegato all'integrazione di WhatsApp Business su Octorate non può essere utilizzato su altri account WhatsApp o dispositivi. Anche se utilizzi un numero fisso, questo sarà accessibile esclusivamente attraverso l'integrazione con Octorate. Cosa succede ai messaggi esistenti del mio account WhatsApp? Se utilizzi un numero già attivo su WhatsApp, perderai lo storico dei messaggi esistenti. Consigliamo quindi di utilizzare un numero nuovo e dedicato. Per ulteriori informazioni, non esitare a contattarci! 🐙 Archivia le conversazioni con i tuoi ospiti!
Sapevi che ora è possibile archiviare i messaggi dei tuoi ospiti? 💬 Quante volte hai desiderato fare ordine nelle tue chat e lasciare in evidenza solo le conversazioni più importanti? Adesso puoi! Dalla sezione chat di Octorate puoi visualizzare tutti i tuoi messaggi. Nel dettaglio di ogni singola conversazione con un ospite, troverai l'opzione per spostarla nell'archivio: Una volta archiviate, le conversazioni compariranno con questa icona grigia: Cliccando sulle icone che vedi in alto alla lista delle tue conversazioni potrai decidere se: 1. Nascondere le conversazioni archiviate: 2. Mostrare le conversazioni archiviate: 3. Nascondere conversazioni già lette: 4. Mostrare conversazioni già lette: 5. Segnare tutto come letto: Comunica con i tuoi ospiti direttamente dal tuo account di Octorate e oganizza le tue conversazioni per non perdere i messaggi importanti dei tuoi ospiti! Se vuoi sapere di più riguardo tutte le funzionalità della nostra chat, consulta il nostro articolo! A presto! 🐙 La nuova chat di Octorate!
Come forse saprai, cliccando sull’icona del fumetto che trovi in alto a destra nel tuo account di Octorate, puoi vedere i messaggi con gli ospiti delle tue prenotazioni: Qui potrai vedere tutte le conversazioni con i tuoi ospiti. Vedrai in verde quelle ancora non lette e in grigio quelle già lette. Da qui potrai rispondere ai messaggi delle tue prenotazioni decidendo in che modalità inviare il messaggio. Tramite il portale (al momento il servizio è disponibile per le prenotazioni di Booking, Airbnb, VRBO ed Expedia) Tramite la chat di Octorate (web concierge) Tramite Whatsapp web o Whatsapp Business E' possibile inserire nei tuoi messaggi chat dei file in allegato (1) e caricare delle email template configurate nel tuo account di octorate (2) E' anche possibile tradurre automaticamente i messaggi inviati dai clienti: Potrai anche scrivere ai tuoi ospiti messaggi automaticamente tradotti nella loro lingua: Nella chat è anche possibile inserire delle note interne che ti potranno aiutare a riassumere le richieste del cliente o magari lasciare un appunto ad altri colleghi che potranno dover gestire la prenotazione: È anche possibile segnare dei messaggi come non letti , puoi farlo cliccando sul tasto che trovi in alto a destra: La nuova chat di Octorate ti segnalerà anche quando avrai delle recensioni da fare per i tuoi ospiti di Airbnb: In primo luogo ti informerà quando avrai una recensione da fare. Poi ti verrà inviato un secondo messaggio come reminder, 7 giorni dopo. Per maggiori informazioni riguardo le recensioni di Airbnb, si rimanda all’articolo completo. Template per Camere Reali ✉️
Se hai il WebConcierge incluso nell'abbonamento ma soprattutto se hai configurato correttamente il Tableau, potrai creare e inviare messaggi specifici per determinate camere reali, vediamo come! 📍 Per far sì che il template venga inviato a una/più camere specifiche, ti basterà selezionare l'opzione di tuo interesse dal menù a tendina della voce Camere PMS. Potrai scegliere tra ➡️ Invia se la prenotazione è assegnata a qualsiasi camera reale PMS il template sarà inviato solo se la camera reale è specificata nella prenotazione ➡️ Seleziona il template sarà inviato alle camere che riporterai nel riquadro di destra 📍 Per far sì che il template includa il nome/numero della camera reale, dovrai semplicemente selezionare la variabile specifica nel testo Il cliente la ritroverà nella mail ricevuta Assegnare template a camere reali può essere di fondamentale importanza per dare indicazioni specifiche ai tuoi ospiti, come il codice di accesso alla camera in questione! Per consultare l'articolo specifico, clicca QUI! --- A presto! 🐙 I filtri delle Email Template: come funzionano?
