Cosa fa

Octorate prepara il file nel formato richiesto dalla Provincia. Per il giorno scelto, il file contiene:

• il numero di camere occupate;

• per ogni provenienza, il numero di persone arrivate e partite.

Octorate crea il file e tu lo carichi a mano sul portale STU: non c’è un invio automatico.

Prima di iniziare

Ti servono:

• il Codice Licenza della struttura;

• il codice struttura STU, cioè il codice che la Provincia ti ha assegnato sul portale STU.

Configurazione

1. Inserisci il Codice Licenza. Vai in Impostazioni > Proprietà e compila il campo Codice Licenza. Senza questo campo la nuova opzione non compare.

2. Scegli il partner ISTAT. Apri la procedura ISTAT e, al primo passo, seleziona Provincia autonoma di Trento (Con licenza, file TXT).

3. Inserisci il codice STU sulle camere. Sempre nella procedura ISTAT, nel riquadro Configurazione codice istat per camera, scrivi il codice STU della struttura e premi Assegna a tutte le camere.

Uso quotidiano

1. Nella procedura ISTAT scegli la data.

2. Premi Scarica file.

3. Accedi al portale STU e carica il file scaricato.

Scaricare un mese intero

Per recuperare più giorni in una volta sola:

1. Nella procedura ISTAT seleziona il periodo di un mese.

2. Premi Richiedi file per il periodo selezionato.

3. Quando l’elaborazione è finita, premi Scarica file.

Riceverai un file .zip con un file per ogni giorno del mese, compresi i giorni senza movimenti.

Domande frequenti

Non vedo l’opzione “(Con licenza, file TXT)”.
Controlla che il campo Codice Licenza sia compilato nelle impostazioni > Proprietà. Senza Codice Licenza compare solo “Provincia autonoma di Trento (Senza licenza)”.

Un ospite non compare nel file.
Gli ospiti senza nazione, o gli italiani senza provincia di residenza, non vengono inseriti, perché STU non prevede un codice “sconosciuto”. Completa i dati dell’ospite e scarica di nuovo il file.

Una prenotazione non viene contata.
Nel file entrano solo le prenotazioni confermate. Le prenotazioni non confermate e le schedine in bozza o senza prenotazione sono escluse, come in tutti gli export ISTAT.

In un giorno senza arrivi né partenze, il file contiene una sola riga.
È normale: in quel caso il file contiene solo la riga delle camere occupate (anche se sono 0). Va caricato comunque su STU.

Le partenze di un giorno passato risultano a zero.
Le partenze precedenti alla data di attivazione del collegamento ISTAT non vengono esportate. Verifica la data di attivazione.

Ho scaricato uno zip invece di un singolo file.
Succede quando le camere hanno Codici Istat diversi tra loro: ottieni un file per ogni codice. Se la struttura ha un solo codice STU, usa Assegna a tutte le camere per uniformarli.

Con l’integrazione, DottHouse legge da Octorate le tue strutture, le camere e le prenotazioni. L’accesso è in sola lettura: DottHouse non modifica nessun dato del tuo account Octorate.

Come collegare DottHouse a Octorate

1. In DottHouse, vai su Impostazioni > Integrazioni > Aggiungi integrazione e seleziona Octorate.

2. Clicca su “Continua su Octorate”. Si apre la pagina di accesso di Octorate: entra con il tuo utente Octorate e autorizza DottHouse.

3. Al termine verrai riportato automaticamente su DottHouse, nella pagina con le camere di tutte le strutture a cui il tuo utente ha accesso.

4. Collega ogni camera al relativo annuncio su DottHouse, oppure importala come nuovo annuncio.

5. Clicca su “Sincronizza ora” per la prima importazione. Da quel momento le prenotazioni si aggiornano automaticamente ogni mattina.

Non devi copiare chiavi API né condividere password: l’autorizzazione avviene direttamente dalla pagina di accesso di Octorate.

Come scollegare DottHouse

Per interrompere il collegamento, vai nella stessa pagina delle integrazioni su DottHouse e clicca su “Disconnetti”.

Per maggiori informazioni su DottHouse visita il sito https://www.dotthouse.ai/it/

También puede mover la reserva arrastrándola en el tablón de su cuenta principal.

Cómo funciona

1. Abre el detalle de la reserva y dale a «Mover a otro alojamiento».

2. Elige el alojamiento de destino entre los de tu red.

3. Asigna la habitación real.

4. El sistema comprueba las configuraciones activas. Si hay algo a lo que prestar atención, verás un aviso en la sección «Qué implica este traslado». Si hay un bloqueo, el botón «Confirmar» no está activo y se muestra el motivo.

5. Dale a «Confirmar».

Los avisos que aceptes se registran en las notas internas de la reserva.

Nota sobre los usuarios: si no tienes acceso a todos los alojamientos, solo verás como destino aquellos a los que tienes acceso.

Cuándo no es posible mover una reserva

En estos casos el sistema muestra el motivo y el botón «Confirmar» permanece desactivado.

Tipo y estado de la reserva

• La reserva incluye varias habitaciones (de grupo o múltiple).

• La reserva no está confirmada.

• La reserva ya se ha movido, ya es una copia -SPLIT o ya está dividida por fecha.

Estancia y check-in

• La estancia ya ha comenzado, según la fecha de check-in.

• El check-in ya se ha registrado (clic en el icono del avión).

Obligaciones y comunicaciones

• Ya has enviado los datos al Ministerio de Interior.

Extras, pagos y facturación

• Entre los extras de la reserva hay un seguro.

• La reserva ya está incluida en un recibo de pago para un propietario.

• La reserva ya está facturada y el alojamiento de destino tiene un encabezado de factura diferente.

• La factura incluye también otras reservas o contiene extras.

• La reserva ya está cobrada y los dos alojamientos no usan la misma pasarela de pago o tienen otra cuenta de la pasarela de pago.

Disponibilidad

• La habitación de destino ya está ocupada.

Qué ocurre después del traslado

• En el alojamiento de destino se crea una nueva reserva con el mismo código seguido de «-SPLIT» (por ejemplo LW0NZ4-SPLIT). A partir de ese momento trabajas sobre esta.

