Après avoir configuré ou bien une des Interface E-Monetique externes
(Syspay, Stripe, AddonPayments) ou si vous n'utilisez aucun Payment Gateway (Visualisation des cartes d'Octorate), accédez à la section Configuration > Encaissements et conditions de vente pour organiser la gestion des paiements anticipés par la section homonyme.
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Cliquez sur le [+] pour commencer la configuration et fractionner le paiement anticipé, selon vos exigences.
Déterminez les règles du paiement :
Complétez tous les champs, en faisant attention à :
- determiner les jours à l'avance par rapport à la date d'arrivée du client pour procéder au prélèvement.
- Choisir les modalités de paiement inclues et les chambres sur lesquelles appliquer la règle
- Désélectionnez l'entrée Débiter sur la carte si vous demandez la carte seulement comme garantie, mais vous permettez au client de choisir la modalité de paiement (virement bancaire, par exemple)
Déterminez aussi la typologie de carte à débiter : toutes les cartes, seulement les virtuelles, exclure les virtuelles.
- Déterminer la valeur du montant à prélever :
la valeur fixe ou en pourcentage peuvent fonctionner au même temps
Il est aussi possible de choisir de débiter le montant relatif à un certain nombre de nuits de séjour. - Sélectionnez par le menu déroulant s'il s'agit du coût de la Chambre, d'un Extra ou de la Taxe de Séjour.
🔺 Si vous utilisez le Payment Gateway d'Octorate, qui ne prévoit aucun système de prélèvement automatique, vous allez recevoir quand même une notification pour proceder au debit manuel.
Sélectionnez la typologie de mail à recevoir comme reminder pour vous et le message à envoyer au client en cas de transaction refusée 📩
Créez un modèle email pour utiliser un message personnalisé!
🔺 N’oubliez pas que pour pouvoir créer un modèle email, il est nécessaire d’avoir le Web Concierge actif dans votre compte !
⚠️ ATTENTION - Les encaissements automatiques ont toujours lieu une fois la réservation effectuée. Même si vous entrez 999 jours à l'avance : le paiement aura lieu le jour même de la réservation, mais toujours après réception de la confirmation de réservation.
Pour demander un montant à titre d'acompte, dont la collecte est nécessaire pour effectuer la réservation elle-même, vous devez activer l'option Arrhes dans Booking Engine > Configurations Paiements et définir la valeur de l’Arrhes.
L'option d’arrhes ne peut être activée que pour le moteur de réservation.
⚠️ Si vous utilisez les Plans Tarifaires dans votre établissement, vous pouvez décider de gérer les encaissements en les connectant à vos plans tarifaires ou de les gérer de manière autonome, simplement en configurant les règles d'encaissements que nous venons d'expliquer.
- Si vous souhaitez gérer les encaissements avec vos plans tarifaires, vous devrez mettre l'option "ignorer le plan tarifaire" sur NON, dans ce cas, l'encaissement ne démarrera que si la règle d'encaissement a été correctement configurée dans le plan tarifaire :
- Si vous souhaitez gérer vos encaissements sans les connecter aux plans tarifaires mais simplement avec les règles de paiement configurées dans la page des encaissements automatiques, vous devrez paramétrer l'option « ignorer le plan tarifaire ».
En autre, les encaissements programmés sont utilisés pour la gestion des règles de paiement pour VBRO
Lisez l'article dédié 👉 La gestion des paiements avec Abritel (HomeAway)
Gérez et vérifiez vos encaissements par le Journal des encaissements programmés!
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A bientôt!
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