Connectez votre compte WhatsApp Business à Octorate pour automatiser l'envoi de messages pré-configurés à vos clients, directement via le numéro de téléphone indiqué dans la réservation. Voici ce dont vous avez besoin pour commencer :
Un compte Facebook Business (Meta).
Un compte Bird avec un abonnement actif.
Un numéro de téléphone dédié à WhatsApp Business. Vous pouvez utiliser un numéro fixe, mais assurez-vous qu'il ne soit pas déjà connecté à un autre compte WhatsApp actif. Évitez d'utiliser votre numéro personnel.
Utiliser Google Chrome pour établir la connexion
1. Configurer les comptes nécessaires A. Créez votre compte Bird
Rendez-vous sur le site de Bird et cliquez sur login en haut à droite, puis sur Sign up.
Inscrivez-vous en utilisant un email professionnel, comme @octorate.com. Les emails génériques comme @gmail ou @libero ne sont pas acceptés.
Activez un abonnement pour pouvoir connecter Bird à Octorate.
Chargez du crédit sur votre compte Bird.
B. Connectez votre numéro à Meta Une fois que vous avez un compte Bird fonctionnel, procédez à la configuration de votre numéro de téléphone.
Connectez-vous à votre compte Bird.
Dans le menu en bas à gauche, cliquez sur vos initiales (1), puis sur Developer (2).
Sélectionnez WhatsApp (3) puis WhatsApp setup (4).
Décidez si vous souhaitez acheter un nouveau numéro directement sur Bird ou si vous voulez utiliser un numéro que vous avez déjà. Si vous avez déjà un numéro, sélectionnez "I have my own number".
Suivez la procédure guidée pour connecter le numéro à votre compte Facebook Business (Meta). Lorsque cela vous est demandé, cliquez sur "click here to start" et suivez les instructions dans les pop-ups.
Une fois terminé, cliquez sur Install WhatsApp en bas.
2. Obtenir les identifiants de Bird pour l'intégration
Pour connecter Bird à Octorate, vous devez nous fournir trois données spécifiques :
A. Organization ID
Cliquez sur vos initiales en bas à gauche.
Allez sur Organisation puis sur General.
Copiez l'Organization ID que vous trouvez dans cette section.
B. API Key (Access Key)
Dans le menu à gauche, cliquez sur Developer (1) puis sur Preferences (2).
Sélectionnez API Access Key (3) et cliquez sur Add new access key (4).
Définissez le Key name et Key description sur Octorate Whatsapp. Pour les Rules, sélectionnez Organization owner.
Cliquez sur Enregistrer. Une clé (Token) sera générée. Copiez cette clé et sauvegardez-la dans un endroit sûr, vous devrez nous la fournir. C. Channel ID
Cliquez sur vos initiales en bas à gauche (1).
Allez sur Admin console (2) puis sur Channels (3). Sélectionnez WhatsApp by Bird.
Ici sélectionnez WhatsApp by Bird
À ce stade, vous trouverez le Channel ID que vous devrez copier et nous fournir :
3. Connecter Octorate à WhatsApp Business
Une fois que vous avez obtenu les identifiants, vous êtes prêt pour la dernière étape.
Connectez-vous à votre compte Octorate.
Allez sur Paramètres puis sur Email Template.
Cliquez sur le bouton WhatsApp business.
Saisissez l'API key et le channel ID que vous avez téléchargés depuis Bird.
Enregistrez et envoyez un message de test pour vérifier que la connexion fonctionne correctement.
Le message sera envoyé au numéro de portable configuré dans les paramètres de votre établissement.
Les avantages de l'intégration
Accès depuis plusieurs appareils : Vous n'aurez pas besoin d'un téléphone physique. Tous les utilisateurs ayant accès à Octorate pourront gérer les communications via WhatsApp avec les clients.
Conversations liées : Toutes les discussions seront directement associées aux réservations respectives, rendant la gestion de la communication plus simple.
Envoi automatique de messages : En configurant WhatsApp comme canal de communication principal, les modèles d'emails seront envoyés automatiquement via ce service.
Une fois la connexion avec WhatsApp configurée, vous pourrez envoyer automatiquement les modèles d'emails à vos clients via ce canal, en définissant WhatsApp comme premier canal de communication :
Comment cela fonctionne pour vos clients
Lorsque vous envoyez un message, le client recevra une demande d'acceptation sur WhatsApp. Il devra l'accepter dans les 24 heures pour pouvoir communiquer avec vous. S'il ne le fait pas, le système tentera d'envoyer le message via les autres canaux disponibles (portail ou email).
Note importante : Le message de demande est pré-approuvé par Meta et ne peut pas être modifié.
Vous pourrez voir tous les messages envoyés via WhatsApp directement dans le détail de la réservation ou dans la section "Chat" d'Octorate.
FAQ : Limitations et informations supplémentaires
Pourquoi ne puis-je pas utiliser une adresse email générique pour m'inscrire sur MessageBird ?
MessageBird exige un email professionnel pour garantir l'authenticité et le professionnalisme du compte créé. Les emails de domaine générique comme Gmail.com ne sont pas acceptés.
Puis-je utiliser le numéro WhatsApp sur plusieurs appareils ou applications ?
Non. Le numéro connecté à l'intégration WhatsApp Business sur Octorate ne peut pas être utilisé sur d'autres comptes WhatsApp ou appareils. Même si vous utilisez un numéro fixe, celui-ci ne sera accessible qu'exclusivement à travers l'intégration avec Octorate.
Que se passe-t-il avec les messages existants de mon compte WhatsApp ?
Si vous utilisez un numéro déjà actif sur WhatsApp, vous perdrez l'historique des messages existants. Nous recommandons donc d'utiliser un numéro nouveau et dédié.
Pour plus d'informations n'hésitez pas à nous contacter !
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