• En la parte superior aparece un banner que recuerda que la reserva se ha movido desde otro alojamiento.

• En el calendario del alojamiento de origen, las fechas vuelven a quedar libres.

• En las notas internas encontrarás una línea con la fecha, la hora, los alojamientos implicados y los avisos aceptados.

Qué ocurre con los datos de la reserva

Datos que se trasladan

• Los huéspedes y las fichas huéspedes guardadas, tanto desde el alojamiento como a través del Web Concierge.

• Los datos de facturación del huésped introducidos en el Web Concierge.

• Los chats con los huéspedes.

• Las notas internas.

• La tarjeta de crédito del huésped, la factura y los pagos.

Datos que no se trasladan

• Las fotos de los documentos y la firma subidas por los huéspedes con el check-in online: permanecen en el alojamiento de origen.

• El plan de tarifas, con su política de cancelación: tendrás que reasignarlo en el alojamiento de destino. Hasta que lo hagas, los automatismos vinculados al plan no se activan.

• El desayuno incluido en el plan de tarifas: hay que añadirlo manualmente en el destino.

Datos que se recalculan

• La tasa turística, con las reglas del alojamiento de destino: el importe puede cambiar, compruébalo después del traslado.

• Los extras en el informe de producción, en función de las reservas trasladadas.

Extras

• Los extras sin un tipo específico se agrupan en una única línea llamada «Extra genérico», con el total de los importes.

• Los extras de las categorías Depósito y Limpieza no se agrupan: permanecen en líneas separadas, con el precio del alojamiento de origen.

• Si un extra está vinculado a un inventario, en el alojamiento de origen el inventario se actualiza. En el destino, si necesario, tendrás que asociar otro extra con inventario manualmente.

Facturación y pagos

• Una reserva facturada solo se puede mover si los dos alojamientos tienen el mismo encabezado de factura.

• Si en el alojamiento de destino todavía no existen el número y la serie de la factura emitida, la reserva se mueve manteniendo el mismo número y la misma serie.

• Una reserva ya cobrada solo se puede mover si los dos alojamientos usan la misma pasarela de pago.

• Si el huésped ya tiene un enlace de pago o usa la página de gestión de la reserva, siguen funcionando: cualquier pago se registra en la reserva de destino.

• Los cobros y reembolsos automáticos dejan de ejecutarse, tanto en el alojamiento de origen como en el de destino: deben gestionarse manualmente.

Canal y servicios externos

• Si el portal (por ejemplo, Booking.com) envía un cambio a la reserva, este también se aplicará a la reserva transferida: fechas, huéspedes, información de contacto, precios y extras. Tenga en cuenta que esto podría sobrescribir cualquier cambio que haya realizado manualmente en el alojamiento de destino.

• Si cancela la reserva en el alojamiento de destino, la reserva original en Octorate también se cancelará. Sin embargo, el portal no recibe cancelaciones, por lo que deberá cancelar la reserva también desde la extranet del portal. De lo contrario, la reserva permanecerá activa en el portal.

• Las integraciones, apps y servicios externos conectados al alojamiento de origen no reciben aviso del traslado.

Después del traslado, recuerdate de

• Asignar el plan de tarifas y la política de cancelación en el alojamiento de destino.
  Añadir el desayuno, si estaba incluido en el plan.

• Comprobar la tasa turística.

• Volver a pedir al huésped las fotos de los documentos y la firma, si es necesario.

• Gestionar manualmente los posibles cobros o reembolsos automáticos.

• Avisar a las posibles integrazioni o servicios externos conectados.

Anular el traslado

En la reserva -SPLIT encontrarás el botón «Anular el traslado». La reserva vuelve al alojamiento de origen y la copia se cierra. Los extras y otros cambios realizados en el alojamiento de destino no se trasladan de vuelta.

No es posible anular el traslado si en la reserva en el alojamiento de destino:

• hay facturas, pagos o depósitos, incluidos los que llegaron con el traslado;

• la estancia ya está incluida en un recibo de pago al propietario (Owner Portal);

• se ha insertado nueva tarjeta de crédito.

FAQ - Preguntas frecuentes:

¿Por qué no veo la opción "Cambiar a otra propiedad"?

Esta función solo está disponible para propiedades de alquiler vacacional dentro de la misma red. Si su usuario no tiene acceso a otras propiedades, no hay destinos disponibles.

¿Puedo elegir el tipo de habitación en la propiedad de destino?

Deberá asignar directamente la habitación correspondiente al tipo que le interesa.

¿Puedo cambiar una reserva de grupo o de varias habitaciones?

No, solo se pueden cambiar reservas de una sola habitación.

¿Cambia el código de reserva?

El código permanece igual, con la adición de "-SPLIT" al final (por ejemplo, LW0NZ4-SPLIT).

¿Puedo revertir el cambio?

Sí, puede cancelar el cambio en la reserva con "-SPLIT", siempre que no haya facturas, pagos, depósitos, estados de cuenta del propietario ni tarjetas nuevas en el destino. Los cambios realizados en el destino no se pueden revertir.

¿Qué sucede si Booking.com modifica la reserva?

El cambio se recibe y se aplica a la reserva transferida. Puede sobrescribir cualquier cambio que hayas realizado manualmente.

Si cancelo una reserva transferida, ¿se cancelará también en el portal?

No. La reserva se puede cancelar en Octorate, pero también debes cancelarla desde la extranet del portal.

¿Por qué ha cambiado la tasa turística?

Tras el cambio, la tasa se recalcula según las normas del alojamiento de destino.

¿Por qué ya no están activados los procesos automáticos (correo electrónico, cobros)?

El plan de tarifas no se transfiere. Asígnalo al alojamiento de destino para reactivar los procesos automáticos asociados. Los cobros y reembolsos automáticos deben gestionarse manualmente.

¿El huésped necesita subir documentos y su firma?

Sí, si los necesitas: las fotos de los documentos y la firma se conservan en el alojamiento original.

You can also move a booking by dragging it within the tableau of your master account.

