I filtri delle email template servono a stabilire quando un’email automatica deve essere inviata.
In pratica, ogni filtro è una condizione: se viene rispettata, l’email parte; se non lo è, l’invio viene bloccato.
In questo articolo facciamo un focus sul filtro “Tassa di soggiorno incassata”, spiegandolo nel dettaglio, e poi passiamo in rassegna anche gli altri filtri disponibili.
Cos’è un filtro nelle email template?
si imposta direttamente all’interno del template email
controlla una condizione legata alla prenotazione o all’ospite
decide se l’email deve essere inviata oppure no
È particolarmente utile per inviare comunicazioni solo quando servono davvero, evitando messaggi ripetitivi o fuori contesto per l’ospite.
Per visualizzarli, puoi accedere alla sezione Impostazioni > Email Templates, cliccando su [Modifica] per personalizzare un modello già esistente o su [Aggiungi Nuovo +] per creare un nuovo template.
Tra tutte le voci della configurazione, che puoi analizzare in dettaglio nell'articolo dedicato ai Template, puoi mettere dei filtri:
Focus: “Tassa di soggiorno incassata”
Questo filtro controlla lo stato del pagamento della tassa di soggiorno e può avere tre valori:
1️⃣ Ignora
Il sistema non prende in considerazione la tassa di soggiorno. L’email verrà inviata indipendentemente dal fatto che la tassa sia stata pagata o meno
2️⃣ Incassata
Il template viene inviato solo se la tassa di soggiorno è stata pagata interamente. Funziona solo se è attivo il pagamento della tassa di soggiorno nel Web Concierge
Alcuni esempi pratici:
email di conferma del pagamento della tassa
messaggio di ringraziamento dopo il saldo
invio di ricevute o informazioni post-pagamento
Se il pagamento della tassa non è abilitato nel Web Concierge, la condizione non potrà mai essere soddisfatta.
👉 QUI trovi tutte le informazioni su come abilitare il pagamento della tassa di soggiorno nel Web Concierge
3️⃣ Non incassata
L’email parte solo se la tassa di soggiorno NON è stata pagata
Per esempio:
promemoria prima dell’arrivo
messaggio automatico per invitare al pagamento online
avviso al check-in
Altri filtri disponibili nei template email
Di seguito una panoramica degli altri filtri, con una spiegazione per ciascuno.
💳 Incasso (per soggiorno ed extra)
Controlla lo stato dell’incasso della prenotazione.
Opzioni disponibili:
Ignora → nessun controllo sul pagamento
Incassato parzialmente → l’email parte se è stato ricevuto solo un acconto
Incassato completamente → l’email parte solo se il totale è stato pagato
Non incassato → l’email parte se non è stato ricevuto alcun pagamento
🧾 Check-in online
Verifica se l’ospite ha completato il check-in online.
Compilato → check-in compilato
Non compilato → check-in non compilato
Ignora → Il sistema non prende in considerazione la compilazione del check in online
⏰ Orario di arrivo
Controlla se l’ospite ha comunicato l’orario di arrivo tra le informazioni accessorie.
Inserito
Non inserito
Ignora
✍️ Contratto d'affitto
Verifica lo stato della firma del contratto digitale. Leggi l'articolo dedicato!
Firmato → contratto firmato
Non firmato → contratto non firmato
Ignora→ funzione non attiva
📄 Condizioni di cancellazione
Controlla il tipo di policy applicata alla prenotazione.
Ignora
Rimborsabile
Non rimborsabile
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A presto! 🐙