Les filtres des modèles d’email permettent de définir quand un email automatique doit être envoyé.
Concrètement, chaque filtre correspond à une condition : si elle est respectée, l’email est envoyé ; sinon, l’envoi est bloqué.
Dans cet article, nous nous concentrons sur le filtre « Taxe de séjour encaissée », expliqué en détail, puis nous passons en revue les autres filtres disponibles.
Qu’est-ce qu’un filtre dans les modèles d’email ?
Un filtre :
se configure directement dans le modèle d’email
vérifie une condition liée à la réservation ou au client
décide si l’email doit être envoyé ou non
Il est particulièrement utile pour envoyer des communications uniquement lorsque cela est vraiment nécessaire, en évitant des messages répétitifs ou hors contexte pour le client.
Pour afficher les filtres, rendez-vous dans Paramètres > Email Templates, puis cliquez sur [Modifier] pour personnaliser un modèle existant ou sur [Ajouter nouveau +] pour en créer un nouveau.
Parmi les options de configuration (détaillées dans l’article dédié aux templates), vous pouvez voir les filtres ⬇️
Focus : « Taxe de séjour »
Ce filtre vérifie le statut du paiement de la taxe de séjour et peut prendre trois valeurs :
1️⃣ Ignorer
Le système ne prend pas en compte la taxe de séjour.
L’email sera envoyé que la taxe ait été payée ou non.
2️⃣ Encaissée
Le modèle est envoyé uniquement si la taxe de séjour a été payée.
Cela fonctionne seulement si le paiement de la taxe de séjour est activé dans le Web Concierge.
Quelques exemples pratiques :
email de confirmation du paiement de la taxe
message de remerciement après règlement
envoi de reçus ou d’informations post-paiement
Si le paiement de la taxe n’est pas activé dans le Web Concierge, cette condition ne pourra jamais être remplie.
👉 ICI vous trouverez toutes les informations pour activer le paiement de la taxe de séjour dans le Web Concierge.
3️⃣ Non encaissée
L’email est envoyé uniquement si la taxe de séjour n’a PAS été payée.
Par exemple :
rappel avant l’arrivée
message automatique invitant au paiement en ligne
notification lors du check-in
Autres filtres disponibles dans les modèles d’email
Voici un aperçu des autres filtres disponibles, avec une brève explication pour chacun.
💳 Paiement (pour le séjour et les extras)
Vérifie l’état de l’encaissement de la réservation.
Options disponibles :
Ignorer → aucun contrôle du paiement
Encaissé partiellement → l’email est envoyé si seul un acompte a été reçu
Tout encaissé → l’email est envoyé uniquement si le montant total a été payé
Non encaissé → l’email est envoyé si aucun paiement n’a été reçu
🧾 Check-in online
Vérifie si le client a complété le Check in online.
Renseigné → check-in complété
Non renseigné → check-in non complété
Ignorer→ le système ne prend pas en compte le check-in en ligne
⏰ Horaires d'arrivée
Vérifie si le client a indiqué son heure d’arrivée parmi les Info Supplementaries.
Renseignée
Non renseignée
Ignorer
✍️ Contrat de location
Vérifie le statut de la signature du contrat numérique. Lisez l'article dédié!
Signé → contrat signé
Non signé → contrat non signé
Ignorer → fonctionnalité non active
📄 Conditions d’annulation
Vérifie le type de politique appliquée à la réservation.
Ignorer
Remboursable
Non remboursable
Pour toute question ou doute, n’hésitez pas à nous contacter.
À très bientôt ! 🐙