How it works

1. Open the reservation details and click “Move to another property”.

2. Choose the destination property from those in your network.

3. Assign the PMS room.

4. The system checks the active configurations. If there is something to watch out for, you’ll see a warning in the “What this move involves” section. If something blocks the move, the “Confirm” button is disabled and the reason is shown.

5. Click “Confirm”.

Any warnings you accept are recorded in the reservation’s internal notes.

Note on users: if you don’t have access to all properties, you’ll only see the ones you have access to as destinations.

When a reservation cannot be moved

In these cases the system shows the reason and the “Confirm” button stays disabled.

Reservation type and status

• The reservation includes several rooms (group or multi-room reservation).

• The reservation is not confirmed.

• The reservation has already been moved, is already a -SPLIT copy or has already been split by date.

Stay and check-in

• The stay has already started, based on the check-in date.

• Check-in has already been recorded (click on the airplane icon).

Extras, payments and invoicing

• The reservation extras include insurance.

• The reservation is already included in an owner payment statement.

• The reservation has already been invoiced and the destination property has a different invoice header.

• The invoice also covers other reservations, or contains extras.

• The reservation has already been paid and the two properties don’t use the same payment gateway.

Availability

• The destination room is already occupied.

What happens after the move

• A new reservation is created on the destination property with the same code followed by “-SPLIT” (for example LW0NZ4-SPLIT). From this point on, you work on this one.

• A banner at the top reminds you that the reservation was moved from another property.

• In the original property’s calendar, the dates become available again.

• The internal notes include a line with the date, time, properties involved and the warnings accepted.

What happens to the reservation data

Data that is moved

• Guests and saved registration forms, entered both by the property and via Web Concierge.

• The guest’s billing details entered in Web Concierge.

• Chats with guests.

• Internal notes.

• The guest’s credit card, the invoice and payments.

Data that is not moved

• ID document photos and signatures uploaded by guests during online check-in: they stay on the original property.

• The rate plan and its cancellation policy: you’ll need to reassign it on the destination property. Until you do, automations linked to the plan won’t run.

• Breakfast included in the rate plan: it must be added manually on the destination.

Data that is recalculated

• City tax, using the destination property’s rules: the amount may change, so check it after the move.

• Extras in the production report, based on the moved reservations.

Extras

• Extras without a specific type are merged into a single line called “Generic extra”, with the total amount.

• Extras in the Deposit and Cleaning categories are not merged: they stay on separate lines, at the original property’s price.

• If an extra is linked to an inventory, the inventory is reopened on the original property. On the destination, you may enter a new extra with inventory if needed.

Invoicing and payments

• An invoiced reservation can only be moved if both properties have the same invoice header.

• If the number and series of the issued invoice don’t yet exist on the destination property, the reservation is moved keeping the same number and series.

• A reservation that has already been paid can only be moved if both properties use the same payment gateway.

• If the guest already has a payment link or uses the reservation management page, these keep working: any payment is recorded on the destination reservation.

• Automatic charges and refunds are no longer carried out, either on the original or the destination property: they must be handled manually.

Channel and external services

• If the portal (for example, Booking.com) sends a modification to a booking, that change will also be applied to the booking that has been moved—including dates, guest details, contact information, pricing, and extras. Please note that this may overwrite any manual changes you have made to the booking at the destination property.

• If you cancel the booking at the destination property, the original booking within Octorate will also be cancelled. However, this cancellation is not communicated to the portal; therefore, you must also cancel the booking via the portal’s extranet. Otherwise, the booking will remain active from the portal’s perspective.

• Integrations, apps and external services connected to the original property are not notified of the move.

After the move, remember to

• Assign the rate plan and cancellation policy on the destination property.

• Add breakfast, if it was included in the plan.

• Check the city tax.

• Ask the guest again for ID document photos and signature, if needed.

• Handle any automatic charges or refunds manually.

• Notify any connected integrations or external services.

Undo the move

The -SPLIT reservation has an “Undo move” button. It returns the reservation to the original property and closes the copy. Extras and other changes made on the destination property are not carried back.

The move cannot be undone if, on the destination property:

• there are invoices, payments or deposits, including those carried over with the move;

• the stay is already included in an owner payment statement;

• a card was inserted from the destination property.

FAQ - Frequently Asked Questions:

Why don’t I see the “Move to another property” option?

This feature is only available for Vacation Rental properties that are part of the same network. If your user account does not have access to other properties, there are no available destinations.

Can I choose the room type at the destination property?

You must assign the specific physical room associated with the room type you wish to select.

Can I move a group booking or a booking with multiple rooms?

No, the move function only works for single-room bookings.

Does the booking code change?

The code remains the same, with “-SPLIT” added to the end (for example, LW0NZ4-SPLIT).

Can I undo the move?

Yes, by selecting “Cancel move” on the -SPLIT booking, provided that no invoices, payments, deposits, owner statements, or new credit cards have been added at the destination property. Any changes made at the destination property will not be carried back.

What happens if Booking.com modifies the booking?

The modification will still be received and applied to the moved booking. It may overwrite any manual changes you have made.

If I cancel the moved booking, is it also cancelled on the booking portal?

No. The booking is cancelled within Octorate, but you must also cancel it via the portal’s extranet.

Why has the city tax changed?

After the move, the tax is recalculated based on the rules of the destination property.

Why have the automated processes (emails, payment collections) stopped?

The rate plan is not transferred. You must assign it at the destination property to reactivate any automated processes linked to that plan. Automated payment collections and refunds must still be handled manually.

Does the guest need to re-upload their documents and signature?

Yes, if you need them: the photos of the documents and the signature remain with the original establishment.

Vous pourrez également déplacer la réservation en la faisant glisser dans le planning de votre compte master.

Comment ça marche

1. Ouvrez le détail de la réservation et cliquez sur « Déplacer vers un autre établissement ».

2. Choisissez l’établissement de destination parmi ceux de votre réseau.

3. Attribuez la chambre réelle.

4. Le système vérifie les configurations actives. Si un point demande votre attention, un avertissement s’affiche dans la section « Ce qu’implique ce déplacement ». En cas de blocage, le bouton « Confirmer » est désactivé et le motif est indiqué.

5. Cliquez sur « Confirmer ».

   

Les avertissements que vous acceptez sont reportés dans les notes internes de la réservation.