I filtri delle email template servono a stabilire quando un’email automatica deve essere inviata. In pratica, ogni filtro è una condizione: se viene rispettata, l’email parte; se non lo è, l’invio viene bloccato. In questo articolo facciamo un focus sul filtro “Tassa di soggiorno incassata”, spiegandolo nel dettaglio, e poi passiamo in rassegna anche gli altri filtri disponibili. Cos’è un filtro nelle email template? si imposta direttamente all’interno del template email controlla una condizione legata alla prenotazione o all’ospite decide se l’email deve essere inviata oppure no È particolarmente utile per inviare comunicazioni solo quando servono davvero, evitando messaggi ripetitivi o fuori contesto per l’ospite. Per visualizzarli, puoi accedere alla sezione Impostazioni > Email Templates, cliccando su [Modifica] per personalizzare un modello già esistente o su [Aggiungi Nuovo +] per creare un nuovo template. Tra tutte le voci della configurazione, che puoi analizzare in dettaglio nell'articolo dedicato ai Template, puoi mettere su ON la voce Mostra Filtri ⬇️ Focus: “Tassa di soggiorno incassata” Questo filtro controlla lo stato del pagamento della tassa di soggiorno e può avere tre valori: 1️⃣ Ignora Il sistema non prende in considerazione la tassa di soggiorno. L’email verrà inviata indipendentemente dal fatto che la tassa sia stata pagata o meno 2️⃣ Ricevuto Il template viene inviato solo se la tassa di soggiorno è stata pagata. Funziona solo se è attivo il pagamento della tassa di soggiorno nel Web Concierge Alcuni esempi pratici: email di conferma del pagamento della tassa messaggio di ringraziamento dopo il saldo invio di ricevute o informazioni post-pagamento Se il pagamento della tassa non è abilitato nel Web Concierge, la condizione non potrà mai essere soddisfatta. 👉 QUI trovi tutte le informazioni su come abilitare il pagamento della tassa di soggiorno nel Web Concierge 3️⃣ Non ricevuto L’email parte solo se la tassa di soggiorno NON è stata pagata Per esempio: promemoria prima dell’arrivo messaggio automatico per invitare al pagamento online avviso al check-in Altri filtri disponibili nei template email Di seguito una panoramica degli altri filtri, con una spiegazione per ciascuno. 💳 Pagamento (incasso) ricevuto Controlla lo stato dell’incasso della prenotazione. Opzioni disponibili: Ignora → nessun controllo sul pagamento Incassato parzialmente → l’email parte se è stato ricevuto solo un acconto Incassato completamente → l’email parte solo se il totale è stato pagato Non ricevuto → l’email parte se non è stato ricevuto alcun pagamento 🧾 Check-in online compilato Verifica se l’ospite ha completato il check-in online. Inserito → check-in compilato Non inserito → check-in non compilato Disabilitato → Il sistema non prende in considerazione la compilazione del check in online ⏰ Orario di arrivo inserito Controlla se l’ospite ha comunicato l’orario di arrivo tra le informazioni accessorie. Inserito Non inserito Disabilitato ✍️ Contratto firmato Verifica lo stato della firma del contratto digitale. Leggi l'articolo dedicato! Inserito → contratto firmato Non inserito → contratto non firmato Disabilitato → funzione non attiva 📄 Condizioni di cancellazione Controlla il tipo di policy applicata alla prenotazione. Disabilitato Rimborsabile Non rimborsabile Per qualsiasi dubbio o domanda, non esitare a contattarci. A presto! 🐙
💰 Gestione incassi ed emissione documenti fiscali
Come gestire gli incassi delle tue prenotazioni
