Vous êtes un property manager et souhaitez confier des tâches spécifiques aux membres de votre équipe ?
Si vous gérez un hébergement de type vacation rental, vous pouvez désigner un responsable du check-in, un du check-out et un du ménage pour vos réservations. ✈️ 🚮
Commencez par créer les utilisateurs dans votre compte Octorate.
Création d’un utilisateur
Allez dans Paramètres > Utilisateurs et créez un nouvel utilisateur, ou cliquez sur Détails pour modifier le profil d’un utilisateur existant:
Si vous souhaitez attribuer aux utilisateurs les rôles de gestion du check-in, du check-out et du ménage, assurez-vous d’activer ces options :
Vous pouvez choisir d’activer uniquement celles dont vous avez besoin.
Attribution des responsables aux réservations
Une fois les profils des utilisateurs configurés, vous pouvez procéder à l’attribution.
Méthode 1 : Depuis le détail de la réservation
Pour attribuer un responsable au check-in ou au check-out, il suffit de double-cliquer sur la réservation et de sélectionner l’utilisateur dans le menu déroulant:
Dans la page de détail de la réservation, vous trouverez la section Responsables sur la droite.
Méthode 2 : Depuis le calendrier Check-in/Check-out
Dans Calendrier > Check-in/Check-out, vous pouvez associer les utilisateurs aux réservations et visualiser immédiatement qui est responsable de chaque tâche.
Attribution d’un responsable par défaut aux chambres
Il est possible de définir un responsable par défaut dans le détail de chaque appartement:
Si vous souhaitez attribuer à une réservation un responsable différent du responsable par défaut, ce message apparaîtra :
En sélectionnant Oui, l’utilisateur choisi deviendra le nouveau responsable par défaut pour cette chambre.
En sélectionnant Non, cet utilisateur sera associé uniquement à cette réservation spécifique.
Affichage dans le calendrier
Le système utilise un code couleur intuitif pour suivre l’état des attributions :
Réservations en gris : les tâches de check-in, check-out et de ménage ne sont encore attribuées à aucun utilisateur.
Réservations colorées : les tâches ont été attribuées et le logo de l’utilisateur responsable sera visible.
Filtres et rapports
À partir des filtres ci-dessus, vous pouvez sélectionner les utilisateurs à afficher :
Par rapport à ce que vous avez saisi dans les filtres, vous verrez apparaître un tableau avec le rapport des activités réalisées par vos utilisateurs :
ATTENTION : cette section affiche par défaut une vue hebdomadaire, si vous avez besoin de visualiser un rapport mensuel, pensez à désactiver cette option :
Il est également possible d'avoir un imprimé des activités en cliquant sur le bouton imprimer :
🚦Les utilisateurs en charge des arrivées et des départs pourront accéder à Octorate et visualiser uniquement les réservations qui leur ont été attribuées.
🔺 Attention ! 🔺 Cette fonction est conçue pour les hébergements (vacation rentals) qui effectuent le ménage uniquement en fin de séjour.
Si vous devez organiser des nettoyages pendant le séjour de vos hôtes, vous devrez utiliser la fonction OCTODAILY.
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