Remarque sur les utilisateurs : si vous n’avez pas accès à tous les établissements, seuls ceux auxquels vous avez accès apparaissent comme destination.

Quand il n’est pas possible de déplacer une réservation

Dans les cas suivants, le système affiche le motif et le bouton « Confirmer » reste désactivé.

Type et statut de la réservation

• La réservation comprend plusieurs chambres (réservation de groupe ou multiple).

• La réservation n’est pas confirmée.

• La réservation a déjà été déplacée, est déjà une copie -SPLIT ou a déjà été divisée par date.

Séjour et check-in

• Le séjour a déjà commencé, d’après la date de check-in.

• Le check-in a déjà été enregistré (clic sur l’icône de l’avion).

Extras, paiements et facturation

• Les extras de la réservation comprennent une assurance.

• La réservation figure déjà dans un relevé de paiement pour un propriétaire.

• La réservation est déjà facturée et l’établissement de destination a un en-tête de facture différent.

• La facture concerne aussi d’autres réservations ou contient des extras.

• La réservation est déjà encaissée et les deux établissements n’utilisent pas la même passerelle de paiement.

Disponibilité

• La chambre de destination est déjà occupée.

Ce qui se passe après le déplacement

• Une nouvelle réservation est créée sur l’établissement de destination. Elle porte le même code suivi de « -SPLIT » (par exemple LW0NZ4-SPLIT). À partir de ce moment, vous travaillez sur celle-ci.

• En haut de la page, une bannière rappelle que la réservation a été déplacée depuis un autre établissement.

• Dans le calendrier de l’établissement de départ, les dates sont de nouveau libres.

• Les notes internes contiennent une ligne avec la date, l’heure, les établissements concernés et les avertissements acceptés.

Ce qui arrive aux données de la réservation

Données déplacées

• Les clients et les fiches de police enregistrées, côté établissement comme via le Web Concierge.

• Les données de facturation du client saisies dans le Web Concierge.

• Les conversations avec les clients.

• Les notes internes.

• La carte bancaire du client, la facture et les paiements.

Données non déplacées

• Les photos des pièces d’identité et la signature téléchargées par les clients lors du check-in en ligne : elles restent sur l’établissement de départ.

• Le plan tarifaire et sa politique d’annulation : vous devez le réattribuer sur l’établissement de destination. Tant que ce n’est pas fait, les automatismes liés au plan ne se déclenchent pas.

• Le petit-déjeuner inclus dans le plan tarifaire : il doit être ajouté manuellement sur la destination.

Données recalculées

• La taxe de séjour, selon les règles de l’établissement de destination : le montant peut changer, vérifiez-le après le déplacement.

• Les extras dans le rapport de production, en fonction des réservations déplacées.

Extras

• Les extras sans type spécifique sont regroupés sur une seule ligne appelée « Extra générique », avec le total des montants.

• Les extras de catégorie Dépôt de garantie et Ménage ne sont pas regroupés : ils restent sur des lignes séparées, au prix de l’établissement de départ.

Si un extra est lié à un inventaire, l’inventaire est rouvert sur l’établissement de départ. Sur la destination, vous pourrez insérer un nouveau extra avec inventaire.

Facturation et paiements

• Une réservation facturée ne peut être déplacée que si les deux établissements ont le même en-tête de facture.

• Si le numéro et la série de la facture émise n’existent pas encore sur l’établissement de destination, la réservation est déplacée en conservant le même numéro et la même série.

• Une réservation déjà encaissée ne peut être déplacée que si les deux établissements utilisent la même interface e-monétique de paiement.

• Si le client dispose déjà d’un lien de paiement (lien pour accéder au webconcierge et faire le paiement) ou utilise le webconcierge, ceux-ci continuent de fonctionner : tout paiement est enregistré sur la réservation de destination.

• Les encaissements et remboursements automatiques ne sont plus exécutés, ni sur l’établissement de départ ni sur celui de destination : ils doivent être gérés manuellement.

Portails et services externes

• Si le portail (par exemple Booking.com) transmet une modification de réservation, celle-ci est également appliquée à la réservation déplacée : dates, clients, coordonnées, tarifs et extras. Attention : cela peut écraser les modifications que vous auriez apportées manuellement sur la réservation au niveau de l'établissement de destination.

• Si vous annulez la réservation au niveau de l'établissement de destination, la réservation initiale est également annulée dans Octorate. Toutefois, aucune information d'annulation n'est transmise au portail ; vous devez donc également procéder à l'annulation via l'extranet du portail. Dans le cas contraire, la réservation restera active aux yeux du portail.

• Les intégrations, applications et services externes liés à l’établissement de départ ne sont pas informés du déplacement.

Après le déplacement, pensez à

• Attribuer le plan tarifaire et la politique d’annulation sur l’établissement de destination.

• Ajouter le petit-déjeuner, s’il était inclus dans le plan.

• Vérifier la taxe de séjour.

• Redemander au client les photos des pièces d’identité et la signature, si nécessaire.

• Gérer manuellement les éventuels encaissements ou remboursements automatiques.

• Prévenir les éventuelles intégrations ou services externes liés.

Annuler le déplacement

La réservation -SPLIT comporte un bouton « Annuler le déplacement ». Il renvoie la réservation sur l’établissement de départ et clôture la copie. Les extras et les autres modifications effectués sur l’établissement de destination ne sont pas reportés.

L’annulation n’est pas possible si, sur l’établissement de destination :

• il existe des factures, des paiements ou des arrhes, y compris ceux arrivés avec le déplacement ;

• le séjour figure déjà dans un relevé de paiement du propriétaire ;

• une carte a été enregistrée ou modifiée dans cet établissement.

FAQ - Questions fréquentes :

Pourquoi l’option « Déplacer vers un autre établissement » n’apparaît-elle pas ?

Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les établissements de type « location de vacances » (Vacation Rental) faisant partie du même réseau. Si votre compte utilisateur n’a pas accès à d’autres établissements, aucune destination ne sera proposée.

Puis-je choisir le type de chambre dans l’établissement de destination ?