In questa guida proveremo a spiegarti tutto quello che devi sapere per la gestione degli incassi delle tue prenotazioni. Per la gestione delle tue prenotazioni dirette, provenienti dal Booking engine , potrai decidere quali metodi di pagamento attivare. Puoi scegliere tra: - Carta di credito - Paypal - Bonifico Bancario - Pagamento sul posto Se vuoi attivare il metodo di pagamento con carta di credito, dovrai decidere in che modo vorrai gestirle, hai due possibilità: - Gestire le carte di credito addebitandole manualmente dal tuo POS. Per farlo avrai bisogno di configurare un PIN di sicurezza che ti permetterà di accedere ai dati della carta di credito. Se ancora non lo hai configurato, puoi vedere come fare in questa guida. - Gestirle in automatico grazie al collegamento con un payment gateway. Se non vuoi gestire le carte di credito manualmente, potrai considerare l'integrazione con un payment gateway. Trovi tutta la lista dei nostri partner nella sezione impostazioni > incassi automatici e configurazione di vendita: I più usati in Italia sono: - Stripe - Syspay - Nexi Per capire quale payment gateway è più adatto alle tue esigenze, ti consigliamo di controllare i loro siti web o metterti in contatto con la loro assistenza, non abbiamo informazioni circa i costi di commissione da loro richiesti o altri dettagli che possano esserti utili per decidere quale piattaforma sia più strategica per te. Se hai deciso di integrare un payment gateway, puoi configurare anche degli incassi automatici, gli incassi delle tue prenotazioni verranno processati automaticamente seguendo le regole che hai configurato. È importante sapere che puoi anche richiedere ai tuoi ospiti di inserire i dati della carta di credito tramite il web concierge, questo ti sarà utile per le prenotazioni che inserisci manualmente. L'ospite potrà trasmetterti i dati della carta di credito in modo sicuro e tu avrai sempre un metodo di pagamento inserito come garanzia. Se hai un multiaccount e vuoi che tutti i tuoi account figli abbiano configurati gli stessi metodi di pagamento, lo stesso payment gateway e gli stessi incassi automatici, è possibile configurare tutte queste informazioni sul tuo account master e copiarle sui figli.* Per quanto riguarda i portali, tutte le informazioni che abbiamo visto fino ad ora riguardo gli incassi automatici rimangono valide, ma vale la pena aggiungere qualche dettaglio. Se ricevi dai portali delle carte virtuali, puoi creare delle regole di incasso specifiche impostando il filtro per tipologia di carta e per portale: *ATTENZIONE: Se devi creare una regola di incasso automatico impostando un filtro per portale, dovrai crearlo nei singoli account figli, non sarà possibile impostare questo filtro dall'account master. Se vuoi utilizzare gli incassi automatici anche per le prenotazioni che provengono dai portali, ti consigliamo di fare attenzione alla tua configurazione: Se nelle tue camere hai associato alle tue camere più di un piano tariffario Allora dovrai creare i tuoi incassi selezionando l'opzione "applica a" in questo modo: Se ti occorrono informazioni specifiche riguardo la gestione dei pagamenti per Booking.com, puoi consultare questo articolo. Se invece vuoi collegate VRBO, devi sapere che questo portale legge dalle impostazioni di Octorate i metodi di pagamento disponibili, in questo articolo trovi tutte le informazioni. Ancora dubbi? Vedi il nostro Webinar! 🐙 Come modificare una regola di incasso?
