Grâce à l'intégration avec Octorate, les informations relatives aux établissements, aux chambres et aux réservations sont automatiquement synchronisées, ce qui permet à Breezeway de planifier les tâches sans saisie manuelle.

Octorate reste le système de référence pour la gestion des réservations, tandis que Breezeway peut transmettre à Octorate les liens vers les guides numériques et les codes d'accès des voyageurs.

Configuration préalable sur Octorate

Avant de connecter les deux plateformes, il est essentiel de configurer correctement toutes les informations dans Octorate, car Breezeway récupère directement les données depuis ce système.

Il est notamment nécessaire de :

• Créer toutes les chambres réelles : chaque chambre ou unité doit être configurée individuellement comme une unité réservable. Si vous ne vous souvenez plus comment procéder, cliquez -> ICI <-

• Attribuer les réservations : chaque réservation doit être associée à la chambre réellement occupée par le voyageur.

• Compléter les fiches des chambres : renseigner autant d'informations que possible, notamment :

  • Photos de la chambre.

  • Informations Wi-Fi (nom du réseau et mot de passe, le cas échéant).

  • Types et nombre de lits.

  • Caractéristiques, équipements et descriptions de la chambre.

Plus les informations renseignées dans Octorate sont complètes, plus Breezeway pourra récupérer de données pour gérer les opérations quotidiennes.

Procédure de connexion

Pour connecter Octorate à Breezeway :

1. Connectez-vous à votre compte Breezeway.

2. Accédez à Integrations et sélectionnez Octorate.

3. Cliquez sur Connect.

4. Connectez-vous à votre compte Octorate via le site officiel.

5. Autorisez Breezeway à accéder aux données demandées.

La synchronisation initiale démarre automatiquement et importe les établissements, les chambres, les photos, les réservations, les informations des voyageurs ainsi que le catalogue des prestations supplémentaires. Le temps d'importation peut varier en fonction du volume de données disponibles.

Fonctionnement de la synchronisation

La correspondance entre les deux plateformes est la suivante :

• Chaque hébergement (accommodation) d'Octorate correspond à un Building dans Breezeway.

• Chaque chambre ou unité réservable correspond à une Property dans Breezeway.

D'Octorate vers Breezeway :

• Établissements, chambres et photos.

• Réservations et informations des voyageurs.

• Catalogue des prestations supplémentaires (add-ons).

De Breezeway vers Octorate :

• Liens vers les guides numériques des voyageurs (Breezeway Guide).

• Codes d'accès des serrures connectées (Lock Code).

Fonctionnalités prises en charge

• Prestations supplémentaires (Add-ons) : Breezeway importe le catalogue des prestations supplémentaires d'Octorate. Les prestations sélectionnées et achetées par les voyageurs sont ajoutées aux réservations sous forme d'étiquettes, qui peuvent être utilisées pour organiser les tâches opérationnelles.

• Guides numériques : si la fonctionnalité est activée, le lien vers le guide Breezeway est ajouté à la réservation Octorate sous l'intitulé "Breezeway Guide" et peut être intégré aux messages automatiques.

  Accédez à Paramètres > Modèles d'e-mails et créez un nouveau modèle. Vous devrez utiliser la variable Breezeway, disponible dans le menu Réservations, sous Données API.

  

  Si cette variable n'apparaît pas, cela signifie que le portail n'a pas encore réussi à associer le metalink à au moins une réservation. Il peut être nécessaire d'attendre encore quelques heures.

• Codes d'accès : Breezeway peut transmettre les codes des serrures connectées aux réservations Octorate sous l'intitulé "Lock Code", afin de les communiquer aux voyageurs par messagerie. Cliquez ici pour consulter l'article complet expliquant comment générer un code d'accès à la porte et le communiquer à vos voyageurs.

Une configuration complète dans Octorate est essentielle pour permettre à Breezeway de récupérer correctement les données et de gérer efficacement les opérations de votre établissement.

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Gracias a la integración con Octorate, la información de los alojamientos, las habitaciones y las reservas se sincroniza automáticamente, lo que permite a Breezeway planificar las tareas sin necesidad de introducir los datos manualmente.

Octorate sigue siendo el sistema de referencia para la gestión de las reservas, mientras que Breezeway puede enviar a Octorate los enlaces a las guías digitales y los códigos de acceso de los huéspedes.

Configuración previa en Octorate

Antes de conectar ambas plataformas, es fundamental configurar correctamente toda la información en Octorate, ya que Breezeway obtiene los datos directamente de este sistema.

En particular, es necesario:

• Crear todas las habitaciones reales: cada habitación o unidad debe configurarse individualmente como una unidad reservable. Si no recuerdas cómo hacerlo, haz clic -> AQUÍ <-

• Asignar las reservas: cada reserva debe estar asociada a la habitación que ocupará realmente el huésped.

