Le email template ti permettono di creare delle email personalizzate per poter comunicare con i tuoi ospiti.
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Per creare dei template automatici per le comunicazioni da inviare ai tuoi clienti, clicca su Impostazioni > Email Templates.
In questa pagina troverai dei template già preimpostati che potrai decidere se attivare o modificare.
Clicca su modifica se vuoi vederli oppure clicca su [Aggiungi nuovo] se vorrai crearne uno da 0.
Puoi decidere la tipologia di template e quando deve essere inviato:
Tra le varie tipologie troverai:
Conferma prenotazione: La mail viene inviata per ogni prenotazione confermata.
🔴 Ricorda che il sistema controlla a distanza di tempo le tue prenotazioni, ricercando tutte quelle che rispettano i parametri dei tuoi template. Pertanto, l'invio non è immediato ma può richiedere al massimo 3 ore.
Prima del soggiorno: Puoi decidere di inviare un messaggio X giorni prima del checkin.
In questo caso ti verrà richiesto di indicare il numero di giorni e se vuoi inviare questo messaggio anche alle prenotazioni create successivamente
Dopo il soggiorno: Per mandare una mail per richiedere una recensione. In questo caso il messaggio partirà 3 giorni dopo il checkout.
Potrai comporre il tuo testo personalizzato avvalendoti anche delle variabili, queste permetteranno al tuo messaggio di autocompilarsi co i dati delle varie prenotazioni:
Traduci i tuoi template nelle lingue che vuoi, il sistema riconoscerà la lingua del tuo ospite dalla sua nazione e il template verrà mandato nella lingua corretta. Se non fosse disponibile la traduzione nella sua lingua, verrà mandato in automatico in lingua inglese.
Se decidi di utilizzare i nostri template modello, troverai già impostato l'hiperlink che potranno utilizzare i tuoi ospiti per collegarsi alla pagina del web concierge, se lo hai eliminato per errore, puoi ripristinare il template di default, cliccando qui:
Oppure ripristinare il link con la variabile Prenotazione (link).
Puoi creare il template e personalizzarlo come desideri, aggiungendo anche delle immagini.
Decidi l'ordine del canale di comunicazione:
In questo modo potrai decidere i canali di invio per il tuo template, se dovesse dare errore la consegna della mail, allora il sistema proverà tramite octochat (web concierge) e così di seguito seguendo l'ordine di comunicazione indicato.
Decidi se inviare il template alle prenotazioni provenienti da tutti i portali o solo da alcuni, selezionando l'elemento e spostando a destra i portali di tuo interesse:
Allo stesso modo, puoi decidere anche di assegnare il template a una specifica tipologia di camera/appartamento e/o a uno o più camere reali del PMS.
👉 Assegnare template a camere reali può essere di fondamentale importanza per dare indicazioni specifiche ai tuoi ospiti (come il codice di accesso alla camera in questione)!
🔺Attenzione: per poter selezionare le camere reali dovrai aver configurato il Tableau!
Imposta la voce Mostra Filtri su ON, per poter aggiungere delle restrizioni all'invio dei template:
Potrai decidere di inviare una mail, ad esempio, solo se il cliente ha firmato il contratto di affitto, oppure potrai decidere di sollecitarlo con una mail specifica se ancora non ha compilato il web checkin.
La stellina ti consente di contrassegnare un elemento come Preferito. Sulla Dashboard, in corrispondenza degli arrivi/partenze del giorno, potrai cliccare sull’icona dedicata per stampare direttamente il template in relazione alle singole prenotazioni.
⚠️ ATTENZIONE - Potrai contrassegnare un solo template come preferito
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Dalla sezione Email del dettaglio della prenotazione, vedrai lo storico dei messaggi spediti e potrai inviarli scegliendo dai modelli creati, cliccando sul [+]
Inoltre, una volta selezionato il modello di tuo interesse, da questa stessa schermata potrai anche stampare il template!
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Vuoi copiare un Template su più ID?
Leggi l'articolo!
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Vuoi creare dei modelli predefiniti per i tuoi collaboratori o fornitori?
Scopri come!
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Clicca QUI per l'articolo sul Web Concierge.
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A presto!
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