Hai un payment gateway e hai configurato degli incassi automatici con delle condizioni specifiche per i pagamenti delle tue prenotazioni? Dalla sezione impostazioni > incassi automatici e condizioni di vendita, puoi configurare i tuoi incassi automatici. Se dovessi avere bisogno di modificare le tue politiche di incasso, devi sapere quali sono i passaggi da seguire. Facciamo un esempio: Per le tue camere con tariffa flessibile hai sempre incassato il 30% con 5 giorni di anticipo rispetto al checkin. Avrai quindi un incasso che comparirà in questo modo: Per motivi interni, potresti decidere di voler modificare questa politica di incasso e iniziare ad addebitare il 50% . In questo caso, è importate garantire che le prenotazioni entrate fino a questo momento, mantengano però la vecchia politica di incasso, quella del 30% che era attiva nel momento i cui gli ospiti hanno prenotato, evitando quindi di cambiare le loro condizioni per il pagamento. Come fare? Nelle impostazioni di pagamento è comparsa questa nuova voce: Potrai procedere in questo modo: Configura il vecchio incasso mettendo la data odierna come ultima data di applicazione alla voce "valido per prenotazioni create dal" Crea il nuovo incasso che verrà applicato per le prenotazioni create a partire da oggi: Se hai bisogno, collega questo nuovo incasso al piano tariffario. In questo modo le prenotazioni entrate fino ad oggi rimarranno invariate, mentre le nuove prenotazioni applicheranno già la nuova politica di incasso. Crea un account con AddonPayments!
AddonPayments è un sistema spagnolo per la gestione dei pagamenti online fondata da CaixaBank e Global Payments che ti fa risparmiare fino all'1% sulle commissioni 💳 Puoi creare un account con Addon Payments da impostazioni > pagamenti nel tuo account di Octorate! Seleziona Addon Payments dall'elenco dei payment gateway disponibili, poi clicca sul link 👇 Se non hai un account con questo sistema di pagamento, clicca qui per configurarlo Compila il form, salva le informazioni e aspetta che ti contatti uno specialista di Addon Payments. Una volta completato il processo di integrazione, Addon Payments ti fornirà due carte di credito da testare. Una volta ottenuto queste informazioni, potrai fare delle prenotazioni test sul tuo booking engine, utilizzando questi metodi di pagamento. 🔺ATTENZIONE🔺 Se hai un multiaccount, non dimenticare di impostare questo payment gateway in ogni account. Utilizza PayUlatam come Payment gateway
Con questa guida, scoprirai come impostare la connessione con PayUlatam per processare i pagamenti delle tue prenotazioni tramite Octorate! Per poter attivare la connessione con PayUlatam la tua struttura deve essere situata in un paese dell'America Latina e la valuta impostata dovrà essere una tra le seguenti 💰: - Columbian Pesos - Argentinian Pesos - Brasilian Reales - Chilean Pesos - Mexican Pesos - Peruvian New soles Se hai già verificato queste impostazioni e hai già un account creato con Payulatam, accedi alla sezione Impostazioni > Incassi automatici e condizioni di vendita e selezionare Payulatam: Quindi potrai compilare i dati richiesti che ti saranno forniti dal portale: Payulatam è in grado di processare anche gli incassi automatici, tuttavia è consigliato verificare che i dati inseriti durante il processo di pagamento siano corretti. Se i dati inseriti sono errati la carta di credito verrà rifiutata e bannata da Payulatam, sarà quindi necessario richiedere all'ospite un nuovo metodo di pagamento. ⚠️ ATTENZIONE: Con Payulatam è possibile processare un unico incasso sullo stesso metodo di pagamento. Esempio: Se voglio addebitare il 50% di incasso al momento della prenotazione, il saldo non potrà essere addebitato sulla stessa carta di credito. Si potrà quindi aggiungere un altro metodo di pagamento o processarlo direttamente all'arrivo. A presto! 🐙 Sai come richiedere un deposito cauzionale?
