In questo articolo, vediamo insieme come gestire le schedine alloggiati per le prenotazioni multiple e di gruppo.
Per prima cosa, definiamo la differenza tra una prenotazione di gruppo e una prenotazione multipla
Le prenotazioni multiple si aggiungono nel calendario cliccando su prenotazioni > aggiungi prenotazione, selezionando la quantità e le tipologie che faranno parte di quella stessa prenotazione:
Le prenotazioni di gruppo, invece, si aggiungono da prenotazioni > aggiungi prenotazione, attivando l’opzione prenotazione di gruppo
Qui l’articolo dedicato per vedere nel dettaglio come creare una prenotazione di gruppo.
Definite queste differenze, devi decidere se per questi due tipi di prenotazioni vuoi richiedere solo il documento del capogruppo o il documento di ogni capofamiglia.
⚠️ ATTENZIONE!
In PMS > Amministrazione > schedine alloggiati
Le voci raggruppa ospiti e raggruppa ospiti per camera vanno attivate o disattivate in base alle vostre esigenze.
La voce raggruppa ospiti deve essere impostata su SI se si vuole raggruppare gli ospiti della stessa camera sotto un unico capogruppo/capofamiglia, in questo modo verrà chiesto il documento solo al primo ospite.
Le strutture ostelli dovranno avere questa voce impostata su NO.
La voce Raggruppa ospiti per camera, si riferisce alle prenotazioni di gruppo.
Se impostato su NO, verrà richiesto solo il documento del capogruppo (un solo documento per l’intera prenotazione).
Se impostata su SI, verrà chiesto il documento di ogni capofamiglia (uno per camera)
Nel caso di prenotazioni con più camere insieme vedrai sul lato destro la lista di tutte le camere:
Nella barra in alto potrai cliccare su "modifica lista ospiti" per iniziare a censire i tuoi ospiti:
Nella nuova pagina, potrai inserire i nomi degli ospiti nelle rispettive camere e creare la tua rooming list (1), potrai anche stampare un file PDF con la lista di tutti gli ospiti e le relative camere (2), infine, potrai accedere alla sezione lista ospiti per registrare le schedine alloggiati (3)
Cliccando sul tasto "lista ospiti" accederai alla pagina per la registrazione delle schedine alloggiati dove potrai completare i dati da mandare alla questura per tutti gli ospiti della prenotazione.
In caso di prenotazioni per più camere troverai anche il campo camera in cui sarà indicata la camera a cui è stato assegnato l'ospite:
Quando la registrazione degli ospiti sarà conclusa potrai cliccare su salva bozza e abilita invio per poter inviare le schedine al portale alloggiati.
⚠️ ATTENZIONE: Le schedine verranno inviate alla questura il giorno successivo all’inserimento, solo se è stato cliccato il pulsante [Abilita l’invio] e nelle tue impostazioni in PMS > amministrazione > schede alloggiati, hai attivato l’invio automatico giornaliero.
A presto! 🐙