Si vous êtes un gestionnaire de propriété et que vous utilisez notre fonction Octobleu, vous disposez désormais d’un nouvel outil pour émettre les documents fiscaux pour les clients de la manière qui vous convient le mieux, en fonction des accords établis avec vos propriétaires.
Cette fonction vous permet d’émettre deux documents fiscaux distincts pour chaque réservation :
- Une facture au nom du client avec votre en-tête en tant que gestionnaire de propriété.
- Un reçu au nom du client avec l’en-tête du propriétaire de la structure.
Avant tout, pour que cette fonctionnalité fonctionne correctement, vous devez créer un profil OTA externe à associer aux connexions avec les OTA.
👉 ICI vous pouvez voir comment faire.
Ensuite, nous vous recommandons de vérifier que les deux en-têtes pour les documents fiscaux sont correctement saisis.
- En-tête de facture du gestionnaire de propriété:
il s’agit de celui que vous trouverez dans la section Paramètres > En-tête facture:
- En-tête de facture du propriétaire :
il est configuré dans le profil du propriétaire dans la section Propriétaires > Afficher
Depuis la section d’Octoblu destinée aux règles de commission, vous pouvez décider de la manière dont seront émis les documents fiscaux relatifs aux réservations.
En bas à droite, vous trouverez le champ Génération des documents de réservation.
Ici, vous pouvez décider si les champs qui composent la réservation devront être inclus dans la facture du gestionnaire de propriété ou dans le reçu du propriétaire.
Une fois ces paramètres configurés, vous pourrez émettre les documents fiscaux en accédant directement aux réservations des établissements que vous gérez.
Dans la section Hebergement, vous trouverez la liste des établissements, vous pourrez cliquer sur celui qui vous intéresse, puis cliquer sur Sélectionner pour y accéder:
Vous serez redirigé vers le compte Octorate de cet établissement et vous pourrez accéder aux détails de la réservation pour émettre les documents fiscaux.
Pour voir la commission du gestionnaire de propriété correctement spécifiée sur la facture, vous devrez accéder à :
PMS > Back office > journal des factures > paramètres facturation
Et vérifier que cette option est activée:
Maintenant que tout est configuré, vous pourrez commencer à émettre factures et reçus depuis les réservations.
Dans les détails de la réservation, cliquez sur le bouton Créer reçu/facture
Deux documents fiscaux seront automatiquement émis et enregistrés :
Un reçu avec l’en-tête du propriétaire
Une facture avec l’en-tête du gestionnaire de propriété
Vous pourrez choisir d’envoyer directement une copie de ces documents par e-mail à l’invité et/ou au propriétaire:
Si vous souhaitez voir un aperçu des documents fiscaux avant de les envoyer par e-mail, vous pouvez cliquer sur Enregistrer sans activer aucune de ces options.
Une fois enregistré, vous verrez apparaître les deux documents fiscaux dans les détails de la réservation:
Vous pourrez voir les documents enregistrés dans PMS > Back office > journal des factures.
Seuls les utilisateurs disposant des identifiants agence (Octobleu) pourront émettre des documents fiscaux de cette manière. Tout autre utilisateur continuera à émettre reçus et factures depuis les réservations en mode classique.
Comment avoir les données de facturation du client déjà remplies pour pouvoir émettre les factures ?
Vous pouvez demander à vos clients de renseigner leurs données de facturation dans le web concierge.
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