Hai bisogno di configurare un deposito cauzionale per le tue prenotazioni? Per prima cosa dovrai configurare un Extra con l'importo del deposito. Dovrai creare una categoria da collegare a questo extra con la tipologia specifica "Deposito di sicurezza". Per creare una nuova categoria vai in impostazioni > extra/consumazioni > categorie: Dopo aver configurato l'extra deposito in modo corretto, potrai procedere a configurare un incasso automatico dalla sezione impostazioni > incassi automatici e condizioni di vendita Configura l'incasso automatico definendo gli importi da addebitare e quando, potrai selezionare nello specifico la voce del Deposito come indicato nello screen qui sotto 👇 Nella configurazione dell'incasso, potrai impostare dei giorni per il rimborso automatico: Nella sezione Registra gli Incassi del dettaglio della prenotazione, si genererà una linea dedicata all'incasso e il rimborso avverrà automaticamente dopo il check-out, seguendo le tempistiche da te impostate. ❌ E se non avessi intenzione di rimborsare l'importo a causa dei danni recati alla proprietà? Ti basterà cliccare sul pulsante con la clessidra nel dettaglio dell'incasso: L'incasso comparirà con questa dicitura: In caso contrario, l'incasso verrà rimborsato in base a quanto indicato dalla regola, e l'extra del deposito sarà automaticamente cancellato dalla prenotazione. ⚠️ Come sottolineato nell’articolo dedicato agli Incassi Programmati, le regole funzionano solo se vi è un Payment Gateway associato all’account. In caso contrario, non vi sarebbe alcun modo per Octorate di interrogare un sistema in grado di addebitare un importo sulla carta di credito del cliente! IMPORTANTE: Se l'extra del deposito viene configurato correttamente e impostato come obbligatorio, verrà aggiunto in automatico anche alle prenotazioni provenienti dalle OTA. --- A presto! 🐙 Registrare un rimborso
Hai rimborsato il cliente e non sai come registrarlo in Octorate? È molto semplice, te lo spieghiamo noi! Accedi al dettaglio della prenotazione in questione e individua la sezione Modalità di pagamento nella parte destra dello schermo. Nello stesso modo in cui registri un incasso, clicca sul Registra un incasso, seleziona la modalità di pagamento. Ti basterà inserire il simbolo - davanti all’importo per registrare il rimborso e cliccare su Salva. ⚠️ ATTENZIONE - non dimenticare di aggiornare manualmente gli importi nel dettaglio della prenotazione per far quadrare i conti e far sì che non compaiano importi da incassare. Una volta aggiornati gli importi, potrai tranquillamente emettere la tua fattura, sulla quale comparirà anche la voce dell’incasso registrato in negativo. E se l'incasso è stato processato dal un payment gateway? Anche in questo caso puoi processare il rimborso da Octorate e sarà automaticamente registrato dal tuo payment gateway. Dal dettaglio della prenotazione potrai cliccare qui: Nella schermata successiva potrai scegliere l'importo da rimborsare e se processare il rimborso tramite il tuo payment gateway: A presto! 🐙 Configurazione Nexi
Scopri come configurare Nexi come Payment Gateway Come primo requisito, dovrai avere già un account con Nexi attivo 💥 Qualora fossi in procinto di aprirne uno nuovo, tieni in considerazione che l’attivazione dell’account potrebbe richiedere tra i 5 e i 7 giorni. Per richiedere l'attivazione avrai bisogno di: del Modulo di Ecommerce (5-7 giorni) con le relative credenziali ALIAS del Server to Server (circa 15 giorni) per il quale sarà probabilmente necessario contattare la tua banca. A tal proposito, richiedici il modulo necessario inviando un messaggio via chat. Una volta ottenuto tutto il necessario, accedi alla sezione Impostazioni > Incassi e condizioni di vendita e seleziona Nexi dal