Vous devrez attribuer directement la chambre spécifique associée au type de chambre souhaité.

Est-il possible de déplacer une réservation de groupe ou une réservation incluant plusieurs chambres ?

Non, cette fonction ne s’applique qu’aux réservations ne concernant qu’une seule chambre.

Le code de réservation change-t-il ?

Le code reste identique, avec l’ajout du suffixe « -SPLIT » à la fin (par exemple : LW0NZ4-SPLIT).

Est-il possible de revenir en arrière ?

Oui, en utilisant l’option « Annuler le déplacement » sur la réservation marquée « -SPLIT ». Cela n’est toutefois possible que si aucune facture, aucun paiement, dépôt de garantie, relevé de propriétaire ou nouvelle carte bancaire n’a été enregistré dans l’établissement de destination. Les modifications effectuées dans l’établissement de destination ne sont pas annulées.

Que se passe-t-il si Booking.com modifie la réservation ?

La modification sera bien transmise et appliquée à la réservation déplacée. Elle peut écraser les changements que vous auriez effectués manuellement.

Si j’annule la réservation déplacée, est-elle également annulée sur le portail de réservation ?

Non. La réservation est annulée dans Octorate, mais vous devez également procéder à son annulation depuis l’extranet du portail concerné.

Pourquoi la taxe de séjour a-t-elle changé ?

Après le déplacement, la taxe est recalculée selon les règles en vigueur dans l’établissement de destination.

Pourquoi les automatisations (e-mails, encaissements) ne se déclenchent-elles plus ?

Le plan tarifaire n’est pas transféré automatiquement. Vous devez l’attribuer dans l’établissement de destination pour réactiver les automatisations qui y sont liées. Les encaissements et remboursements automatiques doivent, quant à eux, être gérés manuellement.

Le client doit-il à nouveau charger ses documents et apposer sa signature ?

Oui, si vous en avez besoin : les photos des documents et la signature restent auprès de la structure d'origine.

Potrai anche spostare la prenotazione trascinando la prenotazione nel tableau del tuo account master.

Come funziona

1. Apri il dettaglio della prenotazione e clicca su «Sposta in un'altra struttura».

2. Scegli la struttura di destinazione tra quelle del tuo network.

3. Assegna la camera reale.

4. Il sistema controlla le configurazioni attive. Se c'è qualcosa a cui prestare attenzione, vedrai un avviso nella sezione «Cosa comporta questo spostamento»; se c'è un blocco, viene segnalato nel messaggio e il pulsante «Conferma» non è attivo.

5. Clicca su «Conferma».

Gli avvisi che accetti vengono riportati nelle note interne della prenotazione.

Nota sugli utenti: se non hai accesso a tutte le strutture, come destinazione vedi solo quelle su cui hai accesso.

Quando non è possibile spostare una prenotazione

In questi casi il sistema mostra il motivo e il pulsante «Conferma» resta disattivato.

Tipo e stato della prenotazione

• La prenotazione include più camere (di gruppo o multipla).

• La prenotazione non è confermata.

• La prenotazione è già stata spostata, è già una copia -SPLIT o è già divisa per data.

Soggiorno e check-in

• Il soggiorno è già iniziato.

• Il check-in è già stato registrato (clic sull’icona dell’aeroplanino).

Adempimenti e comunicazioni

• Le schedine sono già state inviate al Portale Alloggiati.

• I dati della prenotazione sono già stati inviati all’ISTAT.

Extra, pagamenti e fatturazione

• Tra gli extra della prenotazione è presente un’assicurazione.

• La prenotazione è già inserita in una distinta di pagamento per un proprietario.

• La prenotazione è fatturata e la struttura di destinazione ha un’intestazione fattura diversa.

• La prenotazione è fatturata e la fattura riguarda anche altre prenotazioni oppure contiene degli extra.

• La prenotazione è già incassata e le due strutture non usano lo stesso payment gateway con lo stesso account.

Disponibilità

• La camera di destinazione è già occupata.

Cosa succede dopo lo spostamento

• Sulla struttura di destinazione si crea una nuova prenotazione con lo stesso codice seguito da «-SPLIT» (per esempio LW0NZ4-SPLIT). Da questo momento lavori su questa prenotazione.

• In alto compare un banner che ricorda che la prenotazione è stata spostata da un’altra struttura.

• Nel calendario della struttura di partenza le date tornano libere.

• Nelle note interne trovi una riga con data, ora, strutture coinvolte e avvisi accettati.

Cosa succede ai dati della prenotazione

Dati che vengono spostati

• Gli ospiti e le schedine alloggiati salvate, sia quelle inserite dalla struttura sia quelle compilate dall’ospite tramite Web Concierge.

• I dati di fatturazione dell’ospite inseriti nel Web Concierge.

• Le chat con gli ospiti.

• Le note interne.

• La carta di credito dell’ospite, la fattura e i pagamenti.

Dati che non vengono spostati

• Le foto dei documenti e la firma caricate dagli ospiti con il check-in online, che restano sulla struttura di partenza.

• Il piano tariffario, con la sua politica di cancellazione, che devi riassegnare sulla struttura di destinazione. Finché non lo riassegni, gli automatismi legati al piano non partono.

• La colazione compresa nel piano tariffario, che va aggiunta a mano sulla struttura di destinazione.

Dati che vengono ricalcolati

• La tassa di soggiorno, con le regole della struttura di destinazione. L’importo può cambiare, quindi controllalo dopo lo spostamento.

• Gli extra nel report di produzione, in base alle prenotazioni spostate.

Extra

• Quasi tutti gli extra vengono accorpati in un’unica riga chiamata «Extra generico», con il totale degli importi.

• Fanno eccezione gli extra di Deposito e Pulizia: non vengono accorpati, restano su righe separate e mantengono il prezzo della struttura di partenza.

• Se un extra è collegato a un inventario, sulla struttura di partenza la disponibilità si aggiorna. Sulla struttura di destinazione, invece, l’extra non risulta collegato a nessun inventario. Se vuoi scalarlo da un extra presente nella destinazione, dovrai associarlo a mano.

Fatturazione e pagamenti

• Una prenotazione fatturata si può spostare solo se le due strutture hanno la stessa intestazione fattura.