• Completar las fichas de las habitaciones: introducir la mayor cantidad de información posible, incluyendo:

  • Fotografías de la habitación.

  • Datos de Wi-Fi (nombre de la red y contraseña, cuando corresponda).

  • Tipos y cantidad de camas.

  • Características, equipamiento y descripciones de la habitación.

Cuanto más completa sea la información en Octorate, más datos podrá recuperar Breezeway para gestionar las operaciones diarias.

Procedimiento de conexión

Para conectar Octorate con Breezeway:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Breezeway.

2. Accede a Integrations y selecciona Octorate.

3. Haz clic en Connect.

4. Inicia sesión en tu cuenta de Octorate a través de la página oficial.

5. Autoriza a Breezeway a acceder a los datos solicitados.

La sincronización inicial comenzará automáticamente e importará los alojamientos, las habitaciones, las fotografías, las reservas, los datos de los huéspedes y el catálogo de extras. El tiempo de importación puede variar en función de la cantidad de datos disponibles.

Cómo funciona la sincronización

La correspondencia entre ambas plataformas es la siguiente:

• Cada alojamiento (accommodation) de Octorate corresponde a un Building en Breezeway.

• Cada habitación o unidad reservable corresponde a una Property en Breezeway.

De Octorate a Breezeway:

• Alojamientos, habitaciones y fotografías.

• Reservas y datos de los huéspedes.

• Catálogo de extras (add-ons).

De Breezeway a Octorate:

• Enlaces a las guías digitales de los huéspedes (Breezeway Guide).

• Códigos de acceso de las cerraduras inteligentes (Lock Code).

Funcionalidades compatibles

• Extras (Add-ons): Breezeway importa el catálogo de extras de Octorate. Los extras seleccionados y adquiridos por los huéspedes se añaden a las reservas como etiquetas, que pueden utilizarse para organizar las tareas operativas.

• Guías digitales: si la funcionalidad está activada, el enlace a la guía de Breezeway se añade a la reserva de Octorate con la etiqueta "Breezeway Guide" y puede incluirse en los mensajes automáticos.

  Accede a Configuración > Plantillas de correo electrónico y crea una nueva plantilla. Deberás utilizar la variable de Breezeway, que encontrarás en el menú Reservas, dentro de Datos API.

  

  Si no encuentras esta variable, significa que el portal todavía no ha conseguido vincular el metalink a ninguna reserva. Es posible que tengas que esperar unas horas más.

• Códigos de acceso: Breezeway puede enviar los códigos de acceso de las cerraduras inteligentes a las reservas de Octorate con la etiqueta "Lock Code", para compartirlos con los huéspedes a través de la mensajería. Haz clic aquí para consultar el artículo completo sobre cómo generar códigos de acceso a las puertas y comunicárselos a tus huéspedes.

Una configuración completa en Octorate es esencial para que Breezeway pueda recuperar correctamente los datos y gestionar eficazmente las operaciones del alojamiento.

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Grazie all'integrazione con Octorate, le informazioni relative alle strutture, alle camere e alle prenotazioni vengono sincronizzate automaticamente, consentendo a Breezeway di pianificare le attività senza inserimenti manuali.

Octorate rimane il sistema di riferimento per le prenotazioni, mentre Breezeway può inviare a Octorate i link alle guide digitali e i codici di accesso degli ospiti.

Configurazione preliminare su Octorate

Prima di collegare le due piattaforme, è fondamentale configurare correttamente tutte le informazioni su Octorate, poiché Breezeway recupera i dati direttamente da questo sistema.

In particolare, è necessario:

• Creare tutte le camere reali: ogni camera o unità deve essere configurata singolarmente come unità prenotabile. Se non ricordi come farlo, clicca -> QUI <-

• Assegnare le prenotazioni: ogni prenotazione deve essere associata alla camera effettivamente occupata.

• Compilare le schede delle camere: inserire il maggior numero possibile di informazioni, tra cui:

  • Foto della camera.

  • Dati Wi-Fi (nome della rete e password, ove previsti).

  • Tipologie e quantità dei letti.

  • Caratteristiche, dotazioni e descrizioni della camera.

Più le informazioni su Octorate sono complete, più dati Breezeway potrà recuperare e utilizzare per la gestione operativa.

Procedura di connessione

Per collegare Octorate a Breezeway:

1. Accedi al tuo account Breezeway.

2. Vai su Integrations e seleziona Octorate.

3. Clicca su Connect.

4. Accedi al tuo account Octorate tramite la pagina ufficiale.

5. Autorizza Breezeway ad accedere ai dati richiesti.

La sincronizzazione iniziale partirà automaticamente e importerà strutture, camere, foto, prenotazioni, dati degli ospiti e catalogo degli extra. I tempi di importazione variano in base alla quantità di dati presenti.