menù dei Payment Gateway disponibili Completa quindi la configurazione inserendo le chiavi in tuo possesso e salva, in fondo alla pagina. --- Per visualizzare le carte di credito dei tuoi clienti 💳 completa la procedura del PIN: clicca sulla scritta in rosso in Impostazioni > Incassi e condizioni di vendita. N.B. controlla di aver inserito numero di cellulare e indirizzo email corretto alla sezione Impostazioni > Proprietà Ti arriverà un sms al numero di cellulare salvato nella sezione Impostazioni > Proprietà e una mail con un link. Inserisci il codice ricevuto per SMS sul link ricevuto per Email. Nella schermata successiva sostituisci il pin con quello definitivo che sceglierai tu N.B. il codice pin deve essere composto di 8 cifre Una volta completati tutti questi passaggi potrai accedere al dettaglio delle nuove prenotazioni (non in quelle ricevute fino ad ora) e cliccare sul pulsante verde: ATTENZIONE! 🔺 ricorda che puoi vedere la carta di credito dei tuoi clienti fino a 3 giorni dopo il check out del cliente, mentre il CVC potrai vederlo una sola volta e poi verrà automaticamente eliminato; questo perché Octorate aderisce agli standard PCI di I livello per la sicurezza delle transazioni online. ATTENZIONE! 🔺 Octorate è integrato con Nexi XPay, che è il gateway di pagamento online di Nexi. Nexi offre diverse modalità per utilizzare XPay. Al momento, non siamo integrati con XPay Web e nemmeno con Nexi Incasso Senza Pensieri. --- A presto! 🐙 Politiche di Cancellazione personalizzate
Con Octorate puoi creare delle politiche di cancellazione personalizzate da associare alle tue tariffe. Dalla sezione impostazioni > incassi automatici e condizioni di vendita, potrai accedere alla sezione politiche di cancellazione e cliccare sul + per iniziare a configurarle: Dopo aver scelto il nome per la tua politica di cancellazione dovrai configurarne i dettagli inserendo le seguenti informazioni: Il numero di giorni dal check in dell'ospite trascorsi i quali, qualora il cliente cancellasse la prenotazione, verrà applicata la politica di cancellazione 💳 L'orario limite in seguito potrai determinare il valore della penale che dovrà essere applicata, potrai decidere se far pagare il valore di una o più notti, un valore fisso o in percentuale: Il calcolo del valore percentuale, terrà conto dell'importo del soggiorno. Il campo Titolo e Dettagli ti permette di inserire un titolo per la politica di cancellazione che possa essere visibile ai tuoi ospiti e una breve descrizione che sarà visibile nel booking engine e nel voucher di conferma prenotazione: Tutte le informazioni inserite nella configurazione, verranno mostrate anche nel Booking engine in fase di prenotazione. I tuoi ospiti saranno sempre informati delle politiche di cancellazione in vigore per la tariffa prenotata. Attivando la voce non rimborsabile nella configurazione della politica di cancellazione, le tariffe a cui essa è associata, compariranno con il simbolo della banconota di colore rosso: E anche in questo caso, questa informazione verrà riportata nel booking engine: Le stesse informazioni verranno riportate anche nel voucher di conferma prenotazione: Dopo aver creato le politiche di cancellazione, è necessario associarle ai piani tariffari. Se non hai ancora configurato i piani tariffari per la tua struttura, puoi leggere il nostro articolo. Nella pagina di configurazione del piano tariffario troverai il campo per poter associare una politica di incasso e una politica di cancellazione. IMPORTANTE: Se hai un multiaccount, puoi creare le politiche di incasso, le politiche di cancellazione e i piani tariffari dal tuo account master, le vedrai comparire nei tuoi account figli con questa icona: Quanto detto finora in questo articolo, vale per la configurazione delle politiche di cancellazione nel booking engine. Come configurare le politiche di cancellazione per le ota? Per la maggior parte dei portali, dovresti riuscire a gestire la politica di cancellazione direttamente dall'extranet. Per alcuni portali potrai comunque modificare la politica di cancellazione facendo il push da Octorate. Airbnb VRBO Hometogo Marriott Per questi portali, puoi accedere alla sezione per il push dei contenuti degli annunci e modificare l'annuncio dalla sezione prenotazioni --- A presto! 