• Se la fattura è già stata emessa, sulla struttura di destinazione mantiene lo stesso numero e la stessa serie, purché lì quel numero non sia già presente.

• Una prenotazione già incassata si può spostare solo se le due strutture usano lo stesso payment gateway con lo stesso account.

• Se hai inviato all’ospite un link di pagamento (il link che l’ospite riceve via email per pagare online caparra o saldo), il link continua a funzionare dopo lo spostamento. Lo stesso vale per i pagamenti fatti dal Web Concierge. In entrambi i casi, il pagamento viene registrato sulla prenotazione della struttura di destinazione.

• Incassi e rimborsi automatici non vengono più eseguiti, né sulla struttura di partenza né su quella di destinazione: vanno gestiti a mano.

Portali e servizi esterni

• Se il portale (per esempio Booking.com) invia una modifica alla prenotazione, la modifica viene applicata anche alla prenotazione spostata: date, ospiti, contatti, prezzi ed extra. Attenzione, questo può sovrascrivere le modifiche che hai fatto a mano sulla struttura di destinazione.

• Se cancelli la prenotazione sulla struttura di destinazione, viene cancellata anche la prenotazione originale in Octorate. Al portale però non arriva nessuna cancellazione, quindi devi cancellare la prenotazione anche dall’extranet del portale. In caso contrario, per il portale la prenotazione resta attiva.

Dopo lo spostamento ricordati di

• Assegnare il piano tariffario e la politica di cancellazione sulla struttura di destinazione.

• Aggiungere la colazione, se era compresa nel piano.

• Controllare la tassa di soggiorno.

• Chiedere di nuovo all’ospite foto dei documenti e firma, se servono.

• Gestire a mano eventuali incassi o rimborsi automatici.

• Avvisare eventuali integrazioni o servizi esterni collegati.

Annullare lo spostamento

Sulla prenotazione -SPLIT trovi il pulsante «Annulla lo spostamento». Se lo usi, la prenotazione torna sulla struttura di partenza. Gli extra e le altre modifiche fatte sulla struttura di destinazione non vengono riportati indietro.

L’annullamento non è possibile se, sulla prenotazione della struttura di destinazione:

• ci sono fatture, pagamenti o depositi, anche quelli arrivati con lo spostamento;

• il soggiorno è già in una distinta di pagamento del proprietario;

• dopo lo spostamento è stata inserita un'altra carta di credito.

FAQ- Domande frequenti:

Perché non vedo l’opzione «Sposta in un’altra struttura»?
La funzione è disponibile solo per le strutture Vacation Rental che fanno parte dello stesso network. Se il tuo utente non ha accesso ad altre strutture, non hai destinazioni disponibili.

Posso scegliere la tipologia di camera sulla struttura di destinazione?
Dovrai assegnare direttamente la camera reale associata alla tipologia di tuo interesse.

Posso spostare una prenotazione di gruppo o con più camere?
No, lo spostamento funziona solo per prenotazioni con una sola camera.

Il codice della prenotazione cambia?
Il codice resta lo stesso, con l’aggiunta di «-SPLIT» alla fine (per esempio LW0NZ4-SPLIT).

Posso tornare indietro?
Sì, con «Annulla lo spostamento» sulla prenotazione -SPLIT, purché sulla destinazione non ci siano fatture, pagamenti, depositi, distinte del proprietario o nuove carte. Le modifiche fatte sulla destinazione non vengono riportate indietro.

Se Booking.com modifica la prenotazione, cosa succede?
La modifica arriva comunque e viene applicata alla prenotazione spostata. Può sovrascrivere le modifiche che hai fatto a mano.

Se cancello la prenotazione spostata, si cancella anche sul portale?
No. La prenotazione si cancella su Octorate, ma devi cancellarla anche dall’extranet del portale.

Perché è cambiata la tassa di soggiorno?
Dopo lo spostamento la tassa viene ricalcolata con le regole della struttura di destinazione.

Perché gli automatismi (email, incassi) non partono più?
Il piano tariffario non viene spostato. Assegnalo sulla struttura di destinazione per riattivare gli automatismi legati al piano. Incassi e rimborsi automatici vanno comunque gestiti a mano.

L’ospite deve ricaricare documenti e firma?
Sì, se ti servono: le foto dei documenti e la firma restano sulla struttura di partenza.

Grâce à l'intégration avec Octorate, les informations relatives aux établissements, aux chambres et aux réservations sont automatiquement synchronisées, ce qui permet à Breezeway de planifier les tâches sans saisie manuelle.

Octorate reste le système de référence pour la gestion des réservations, tandis que Breezeway peut transmettre à Octorate les liens vers les guides numériques et les codes d'accès des voyageurs.

Configuration préalable sur Octorate

Avant de connecter les deux plateformes, il est essentiel de configurer correctement toutes les informations dans Octorate, car Breezeway récupère directement les données depuis ce système.

Il est notamment nécessaire de :

• Créer toutes les chambres réelles : chaque chambre ou unité doit être configurée individuellement comme une unité réservable. Si vous ne vous souvenez plus comment procéder, cliquez -> ICI <-

• Attribuer les réservations : chaque réservation doit être associée à la chambre réellement occupée par le voyageur.

• Compléter les fiches des chambres : renseigner autant d'informations que possible, notamment :

  • Photos de la chambre.

  • Informations Wi-Fi (nom du réseau et mot de passe, le cas échéant).

  • Types et nombre de lits.

  • Caractéristiques, équipements et descriptions de la chambre.

Plus les informations renseignées dans Octorate sont complètes, plus Breezeway pourra récupérer de données pour gérer les opérations quotidiennes.

Procédure de connexion

Pour connecter Octorate à Breezeway :

1. Connectez-vous à votre compte Breezeway.

2. Accédez à Integrations et sélectionnez Octorate.

3. Cliquez sur Connect.

4. Connectez-vous à votre compte Octorate via le site officiel.

5. Autorisez Breezeway à accéder aux données demandées.

La synchronisation initiale démarre automatiquement et importe les établissements, les chambres, les photos, les réservations, les informations des voyageurs ainsi que le catalogue des prestations supplémentaires. Le temps d'importation peut varier en fonction du volume de données disponibles.