Come funziona la sincronizzazione

La corrispondenza tra le due piattaforme è la seguente:

• Ogni accommodation di Octorate corrisponde a un Building in Breezeway.

• Ogni camera o unità prenotabile corrisponde a una Property in Breezeway.

Da Octorate a Breezeway:

• Strutture, camere e foto.

• Prenotazioni e dati degli ospiti.

• Catalogo degli extra (add-on).

Da Breezeway a Octorate:

• Link alle guide digitali degli ospiti (Breezeway Guide).

• Codici di accesso alle serrature intelligenti (Lock Code).

Funzionalità supportate

• Extra (Add-ons): Breezeway importa il catalogo degli extra di Octorate. Gli extra selezionati e acquistati dagli ospiti vengono riportati sulle prenotazioni come tag, utilizzabili per organizzare le attività operative.

• Guide digitali: se la funzionalità è attiva, il link alla guida Breezeway viene aggiunto alla prenotazione su Octorate con l'etichetta "Breezeway Guide" e può essere inserito nei messaggi automatici.

  Vai in impostazioni > email template e crea un nuovo template , dovrai utilizzare la variabile di Breezeway che trovi nel menu Prenotazioni (dati API)

  

  Se non vedi questa variabile, vuol dire che il portale non è ancora riuscito a collegare il metalink ad almeno una prenotazione, potrebbe essere necessario attendere ancora qualche ora.

• Codici di accesso: Breezeway può inviare i codici delle serrature intelligenti alla prenotazione Octorate, con l'etichetta "Lock Code", per condividerli con gli ospiti tramite messaggistica. Clicca qui per leggere l'articolo completo per la generazione del codice apertura porta e come comunicarlo ai tuoi ospiti!

Una configurazione completa su Octorate è essenziale affinché Breezeway possa recuperare correttamente i dati e gestire le attività della struttura.

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Vous pouvez activer votre compte AddonPayments directement depuis la section Paramètres > Paiements d'Octorate ! Une fois sur place, sélectionnez AddonPayments dans le menu déroulant des passerelles de paiement disponibles et cliquez sur le lien 👇

Si vous n'avez pas de compte auprès de ce processeur de paiement, cliquez ici pour en créer un.

Remplissez le formulaire, enregistrez les informations et attendez qu'un opérateur d'AddonPayments vous contacte.

Une fois la procédure terminée, AddonPayments vous fournira deux cartes de crédit pour effectuer des tests. À ce moment-là, vous devrez faire quelques réservations de test sur votre moteur de réservation !

Avant de faire les réservations de test, vous devrez configurer la connexion avec Addon Payments dans Octorate.

Allez dans Paramètres > Encaissements automatiques et sélectionnez Addon Payments parmi les fournisseurs disponibles.

Ensuite, saisissez les identifiants et les informations fournis par le portail. Enregistrez les modifications en bas de la page.

🔺ATTENTION🔺 Si vous gérez un compte multiple, n'oubliez pas de configurer AddonPayments dans chaque compte enfant !

If you're interested, contact your sales representative.

Si vous êtes intéressé, contactez votre responsable commercial.

¡te damos la posibilidad de probar en primicia la nueva integración con Octorate!

Si te interesa, ponte en contacto con tu responsable comercial.

Contrairement à un chatbot avec des réponses préétablies, OctoAgent est connecté au PMS Cloud d'Octorate : il connaît les réservations, les chambres, les arrivées/départs, les règles et les services de chaque établissement, et répond en utilisant ces données réelles.

Il fonctionne aux côtés de deux modules déjà connus :

• Messagerie Unifiée → la boîte de réception où l'équipe écrit aux clients

• Web Concierge → le concierge digital avec les informations destinées au client

La différence : OctoAgent répond et agit seul, sans qu'il soit nécessaire que quelqu'un écrive.

Comment ça fonctionne : 3 étapes

Fonctionnalités principales

• Conversations avec les clients — toutes réunies sur un seul écran, avec la réservation/chambre/dates à côté ; étiquettes AI/Human toujours visibles

• Tickets avec priorité et échéance — tableau avec colonnes « À faire / En cours / Terminé » ; le ticket n'est créé que si la demande dépasse les compétences de l'agent

• Appels téléphoniques — l'agent répond aussi au téléphone et laisse un résumé écrit (durée, résultat)

• Séjours sous contrôle — vue unique sur les arrivées, les clients présents sur place et les départs (aujourd'hui/demain)

• Multi-établissement — un seul compte pour plusieurs établissements, chacun avec ses propres règles et codes

• Analytique — sentiment, % de demandes traitées de façon autonome, temps gagné, tickets clôturés dans les délais

• Raisonnement visible — pour chaque réponse, on voit ce que l'agent a vérifié/décidé ; l'équipe peut intervenir à tout moment

Selon le type d'établissement

• Hôtels et B&B : répond quand la réception est fermée/occupée ; ouvre des tickets pour les pannes, le ménage, les demandes spéciales → l'équipe les retrouve prêts le matin

• Locations de vacances / gestionnaires de biens : gère les instructions d'arrivée, les codes, le règlement intérieur et les imprévus sur tous les établissements ; ne fait intervenir une personne qu'en cas de véritable urgence

FAQ

Sur quels canaux fonctionne-t-il ? WhatsApp, e-mail, messagerie OTA (Booking.com, Airbnb) et téléphone.

