Ecco come creare le schede alloggiati in tre semplici passaggi:
Step 1: Accedi alla prenotazione
Clicca sul banner delle prenotazioni e seleziona una prenotazione dalla tua lista per visualizzarne i dettagli.
Step 2: Effettua il check-in
Per confermare il check-in, clicca sull'icona a forma di aeroplanino. Puoi farlo in due modi:
Usando il tasto che trovi sulla destra
Accedendo alla sezione "Modifica check-in" nella barra in alto
Dopo aver salvato in fondo alla pagina, accedi alle schede del portale alloggiati tramite il pulsante "Lista Ospiti" (disponibile sia a destra che nella barra in alto).
Salva in fondo alla pagina, e accedi alle Schedine portale alloggiati dal pulsante Lista Ospiti, anche in questo caso puoi cliccare sul tasto a destra o nella barra in alto:
Step 3: Aggiungi gli ospiti
Se ci sono altri ospiti nella stessa prenotazione, clicca sul pulsante "Aggiungi ospite" per inserire i loro dati.
Una volta completati tutti i dati, clicca su "Abilita invio". Le schede verranno automaticamente messe in coda per il prossimo invio al portale alloggiati (se hai attivato l'invio automatico in PMS > Schede alloggiati).
Informazioni importanti
Ospiti registrati tramite Web Concierge
Anche le schede degli ospiti che si sono registrati tramite il web concierge verranno incluse nell'invio automatico. Ti consigliamo comunque di verificare che i dati siano stati inseriti correttamente cliccando sull'icona della lente di ingrandimento. Se necessario, puoi escludere specifiche schede dall'invio automatico cliccando sull'icona del cestino.
Download manuale delle schede
Dopo aver salvato una scheda, in alto a destra apparirà un pulsante che ti permette di scaricarla per caricarla manualmente sul portale, se necessario.
Creazione automatica della scheda cliente
Quando crei una scheda alloggiati che include nome, cognome e data di nascita (o email personale) del cliente, viene generata automaticamente una scheda cliente nella Lista Ospiti.
Clicca QUI per l'articolo sulla configurazione.
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Configurazioni importanti
Raggruppa ospiti: Imposta questa opzione su SÌ se vuoi raggruppare gli ospiti della stessa camera sotto un unico capofamiglia (verrà richiesto il documento solo al primo ospite). Gli ostelli dovranno impostare questa voce su NO.
Raggruppa ospiti per camera: Questa opzione si riferisce alle prenotazioni di gruppo.
Se impostata su NO: verrà richiesto solo il documento del capogruppo (un documento per l'intera prenotazione)
Se impostata su SÌ: verrà chiesto il documento di ogni capofamiglia (uno per camera)
Limitazioni e soluzioni
Soggiorni superiori a 30 notti
Non è possibile inviare direttamente da Octorate le schede degli ospiti con soggiorni superiori a 30 notti. In questi casi:
Accedi al dettaglio della scheda della prenotazione
Scarica il file cliccando sul tasto azzurro in alto a destra
Carica il file manualmente nel portale alloggiati
Check-in/out in date diverse
Se uno degli ospiti fa il check-in o check-out in una data diversa dagli altri, consulta la guida specifica cliccando sul link dedicato.
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A presto!
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