Fonctionnement de la synchronisation

La correspondance entre les deux plateformes est la suivante :

• Chaque hébergement (accommodation) d'Octorate correspond à un Building dans Breezeway.

• Chaque chambre ou unité réservable correspond à une Property dans Breezeway.

D'Octorate vers Breezeway :

• Établissements, chambres et photos.

• Réservations et informations des voyageurs.

• Catalogue des prestations supplémentaires (add-ons).

De Breezeway vers Octorate :

• Liens vers les guides numériques des voyageurs (Breezeway Guide).

• Codes d'accès des serrures connectées (Lock Code).

Fonctionnalités prises en charge

• Prestations supplémentaires (Add-ons) : Breezeway importe le catalogue des prestations supplémentaires d'Octorate. Les prestations sélectionnées et achetées par les voyageurs sont ajoutées aux réservations sous forme d'étiquettes, qui peuvent être utilisées pour organiser les tâches opérationnelles.

• Guides numériques : si la fonctionnalité est activée, le lien vers le guide Breezeway est ajouté à la réservation Octorate sous l'intitulé "Breezeway Guide" et peut être intégré aux messages automatiques.

  Accédez à Paramètres > Modèles d'e-mails et créez un nouveau modèle. Vous devrez utiliser la variable Breezeway, disponible dans le menu Réservations, sous Données API.

  

  Si cette variable n'apparaît pas, cela signifie que le portail n'a pas encore réussi à associer le metalink à au moins une réservation. Il peut être nécessaire d'attendre encore quelques heures.

• Codes d'accès : Breezeway peut transmettre les codes des serrures connectées aux réservations Octorate sous l'intitulé "Lock Code", afin de les communiquer aux voyageurs par messagerie. Cliquez ici pour consulter l'article complet expliquant comment générer un code d'accès à la porte et le communiquer à vos voyageurs.

Une configuration complète dans Octorate est essentielle pour permettre à Breezeway de récupérer correctement les données et de gérer efficacement les opérations de votre établissement.

🐙

Gracias a la integración con Octorate, la información de los alojamientos, las habitaciones y las reservas se sincroniza automáticamente, lo que permite a Breezeway planificar las tareas sin necesidad de introducir los datos manualmente.

Octorate sigue siendo el sistema de referencia para la gestión de las reservas, mientras que Breezeway puede enviar a Octorate los enlaces a las guías digitales y los códigos de acceso de los huéspedes.

Configuración previa en Octorate

Antes de conectar ambas plataformas, es fundamental configurar correctamente toda la información en Octorate, ya que Breezeway obtiene los datos directamente de este sistema.

En particular, es necesario:

• Crear todas las habitaciones reales: cada habitación o unidad debe configurarse individualmente como una unidad reservable. Si no recuerdas cómo hacerlo, haz clic -> AQUÍ <-

• Asignar las reservas: cada reserva debe estar asociada a la habitación que ocupará realmente el huésped.

• Completar las fichas de las habitaciones: introducir la mayor cantidad de información posible, incluyendo:

  • Fotografías de la habitación.

  • Datos de Wi-Fi (nombre de la red y contraseña, cuando corresponda).

  • Tipos y cantidad de camas.

  • Características, equipamiento y descripciones de la habitación.

Cuanto más completa sea la información en Octorate, más datos podrá recuperar Breezeway para gestionar las operaciones diarias.

Procedimiento de conexión

Para conectar Octorate con Breezeway:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Breezeway.

2. Accede a Integrations y selecciona Octorate.

3. Haz clic en Connect.

4. Inicia sesión en tu cuenta de Octorate a través de la página oficial.

5. Autoriza a Breezeway a acceder a los datos solicitados.

La sincronización inicial comenzará automáticamente e importará los alojamientos, las habitaciones, las fotografías, las reservas, los datos de los huéspedes y el catálogo de extras. El tiempo de importación puede variar en función de la cantidad de datos disponibles.

Cómo funciona la sincronización

La correspondencia entre ambas plataformas es la siguiente:

• Cada alojamiento (accommodation) de Octorate corresponde a un Building en Breezeway.

• Cada habitación o unidad reservable corresponde a una Property en Breezeway.

De Octorate a Breezeway:

• Alojamientos, habitaciones y fotografías.

• Reservas y datos de los huéspedes.

• Catálogo de extras (add-ons).

De Breezeway a Octorate:

• Enlaces a las guías digitales de los huéspedes (Breezeway Guide).

• Códigos de acceso de las cerraduras inteligentes (Lock Code).

Funcionalidades compatibles

• Extras (Add-ons): Breezeway importa el catálogo de extras de Octorate. Los extras seleccionados y adquiridos por los huéspedes se añaden a las reservas como etiquetas, que pueden utilizarse para organizar las tareas operativas.

• Guías digitales: si la funcionalidad está activada, el enlace a la guía de Breezeway se añade a la reserva de Octorate con la etiqueta "Breezeway Guide" y puede incluirse en los mensajes automáticos.

  Accede a Configuración > Plantillas de correo electrónico y crea una nueva plantilla. Deberás utilizar la variable de Breezeway, que encontrarás en el menú Reservas, dentro de Datos API.

  

  Si no encuentras esta variable, significa que el portal todavía no ha conseguido vincular el metalink a ninguna reserva. Es posible que tengas que esperar unas horas más.

• Códigos de acceso: Breezeway puede enviar los códigos de acceso de las cerraduras inteligentes a las reservas de Octorate con la etiqueta "Lock Code", para compartirlos con los huéspedes a través de la mensajería. Haz clic aquí para consultar el artículo completo sobre cómo generar códigos de acceso a las puertas y comunicárselos a tus huéspedes.

Una configuración completa en Octorate es esencial para que Breezeway pueda recuperar correctamente los datos y gestionar eficazmente las operaciones del alojamiento.

🐙

Thanks to the integration with Octorate, property, room and reservation information is automatically synchronized, allowing Breezeway to schedule tasks without manual data entry.

Octorate remains the system of record for reservations, while Breezeway can send digital guide links and guest access codes back to Octorate.