Dans quelle langue répond-il ? Dans la langue du client, aussi bien en chat qu'au téléphone — aucune configuration nécessaire.

L'équipe peut-elle intervenir dans une conversation gérée par l'IA ? Oui, toujours. Messages étiquetés AI/Human et raisonnement visible.

Comment fonctionnent les tickets ? Créés avec description, tags, priorité et échéance ; gérés sur un tableau ; rapports par priorité sur le respect des délais.

Les données des clients sont-elles protégées ? Oui — elles restent dans l'environnement Octorate, avec permissions utilisateur et journaux d'actions. Noms et coordonnées masqués dans les écrans/rapports.

Faut-il déjà avoir Octorate ? Oui. OctoAgent s'appuie sur le PMS Cloud, le Channel Manager, le Booking Engine, le Self Check-in et la Messagerie Unifiée — aucune donnée à saisir deux fois.

Vous voulez le voir en action ? Vous pouvez réserver une démo de 30 minutes avec l'équipe Octorate.

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A diferencia de un chatbot con respuestas predefinidas, OctoAgent está conectado al PMS Cloud de Octorate: conoce las reservas, habitaciones, llegadas/salidas, normas y servicios de cada alojamiento, y responde usando estos datos reales.

Funciona junto con dos módulos ya conocidos:

• Mensajería Unificada → la bandeja de entrada donde el equipo escribe a los huéspedes

• Web Concierge → el conserje digital con la información para el huésped

La diferencia: OctoAgent responde y actúa por sí solo, sin que nadie tenga que escribir.

Cómo funciona: 3 pasos

Funcionalidades principales

• Conversaciones con los huéspedes — todas en una sola pantalla, con la reserva/habitación/fechas al lado; etiquetas AI/Human siempre visibles

• Tickets con prioridad y plazo — tablero con columnas "Por hacer / En curso / Hecho"; el ticket se crea solo si la solicitud está fuera de las competencias del agente

• Llamadas telefónicas — el agente también responde al teléfono y deja un resumen escrito (duración, resultado)

• Estancias bajo control — vista única de llegadas, huéspedes en el alojamiento y salidas (hoy/mañana)

• Multi-alojamiento — una sola cuenta para varios alojamientos, cada uno con sus propias normas y códigos

• Analítica — sentimiento, % de solicitudes gestionadas de forma autónoma, tiempo ahorrado, tickets cerrados dentro del plazo

• Razonamiento visible — para cada respuesta se puede ver qué ha verificado/decidido el agente; el equipo puede intervenir en cualquier momento

Según el tipo de alojamiento

• Hoteles y B&B: responde cuando la recepción está cerrada u ocupada; abre tickets para averías, limpieza, solicitudes especiales → el equipo los encuentra listos por la mañana

• Alojamientos vacacionales / gestores de propiedades: gestiona instrucciones de llegada, códigos, normas de la casa e imprevistos en todos los alojamientos; involucra a una persona solo en emergencias reales

Preguntas frecuentes

¿En qué canales funciona? WhatsApp, correo electrónico, mensajería OTA (Booking.com, Airbnb) y teléfono.

¿En qué idioma responde? En el idioma del huésped, tanto en el chat como por teléfono, sin necesidad de configuración.

¿Puede el equipo intervenir en un chat gestionado por la IA? Sí, siempre. Mensajes etiquetados como AI/Human y razonamiento visible.

¿Cómo funcionan los tickets? Se crean con descripción, etiquetas, prioridad y plazo; se gestionan en un tablero; hay informes por prioridad sobre el cumplimiento de plazos.

¿Están protegidos los datos de los huéspedes? Sí: permanecen dentro del entorno de Octorate, con permisos de usuario y registros de acciones. Nombres y contactos aparecen enmascarados en pantallas e informes.

¿Es necesario tener ya Octorate? Sí. OctoAgent se apoya en el PMS Cloud, Channel Manager, Booking Engine, Self Check-in y Mensajería Unificada — no hay que introducir ningún dato dos veces.

¿Quieres verlo en acción? Puedes reservar una demo de 30 minutos con el equipo de Octorate.

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