Les modèles d'e-mails vous permettent de créer des e-mails personnalisés pour communiquer avec vos hôtes.
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Sur cette page, vous trouverez des modèles prédéfinis que vous pourrez décider d'activer ou de modifier.
Cliquez sur modifier si vous souhaitez les voir ou cliquez sur [Ajouter un nouveau] si vous souhaitez en créer un à partir de zéro.
Vous pouvez décider du type de modèle et quand il doit être envoyé :
Parmi les différents types, vous trouverez :
Réservation confirmée : L'email est envoyé pour chaque réservation confirmée.
🔴 N'oubliez pas que le système vérifie vos réservations au fil du temps, recherchant toutes celles qui respectent les paramètres de vos modèles. L’envoi n’est donc pas immédiat mais peut prendre au maximum 3 heures.
Avant le séjour : Vous pouvez décider d'envoyer un message X jours avant le check-in.
Dans ce cas il vous sera demandé d'indiquer le nombre de jours et si vous souhaitez également envoyer ce message aux réservations créées ultérieurement.
Après le séjour : Pour envoyer un email pour demander un avis. Dans ce cas, le message sera envoyé 3 jours après le départ.
Vous pourrez composer votre texte personnalisé en utilisant également les variables, qui permettront à votre message de se remplir automatiquement avec les données des différentes réservations :
Traduisez vos modèles dans les langues de votre choix, le système reconnaîtra la langue de votre hôte dans son pays et le modèle sera envoyé dans la bonne langue. Si la traduction dans votre langue n'est pas disponible, elle sera automatiquement envoyée en anglais.
Si vous décidez d'utiliser nos modèles email, vous trouverez déjà le lien hypertexte que vos hôtes pourront utiliser pour se connecter à la page du web concierge. Si vous l'avez supprimé par erreur, vous pouvez restaurer le modèle par défaut en cliquant ici :
Ou rétablissez le lien avec la variable Réservation (link).
Vous pouvez créer le modèle et le personnaliser à votre guise, en ajoutant également des images.
Décidez de l’ordre des canaux de communication :
De cette façon, vous pourrez décider des canaux d'envoi de votre modèle. Si l'envoi de l'e-mail donne une erreur, alors le système essaiera via octochat (web concierge) et ainsi de suite en suivant l'ordre de communication indiqué.
Décidez si vous souhaitez envoyer le modèle aux réservations de tous les portails ou seulement de certains, en sélectionnant l'élément et en déplaçant les portails qui vous intéressent vers la droite :
De même, vous pouvez également décider d'attribuer le modèle à un type de chambre/appartement spécifique et/ou à une ou plusieurs chambres réelles du PMS.
👉Attribuer des modèles à des chambres réelles peut être d'une importance fondamentale pour donner des informations précises à vos hôtes (comme le code d'accès à la chambre en question) !
🔺Attention : pour pouvoir sélectionner les chambres réelles il vous faudra avoir configuré le Planning !
Réglez l'élément Montrer les filtres sur OUI, pour pouvoir ajouter des restrictions à l'envoi de modèles :
Vous pouvez décider d'envoyer un email, par exemple, uniquement si le client a signé le contrat de location, ou vous pouvez décider de le solliciter avec un email spécifique s'il n'a pas encore rempli le web check-in.
L'étoile vous permet de marquer un élément comme favori. Sur le Tableau de bord, correspondant aux arrivées/départs de la journée, vous pouvez cliquer sur l'icône dédiée pour imprimer directement le modèle relatif aux réservations individuelles.
⚠️ ATTENTION - Vous ne pourrez marquer qu'un seul modèle comme favori
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Depuis la section Email du détail de la réservation, vous verrez l'historique des messages envoyés et vous pourrez les envoyer en choisissant parmi les modèles créés en cliquant sur le [+]
De plus, une fois que vous avez sélectionné le modèle qui vous intéresse, depuis ce même écran vous pouvez également imprimer le modèle !
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Voulez-vous copier un modèle sur plusieurs ID ?
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Vous souhaitez créer des modèles prédéfinis pour vos collaborateurs ou fournisseurs ?
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Cliquez ICI pour l'article sur Web Concierge.
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À bientôt !
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