Preliminary Configuration in Octorate

Before connecting the two platforms, it is essential to ensure that all information is correctly configured in Octorate, as Breezeway retrieves its data directly from this system.

In particular, you need to:

• Create all actual rooms: each room or unit must be set up individually as a bookable unit. If you don't remember how to do this, click -> HERE <-

• Assign reservations: each reservation must be assigned to the actual room occupied by the guest.

• Complete room details: enter as much information as possible, including:

  • Room photos.

  • Wi-Fi details (network name and password, where applicable).

  • Bed types and quantities.

  • Room features, amenities and descriptions.

The more complete the information in Octorate, the more data Breezeway can retrieve and use to manage daily operations.

Connection Procedure

To connect Octorate to Breezeway:

1. Log in to your Breezeway account.

2. Go to Integrations and select Octorate.

3. Click Connect.

4. Log in to your Octorate account through the official website.

5. Authorize Breezeway to access the requested data.

The initial synchronization will start automatically and import properties, rooms, photos, reservations, guest details and the add-on catalogue. Import times may vary depending on the amount of data available.

How Synchronization Works

The two platforms are mapped as follows:

• Each Octorate accommodation corresponds to a Building in Breezeway.

• Each room or bookable unit corresponds to a Property in Breezeway.

From Octorate to Breezeway:

• Properties, rooms and photos.

• Reservations and guest details.

• Add-on catalogue.

From Breezeway to Octorate:

• Digital guest guide links (Breezeway Guide).

• Smart lock access codes (Lock Code).

Supported Features

• Add-ons: Breezeway imports the add-on catalogue from Octorate. Selected add-ons purchased by guests are added to reservations as tags, which can be used to organize operational tasks.

• Digital Guides: if the feature is enabled, the Breezeway Guide link is added to the Octorate reservation under the label "Breezeway Guide" and can be included in automated messages.

  Go to Settings > Email Templates and create a new template. You will need to use the Breezeway variable, which you can find in the Reservations menu under API Data.

  

  If you cannot see this variable, it means that the portal has not yet managed to link the metalink to at least one reservation. You may need to wait a few more hours.

• Access Codes: Breezeway can send smart lock access codes to Octorate reservations under the label "Lock Code", so they can be shared with guests through messaging. Click here to read the full article on generating door access codes and communicating them to your guests.

Complete configuration in Octorate is essential to ensure that Breezeway can retrieve the correct information and manage your property's operations effectively.

🐙

Grazie all'integrazione con Octorate, le informazioni relative alle strutture, alle camere e alle prenotazioni vengono sincronizzate automaticamente, consentendo a Breezeway di pianificare le attività senza inserimenti manuali.

Octorate rimane il sistema di riferimento per le prenotazioni, mentre Breezeway può inviare a Octorate i link alle guide digitali e i codici di accesso degli ospiti.

Configurazione preliminare su Octorate

Prima di collegare le due piattaforme, è fondamentale configurare correttamente tutte le informazioni su Octorate, poiché Breezeway recupera i dati direttamente da questo sistema.

In particolare, è necessario:

• Creare tutte le camere reali: ogni camera o unità deve essere configurata singolarmente come unità prenotabile. Se non ricordi come farlo, clicca -> QUI <-

• Assegnare le prenotazioni: ogni prenotazione deve essere associata alla camera effettivamente occupata.

• Compilare le schede delle camere: inserire il maggior numero possibile di informazioni, tra cui:

  • Foto della camera.

  • Dati Wi-Fi (nome della rete e password, ove previsti).

  • Tipologie e quantità dei letti.

  • Caratteristiche, dotazioni e descrizioni della camera.

Più le informazioni su Octorate sono complete, più dati Breezeway potrà recuperare e utilizzare per la gestione operativa.

Procedura di connessione

Per collegare Octorate a Breezeway:

1. Accedi al tuo account Breezeway.

2. Vai su Integrations e seleziona Octorate.

3. Clicca su Connect.

4. Accedi al tuo account Octorate tramite la pagina ufficiale.

5. Autorizza Breezeway ad accedere ai dati richiesti.

La sincronizzazione iniziale partirà automaticamente e importerà strutture, camere, foto, prenotazioni, dati degli ospiti e catalogo degli extra. I tempi di importazione variano in base alla quantità di dati presenti.

Come funziona la sincronizzazione

La corrispondenza tra le due piattaforme è la seguente:

• Ogni accommodation di Octorate corrisponde a un Building in Breezeway.

• Ogni camera o unità prenotabile corrisponde a una Property in Breezeway.

Da Octorate a Breezeway:

• Strutture, camere e foto.

• Prenotazioni e dati degli ospiti.

• Catalogo degli extra (add-on).

Da Breezeway a Octorate:

• Link alle guide digitali degli ospiti (Breezeway Guide).

• Codici di accesso alle serrature intelligenti (Lock Code).

Funzionalità supportate

• Extra (Add-ons): Breezeway importa il catalogo degli extra di Octorate. Gli extra selezionati e acquistati dagli ospiti vengono riportati sulle prenotazioni come tag, utilizzabili per organizzare le attività operative.

• Guide digitali: se la funzionalità è attiva, il link alla guida Breezeway viene aggiunto alla prenotazione su Octorate con l'etichetta "Breezeway Guide" e può essere inserito nei messaggi automatici.

  Vai in impostazioni > email template e crea un nuovo template , dovrai utilizzare la variabile di Breezeway che trovi nel menu Prenotazioni (dati API)

  

  Se non vedi questa variabile, vuol dire che il portale non è ancora riuscito a collegare il metalink ad almeno una prenotazione, potrebbe essere necessario attendere ancora qualche ora.

• Codici di accesso: Breezeway può inviare i codici delle serrature intelligenti alla prenotazione Octorate, con l'etichetta "Lock Code", per condividerli con gli ospiti tramite messaggistica. Clicca qui per leggere l'articolo completo per la generazione del codice apertura porta e come comunicarlo ai tuoi ospiti!

Una configurazione completa su Octorate è essenziale affinché Breezeway possa recuperare correttamente i dati e gestire le attività della struttura.

🐙