🐙 Pagamenti sicuri con Syspay (SCA)
Come riportato nell'articolo SCA e 3DS - Informazioni Generali, al momento, le modifiche sulla piattaforma di Octorate in materia di SCA, riguardano solamente Stripe. Per gli altri Payment Gateway, i pagamenti continuano a essere processati con l'esenzione MOTO - Mail Order or Telephone Order ancora autorizzata dalla PSD2, come fatto finora. Tuttavia, in questo articolo scopriremo come gestire la SCA tramite Syspay 💳 Da Octorate, accedi al dettaglio della prenotazione di tuo interesse e individua la sezione Modalità di pagamento. Clicca quindi sul pulsante del POS Virtuale 👇 accederai all'interfaccia di Syspay e potrai scegliere una delle tre opzioni disponibili: 1️⃣ Classica procedura MOTO, Mail Order or Telephone Order 📞 molto semplicemente, inserirai i dati della carta di credito forniti dal cliente. Il rischio di questa modalità è la possibilità di contestazione dell'importo addebitato da parte del cliente, ragione principale dell'esistenza della SCA. 2️⃣ Richiesta via mail ✉️ invierai una mail all'ospite contenente il link attraverso il quale autorizzare il pagamento, secondo il protocollo di sicurezza della sua banca 3️⃣ Creare un link sicuro 🔗 generi direttamente il link per l'autorizzazione del pagamento da Syspay Per ulteriori informazioni o per qualsiasi dubbio sul funzionamento di questa sezione, ti consigliamo di rivolgerti al Team di Supporto di Syspay! ⚠️ ATTENZIONE - qualora non riuscissi a realizzare l'addebito, potrebbe essere perché non hai la versione PROCESSING dell'abbonamento (ma Storage o Verification). Contatta Syspay par maggiori informazioni. --- A presto! 🐙 Procedura di autenticazione addebito (SCA)
Ogni volta che il cliente dovrà autorizzare un pagamento, sia che questo sia il risultato di regole di Incassi Automatici, sia che tu stia procedendo con un Incasso Manuale tramite Stripe, la procedura sarà la seguente 👇 Il cliente riceverà il link 🔗 dal quale autenticare l'operazione. Le modalità di ricezione del link sono le seguenti: Via Mail ✉️ per poter personalizzare la mail inviata dovrai aver attivo il pacchetto WebConcierge per la creazione di Email Templates. In caso contrario, avrai a disposizione un modello predefinito che trovi nella sezione Marketing > Email Templates con il nome di Autenticazione del pagamento (SCA). Tramite WhatsApp Web Copiando il link e scegliendo tu stesso come inviarlo al cliente. Per queste due ultime modalità, consulta la sezione dedicata nell'articolo sugli incassi manuali. Una volta aperto il link ➡️ il cliente accederà al WebConcierge, visualizzando la seguente schermata e, a seconda del protocollo di sicurezza previsto dalla sua banca, riceverà un codice da inserire 👇 per autorizzare l'addebito. una volta confermati i codici richiesti, riceverà la conferma dell'autenticazione! ✅ Nel dettaglio della prenotazione, il pagamento risulterà confermato, e il simbolo del lucchetto verde, indicherà l'autorizzazione ricevuta da parte del cliente. ❕ Ricorda che, al momento, questi aggiornamenti riguardano solo Stripe --- ⚠️ Se non l'hai già fatto, ti consigliamo di leggere prima l'articolo SCA e 3DS - Informazioni Generali, dove troverai informazioni importanti. --- A presto! 🐙